Budget und Ressourcen planen – Projektmanagement Methoden

Ein entscheidendes Element eines erfolgreichen Projektmanagements ist, sicherzustellen, dass während der gesamten Projektlaufzeit die Ressourcen dann und dort zur Verfügung stehen, wo sie benötigt werden. Wenn Personal für eine bestimmte Aufgabe zur Verfügung steht, aber die notwendigen Computer und entsprechende Ausrüstung nicht verfügbar sind, kann es zu teuren Verzögerungen und unerwarteten Kosten kommen. Außerdem frustriert das die Teammitglieder und sie sind weniger motiviert. Und die letzte Anforderung an ein gutes Projekt ist die ausreichende Verfügbarkeit finanzieller Mittel, um die notwendigen Mitarbeiter und Ressourcen zu beschaffen. Bei allen wichtigen Projektentscheidungen (auch die, ob das Projekt überhaupt durchgeführt oder fortgesetzt wird und – nach seiner Beendigung – wie erfolgreich es war) müssen die Projektkosten berücksichtigt werden. In diesem Artikel untersuchen wir, wie man den Bedarf an Nicht-Personalressourcen bestimmt, detailliert bezeichnet und darstellt und wie man daraus ein Projektbudget entwickelt.

Alle anderen Ressourcen planen
Neben den Personalressourcen benötigen Sie für Ihr Projekt eine Vielzahl anderer Ressourcen (Möbel, Anlagen, Ausrüstung, Rohstoffe und Informationen), die für den Projekterfolg ebenfalls wichtig sind. Planen Sie alle diese Ressourcen genauso durch, wie Sie es mit den Personalressourcen getan haben, (In Artikel 6 erfahren Sie mehr über die Berechnung des Personalaufwands.) Erstellen Sie folgende Pläne:
✓ eine Einsatzmittel-Matrix
✓ Einsatzmittelpläne
✓ einen zusammengefassten Einsatzmittelplan

In Abbildung 7.1 sehen Sie, wie eine Einsatzmittel-Matrix für nicht-personelle Ressourcen aussehen kann. Für jede Lowest-Level-Aktivität in Ihrer Projektstruktur (in Artikel 4 erkläre ich das Thema Projektstruktur) sind folgende Informationen aufgeführt:
✓ die nicht-personellen Ressourcen, die Sie zur Durchführung Ihres Projekts benötigen (in diesem Beispiel Computer, Kopierer, Benutzung eines Testlabors)
✓ wie lange Sie die einzelnen Ressourcen benötigen

Abbildung 7.1: Beispiel einer Einsatzmittel-Matrix

Sie entnehmen der Abbildung 7.1, dass Sie den Computer 40 Stunden und das Testlabor 32 Stunden benötigen, um das Produkt zu designen. Schätzen Sie. wie lange Sie jede einzelne Ressource benötigen, indem Sie sich genau ansehen. um welche Tätigkeit es sich handelt und wie groß die Kapazität der Ressource ist. Bestimmen Sie beispielsweise die Zeit, in der Sie den Kopierer benötigen, um einen Bericht zu vervielfältigen, indem Sie folgendermaßen vorgehen:
✓ Schätzen Sie die Anzahl der Kopien, die Sie benötigen.
✓ Schätzen Sie die Anzahl der Seiten pro Kopie.
✓ Ermitteln Sie die Kapazität des Kopierers in Seiten pro Minute.
✓ Multiplizieren Sie die ersten beiden Zahlen, um herauszufinden, wie lange Sie den Kopierer benötigen, um die Berichte zu kopieren.

In Abbildung 7.2 sehen Sie einen Einsatzmittelplan für einen Computer, der veranschaulicht, zu welchem Zeitpunkt Ihres Projekts Sie den Computer benötigen. Sie erkennen, dass Sie den Computer für Aufgabe 1 für je zehn Stunden in den Wochen 1. 2 oder 3 benötigen.

+Abbildung 7.2: Beispiel eines Einsatzmittelplans für einen Computer
In Abbildung 7.3 sind die wöchentlichen Bedarfe pro Ressource zusammengefasst.

Abbildung 7.3: Darstellung eines zusammengefassten Einsatzmittelplans für die Nicht-Personalressourcen

Money, Money, Money: Projektkosten und Budgets
Alle Ressourcen, die im Projekt benötigt werden, kosten Geld. In einer Welt begrenzter Ressourcen müssen Sie ständig entscheiden, wie Sie aus einer Investition das meiste herausholen. Daher ist die Schätzung der Projektkosten aus mehreren Gründen wichtig:
✓ Sie sind dadurch in der Lage, den möglichen Nutzen des Projekts mit den angenommenen Kosten ins Verhältnis zu setzen, um zu sehen, ob die Durchführung überhaupt sinnvoll ist.
✓ Nur so können Sie herausfinden, ob Sie die notwendigen Finanzmittel für Ihr Projekt zusammenbekommen.
✓ Sie haben damit ein Kriterium, das Ihnen bei der Fortschrittskontrolle hilft, um sicherzustellen, dass genügend Finanzmittel bereitstehen, um das Projekt erfolgreich zu Ende zu führen.

