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Ihre Arbeitsumgebung und die Etiketten Teil I – Diplomatie am Arbeitsplatz

Das Phänomen, das man oft mit Machenschaften am Arbeitsplatz beschreiben könnte, beobachten wir in fast jedem Unternehmen und das ist nicht verwunderlich. Ganz gleich wie gut die Menschen in einem Unternehmen sich leiden mögen und respektieren und wie sehr sie mit ihrem Unternehmen die gegebenen Ziele verfolgen, es kommt immer zu verschiedenen Ansichten. Die Arbeiter könnten nicht damit einverstanden sein, wie die Dinge erledigt werden sollen, wer sie erledigen sollte, wem die Anerkennung gebührt, wenn eine Sache gut läuft und wer die Prügel bezieht, wenn etwas nicht klappt. Glücklicherweise sind die meisten Büros in der Lage, die negativen Auswirkungen der Ma-chenschaften einigermaßen unter Kontrolle zu halten. Sicherlich, in einigen Betrieben wird das deutlicher als in anderen. Selbst an den heutigen Arbeitsplätzen, an denen nur noch Leistung zählt, verdanken verschiedene Leute ihren beruflichen Erfolg nicht ihren Fertigkeit, nicht ihren Talenten oder ihrer Arbeitsethik, sondern sie wissen genau, wie man schmutzige Politik am Arbeitsplatz spielt. Tatsächlich können solche Personen innerhalb des Betriebs in Positionen kommen, in denen sie viel Macht auf Ihre Abteilung, auf andere Abteilungen ausüben können. Sie müssen unbedingt die verdeckten politischen Strömungen beachten, die innerhalb einer jeden Firma zu beobachten sind. Doch sollten Sie sich keinesfalls an diesem manipulativen Spielchen beteiligen. Sie können Ihren Job machen und Sie werden erfolgreich sein. Außer, dass Sie die Fertigkeiten, die von Ihnen verlangt werden, beherrschen, sollten Sie effektiv mit dem umgehen, was man im Allgemeinen mit einer ungeschriebenen Arbeitsplatzbeschreibung bezeichnet. Mit anderen Worten: Sie müssen in der Lage sein, gleichzeitig mit anderen zusammenzuarbeiten und sich auf Ihren Job zu konzentrieren. Sie müssen in der Lage sein, mit anderen offen zu kommunizieren ohne sie zu attackieren oder sie zu befremden. Sie müssen wissen, wann Sie etwas zu sagen haben, und wann Sie besser den Mund halten. Sie müssen wissen, was Sie tun müssen, damit man Ihnen einen Verdienst zurechnet, ohne die Anstrengungen und Leistungen anderer zu verdecken. Sie müssen an Ihrem Arbeitsplatz diplomatisch vorgehen. Dieser Artikel bietet Ihnen Erkenntnisse, wie man am besten mit solchen unbequemen Machenschaften umgeht, die es auch in Ihrer Firma geben kann. Außerdem finden Sie eine Einführung in einen heute oft vernachlässigten aber sehr wichtigen Bereich: Die Etikette im Büro. Sie erhalten Ratschläge, die Sie für die Machenschaften im Büro fit machen, ohne dass Sie in die Machenschaften so sehr eingebunden werden, dass ihre Arbeit leidet und Ihre Begeisterung für den Job verloren geht.

Ratschläge zur Diplomatie am Arbeitsplatz zu geben, ist ein wenig wie Familienberatung. Ver-allgemeinerungen sind sehr riskant. Was in Ihrer Arbeitsumgebung richtig ist, muss nicht unbedingt auch auf andere Arbeitsplätze zutreffen. Der gute Rat für einen Arbeitsplatz könnte Sie an einem anderen Arbeitsplatz in größte Schwierigkeiten bringen. Die Richtlinien in den folgenden Abschnitten sind sehr allgemein gehalten – und das ist so gewollt. Diese Informationen sind nicht dazu gedacht. Sie zu einem besseren politischen Spieler zu machen, sondern Ihre Fähigkeiten zu verbessern, in dem gegebenen Umfeld gute Leistungen zu erbringen.

