Ihr Projektbudget entwickeln – Projektmanagement Beispiele

Den Entscheidern in einem Unternehmen wäre es natürlich am liebsten, sie würden ein detailliertes und genaues Budget vorgelegt bekommen, wenn jemand ihnen ein Projekt vorschlägt, sodass sie den Nutzen für das Unternehmen einschätzen und entscheiden können, ob genügend Mittel zur Verfügung stehen, um das Projekt zu unterstützen. Leider kann man eine solche Schätzung nicht erstellen, bevor man nicht eine genaue Vorstellung von der Arbeit und den Ressourcen hat, die für das Projekt notwendig sind. Tatsächlich muss aber die Entscheidung für oder gegen ein Projekt, und wie es umgesetzt werden soll, getroffen werden, bevor genaue Budgets zur Verfügung stehen. Sie können Ihr Projektbudget aber in folgenden Schritten erstellen und überarbeiten und Ihren Entscheidungsträgern so die zu diesem Zeitpunkt bestmögliche Information liefern:

✓ Eine grobe Schätzung der Rahmenkosten: Eine erste grobe Schätzung der Kosten, die auf der Grundlage der sonst für ähnliche Projekte angesetzten Kosten vorgenommen wird. Diese Schätzung wird ohne genaue Daten vorgenommen. Je nach Art des Projekts können die tatsächlichen Kosten später 100 Prozent (oder mehr) höher ausfallen, als diese erste Schätzung. Bereiten Sie eine solche Größenordnungsschätzung vor, indem Sie: die Kosten ähnlicher Projekte einbeziehen (oder ähnlicher Vorgänge, die in Ihr Projekt einfließen): geltende Kosten- und Produktivitätsfaktoren (zum Beispiel Anzahl der Einzelteile, die pro Stunde produziert werden können) und andere Nährungsmethoden. Manchmal spiegelt eine solche Grobschätzung lediglich wider, was jemand bereit ist, für das Projekt zu investieren, und nicht, was die Durchführung tatsächlich kosten wird. Normalerweise wird diese Schätzung noch nicht aufgrund der Lowest-Level-Aktivitäten vorgenommen, weil meistens nicht genügend Zeit bleibt, zunächst die erforderlichen Projektaktivitäten detailliert zu ermitteln. Egal, ob die Beteiligten es nun wahrhaben wollen oder nicht, die in Jahresplänen und langfristigen Strategieplänen angegebenen Budgetschätzungen sind meistens lediglich Größenordnungsschätzungen. Deshalb können Schätzungen sich später erheblich ändern, wenn das Projekt im Detail geplant wird.

✓ Detaillierte Aufwandsschätzung: Eine Auflistung der für die einzelnen Projekttätigkeiten erforderlichen Aufwendungen. Sie erstellen diese Schätzung, indem Sie zunächst eine detaillierte Projektstruktur entwickeln und dann die Kosten schätzen, die mit den Lowest-Level-Aktivitäten verbunden sind. (In Artikel 6 finden Sie weitere Informationen zur Einschätzung des Arbeitsaufwands und in dem Abschnitt Alle anderen Ressourcen planen finden Sie Methoden, wie man den Bedarf an Nicht-Personalressourcen schätzt.)
✓ Vollständiges, genehmigtes Projektbudget: Es besteht ein detaillierter Projektbudgetplan, der von den Verantwortlichen genehmigt wird.

Budgetänderungen mährend der Projektdurchführung
Von der Idee bis zur Realisierung durchläuft ein Projekt fünf Phasen: Konzeptphase, Abgrenzungsphase, Start, Durchführung, Abschluss. (In Artikel 1 gehe ich näher auf diese fünf Phasen ein.) Entwickeln Sie Ihr Budget und überarbeiten Sie es während der fünf Projektphasen.
1. In der Konzeptphase entwickeln Sie eine Größenordnungsschätzung. Benutzen Sie diese Schätzung, um zu entscheiden, ob Ihr Unternehmen dieses Projekt weiter betreiben und in die Abgrenzungsphase führen sollte, wo dann ein detaillierter Plan erstellt wird. Hier wird häufig keine Schätzung der tatsächlichen Kosten abgegeben, sondern diese Schätzung entspricht der Summe, die keinesfalls überschritten werden darf, damit sich das Projekt noch lohnt. Ihr Vertrauen in diese Schätzung ist sehr gering, weil Sie wissen, dass sie nicht auf einer Analyse der tatsächlich durchzuführenden Tätigkeiten beruht.

