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Ein Budget Ihres Unternehmens erstellen – Businessplan erstellen

Die Einzelteile, die ,Sie zusammengetragen haben, um ein Budget zu erstellen – die Pro-forma-Gewinn- und Verlustrechnung, die erwartete Bilanz und der geplante Kapitalfluss – dienen dazu, ein Bild Ihrer finanziellen Situation am nächsten Tag, in einem .Monat, in einem Jahr, in den nächsten drei oder sogar fünf Jahren zu zeichnen. Dieses Bild wird natürlich für die nahe Zukunft wesentlich klarer sein als für die weiter entfernte. Glücklicherweise können Sie den besten Ihrer Pläne nutzen, um in der nächsten Zeit Entscheidungen darüber zu treffen. wo, wann und wie viel Geld Sie in Zukunft für Ihr Unternehmen ausgeben.

Die Aufstellung eines Budgets ist einer der wichtigsten Schritte, die Sie zur Vorbereitung Ihres Businessplans machen werden. Ihr Budget besteht eigentlich aus einer Folge von Wetten. Die Wetten basieren darauf, was sich Ihrer Meinung nach in Ihrer Branche im Markt allgemein ereignen wird. Ihr Budget drückt genau aus, woher die Ressourcen Ihres Unternehmens stammen und wohin sie fließen werden, und es unterstützt Sie dabei, die richtigen Finanzentscheidungen zu treffen. Ein Budget ist mehr als nur eine Sammlung von Zahlen. Ihr Budget ist auch ein Werkzeug, das Ihnen hilft, die Ereignisse in Ihrem Unternehmen besser zu besprechen, zu organisieren, zu überwachen und zu steuern. Das Budget Ihres Unternehmens bewirkt Folgendes:

✓ Manager kommunizieren miteinander, um spezifische Finanzziele inklusive der Höhe der Umsatzerlöse und der Investitionsobjekte abzustimmen.
✓ Es legt basierend auf der Geldsumme, die erwirtschaftet werden muss und ausgegeben werden darf, Rollen und Verantwortlichkeiten für Geschäftsführer etc. fest.
✓ Es erzeugt einen Standard für die Messung und Überwachung der Leistung des Managements, indem es verfolgt, inwieweit die Umsatzziele und Ausgabenlimits erfüllt wurden.
✓ Es fördert den wirtschaftlichen und wirkungsvollen Einsatz der Finanzressourcen. indem es sicherstellt, dass alle Ihre Ressourcen für die Geschäftsziele eingesetzt werden.

Woraus besteht das Budget
Ganz grob sieht das Budget Ihres Unternehmens der geschätzten Cashflow-Analyse ähnlich. Und die Kapitalflussrechnung eignet sich auch hervorragend als Ausgangsbasis. Der geplante Kapitalfluss zeigt, woher Ihrer Meinung nach die Einnahmen des Unternehmens stammen werden und in welche Richtung es in Zukunft geht. Ihr Budget füllt alle Details aus und verwandelt Ihre Finanzplanung in einen spezifischen Plan dafür, wie Sie Geld einnehmen und sparsam wieder ausgehen können. Das Gesamtbudget (master budget), das Sie erstellen, soll über alles Rechenschaft ablegen. das Ihr Unternehmen im nächsten Jahr oder in den nächsten zwei Jahren zu tun gedenkt. Obwohl Sie das Geld Ihres Unternehmens auf verschiedene Arten ausgeben, lassen sich alle Ausgaben in kurzfristige und langfristige Ausgaben unterteilen.

Bei kurzfristigen Ausgaben verwenden Sie das Geld, um das Unternehmen jeden Tag am Laufen zu halten. Dazu gehören die Kosten und Ausgaben für die Produktion, den Verkauf und Kundendienst für Ihre Produkte. Bei langfristigen Ausgaben investieren Sie Ihr Geld in Dinge, durch die Ihr Unternehmen größer, besser oder profitabler wird. Wenn Ihr Unternehmen klein ist und Sie nur ein paar Mitarbeiter haben, reicht ein einziges Budget aus, um Ihre tägliche Finanzlage auf dem richtigen Kurs zu halten und die richtigen Entscheidungen für die Zukunft zu treffen. Wenn Ihr Unternehmen jedoch etwas größer wird, könnten Sie daran denken, mehr als ein Budget aufzustellen. Die verschiedenen Pläne könnten dann unterschiedliche Bereiche Ihres Unternehmens abdecken.

