Ablauf eines Vorstellungsgespräches Teil I – gute Tipps und Beispiele

Sie haben nun alle Ratschläge zur intensiven Vorbereitung auf das Gespräch gründlich beherzigt und sind bestens gewappnet, sodass auch Ihr Angstpegel auf ein Minimum gesunken ist. Zwar gleicht das Vorstellungsgespräch noch immer nicht dem Kaffeeplausch mit Kolleginnen und Kollegen, wie manchmal behauptet wird, aber die Atmosphäre kann doch recht entspannt sein, zumal wenn es Ihnen gelingt, sich so natürlich und aufgeschlossen zu geben, wie Sie es im Gespräch mit Kollegen sind. Für den Arbeitgeber sind Sie ohnehin kein gänzlich Fremder, denn er hat sich ja mithilfe Ihrer Bewerbungsunterlagen bereits über Ihre Person kundig gemacht. Nun will er sich also einen persönlichen Eindruck von Ihnen verschaffen und so wird er das Gespräch auf die Themen lenken, die ihm am Herzen liegen:
– Abfragen von persönlichen Faktoren (das ist besonders der Fall, wenn keine Personalfragebogen existieren)
– Abfragen von fachlichen Faktoren
– Abfragen von Ansichten zu bestimmten Problemfeldern
– Verständnisfragen zum Lebenslauf/Werdegang (besonders, wenn der Lebenslauf Lücken hat oder der Werdegang zu Fragen Anlass gibt, z.B. wenn man in mehreren Städten tätig war)
– Verschaffung eines Eindruckes, wie der Bewerber sich persönlich gibt und wirkt
– Abfragen der Bewerberwünsche zu den vertraglichen Konditionen, Gehalt, Eintrittstermin usw.

Manchmal werden solche Fragenkomplexe der Reihe nach abgehandelt, manchmal werden sie gemischt, je nach Art der Gesprächsführung. Es gibt natürlich auch Vorstellungsgespräche, in denen man sich wirklich nur ganz allgemein mit Ihnen unterhalten will oder bei denen sich der Gesprächsinhalt nur auf einen einzigen Themenkomplex bezieht, z. B. wenn diskutiert wird, wie man am besten bei der Einführung eines neuen Produktes vorgeht. An dieser Stelle will man von Ihnen hören, ob Sie auch wirklich alle relevanten Aspekte von der Fertigung über betriebswirtschaftliche Kostenrechnung bis hin zur Werbung erfassen und vielleicht noch weitergehende Anregungen machen können.

Die Gesprächsteilnehmer
Die Atmosphäre eines Vorstellungsgespräches hängt natürlich wesentlich davon ab, wer Ihre Gesprächspartner sind, und vor allem, wie viel es sind. In kleinerer Runde oder gar im Zweiergespräch lässt es sich bekanntlich leichter diskutieren als in einem größeren Kreis. Lassen Sie sich aber nicht irritieren, wenn Ihnen bei einem Vorstellungsgespräch drei, vier oder noch mehr Personen gegenübersitzen. Werten Sie das lieber als Interesse an Ihrer Person als Bewerber und versuchen Sie, die Teilnehmer einzuschätzen. Vor allem: Gehen Sie auf alle ein, und sei es nur durch Blickkontakt. Normalerweise werden Ihnen die Gesprächsteilnehmer vor Beginn des Vorstellungsgespräches vorgestellt. Konzentrieren Sie sich darauf, sich die Namen zu merken. Manche Bewerber schreiben sich die Namen der Teilnehmer auf, jedoch zeugt das nicht eben von Souveränität und kann, gerade zu Beginn des Gespräches, auch störend wirken. Dazu ein kleines Beispiel:

