Personalfragebogen richtig ausfüllen – richtige Vorbereitung für das Vorstellungsgespräch

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Personalfragebogen richtig ausfüllen
Der Personalfragebogen ist eine wichtige, von den Bewerbern oft unterschätzte Unterlage für das Vorstellungsgespräch. Natürlich haben nicht alle Arbeitgeber vorgedruckte Personalfragebogen, aber es sind durchaus nicht immer nur die großen Unternehmen, die dem Bewerber einen Fragebogen mit gezielt firmenbezogenen Fragen in die Hand drücken, in mittleren oder kleinen Unternehmen sind eher die allgemeiner gehaltenen Fragebogen üblich, die vorgefertigt zu beziehen sind. Zunächst werden Sie sich fragen, welchen Sinn solch ein Fragebogen überhaupt hat, wenn doch bereits in der Bewerbung schon alles enthalten ist. Es gibt zwei wichtige Gründe. Zum einen hofft der Arbeitgeber durch spezielle Fragestellungen mehr zu Ihrer Person zu erfahren und zum anderen möchte er anhand der von ihm vorgegebenen Fragen einen Eindruck von Ihnen gewinnen. Anders gesagt, die Angaben im tabellarischen Lebenslauf reichen ihm nicht aus, er will ein spezielles, auf die Firma bezogenes Bild von Ihnen haben, kein allgemeines. Wenn Sie einen Personalfragebogen erhalten, dann sollten Sie ihn auch stets ausfüllen, und zwar vollständig und lückenlos.

Von diesem Prinzip können Sie nur Abstand nehmen, wenn Sie bereits eine sehr ausführliche Bewerbung schriftlich vorgelegt haben und dann z. B. unter der Rubrik Werdegang auf Ihre Angaben im Lebenslauf verweisen. Aber hier ist Vorsicht geboten, denn ein Personalfragebogen birgt einiges an Gefahren. Wenn in den kleingedruckten Erläuterungen des Fragebogens steht „Wir bitten Sie, alle Rubriken auszufüllen“ oder „Bitte alle Fragen sorgfältig beantworten, keine Verweise auf bereits vorgelegte Unterlagen“, dann müssen Sie sich auch unbedingt daran halten. Tun Sie es nicht, setzen Sie sich dem Verdacht aus, z. B. nicht anpassungswillig oder gar eigensinnig zu sein. Das Gleiche gilt, wenn Sie die vorgegebenen Fragen nach Ihrem Gutdünken abändern und im Text überschreiben oder die vorgegebenen Antworten (meistens zum Ankreuzen) um die Varianten erweitern, die vorteilhafter erscheinen. Beispiel:

Bei der Frage nach Sprachkenntnissen stand in einem Personalfragebogen:

Ein Bewerber setzte über das Wort „gut“ das Wort „sehr“, ein anderer strich „zur Verständigung“, und wieder ein anderer strich die ganze obere Leiste weg und verbesserte in „Grundkenntnisse“. Sehr viele Bewerber ergänzten auch weitere Sprachen, z.B. auch Latein. Dabei übersahen sie, dass der Arbeitgeber daran überhaupt nicht interessiert war; für ihn zählten nur die im Geschäftsverkehr benötigten englischen, französischen und spanischen Sprachkenntnisse.

Etliche Minuspunkte kann man sich auch einhandeln, wenn man den Personalfragebogen zwar zum Vorstellungsgespräch mitbringt, aber nicht ausgefüllt hat. Solche Bewerber bemerken dann meistens, sie wollten erstmal sehen, was das Unternehmen so zu bieten hätte, außerdem habe man ja eine Bewerbungsmappe übersandt. Eine derartige Einstellung verkennt die für den Arbeitgeber eigene Bedeutung des Personalfragebogens und ist auch unhöflich. Wenn Sie Vorbehalte haben, irgendwelche Fragen zu beantworten, dann nimmt es Ihnen niemand übel, wenn Sie eine Bemerkung dazu machen, z. B. dass Sie die Beantwortung dem persönlichen Gespräch Vorbehalten wollten.
Das kann bei Fragen nach dem Gehalt oder auch zur persönlichen Situation angebracht sein. Im Gespräch sollten Sie dann aber unbedingt auch darauf eingehen. Üblicherweise findet man in etwas ausführlicheren Personalfragebogen folgende Rubriken:
Angaben zur Person/Persönliches
Angaben zur Ausbildung
Angaben zur Berufstätigkeit/Werdegang
Sonstiges/Ihre Vorstellungen