Es wären zum Beispiel folgende Budgets denkbar:
✓ Produktionsbudget: Dieses Budget umfasst alle Kosten, die direkt mit der Produktion Ihrer Produkte oder Dienstleistungen Zusammenhängen, wie zum Beispiel Material, Nachschub, Arbeit, Hilfsstoffe, Dienstleitungen und Anlagen.
✓ Verwaltungsbudget: Dieses Budget umfasst alle Ausgaben für die Unterstützung Ihrer Produkte oder Dienstleistungen, den Vertrieb, die Werbung, Gehälter für Verwaltungsarbeiten, Telefon, Fax und Reiseausgaben.
✓ Finanzbudget: Dieses Budget beinhaltet alle laufenden Geschäftskosten für die Verwaltung Ihrer Aktiva, die Buchhaltung, die Kontrolle Ihres Lagerbestands und die Verwaltung Ihrer Forderungen (das Geld, das Ihre Kunden Ihnen schulden).
✓ Investitionsgüterbudget: Dieses Budget befasst sich mit den Geldmitteln, die für den Erwerb von Investitionsgütern wie neue Geräte, Computer, Firmenwägen und zusätzlicher Büroraum vorgesehen sind.
✓ Budget für Forschung- und Entwicklung: Dieses Budget umfasst Geld, das Sie für die Entwicklung neuer Produkte, die Eröffnung neuer Filialen in anderen Städten oder das Marketing für neue Kundengruppen beiseite legen.

Wenn Sie verschiedene Budgets benötigen, wie diejenigen in der vorherigen Liste, verwenden Sie ein Gesamtbudget, in dem alle Einzelbudgets zusammengefasst werden und mit dem sichergestellt wird, dass die Einzelbudgets mit den übergeordneten und Finanzzielen Ihres Unternehmens übereinstimmen. Global Krimskrams hat für die nächsten zwei Jahre ein Budget aufgestellt, das auf der Finanzplanung und dem geplanten Kapitalfluss (Cashflow) basiert (siehe Abbildung 11.2). Das Budget sieht der Kapitalflussanalyse sehr ähnlich. Aber das Budget geht mehr ins Detail und teilt die groben Finanzziele in Umsatzerlöse und Ausgabeziele für bestimmte Unternehmensaktivitäten auf. Die Kosten der produzierten Güter werden zum Beispiel in die Kosten für Rohmaterial und Hilfsstoffe, für Arbeit und Werkzeuge und Anlagen aufgeteilt.

Wie man ein Budget erstellt
Irgendwie ist es nie der richtige Zeitpunkt, sich hinzusetzen und ein Budget zu erstellen. Es gibt immer etwas Wichtigeres zu tun. Diese Situation scheint sowohl auf den privaten Haushalt als auch auf Ihr Unternehmen zuzutreffen. Warum stellt niemand gerne ein Budget auf? Häufig scheint nicht genug Finanzinformation verfügbar zu sein, um ein wirklich nützliches Budget aufzustellen. Wenn Sie jedoch zuvor eine geschätzte Gewinn- und Verlustrechnung, eine Bilanz und eine Cashflow-Analyse aufstellen, lässt sich das Budget für Ihr Unternehmen wesentlich leichter erstellen. Wann fangen Sie also an? Wenn Sie Ihr Unternehmen erst gegründet haben, gibt es keine besseren Zeitpunkt, als sofort zu beginnen.

Wenn Sie Ihr Unternehmen schon seit längerem betreiben, hängt der Zeitpunkt, zu dem Sie ein Budget erstellen sollten, von der Größe Ihres Unternehmens ab. Bei sehr großen Unternehmen kann der Planungsprozess sechs bis neun Monate im Voraus beginnen. Kein Wunder, dass die Tätigkeit wie eine endlose Plackerei wirken kann. Bei den meisten Unternehmen reicht es jedoch aus. wenn sie sich drei bis vier Monate vor Beginn des neuen Geschäftsjahres ernsthaft mit dem Budget befassen. Unternehmen, die schon länger am Markt sind, können ihre bisherigen Zahlen als Ausgangspunkt für das Budget des kommenden Jahres benutzen. Aber seien Sie vorsichtig. Wenn Sie schon ein altgedienter Kämpfer sind, ist die Verführung groß, die Budgetierung auf die leichte Schulter zu nehmen und die Zahlen des vergangenen Jahres für das nächste Jahr zu übernehmen.

Unglücklicherweise kann es passieren, dass Sie den Finanzkurs verlassen, bevor Sie es merken. Bin guter Kompass für diese Situation wird Null-Basis-Budgetierung genannt. Wenn Sie auf dieser Art der Budgetierung bestehen, veranlassen Sie, dass alle – auch Sie selbst – bei der Budgetierung bei Null beginnen. Anstatt die Zahlen aus dem letzten Jahr zu verwenden, greifen Sie vollständig auf Ihre Vorhersagen (geschätzte GuV, Bilanz und Kapitalflussrechnung) zurück und errechnen einen neuen Satz Zahlen auf dieser Grundlage. Der Prozess kostet etwas mehr Zeit, ist diese aber immer wert.