2. In fax Abgrenzungsphase wird das detaillierte Budget entwickelt, nachdem die Projektaktivitäten identifiziert wurden und das Okay für ein detailliertes Budget gegeben wurde. Finden Sie heraus, wer in Ihrem Unternehmen das Projektbudget genehmigen muss. Meistens muss das Budget zumindest vom Projektmanager, dem Leiter der Finanzabteilung und wahrscheinlich dem Vorgesetzten des Projektmanagers genehmigt werden.

3. In der Startphase überarbeiten Sie Ihr genehmigtes Budget noch einmal – wenn Sie wissen, wer in Ihrem Projekt arbeiten wird und wann sie die Vereinbarungen über die Nutzung von Ausrüstung, Einrichtungen und die Verträge mit Zulieferern abgeschlossen haben. In Artikel 12 erfahren Sie, worauf man achten muss, wenn man zu Anfang des Projekts das Budget überarbeitet.

4. Holen Sie sich für mögliche Budgetänderungen die Genehmigung, bevor Sie in die Umsetzungsphase kommen. Reichen Sie einen Änderungsantrag bei den Personen ein, die in Schritt 2 auch das Originalbudget genehmigt haben.

5. Überwachen Sie die Projektaktivitäten und die dazugehörigen Ereignisse sowohl während der Umsetzungs- als auch während der Abschlussphase, um festzustellen, wann Budgetänderungen notwendig werden.

In Artikel 12 erfahren Sie, wie man während der Umsetzung eines Projekts die Kosten überwacht und wie man erkennt, dass Budgetänderungen notwendig sind. Wenn Sie solche Änderungen vornehmen, lassen Sie sich dieses neue Budget so schnell wie möglich genehmigen.
Möglicherweise sind Sie nicht persönlich mit allen Schritten der Budgetentwicklungbetraut. Wenn Sie erst in das Projekt kommen, nachdem die ersten Planungen schon durchgeführt wurden, müssen Sie die aufgestellten Pläne auf jeden Fall noch einmal durcharbeiten und mögliche Fragen und Probleme klären.

Projektkosten schätzen
Um Ihr detailliertes Projektbudget zu entwickeln, sollten Sie eine Kombination aus folgenden
Methoden nutzen:
✓ Bottom-up-Methode: Nehmen Sie detaillierte Kostenschätzungen für jede Lowest-Level- Aktivität im Projektstrukturplan vor und addieren Sie diese Schätzungen zu einem Gesamtbudget auf. (In Artikel 4 erhalten Sie weitere Informationen über die Projektstruktur.)
✓ Top-down-Methode: Schätzen Sie pauschal, welche Kosten jeder größere Aufgabenblock in der Projektstruktur Ihres Projekts verursachen wird, um den oben gefundenen Wert zu bestätigen.

Für die Bottom-up-Schätzung gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Nehmen Sie sich jede Lowest-Level-Aktivität einzeln vor.
2. Entscheiden Sie, welche Personalkosten die Tätigkeiten verursachen, indem Sie die Anzahl der
Stunden mit den Stundenlöhnen der jeweiligen Mitarbeiter multiplizieren.

Direkte Personalkosten können auf folgenden Grundlagen geschätzt werden:
Auf der Grundlage der einzelnen Stundenlöhne der Teammitglieder
Auf der Grundlage eines durchschnittlichen Stundenlohns, der in der jeweiligen Position, in einer bestimmten Abteilung etc. gezahlt wird

Sie müssen für die Vorbereitung einer Präsentation die Dienste eines Grafikers in Anspruch nehmen. Der Abteilungsleiter der Grafikabteilung schätzt, dass ein Mitarbeiter ca. 100 Stunden an Ihrem Projekt arbeiten müsste. Wenn Sie wüssten, dass Herr Sturm (mit einem Stundenlohn von 25 Euro pro Stunde) diesen Auftrag bekäme, könnten Sie ausrechnen, dass die geschätzten Personalkosten etwa bei 2.500 Euro lägen. Leider weiß der Abteilungsleiter noch nicht, wen er Ihnen zuteilt, und deshalb müssen Sie einen durchschnittlichen Stundenlohn für einen Grafiker in Ihrem Unternehmen ansetzen, um die direkten Personalkosten abschätzen zu können.