Eine Bewerberin (Lehrerin von Beruf) bewarb sich bei einem Verlag um die Position einer Lektorin für Kinderbücher. Der Personalchef eröffnete das Gespräch, stellte sich namentlich vor und ebenso die weiteren Gesprächspartner, Frau Dr. Berger als Cheflektorin und Herrn Willems als Leiter der Herstellung. Die Bewerberin war zunächst irritiert, dass sie drei Gesprächspartner hatte, und bat um Wiederholung der Namen, die sie sich aufschrieb. Als der Personalchef dann zum Gespräch kommen wollte, fragte sie die beiden anderen Teilnehmer, was sie denn genau im Unternehmen machten und inwieweit das für ihre Bewerbung wichtig sei. Die Antworten stenografierte sie mit und stellte anschließend Zusatzfragen zum Aufgabengebiet und zum Stellenwert der Teilnehmer in der Firma. Es dauerte dann eine Viertelstunde, bis das eigentliche Gespräch begann. Die Gesprächsteilnehmer waren leicht genervt, ließen aber die Fragen aus Höflichkeit über sich ergehen.

Die Bewerberin bekam eine Absage, weil sich ihre Aufschreiberei durch das ganze Gespräch hinzog und sie dadurch Unsicherheit und Unflexibilität dokumentierte. Üblicherweise eröffnet der für Personalangelegenheiten zuständige Mitarbeiter, also der Personalchef oder der Personalreferent, das Gespräch. Wenn noch weitere Personen anwesend sind, muss dieser aber nicht Ihr Hauptgesprächspartner sein. Gerade bei mehreren Gesprächspartnern neigen viele Bewerber dazu, sich mit ihren Antworten und Blickkontakten an denjenigen zu halten, der das Gespräch eröffnet hat, oder an denjenigen, der die meisten Fragen stellt, wohl in der Annahme, dass diese Persönlichkeit der Entscheidungsträger sei. Die Entscheidung über eine Bewerbung nach einem Gespräch erfolgt jedoch, worauf später noch einzugehen ist, von allen Teilnehmern gemeinsam.

Die Art der Gesprächseröffnung bei mehreren Gesprächsteilnehmern kann durchaus auch eine Bewerberfalle sein, um zu testen, wie Sie reagieren und ob Sie in der Lage sind, anhand der weiteren Gesprächsführung den Stellenwert der Teilnehmer zu erkennen. Wenn z. B. neben dem Personalleiter und dem Fachabteilungsleiter auch noch der Geschäftsführer anwesend ist, und der Personalleiter derjenige ist, der das Gespräch führt und die meisten Fragen stellt, dann wäre es ein Fehler, sich nur auf den Personalleiter zu konzentrieren. Manche Bewerber fühlen sich bei einer solchen Zusammensetzung irritiert, wenn der Ranghöchste, hier der Geschäftsführer, sich im Laufe des Gespräches gar nicht äußert. Er möchte sich dann vielleicht lediglich beobachtend ein Bild von dem Bewerber machen.

Wenn aber z. B. der Ranghöchste in der Gesprächsrunde das Gespräch eröffnet und führt, dann kann das für Sie auch ein Indiz für die Firmen- und Führungsstruktur sein. Doch täuschen Sie sich nicht, auch hier werden Entscheidungen gemeinsam getroffen. Übersehen wird immer wieder, dass der zuständige Fachvorgesetzte, der ja im Falle Ihrer Einstellung mit Ihnen Zusammenarbeiten muss, intern die gewichtigste Stimme bei der Entscheidung hat. Wenn Ihnen vor einem Gespräch mit mehreren Teilnehmern diese nicht vor- gestellt werden – das kann Taktik oder auch Gedankenlosigkeit sein -, dann sollten Sie kurz nachfragen, mit wem Sie es zu tun haben. Handelt es sich um Taktik, dann beweisen Sie dadurch Ihr Interesse an der Firma und an den Gesprächsteilnehmern.

Nicht selten passiert es, dass einer von mehreren Teilnehmern während des Gespräches den Raum verlässt, indem er sich kurz entschuldigt, er müsse noch einen anderen Termin wahrnehmen. Das verwirrt die meisten Bewerber, weil sie befürchten, der Teilnehmer habe kein Interesse mehr an ihnen. Das mag in der Tat der Fall sein. Es kann aber auch sein, dass sich ein zeitlich angespannter leitender Angestellter eigens für das Gespräch freigemacht hat, um sich nur kurz einen Eindruck vom Bewerber zu verschaffen (der durchaus positiv sein kann), dann aber seinen Tagesgeschäften nachgehen muss. Lassen Sie sich durch solche Vorfälle niemals beirren, und bleiben Sie fest bei Ihrem Vorstellungskonzept. Was viele Bewerber nicht wissen: Nicht nur die Termine für Vorstellungsgespräche werden intern unter den Gesprächspartnern abgestimmt, sondern auch die Inhalte und die Vorgehensweise. So kann es sein, dass der Personalleiter mit dem Fachabteilungsleiter verabredet hat, dass er das Gespräch eröffnet, sich aber wegen anderer Termine zurückzieht, wenn sich ergibt, dass der Bewerber nicht den Vorstellungen entspricht.