Lernen Sie ihre Kollegen und Kolleginnen kennen
Eine der besten und wirksamsten Möglichkeiten, Probleme mit Ihren Kollegen und Kolleginnen zu vermeiden (und falls notwendig, deren Hilfe zu bekommen) ist es, so viel wie möglich herauszufinden über den Druck, den sie am Arbeitsplatz empfinden. Wenn Sie das nicht wissen, laufen Sie Gefahr die Schwierigkeiten zu unterschätzen, die eine scheinbar kleine Bitte um Hilfe mit sich bringt. Die beste Möglichkeit, dies in Erfahrung zu bringen ist Beobachtung. Wenn Sie es oft mit Kollegen in der Buchhaltung zu tun haben, sollten Sie darauf achten, wie sie arbeiten. Versuchen Sie ein Gefühl dafür zu bekommen, welche Arbeiten reine Routine sind und welche Arbeiten schwieriger sind. Je besser Sie verstehen, was die anderen tun, umso tiefgreifender wird Ihnen auch bewusst, was es bedeutet, sie um etwas zu bitten und wie Sie deren Arbeit erleichtern können.

Sie sind Glied einer Befehlskette
Auch wenn die meisten Unternehmen nicht mehr so strukturiert und bürokratisch ausgerichtet sind wie früher, gibt es immer noch eine Linie, in der Anweisungen befolgt werden müssen. Das ist zwar nicht mehr offensichtlich, doch Sie tun gut daran sich hier einzuordnen. Wann immer Sie in Schwierigkeiten kommen, sollten Sie zuerst mit Ihrem Vorgesetzten sprechen. Allerdings kann auch Ihr Vorgesetzter das Problem sein. Doch auch in diesem Fall sollten Sie versuchen, anstehende Probleme mit ihm zu bereinigen, und nicht gleich eine Stufe höher gehen. (Dreht es sich aber um sexuelle Belästigung, ist wahrscheinlich die Personalabteilung oder der Personalchef selbst die beste Adresse.)

Beachten Sie das Protokoll
In diplomatischen Kreisen bezieht sich das Protokoll auf das Verhalten das zwischen Menschen in offiziellen Funktionen üblich ist. Das Protokoll schreibt vor. wie Sie Königin Elisabeth II. zu begrüßen haben, welches Geschenk Sie einem Stammesfürsten auf Borneo mitzubringen haben, in den meisten geschäftlichen Situationen kann man Protokoll am besten mit der Straßenverkehrsordnung vergleichen. Gibt es in Ihrer Firma eine Linienstruktur, dann ist Ihr direkter Vorgesetzter der einzige, dem Sie berichten und dem gegenüber Sie verantwortlich sind. Wollen Sie eine Innovation einführen, dann ist möglicherweise nicht nur Ihr direkter Vorgesetzter zu konsultieren, sondern Sie brauchen auch den Segen eines anderen Managers, der als Experte auf diesem speziellen Feld gilt.

Protokolle sind nicht notwendigerweise schriftlich niedergelegt; in der Regel entstehen Protokolle aus der Tradition. Hier noch einige Fakten zum Protokoll, die Sie berücksichtigen sollten:
✓ Machen Sie beim Teamwork mit. Wenn Sie bemerken, dass einer Ihrer Kollegen von einem Projekt geradezu verschüttet wird, sollten Sie ihm Hilfe anbieten. Natürlich sollte die Hilfe nicht so weit gehen, dass Ihre eigene Arbeit darunter leidet. Doch im Allgemeinen sollten Sie zur Teamarbeit bereit sein.
✓ Kritisieren Sie nicht öffentlich. Wenn Sie mit einer Sache, die Ihr Chef in einer Konferenz vertritt, nicht einverstanden sind, dann sollten Sie ihn um eine kurze Unterredung bitten, in der Sie um weitere Erläuterungen bitten, oder, wenn es angebracht ist, auch Ihre Bedenken anmelden.
Das Thema kann noch so geringfügig erscheinen, doch kann es Sie in allergrößte Schwierigkeiten bringen, wenn Sie die ungeschriebenen Gesetze nicht kennen. Wenn Sie gerade neu in eine Firma eingetreten sind, dürfen Sie nicht den Fehler begehen und annehmen, dass das Protokoll Ihrer letzten Firma auch hier Gültigkeit besitzt. Setzen Sie sich mit Alteingesessenen zusammen und versuchen Sie ein Gefühl dafür zu bekommen, wie die Dinge hier laufen.