3. Schätzen Sie für jede Tätigkeit die direkten Kosten für Material, Anlagen, Reisekosten, externe
Auftragnehmer und weitere Ressourcen. In dem Abschnitt Alle anderen Ressourcen planen weiter
vorne in diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Nicht-Personalressourcen, die Sie für Ihr Projekt
benötigen, ermitteln. Sprechen Sie mit der Einkaufsabteilung, mit den Mitarbeitern der Verwaltung
und des Controllings, um die Kosten für diese Ressourcen zu ermitteln.

4. Ermitteln Sie die indirekten Kosten, die den einzelnen Tätigkeiten zugeordnet werden.
Meistens schätzt man die indirekten Kosten, indem man einen prozentualen Anteil der direkten Kosten für eine Tätigkeit ansetzt. Gewöhnlich wird die Finanzabteilung Ihres Unternehmens diese Anteile jährlich folgendermaßen festlegen:

Schätzung der direkten Personalkosten für das kommende Jahr
Schätzung der indirekten Personalkosten für das kommende Jahr
Division der geschätzten indirekten Kosten durch die geschätzten direkten Kosten
Wenn Sie sich dazu entschließen, die indirekten Personalkosten mit Hilfe der detaillierten Methode vorzunehmen, müssen Sie abwägen, ob die mögliche Genauigkeit der Schätzung den Arbeitsaufwand lohnt. In dem grauen Kasten Zwei Methoden, indirekte Kosten zu schätzen finden Sie hierzu weitere Informationen.
✓ Sie müssen Papier kaufen, auf dem die Broschüren gedruckt werden. Sie schätzen die Kosten dafür auf 1.000 Euro.
✓ Sie schätzen, dass etwa 300 Euro Reisekosten entstehen, weil Sie zu unterschiedlichen Lieferanten und Auftragnehmern fahren müssen.
✓ Sie rechnen damit, einer externen Firma 5.000 Euro für die Gestaltung der Broschüre zahlen zu müssen.
✓ In Ihrem Unternehmen gilt für indirekte Kosten der Faktor 60 Prozent. In Tabelle 7.1 sehen Sie, wie man eine normale Budgetschätzung darstellen würde. Angenommen, Sie sollen eine Unternehmensbroschüre entwerfen und drucken lassen. Sie haben folgende Informationen zusammengetragen:
✓ Sie schätzen, dass Sie für das Projekt 200 Personenstunden und Frau Mayer ungefähr 100 Personenstunden investieren müssen. Ihr Stundenlohn liegt bei 30 Euro, Frau Mayers bei 25 Euro.

Kostengruppe	Kosten	Gesamt
Direkte Personalkosten	Sie: 200 Std. x SO Euro/Std.	6.000 Euro
	Frau Schmitt: 100 Std. x 25 Euro/Std.	2.500 Euro
	Personalkosten gesamt	8.500 Euro
Indirekte Kosten (60 Prozent)		5.100 Euro
Andere direkte Kosten	Material	1.000 Euro
	Reisekosten	300 Euro
	Auftragnehmer	5.000 Euro
	Andere Kosten gesamt	6.300 Euro
Projektkosten gesamt		19.900 Euro

Tabelle 7.1: Projektbudget für Gestaltung und Herstellung einer Unternehmensbroschüre

Die Top-down-Methode soll Sie dazu veranlassen, darüber nachzudenken, welchen Wert Sie den unterschiedlichen Aspekten Ihres Projekts zuordnen wollen. Nehmen wir an. Sie sollen ein neues Anlagenteil entwickeln. Sie erstellen eine Bottom-up-Schätzung. die ergibt, dass die Projektkosten bei etwa 100.000 Euro liegen werden, die sich folgendermaßen aufteilen:
✓ Entwurf (60.000 Euro)
✓ Entwicklung (15.000 Euro)
✓ Testphase (5.000 Euro)
✓ Herstellung (20.000 Euro)