Sie als Bewerber werden solche Feinheiten natürlich nicht bemerken, aber Sie können doch anhand der Fragestellung Ihrer Gesprächspartner herausfinden, ob noch Interesse an Ihnen besteht. Wenn Sie z. B. im fortgeschrittenen Gespräch nur nach vordergründigen Dingen gefragt werden oder merken, dass Ihr Gesprächspartner nicht mehr geneigt ist, auf spezielle Fragen zur Position einzugehen, dann dürfen Sie sicher sein, dass das Interesse an Ihnen nicht mehr groß ist. Peinlich ist es in solchen Situationen, gezielt weiterzufragen, und noch schlimmer, einen schriftlich vorbereiteten Fragenkatalog aus der Tasche zu ziehen. Besser wäre es, den Gesprächsparter an geeigneter Stelle nach dem weiteren Verfahren zu fragen und das Gespräch zu Ende zu bringen. Ganz unmöglich ist es, jetzt den Arbeitsplatz sehen zu wollen. Dieser Wunsch ist zwar legitim, sollte aber erst dann ausgesprochen werden, wenn feststeht, dass man „zusammenpasst“; in aller Regel wird das im zweiten Bewerbungsgespräch der Fall sein.

Die klassische Variante 1: Wir fragen, Sie antworten
Es ist nicht jedermanns Sache ein gutes Gespräch zu führen. Das gilt auch für Bewerbungsgespräche. Mancher Arbeitgeber fällt mit der Tür ins Haus und berichtet unablässig von seinen Problemen, ohne den Bewerber zu Wort kommen zu lassen, der dann ganz ungeduldig dasitzt und auf eine Chance wartet, auch mal etwas sagen zu dürfen. Das ist leider keine Seltenheit. Andere Arbeitgeber wissen nicht, wie sie ein Gespräch so recht in Gang bringen können, und überlassen dem Bewerber die Gesprächsführung. Das kann eine Falle sein, aber auch eine gute Chance für den Bewerber, sich durch geschickte und angemessene Gesprächsführung ins rechte Licht zu setzen. Erinnern Sie sich bitte daran: Sie als Bewerber sind der Mittelpunkt des Vorstellungsgespräches, allein auf Sie kommt es an.

Wie bereits erwähnt, kann man durch die Art der Gesprächsführung auch Rückschlüsse auf den Führungsstil des Arbeitgebers und auf die „Unternehmenskultur“ ziehen. Wenn Sie als Bewerber an einen Arbeitgeber geraten, der im Vorstellungsgespräch nur fragt, dann können Sie häufig davon ausgehen, dass Ihnen dort für Ihre eigenen Ideen und die unternehmensbezogene Entfaltung Ihrer Persönlichkeit nur wenig Raum geboten wird. Beim reinen Fragegespräch werden Ihnen zu Beginn lediglich die Gesprächsteilnehmer vorgestellt. Mit Höflichkeiten wie z.B. der Frage, ob Sie den Firmensitz gut gefunden oder sich für das Gespräch einen Tag freigenommen hätten, hält man sich nicht lange auf. Es geht gleich zur Sache. Wie ein solches Gespräch aussehen kann, zeigt das folgende Beispiel, bei dem der Personalleiter neben dem Abteilungsleiter der Hauptgesprächspartner war:

Es ging um die Bewerbung einer jungen Frau als Debitorenbuchhalterin in einem größeren Unternehmen (Gebrauchsgüter).
*Personalleiter (P): Wir danken Ihnen für Ihre Bewerbung und wollen auch gleich zur Sache kommen. Ich heiße Müller und bin hier Personalleiter, neben mir ist mein Kollege Hönich, Abteilungsleiter im Finanzwesen. Wir suchen, das wissen Sie ja, eine Debitorenbuchhalterin. Die Stelle wurde frei, weil eine Mitarbeiterin ausgeschieden ist. Meine erste Frage ist, kennen Sie unser Unternehmen?
*Bewerberin (B): Ja, erstmal vielen Dank für die Einladung. Natürlich kenne ich Ihre Firma, deshalb habe ich mich ja auch bei Ihnen beworben. P: Was wissen Sie denn über unsere Firma?
*B: Also, mir ist klar, dass Sie Waschmaschinen, Herde, Mikrowellen und andere Haushaltsgeräte herstellen und einen guten Namen haben.
*P: Das ist richtig. Warum haben Sie sich denn ausgerechnet bei uns beworben, als Debitorenbuchhalterin gibt es ja noch andere Möglichkeiten? B: Ich bin – wie Sie aus meinen Unterlagen wissen – bislang ungekündigt in einer kleinen Firma tätig. Die Chancen beruflich weiterzukommen sind nicht sehr groß. Da dachte ich, als ich Ihre Stellenanzeige las, dass sich bei Ihnen eine Möglichkeit bieten könnte.
*P: Wollen Sie denn als Debitorenbuchhalterin arbeiten oder Karriere machen?
*B: Eigentlich beides, mein Beruf macht mir Spaß, ich würde mich aber auch freuen, wenn ich beruflich weiterkommen könnte. Das ist in meiner jetzigen Firma, in der ich den Bereich Debitoren alleine bearbeite, leider nicht möglich.
*Abteilungsleiter (A): Was machen Sie denn da genau?

*B: Ich bearbeite Debitoren.
*A: Ja, das ist klar, haben Sie noch weitere Aufgaben dort?
*B: Ja, ich vertrete im Kreditorenbereich und gelegentlich muss ich auch mal im Sekretariat einspringen.
*A: Können Sie Englisch?
*B: Ja, fließend, das brauche ich auch jetzt.
*P: Wie sehen denn Ihre Verdienstvorstellungen aus?
*B: Daraus muss ich kein Geheimnis machen. Ich verdiene jetzt € 2 100,- brutto bei 13,5
Gehältern im Jahr und möchte mich gern verbessern.
*P: Damit können wir leben, damit habe ich keine Probleme.
*A: Rauchen Sie? Ich frage nur, weil die andere Kollegin, mit der Sie in einem Raum Zusammenarbeiten müssten, Raucherin ist.
*B: Nein, ich rauche nicht, aber das macht mir nichts aus, weil mein Freund auch Raucher ist.
*P: Wann könnten Sie denn frühestens bei uns anfangen?
*B: Ich habe eine Kündigungsfrist von sechs Wochen zum Quartal, nach Tarifvertrag, das heißt ich könnte zum 1.7.2002 beginnen.
*P: O.k., dann haben wir ja erstmal alle wichtigen Fragen geklärt.
*B: Wann, glauben Sie, kann ich denn ungefähr mit einer Entscheidung zu meiner Bewerbung rechnen?
*P: Ich denke, in zwei Wochen. Ich danke Ihnen erst mal, dass Sie bei uns waren, Sie hören dann von uns.
*B: Ich danke Ihnen auch und würde mich über eine positive Entscheidung sehr freuen.

Damit war das Bewerbungsgespräch beendet. Es dauerte noch nicht einmal eine Viertelstunde. Es wurde nur gefragt, die Bewerberin hatte keine Chance, spezielle Kenntnisse (die sie hatte) oder gar Ideen vorzubringen. Das ganze Gespräch lief recht schematisch und unpersönlich ab. Man kann den Eindruck gewinnen, dass es dem Arbeitgeber egal wäre, ob er Debitorenbuchhalterin A oder B nimmt. Derartige reine Fragegespräche sind leider an der Tagesordnung, sollten Sie als Bewerber aber nicht aus der Fassung und schon gar nicht von Ihrem Ziel abbringen. Sie sollten vielmehr bei solchen Vorstellungsgesprächen Ihre Chance nutzen, das Gespräch selbst – natürlich in Ihrem
Sinne – zu führen.

