Die richtigen Kontrollmechanismen starten – Projektmanagement Phasen

Im obigen Abschnitt haben Sie erfahren, wie man die Systeme einrichtet, die Ihnen die für die Steuerung Ihres Projekts notwendigen Informationen liefern. Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, wie Sie diese Systeme Schritt für Schritt einsetzen. um die Projektleistung permanent zu überwachen und zu steuern.

Probleme beseitigen, bevor sie entstehen
Gute Projektpläne geraten manchmal völlig außer Kontrolle, wenn wohlmeinende Menschen versuchen, alleine die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen. Sie wenden mehr Zeit auf, als im Plan vorgesehen ist, in der Hoffnung, dass der zusätzliche Aufwand zu besseren Ergebnissen führt. Möglicherweise fragen sie andere Personen, die im ursprünglichen Plan gar nicht für das Projekt vorgesehen waren, ihnen zu helfen, weil sie hoffen, dass das Fachwissen der Person die Qualität der Projektergebnisse verbessert. Oder sie geben mehr Geld für eine Sache aus. als das Budget erlaubt, weil sie glauben, dass dieser Gegenstand qualitativ besser ist. Wenn möglich, richten Sie gleich zu Beginn Ihres Projekts Standardabläufe ein, die die Menschen davon abhalten, geplante Budgets ohne Genehmigung zu überziehen. Wenn die Projektmitarbeiter beispielsweise ihre Stunden pro Projektaktivität erfassen:

✓ Bestätigen Sie ihnen noch einmal die Anzahl der Stunden, die sie für die einzelnen Aktivitäten investieren dürfen.
✓ Richten Sie das Zeiterfassungssystem so ein, dass es keine Überziehungen der geplanten Stunden ohne Ihre vorherige Zustimmung zulässt.
✓ Richten Sie das Zeiterfassungssystem so ein, dass es Projektstunden von nicht-autorisierten Personen gar nicht annimmt. Bei der Beschaffung von Ausrüstung, Material. Teilen und Dienstleistungen:
✓ Bestätigen Sie, welche Anschaffungen voraussichtlich notwendig sind, geben Sie für jeden Gegenstand die Preisobergrenze an (falls es eine gibt) und die Obergrenze der Gesamtkosten.
✓ Sorgen Sie dafür, dass die Einkaufsabteilung oder das Budgetkontrollsystem keine Überziehung dieser Höchstgrenzen ohne Ihre vorherige Zustimmung zulässt. Es ist möglich und vielleicht auch sinnvoll, dass Sie das Projektbudget ändern müssen. Allerdings sollten Sie diese Entscheidung nur treffen, wenn Sie alle Konsequenzen dieser Veränderung auf die anderen Projektbereiche kennen.

Die Kontrollprozesse formalisieren
Um Ihr Projekt in der Umsetzungsphase zu steuern, richten Sie Abläufe ein. um die benötigten Informationen zu sammeln und ordnungsgemäß zur Verfügung zu stellen, die geleisteten Arbeiten und die Arbeitsergebnisse zu bewerten, um korrigierende Maßnahmen einzuleiten, falls notwendig und die Beteiligten über den Projektstatus auf dem Laufenden zu halten. An diese Abläufe sollten Sie sich während der gesamten Projektlaufzeit halten.

1. Zu Beginn einer Berichtsperiode sollten Sie mit den Beteiligten noch einmal besprechen, welche Verpflichtungen sie eingegangen sind und welche Erwartungen Sie haben. Siehe den Abschnitt Das Projekt kontrollieren weiter vorne in diesem Artikel.

2. Veranlassen Sie, dass alle Beteiligten in der kommenden Periode den Zeitplan überwachen, ihren Arbeitsaufwand erfassen und festhalten, welche Bedarfsmeldungen und Bestellungen sie ausfüllen. Weitere Details finden Sie in den Abschnitten Die Zeitpläne überwachen. Daten für die Arbeitsaufwandsbewertung sammeln, Daten für die Kostenkontrolle sammeln und ihre Genauigkeit verbessern in diesem Artikel.

3. In fest vereinbarten Abständen oder am Ende der Periode sollten alle Beteiligten folgende Daten entweder an alle hausinternen Systeme oder an die projektbezogenen Systeme weiterleiten:
Leistungsstand des Projektes, entstandene Kosten sowie Angaben zum Arbeitsaufwand.