Hauptbudget Global Krimskrams

Einnahmen und Ausgaben
Nächstes Jahr (€) Übernächstes Jahr (€)
Budgetierte Einnahmen:
895.000

2 .000

2.000

970.000

3.000

2.000

Summe der verfügbaren Einnahmen 899 .000 975 .000
Budgetierte Ausgaben:
Herstellungskosten

Roh- und Hilfsstoffe

Arbeitskosten

Einrichtung

       600.000

250.000

300.000 50.000

650 .000

275.000 325 .000 50.000

Vertriebskosten Vertrieb Werbung Kundendienst Allgemeine Verwaltungskosten Rechnungswesen       165.000

90.000

30.000 15 .000

30.000

 

170 .000

95.000

30.000

20.000

30 .000

 

Zinsen u.a. Aufwendungen Steuern 12.500

22.000

 

12.000

24 .000

Sachanlagen

Computer

Lagererweiterungsbau

40 .000

35.000

5.000

 

100.000

25.000

75 .000

Entwicklungskosten

Produktentwicklung

Marktentwicklung

10.000

8.000

2.000

15 .000

5 .000

10 .000

Langfristige Verbindlichkeiten Gewinnausschüttung 2.500

6.000

2.000

7.000

Summe der verfügbaren Einnahmen 858 .000 980 .000
Veränderung der verfügbaren Mittel 40 .000 – 5 .000

Abbildung 11.2: Das Gesamtbudget

Die Budgetierung ist in der Geschäftswelt häufig schlecht angesehen. Anstatt die Budgetierung als ein nützliches Werkzeug zu nutzen, betrachten Unternehmenseigentümer die Budgetierung häufig als Erzfeind und Geschäftsführer Huchen häufig darüber. Wenn der Prozess der Budgetierung hei einem Unternehmen verflucht wird, ist vermutlich mindestens eines der folgenden Dinge geschehen:
✓ Das Budget wurde von oben diktiert und eingesetzt, um die Geschäftsführer des Unternehmens zu kontrollieren. Ihnen wurde dadurch die Möglichkeit genommen, Geschäftsentscheidungen zu beeinflussen, für deren Ausführung sie schließlich verantwortlich waren.
✓ Das Budget basierte auf kurzfristigen Überlegungen und die langfristigen Pläne und strategischen Ziele des Unternehmens wurden ignoriert.
✓ Die geplanten Umsatzerlöse und Ausgabenziele hatten nichts mit den übergeordneten Finanzzielen des Unternehmens oder ihrer wirklichen Finanzsituation zu tun.
Um sicherzustellen, dass das Budget Ihres Unternehmens keine derartig fatalen Schwächen aufweist, sollten Sie die folgenden Methoden, ein Budget zu erstellen, genauer betrachten.

Der Top down Ansatz für die Budgetierung
Der Top-down-Ansatz für die Budgetierung ist die einfachste Art. sich durch die Finanzplanung eines Unternehmens zu arbeiten. Der Prozess beginnt und endet im Wesentlichen bei den Verantwortlichen. Wenn Ihr Unternehmen sehr klein ist, werden Sie vielleicht Leute von außen zu Rate ziehen wollen, denen Sie vertrauen, wie zum Beispiel Ihr Bankier, Ihr Steuerberater oder enge Geschäftsfreunde.

Der Prozess könnte wie folgt aussehen:
1. Stellen Sie die Finanzplanungen Ihres Unternehmens inklusive der Pro-forma-Gewinn- und Verlustrechnung, der geschätzten Bilanz und der Kapitalflussrechnung fertig. Wenn Teile fehlen oder unvollständig sind, sollten Sie versuchen, die benötigten Informationen zu erhalten, oder im Dokument vermerken, dass die benötigten Informationen nicht verfügbar sind.
2. Treffen Sie sich mit den Entscheidem des Unternehmens (oder einer Gruppe von Vertrauten, wenn Sie freiberuflich tätig sind), um die Finanzplanung zu überprüfen. Nehmen Sie sich die Zeit, allgemeine Erwartungen über die Zukunft zu diskutieren. Sprechen Sie über Ihre Geschäftsannahmen, die in die Planung eingeflossen sind, und die Schlüsselvorhersagen und Schätzungen, die sich daraus ergaben.
3. Treffen Sie sich noch einmal mit den betreffenden Personen, um finanzielle Alternativen zu erkunden. Betrachten Sie verschiedene Fassungen von Geschäftsannahmen, und wiegen Sie deren potentielle Auswirkungen auf die Vorhersage ab. Sprechen Sie so lange darüber, bis die Gruppe entweder zustimmt oder übereinkommt, dass die Auffassungen über die Zukunft unterschiedlich sind.
4. Stellen Sie Umsatz- und Ausgabenziele für alle wichtigen Geschäftsaktivitäten oder Funktionsbereiche (was davon für Ihr Unternehmen besser passt) Ihres Unternehmens auf.
5. Treffen Sie sich ein letztes Mal, nachdem das Budget fertiggestellt wurde, um die Zahlen zu überprüfen und es abzusegnen.