Das können Sie mit geschickten Gegenfragen erreichen, die den Arbeitgeber zu längeren Einlassungen zwingen, oder Sie teilen ihm mit, dass Ihnen die ausgeschriebene Position sehr zusagt und Sie um weitere Informationen bitten. Mancher Gesprächsteilnehmer, der nur auf Fragen ausgerichtet ist, wird diese Bitte gern aufgreifen. Denken Sie in solchen Situationen stets daran, dass nicht jeder Arbeitgeber und nicht jeder Personalleiter der ideale Gesprächspartner ist. Ein unbeholfener Personalchef z.B. wird Ihnen dankbar sein, wenn seine eigene Unfähigkeit, ein Gespräch zu führen, durch Ihre geschickten Fragen oder Anmerkungen überspielt wird. Werden Ihnen konkrete Fragen gestellt, dann beantworten Sie diese bitte möglichst korrekt, und verbinden Sie Ihre Antwort entweder mit einer höflichen Gegenfrage oder besser noch mit einer Verständnisfrage oder mit einer ergänzenden Antwort, die den Arbeitgeber dann seinerseits zu neuen Fragen veranlasst. Vermeiden Sie auf jeden Fall Ja- oder Nein-Antworten. Das bringt das Gespräch nicht weiter, und Sie erwecken möglicherweise den Eindruck von Unsicherheit. Ein Beispiel soll das illustrieren:

Wenn Sie gefragt werden, ob Sie Erfahrungen mit DTP (Desktop- Publishing) haben, gibt es folgende Möglichkeiten, zu antworten:
► Ja.“
Das wäre falsch, der Arbeitgeber geht dann gleich zur nächsten, möglicherweise ergänzenden
Frage über.
► „Nein.“
Ebenfalls falsch; enttäuscht wird der Arbeitgeber nach einem ganz anderen Bereich fragen. Zudem können Sie sich noch Minuspunkte einhandeln, wenn DTP-Kenntnisse für die Position wünschenswert sind.
► „Ich weiß nicht, was das ist.“
Falsch; hier zeigen Sie Unkenntnis, nicht selten auch mangelnde Auseinandersetzung mit der angebotenen Position.
► „Ja, ich habe seit längerer Zeit Erfahrungen mit dem System.“
Nicht falsch, aber ungeschickt und zeitlich ungenau. Der Arbeitgeber wird eine Ergänzungsfrage stellen.
► „Ja, ich bin für das System ausgebildet worden und wende es seit rund vier Jahren an. Die Bearbeitung mache ich eigenverantwortlich, es gibt sonst auch niemanden in der Abteilung, der DTP-firm ist, das machte manchmal Probleme während meiner Abwesenheit. Wie ist dies in Ihrem Hause geregelt?“ Richtig; eine umfassende Antwort, die Sie als Profi im Bereich DTP ausweist, und gut kombiniert mit einer wichtigen Gegenfrage.

Natürlich sollten Sie bei Gegenfragen immer auf Höflichkeit bedacht sein. Häufig wird am Anfang des Gesprächs bewusst eine Bewerberfalle eingebaut; das ist die Frage, ob der Bewerber bestimmte Vorstellungen in Bezug auf die ausgeschriebene Position habe. Darauf die häufige Gegenfrage:
„Über die Position wollte ich eigentlich von Ihnen etwas hören“ oder gar: „Die Frage darf ich gleich an Sie zurückgeben.“ Das ist nicht unhöflich, sondern schlicht ungezogen! Merken sollten Sie sich aber Folgendes: Wenn Ihnen im Vorstellungsgespräch nur Fragen begegnen und Sie keine Gelegenheit haben, in irgendeiner Weise ihre besonderen Kenntnisse und Fähigkeiten darzustellen, dann lässt das einige Rückschlüsse auf das Klima in diesem Unternehmen zu. Sie sollten sich dann überlegen, wie es hier wohl um die Anerkennung der Mitarbeiter bestellt ist und ob Sie wirklich in diesem Unternehmen arbeiten wollen. Ansonsten warten Sie die Entscheidung ab.

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