Erfahrungen mit ähnlichen Projekten haben jedoch gezeigt, dass für ein solches Projekt maximal 40 Prozent der Gesamtkosten für den Entwurf ausgegeben werden sollten, und nicht 60 Prozent wie in Ihrer Schätzung. Scheinbar haben Sie die Entwurfsphase für ein 150.000 Euro Projekt geplant und nicht für ein 100.000 Euro Projekt. Sie haben jetzt zwei Möglichkeiten: Sie können die Einzelaufgaben unter der Kategorie Entwurf noch einmal prüfen, um herauszufinden, ob Sie eine andere Alternative finden, oder Sie können weitere 50.000 Euro für Ihr Projekt anfordern. Aber unabhängig davon, für welche Lösung Sie sich entscheiden, ändern Sie nicht einfach nur die Zahlen in Ihrem Budget, sondern machen Sie sich auch Gedanken darüber, wie Sie die erforderliche Arbeit für diese neuen Zahlen durchführen wollen!

Zwei Methoden indirekte Kosten zu schätzen
Um die tatsächlichen Kosten zu ermitteln, die ein Projekt erfordert, müssen alle Aktivitäten und Kosten für die Ressourcen richtig zugeordnet werden. Allerdings können für die Überwachung und Erfassung aller Kosten die Ausgaben ziemlich hoch sein. Deshalb haben viele Unternehmen Verfahren entwickelt, wie man die Ausgaben für die verschiedenen Projekte schätzen kann.
Ich stelle Ihnen im Folgenden zwei Methoden vor, die meistens zur Schätzung der indirekten Kosten einer bestimmten Aufgabe herangezogen werden: Die erste Methode unterscheidet zwischen zwei verschiedenen indirekten Kosten und ist genauer, erfordert aber auch genauere Aufzeichnungen, ist also aufwändiger.

Möglichkeit 1: Die Verwendung von zwei unterschiedlichen Faktoren für die echten Gemeinkosten und die Schein-Gemeinkosten.
✓ Die Finanzabteilung legt den Faktor der Schein-Gemeinkosten als Verhältnis der Projekt-Gemeinkosten zu den direkten Projekt-Personalkosten fest.
✓ Die Finanzabteilung ermittelt den Faktor der echten Gemeinkosten, indem sie das Verhältnis von echten Gemeinkosten zur Summe aus direkten Personalkosten, Schein- Gemeinkosten und anderen direkten Kosten ins Verhältnis setzt.
✓ Sie ermitteln die Kosten für eine Aufgabe, indem Sie die direkten Gehälter für diese Aufgabe mit dem Schein-Gemeinkostenfaktor multiplizieren.
✓ Die echten Gemeinkosten einer Aufgabe ermitteln Sie, indem Sie die Summe der direkten Personalkosten, die ermittelten Schein-Gemeinkosten und die anderen direkten Kosten mit dem echten Gemeinkostenfaktor multiplizieren.

Möglichkeit 2: Die Verwendung eines einzigen Gemeinkostenfaktors für echte und scheinbare Gemeinkosten.
✓ Die Finanzabteilung ermittelt den kombinierten Gemeinkostenfaktor, indem sie sämtliche Gemeinkosten zu den direkten Personalkosten ins Verhältnis setzt.
✓ Sie ermitteln die indirekten Kosten für eine bestimmte Projektaufgabe, indem Sie die direkten Personalkosten für diese Aufgabe mit dem Gemeinkostenfaktor multiplizieren.

In manchen Unternehmen werden auch gewichtete Personalkostensätze ermittelt, indem man einen Stundenlohn mit einem bestimmten Satz für indirekte Kosten kombiniert. Angenommen, Ihr Stundenlohn läge bei 30 Euro pro Stunde und die indirekte Kostenrate in Ihrem Unternehmen wäre 0,5. Der gewichtete Personalkostensatz betrüge 45 Euro/Std. (entspricht 30 Euro + (0,5 x 30 Euro)).