Erstellen Sie eine schriftliche Zusammenfassung, damit jeder im Unternehmens weiß, worauf das Budget basiert, wie es zustande kam und was es bedeutet. Obwohl der Top-down-Ansatz der Budgetierung ziemlich gut geeignet ist. wenn Sie die Mitarbeiter Ihres Unternehmens sehr gut kennen, hat der Ansatz einige wesentliche Nachteile, wenn Unternehmen großer sind. Wenn an der Spitze nur die Geschäftsführung steht, besteht das Risiko, dass große Teile der Organisation übergangen werden und dass die wirkliche Geschäftssituation aus dem Auge verloren wird, wenn die Zahlen eingesetzt werden.

Der Bottom-up-Ansatz für die Budgetierung
Der Bottom-up-Ansatz für die Erstellung Ihres Budgets ist eigentlich nur eine erweiterte Version des Top-down-Ansatzes. Bei ihm werden die Bedürfnisse größerer Unternehmen und die Situation berücksichtigt, dass mehr Leute etwas zu sagen haben. Sie wollen vielleicht trotzdem mit einer Gruppe leitender Manager zusammen beginnen, das Budget zu erstellen. Diese Gruppe sollte versuchen, ein allgemeines Verständnis vom und eine Übereinstimmung über die Finanzplanung Ihres Unternehmens und die Geschäftsannahmen und Erwartungen, die in die Finanzplanung einfließen, zu erzielen. Anstatt jedoch ein Budget von oben zu fordern, erlaubt es dieser Ansatz, das Budget von unten her aufzubauen.

Fordern Sie die Gruppe der leitenden Manager nicht auf, das Unternehmensbudget weiterhin zu diktieren. An dieser Stelle im Budgetierungsprozess verlangt der Bottom-up-Ansatz die Einbeziehung der Manager und Projektleiter auf allen Ebenen.
Der Prozess verläuft wie folgt:
1. Treffen Sie sich mit den leitenden Managern, und bitten Sie sie, die umfassenden Finanzziele des Unternehmens für alle wichtigen Geschäftsbereiche zu überprüfen. Versuchen Sie. Richtlinien zu geben, die die Richtung für Budgetdiskussionen und -Verhandlungen im gesamten Unternehmen festlegen.
2. Bitten Sie die leitenden Manager, sich mit ihren Managern und Projektleitern auf allen Organisationsebenen zu treffen. Die Treffen beginnen mit einem Rückblick auf die Budget-Richtlinien, aber die Diskussionen sollten sich auf die Umsatz- und Ausgabenziele konzentrieren. Immerhin sind es diese Manager, die die Zahlen wirklich erreichen und sich innerhalb des Ausgabenrahmens bewegen müssen.
3. Fassen Sie die Ergebnisse der Budget-Verhandlungen zusammen. Rufen Sie, falls nötig, die leitenden Manager noch einmal zusammen, um Änderungen der Finanzziele basierend auf der Einsicht, Auffassung und Weisheit des gesamten Management-Teams des Unternehmens vorzunehmen.
4. Durchlaufen Sie den Prozess noch einmal, damit alle auf dem gleichen Stand sind (d.h. alle den Hintergrund des Budgets und der darin enthaltenen Zahlen verstehen).
5. Lassen Sie das Budget von der Unternehmensspitze genehmigen.

Stellen Sie sicher, dass alle im Unternehmen verstehen, was das Budget bedeutet. und dieses nicht nur auf finanzielle Ziele, sondern auch auf größere Geschäftsziele anwenden.
✓ Ihr Budget drückt genau aus, woher die Ressourcen Ihres Unternehmens stammen und wohin sie fließen werden.
✓ Ihr Budget sollte auf der geschätzten Kapitalflussrechnung basieren.
✓ Die Budgetierung nach dem Top-down-Ansatz wird von der Unternehmenspitze vorgenommen – den Inhabern oder Geschäftsführern – und funktioniert am besten bei kleinen Unternehmen.
✓ Der Bottom-up-Ansatz umfasst alle Führungsebenen, was zu realistischeren Umsatzzielen und Ausgabelimits führen kann.