Kommentieren Sie nur ganz diskret
Selbst wenn Sie dazu gedrängt werden und man Ihnen versichert, Ihre Antwort werde vertraulich behandelt: Sagen Sie nie etwas über jemanden, das Sie ihm nicht auch persönlich sagen würden. Und selbst dann sollten Sie sich sehr diskret ausdrücken. Besonders vorsichtig sollten Sie sein, wenn Sie E-Mails schreiben und versenden. Das geschriebene Wort ist verbindlich und Sie wissen nie, oh Ihre Message nicht an andere weitergereicht wird. Verschicken Sie nie ein E-Mail wenn Sie aufgeregt oder verärgert sind. (Sie können zwar schreiben, doch verschicken Sie das Mail frühestens in 24 Stunden, wenn sich der erste Arger gelegt hat und Sie es noch einmal gelesen haben.) Sie können dann wesentlich objektiver urteilen. Selbst der geringste Hinweis auf einen Skandal oder eine kleine Unsauberkeit kann Gerüchte auslösen. Ganz gleich, wie edel und unschuldig Ihre Motive sein mögen: Überlegen Sie zweimal, ehe Sie etwas tun, was von Ihren Mitarbeitern, Kollegen oder Vorgesetzten missverstanden werden könnte. Hier ein Beispiel: Sie streifen durch Ihren Buchladen und finden ein Buch, von dem Sie glauben, einer Ihrer Mitarbeiter würde sich darüber freuen und davon profitieren. Wenn Sie Ihre Angestellten öfter mit Büchern oder kleinen Geschenken erfreuen, dann ist das in Ordnung. Sie können das Buch verschenken, ohne sich Gedanken über die Reaktionen der anderen Mitarbeiter zu machen. Wenn es aber noch nie zuvor eine solche Geste gab, könnten Ihre Überlegungen dazu führen, dass sie als Begünstigungen verstanden werden und nicht nur Ihnen, sondern auch dem Beschenkten daraus Schwierigkeiten entstehen.

Suchen Sie Unterstützung für neue Initiativen
Neue Initiativen haben es so an sich, dass damit auch das Thema Eigentum angesprochen wird – Streitereien darüber wer oder welche Abteilung zuletzt über bestimmte Initiativen entscheidet. Nehmen wir beispielsweise an, in Ihrem Verantwortungsbereich liegt die Marktforschung, und Sie versuchen, die Software, die die Zahlen verarbeitet, zu verbessern. Sie haben ein neues Software-Paket im Sinn, doch die Veränderung, für die Sie sich einsetzen. erfordert gleichzeitig zusätzliche Schulungen für das IT-Personal, das bisher für die Auswertung der Zahlen verantwortlich war. Das bedeutet, dass Sie sich das Leben einfacher machen, es für die IT- Leute aber komplizierter machen. Es könnte durchaus sein, dass sie sich Ihrem Vorschlag widersetzen und Sie daran erinnern, dass die Auswahl von Software eine Angelegenheit der EDV-Abteilung sei und Sie davon doch keine Ahnung hätten. Das Ergebnis: Stillstand. Das wichtigste, das bei Eigentumsfragen zu beachten ist, selbst wenn Sie bekommen, was Sie wollen, dass Sie sich des Sieges nicht lange erfreuen werden. Die schlechten Gefühle, die bei jeder Meinungsverschiedenheit aufkomrnen, können künftige Vereinbarungen mit dem Verlierer beeinträchtigen. Besser ist es, sich zu überlegen, in wessen Gebiet man eindringt, ganz gleich, ob man eine neue Idee hat oder eine neue Initiative anführen will. Mit dem fraglichen Mitarbeiter sollte man möglichst früh Kontakt aufnehmen und ihn zur Unterstützung der Idee gewinnen. Ein guter Mentor kann Ihnen helfen, selbst durch schwieriges Gewässer zu steuern. (Im Artikel 15 erfahren Sie mehr über Mentoren.) Jede Initiative, die Sie starten, muss von denen, die tagtäglich damit konfrontiert werden, positiv aufgenommen werden.