4. Am Ende der Periode geben Sie die Daten aller Beteiligten in eine entsprechende
Projektmanagement-Software ein, vergleichen die tatsächlich in der jeweiligen Periode geleisteten Arbeiten mit der geplanten Leistung, identifizieren mögliche Probleme, formulieren und unternehmen korrigierende Maßnahmen und halten alle auf dem Laufenden. Weitere Details finden Sie in den Abschnitten Zurück auf den richtigen Kurs: Die Grundlinie. Die Ursachen für mögliche Verzögerungen und Abweichungen herausfinden und Mögliche korrigierende Maßnahmen in diesem Artikel.

5. Zu Beginn der nächsten Berichtsperiode fängt dieser Kreislauf von vorne an. Aber Sie können kein genaues Bild davon bekommen, wo Ihr Projekt gerade steht, wenn Sie nur ein oder zwei Aspekte überwachen. Sie müssen die Leistung in allen drei Dimensionen – erzielte Ergebnisse. Zeitrahmen für Aufgaben und verbrauchte Ressourcen – gleichzeitig überprüfen. Nur so finden Sie die Gründe für mögliche Unstimmigkeiten.

Angenommen, eines Ihrer Teammitglieder investiert während einer Berichtsperiode nur halb so viel Arbeitszeit in das Projekt wie ursprünglich geplant. Bedeutet das, dass Sie ein Problem haben? Das weiß man nicht. Wenn derjenige alle geplanten Ereignisse erreicht hat. vielleicht nicht. Wenn einige der Ereignisse nicht erreicht wurden, vielleicht doch. Sie müssen sowohl die Kosten als auch den Zeitplan im Auge behalten. Wenn er einige Ereignisse nicht erreicht hat oder die Qualität der Produkte unzulänglich war, könnten Sie es mit einem Problem zu tun haben. Sie müssen sowohl die Produktqualität und den Zeitplan als auch Abweichungen zwischen dem geplanten und dem tatsächlichen Arbeitsaufwand abgleichen, um herauszufinden, ob Ihr Projekt wirklich vor einem Problem steht.

Die Ursachen für mögliche Verzögerungen und Abweichungen herausfinden
Nachdem sich bestätigt hat, dass es ein Problem gibt, müssen Sie. um das Projekt zurück auf den richtigen Kurs zu führen, zunächst verstehen, was zu dem Problem geführt hat. Folgende Situationen können zu Verzögerungen im Zeitplan führen:
✓ Die Mitarbeiter investieren weniger Zeit in die Tätigkeit als ursprünglich vereinbart.
✓ Der Vorgang erfordert mehr Aufwand als angenommen.
✓ Die Mitarbeiter dehnen eigenmächtig den Arbeitsumfang aus.

Die Fortschrittsüberwachung deckt keine Probleme auf. lediglich Symptome. Wenn Sie ein Symptom erkennen, müssen Sie den Fall untersuchen, um herauszufinden, welches Problem dahinter steckt, aus welchem Grund es zu dem Problem kam und wie man es losen kann.
✓ Die Aufgabe erfordert mehr Einzeltätigkeiten, als Sie ursprünglich angenommen hatten.
✓ Die Person, die die Tätigkeit ausführen soll, hat weniger Erfahrung mit solchen Tätigkeiten, als Sie dachten.

Folgende Situationen führen dazu, dass Mitarbeiter mehr oder weniger Arbeitsstunden für eine Tätigkeit erfassen als geplant:
✓ Derjenige, der die Tätigkeit ausführt, ist produktiver oder weniger produktiv als Sie angenommen hatten (in Artikel 6 finden Sie weitere Informationen zum Thema Produktivität).
✓ Sie haben sich vor Beginn der Tätigkeit nicht genügend Zeit gelassen, um sich mit der Tätigkeit vertraut zu machen.
✓ Derjenige, der die Tätigkeit ausführt, arbeitet effizienter oder weniger effizient, als Sie angenommen hatten (in Artikel 6 finden Sie weitere Informationen zum Thema Arbeitsauslastung).
✓ Die Aufgabe erfordert mehr oder weniger Aufwand, als Sie dachten.

