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Um Ihr Projekt während der gesamten Laufzeit unter Kontrolle zu haben, müssen Sie die notwendigen Informationen sammeln, die tatsächliche Leistung mit den Plänen vergleichen und allen Projektbeteiligten die Ergebnisse mitteilen. In diesem Abschnitt beschäftigen wir uns damit, wie Sie schrittweise diese Informationen sammeln, analysieren und verbreiten.
Die Kontrollmechanismen auswählen und einrichten
Eine effektive Projektkontrolle ist nur mit genauen und rechtzeitigen Informationen möglich, die es Ihnen ermöglichen, Probleme umgehend zu erkennen und sofort Gegenmaßnahmen einzuleiten. In diesem Abschnitt erfahren Sie, welche Informationen Sie brauchen und wie Sie sie bekommen.
Während sich Ihr Projekt entwickelt, müssen Sie den Erfolg Ihres Projekts anhand folgender Kriterien bewerten:
✓ Einhaltung von Zeitvorgaben: Wie gut gelingt es Ihnen, die Zeitvorgaben zu erfüllen?
✓ Personaleinsatz: der Arbeitsaufwand, den die Beteiligten für ihre Aufgaben investieren
✓ Kosten: Ausgaben, die für Projektressourcen getätigt werden
In Artikel 12 finden Sie eine detaillierte Darstellung der Informationssysteme, die Sie zur Überwachung des Projektfortschritts einsetzen können.
Wenn Sie mit bereits vorhandenen Systemen zur Projektüberwachung arbeiten wollen, richten Sie Ihr Projekt dort folgendermaßen ein:
✓ Geben Sie Ihre offizielle Projektidentifikationsnummer ein. Ihre Projektnummer ist die offizielle
Bezeichnung Ihres Projekts in Ihrem Unternehmen. Alle Produkte, Aktivitäten und Ressourcen, die
mit Ihrem Projekt in Zusammenhang stehen, sind dieser Nummer zugeordnet. Fragen Sie in der
Finanzabteilung oder Projektabteilung nach Ihrer Identifikationsnummer und danach, welche Schritte
Sie jetzt einleiten müssen, um Ihr Projekt in die Finanzkontrollsysteme, die Arbeitskontrollsysteme
und die Aktivitätenkontrollsysteme des Unternehmens einzuspielen.
✓ Legen Sie die endgültige Projektstruktur fest. Lassen Sie die in Ihrem Projektplan enthaltene
Projektstruktur noch einmal von Ihren Teammitgliedern überarbeiten und nehmen Sie die
notwendigen Änderungen oder Ergänzungen vor. Ordnen Sie jeder Untertätigkeit die richtige
Identifikationsnummer zu. (In Artikel 4 erfahren Sie mehr zur Projektstruktur.)
✓ Richten Sie die Identifikationsnummern für die Überwachung des Arbeitseinsatzes ein: Wenn es in Ihrem Unternehmen ein System gibt, mit dem Arbeitsstunden projektweise erfasst werden, und wenn die Teammitglieder ihre Stunden in diesem System erfassen sollen, richten Sie die jeweiligen Identifikationsnummern aus der Projektstruktur für alle Tätigkeiten ein, denen Stunden zugeordnet werden dürfen. So können Sie sowohl den jeweiligen Fortschritt in einzelnen Projektstrukturelementen als auch den im gesamten Projekt überwachen. Wenn das System Höchstgrenzen zulässt, legen Sie fest, wie viele Stunden jemand maximal für eine bestimmte Tätigkeit investieren darf. Das stellt sicher, dass nicht versehentlich mehr Stunden eingetragen werden, als der Plan zulässt.
✓ Richten Sie Identifikationsnummern für die Überwachung der Finanzen ein. Wenn es in Ihrem
Unternehmen ein System gibt, mit dem projektbezogene Ausgaben überwacht werden können,
richten Sie für alle Projektstrukturtätigkeiten, denen Ausgaben zugeordnet werden, Konten ein. Wenn
Obergrenzen möglich sind, geben Sie auch hier die maximalen Summen ein, die für eine bestimmte
Tätigkeit ausgegeben werden dürfen.
Zeitpläne für Berichte und Meetings aufstellen
Um sicherzugehen, dass Sie Ihren eigenen Informationsbedarf und den der Projektbeteiligten befriedigen, richten Sie einen Zeitplan für die Berichte ein, die Sie erstellen wollen, und für die Meetings, die Sie im Laufe des Projekts abhalten wollen. Wenn Sie diese Kommunikationsmaßnahmen im Voraus mit den Beteiligten festlegen, können Sie sicherstellen, dass die Bedürfnisse aller befriedigt werden und dass sich jeder schon die Termine im Kalender freihalten kann. Sprechen Sie mit den Projektbeteiligten und Teammitgliedern und legen Sie einen Zeitplan für regelmäßige Meetings und Sachstandsberichte fest. Einigen Sie sich über folgende Punkte:
✓ Welche Berichte sollen veröffentlicht werden?
Welche Meetings sollen angehalten werden und was ist der Zweck?
✓ Wann sollen die Berichte veröffentlicht und die Meetings abgehalten werden?
✓ Wer soll die Berichte erhalten beziehungsweise an den Meetings teilnehmen?
✓ Form und Inhalt der Meetings und der Berichte
In Artikel 13 gehe ich auf die Berichte und Meetings ein. mit denen Sie die laufende Kommunikation im Projekt verbessern können.
Die Projektgrundlinie festlegen
Ihre Grundlinie ist der Plan, nach dem Sie sich bei der Durchführung der Projektaufgaben richten und der Ihnen bei der Beurteilung des Fortschritts hilft, hegen Sie den Plan, den Sie und Ihre Teammitglieder überarbeitet und (falls notwendig) geändert haben, offiziell als Grundlinie fest, bevor Sie mit der eigentlichen Projektarbeit beginnen. Nutzen Sie diese Grundlinie, um regelmäßig die Leistungen Ihres Projekts zu überwachen. (In Artikel 12 erfahren Sie mehr zur Festlegung und Aktualisierung der Projektgrundlinie.)