In der ersten Rubrik werden Angaben zur Person, zum Alter, zum Familienstand und zur Staatsangehörigkeit abgefragt. Nicht selten findet man aber auch eine Rubrik, die mit „Gesundheitszustand“ betitelt ist. Hier ist Diplomatie gefragt, denn das Fragerecht des Arbeitgebers gilt durchaus nicht uneingeschränkt. Selbst wenn Sie unzulässige Fragen (z. B. nach der Schwangerschaft) entdecken, kann es im Einzelfall geschickter sein, diese zu beantworten.

Es kommt immer darauf an, wie jemand begründet, eine Frage nicht beantwortet zu haben. Bei der Frage nach der Schwangerschaft könnten Sie z. B. sagen: „Die Frage habe ich zunächst nicht ausgefüllt, weil ich nicht ganz sicher bin, ob das noch zulässig und notwendig ist, vielleicht können Sie mir da weiterhelfen?“ Aber Achtung: Ihre Angaben im Fragebogen müssen der Wahrheit entsprechen. Werden sie wissentlich falsch gemacht, kann der Arbeitsvertrag u.U. wegen arglistiger Täuschung angefochten werden.

In der zweiten und dritten Rubrik geht es eigentlich um bekannte Fakten: Ihren Ausbildungs- und Werdegang. Diesen brauchen Sie im Prinzip nur aus Ihrem tabellarischen Lebenslauf zu übernehmen. Aber auch hier müssen Sie auf der Hut sein, denn die Angaben im Fragebogen müssen mit denen im tabellarischen Lebenslauf übereinstimmen. Das hört sich selbstverständlich an, ist es aber in der Praxis oft nicht. Der Grund ist, dass viele Bewerber erst kurz vor dem orstellungsgespräch beim Arbeitgeber den Fragebogen ausfüllen sollen und dann ihre eigenen Unterlagen nicht dabei haben. Das sollten Sie übrigens immer tun: zu jedem Vorstellungsgespräch für Ihre eigene Sicherheit eine Kopie des Anschreibens und Ihres Lebenslaufes dabei haben, obwohl Sie sich durch entsprechende Vorbereitung am besten ohne schriftliche Unterlagen auf das Gespräch konzentrieren können. Doch vielleicht ist Ihnen ein Blick in Ihre Unterlagen kurz vor dem Gespräch noch eine Gedächtnisstütze.

Wenn also in der Rubrik „Beruflicher Werdegang“ zwischen Angaben im tabellarischen Lebenslauf und im Fragebogen Differenzen bestehen, dann werden Sie als Bewerber immer mit (oft unangenehmen) Nachfragen zu rechnen haben. Bei der persönlichen Vorstellung werden auch Fragen gestellt zum letzten und zum gewünschten Gehalt, nach erhaltenem Urlaub, nach Kündigungsfristen und Eintrittsterminen und ab und an auch nach Nebentätigkeiten oder öffentlichen Ämtern. Während man im Fragebogen die Frage nach dem Wunschgehalt offen lassen darf, besonders dann, wenn im Anschreiben bereits gesagt wurde, dass man die Gehaltsfrage gern dem persönlichen Gespräch Vorbehalten wolle, kann die Frage nach dem jetzigen Gehalt verfänglich sein. Die Angabe des augenblicklichen Gehalts muss unbedingt wahrheitsgemäß sein. Sie bringen sich in eine missliche Situation, wenn Sie überhöhte Angaben zum jetzigen Gehalt machen, Ihre Steuerkarte aber, die Sie ja beim neuen Arbeitgeber abgeben müssen – zumindest, wenn Sie im Laufe des Jahres wechseln – ganz andere Beträge ausweist. Zwar hat ein guter Personalleiter seine Erfahrungswerte, auch aus anderen Branchen, manchmal steht jedoch – gerade bei außertariflich dotierten
Positionen – die Gehaltsfrage völlig offen im Raum.