Verschiedene Gründe können dazu führen, dass Sie mehr Geld für Ihr Projekt ausgeben als ursprünglich geplant:
✓ Die Rechnungen für Waren oder Dienstleistungen gingen später ein als geplant, sodass Sie sie später als geplant bezahlen.
✓ Sie mussten einige Artikel im Voraus bezahlen, um einen Rabatt zu bekommen.
✓ Bestimmte Dinge, die Sie in den Plan aufgenommen hatten, benötigen Sie gar nicht.
✓ Sie benötigten Dinge oder Leistungen, die Sie nicht in den Plan aufgenommen hatten.

Mögliche korrigierende Maßnahmen
Wenn der tatsächliche Projektverlauf sich nicht mit Ihrem Plan deckt, versuchen Sie erstens das Projekt wieder auf den ursprünglichen Kurs zu bringen, und prüfen Sie zweitens, wenn not-wendig. ob Sie den bestehenden Plan formell ändern und einen neuen Plan erstellen sollten.

Im das Projekt wieder auf den ursprünglichen Kurs zu bringen, können Sie Folgendes tun:
✓ Wenn die Abweichung auf einer einmalig auftretenden Schwierigkeit basiert, versuchen Sie Schritte einzuleiten, die Ihr Projekt wieder auf den richtigen Kurs bringen. Angenommen. Sie haben für die Beschaffung einer Anlage 40 Arbeitsstunden geplant. Sie waren davon ausgegangen, dass Sie vier Geschäfte aufsuchen müssen, bevor Sie genau das Richtige finden würden, aber Sie fanden gleich in dem ersten Geschäft genau das, was Sie gesucht hatten, zu genau dem Preis, den Sie veranschlagt hatten. Ändern Sie Ihren Plan nicht sofort und verplanen Sie die 30 Arbeitsstunden, die Sie hier eingespart haben, nicht gleich woanders, da Sie wahrscheinlich für andere Aktivitäten mehr Zeit als geplant benötigen werden, und auf lange Sicht wird sich das sicher ausgleichen.

✓ Wenn die Abweichung darauf schließen lässt, dass es in der Zukunft zu weiteren Abweichungen kommen wird, sollten Sie vielleicht den Plan entsprechend ändern. Angenommen, ein Mitarbeiter braucht doppelt so viel Zeit für eine Aufgabe wie angenommen, weil er weniger Erfahrungen hat. als Sie bei der Planung angenommen hatten. Wenn diese fehlende Erfahrung auch bei zukünftigen Aufgaben dazu führt, dass er weniger produktiv ist, ändern Sie den Plan und erhöhen Sie die geplanten Arbeitsstunden für diese Aufgabe, (In Artikel 5 finden Sie weitere Informationen dazu, wie man die Zeit zur Erledigung einer Aufgabe verkürzt. In Artikel 6 erfahren Sie, wie man die Aufteilung der Mitarbeiter modifiziert.)

Zurück auf den richtigen Kurs: Die Grundlinie
Eine Grundlinie ist die aktuelle Version Ihres Projektplans, an die Sie sich bei der Durchführung Ihres Projekts halten und mit der Sie die tatsächlich erreichten Ergebnisse vergleichen. Als Grundlinienverschiebung bezeichne ich es. wenn ein ganz neuer Projektplan verabschiedet wird, der von jetzt an als Richtlinie für die Durchführung und zur Beurteilung des Fortschritts dient.

Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie Ihren Plan überarbeiten müssen oder dass eine neue Grundlinie notwendig ist:
✓ Sprechen Sie mit den wichtigsten Projektbeteiligten. Erklären Sie ihnen, warum Änderungen notwendig sind und bitten Sie sie um Unterstützung und um Genehmigung der Änderungen.
✓ Sorgen Sie dafür, dass alle wichtigen Beteiligten von den Änderungen erfahren.
✓ Bewahren Sie eine Kopie des ursprünglichen Plans und aller aktualisierten Versionen auf. damit Sie bei der Abschlussbewertung auf diese Informationen zurückgreifen können.

Eine Verschiebung der Grundlinie sollte der letzte Ausweg sein, wenn eine Sache 1 nicht nach Plan läuft. Probieren Sie alle möglichen anderen Strategien aus, um Ihr Projekt wieder auf den richtigen Kurs zu bringen, bevor Sie den Plan selbst ändern, (In Artikel 5 finden Sie weitere Informationen darüber, wie man die Reihenfolge und Dauer von Aufgaben ändert, um unerwartete Verzögerungen auszugleichen. In Artikel b finden Sie Informationen dazu, wie man den Arbeitsaufwand für bestimmte Tätigkeiten umverteilt.)