Vielleicht wollen Sie nicht für alle Ihre Projekte ein detailliertes Budget erstellen, aber wenn Sie wissen, wie es geht, sind Sie ein besserer Projektmanager und erhöhen die Wahrscheinlichkeit, Ihr Projekt erfolgreich zu beenden. In diesem Abschnitt stelle ich die unterschiedlichen Arten von Projektkosten vor und gehe hilfreiche Tipps, wie Sie Ihr eigenes Projektbudget entwickeln können.

Unterschiedliche Arten von Projektkosten
Ein Projektbudget ist eine zeitbezogene Schätzung der Kosten für sämtliche Ressourcen, die Sie für die Durchführung Ihres Projekts benötigen. Solch ein Budget wird gewöhnlich in mehreren Schritten entwickelt, von einer ersten groben Schätzung bis zu einem vollständigen, genehmigten Projektbudget. Es kann sogar Vorkommen, dass Sie noch während der Projektdurchführung Änderungen vornehmen, um mögliche geänderte Gegebenheiten einzubeziehen (schlagen Sie im Abschnitt Budgetänderungen während der Projektdurchführung weiter hinten in diesem Artikel nach).

Direkte Kosten sind Aufwendungen für Ressourcen, die lediglich für die Durchführung Ihres Projekts notwendig sind. Dazu gehören Gehälter, die für Ihre Projektmitarbeiter gezahlt werden, und Materialien, Betriebsmittel und Anlagen, die für Ihr Projekt angeschafft werden. Des Weiteren gehören Reisekosten und Kosten für externe Vertragspartner dazu, die Sie mit der Durchführung bestimmter Projektarbeiten beauftragen. Indirekte Kosten sind Aufwendungen, die entstehen, um Projektaktivitäten zu unterstützen, die aber nicht einzeln aufgeführt werden. Indirekte Kosten lassen sich in zwei Gruppen unterteilen:

✓ Schein-Gemeinkosten: Aufwendungen für Ressourcen, die zur Durchführung der Projektaktivitäten notwendig sind, die aber schwer zu unterteilen und zuzuordnen sind. Dazu gehören beispielsweise Sozialleistungen an Mitarbeiter. Büromieten, Büromaterial, Miete oder Kauf von Büromöbeln sowie Anlagen, die zur Unterstützung Ihres Projekts benötigt werden. Natürlich brauchen Sie ein Büro, um an Ihrem Projekt arbeiten zu können und Büroräume kosten Geld. Ihr Unternehmen hat aber einen Mietvertrag für Büroräume abgeschlossen, bei dem die Miete monatlich fällig ist. Die Büroräume sind in viele unterschiedliche Büros und Arbeitsbereiche unterteilt und in diesen Büroräumen wird an unterschiedlichen Projekten gearbeitet. leider wissen Sie nicht genau, wie hoch der Anteil der Mietkosten ist. der für die Büroräume, in denen Sie an Ihrem Projekt arbeiten, gezahlt wird. Die Kosten für Ihre Büroräume sind deshalb indirekte Projektkosten.
✓ Echte Gemeinkosten: Aufwendungen, die notwendig sind, um den Geschäftsbetrieb zu sichern (wenn Ihr Unternehmen nicht mehr existieren würde, bräuchten Sie Ihr Projekt nicht mehr durchzuführen). Dazu gehören beispielsweise die Gehälter der Einkaufs- und Controllingabteilung, das gehobene Management sowie Bankgebühren und Beraterhonorare.
✓ Material: das Papier, auf dem Sie die Broschüre drucken
✓ Reisekosten: die Kosten für die Fahrten, die Sie unternehmen, um unterschiedliche Firmen kennen zu lernen, die das Layout für den Umschlag Ihrer Broschüre erstellen könnten

Sie möchten eine Unternehmensbroschüre entwerfen, ausarbeiten und drucken lassen. Zu den direkten Kosten für dieses Projekt gehört unter anderem:
✓ Personal: Gehälter, die Sie und andere für die Stunden bekommen, die Sie an der Broschüre arbeiten
✓ Auftragnehmer: die Dienstleistungen einer externen Firma, die das Layout finden Umschlag erstellt
Zu den indirekten Kosten für dieses Projekt gehören beispielsweise:
✓ Bonuszahlungen und Sozialleistungen: Zahlungen an Sie und Ihre Teammitglieder, die über Ihre normalen Gehälter hinausgehen
✓ Mieten: die Kosten für die Büroräume, die Sie nutzen, während Sie die Broschüre entwickeln und drucken
✓ Anlagen: der Computer, den Sie nutzen, um die Texte für die Broschüre zu entwerfen
✓ Gehälter für Management und Verwaltung: der Anteil an den Gehältern der Führungskräfte und Mitarbeiter der Verwaltung, die dafür sorgen, dass Ihr Unternehmen funktioniert