Fingerspitzengefühl können Sie beweisen beim Ausfüllen der Rubrik Ehrenämter/ öffentliche Ämter. Wenn dort als Antwort steht: „Ich bin seit 10 Jahren ABC-Stadtrat und ebenfalls ehrenamtlich im Beirat der Gewerkschaftseinrichtung XY“, dann körnten Sie bei einem Arbeitgeber, der eher eine kontroverse Richtung vertritt, wohl kaum mit offenen Armen rechnen, obwohl Gleichbehandlungsprinzip besteht und niemand z. B. wegen seiner politischen Anschauung benachteiligt werden darf. Wenn Sie dagegen eine Reihe von Ehrenämtern oder Nebentätigkeiten aufzählen, mag sich der Personalchef fragen, ob Sie überhaupt noch Zeit für die ausgeschriebene Position haben. Beschränken Sie sich auf ein vertretbares Maß und nennen Sie nur, was wirklich wesentlich ist und wovon Sie erwarten können, dass es auf Akzeptanz stößt. Wenn Sie z. B. ehrenamtlich im Vorstand des Kirchenkreises sind, dann setzen Sie dies in der Rubrik Ehrenämter ein, weglassen sollten Sie hingegen, dass Sie eventuell auch noch Kassierer im Skatverein oder 2. Vorsitzender in einem Hundezüchterclub sind. Auch bei der Frage nach der Verfügbarkeit, also zum Eintrittstermin und zu den Kündigungsfristen, kann man Fehler machen. Dazu ein Beispiel:

Ein Bewerber hatte in seinem Bewerbungsanschreiben geschrieben:
„Mit Blick auf meine vertragliche Kündigungsfrist, die sechs Wochen zum Quartalsende beträgt, könnte ich Ihnen frühestens am 1.10.2002 zur Verfügung stehen.“ Als der Bewerber dann kurze Zeit später zu einem Gespräch eingeladen wurde und einen Personalfragebogen ausfüllen sollte, schrieb er bei der Frage Eintrittstermin? „Sofort“. Er hatte offenbar seine Angaben im Anschreiben vergessen, wurde vom Personalleiter darauf angesprochen und verwickelte sich dann in Widersprüche. Der Bewerber offenbarte dadurch, dass er arbeitslos bzw. gekündigt worden war, Angaben, die er eigentlich vermeiden wollte.

Weiter oben wurde schon erwähnt, dass das Fragerecht des Arbeitgebers arbeitsrechtlichen Grenzen unterliegt, was auch die Fragen in einem Personalfragebogen betrifft. Es ist inzwischen allgemein anerkannt, dass allzu persönliche Fragen, die den Privatbereich des Bewerbers oder der Bewerberin tangieren, unzulässig sind. Dazu gehören Fragen nach der Religionszugehörigkeit (Ausnahme: Sie bewerben sich in einer konfessionellen Einrichtung, bei der die Religionszugehörigkeit zwingend Voraussetzung ist), nach der Schwangerschaft oder auch nach Vorstrafen (Ausnahme, wenn die Frage für die aus geschriebene Position von Bedeutung ist, z. B. bei einer Vertrauensposition als Kassierer oder bei besonderer Stellung im internen Sicherheitsdienst). Solche Fragen brauchen Sie nicht zu beantworten. Von großer praktischer Bedeutung ist immer wieder die Frage nach der Schwerbehinderung. Zum einen sind alle Arbeitgeber bereits gesetzlich verpflichtet, 6% ihrer Arbeitsplätze mit Schwerbehinderten zu besetzen; das gibt ihnen das Recht nach der Behinderung des Arbeitnehmers zu fragen. Zum anderen weiß man nicht erst seit heute, dass Schwerbehinderte als Arbeitnehmer sehr viele Sonderrechte haben, z.B.

Kündigungsschutz, Zusatzurlaub, Anspruch auf einen behindertengerechten Arbeitsplatz, auf bevorzugte Beförderung oder Behandlung einer Bewerbung bei gleicher Eignung wie nicht behinderte Kandidaten. Deshalb hat der Arbeitgeber natürlich auch ein Interesse daran zu erfahren, ob bei dem Bewerber Behinderungen vorliegen. Ganz abgesehen davon können Behinderungen auch aus sicherheitsorientierten Aspekten problematisch werden, sodass der Arbeitgeber Vorsorge treffen muss. Einen Gehörlosen z. B. wird er kaum in einem gefahrgeneigten Bereich einsetzen können, weil der Mitarbeiter dann Warnrufe nicht hört. Die Frage nach der Schwerbehinderung muss immer wahrheitsgemäß beantwortet werden. Es empfiehlt sich bereits im Anschreiben darauf hinzuweisen, besonders, wenn es sich um eine sichtbare Behinderung handelt, wie z. B. bei einem Rollstuhlfahrer. Wer Angst hat, wegen seiner Behinderung als Bewerber benachteiligt zu werden, sollte sich eine Strategie ausdenken, dieses Thema positiv an geeigneter Stelle des Vorstellungsgespräches einzubringen. Man könnte als Schwerhöriger z. B. sagen: „Ich habe zum Schluss noch eine kleine Frage. Mir hat das Vorstellungsgespräch bis jetzt sehr gut gefallen, und auch mein Interesse an Ihrem Unternehmen ist dadurch noch gestiegen.

Ich weiß nicht, ob Ihnen an mir etwas aufgefallen ist? Jedenfalls trage ich ein kleines Hörgerät, weil ich seit meiner Kindheit leicht hörbehindert bin. Deshalb habe ich einen Schwerbehindertenausweis. Für den Fall, dass Sie meine Bewerbung weiterverfolgen oder mich gar einstellen wollen, möchte ich Ihnen das vorab mitgeteilt haben.“ Mit einer solchen Strategie kommen Sie sehr viel weiter, als wenn Sie in die Defensive gehen und ängstlich abwarten, ob der Arbeitgeber vielleicht etwas merkt. Manchmal sind im Personalfragebogen auch Felder für ein Foto vorgesehen. Wenn Ihre Bewerbungsmappe bereits ein Foto enthält, ist es kein Nachteil, wenn Sie dem Fragebogen kein weiteres Foto beifügen. Bitte schreiben Sie auch deutlich lesbar, in Blockschrift oder-wenn Sie den Fragebogen zu Hause ausfüllen – mit der Schreibmaschine, soweit es die Rubriken, die manchmal sehr eng sind, zulassen. Vermeiden Sie Durchstreichungen und unschöne Korrekturen, und lassen Sie sich nicht hinreißen zu Oberflächlichkeiten in der Beantwortung, wenn Sie den Fragebogen unter Zeitdruck im Hause des Arbeitgebers ausfüllen sollen.

Nachfolgend sehen Sie ein Beispiel für einen Personalfragebogen, hier nur mit „Personalbogen“ bezeichnet. Unzulässig ist die Frage II.6. zur Schwangerschaft, während die Frage nach etwaigem noch andauerndem Erziehungsurlaub zulässig und arbeitsrechtlich auch geboten ist. Unter IV. werden „alle“ bisher ausgeübten Tätigkeiten verlangt, auch Angaben zur Arbeitslosigkeit sind erbeten. Hier muss also sehr genau ausgefüllt werden. Bei einem Verweis auf einen bereits abgelieferten Lebenslauf muss dieser die erbetenen Daten enthalten, sonst dürfen Sie nicht verweisen! Achtung: Mit Ihrer Unterschrift unter diesen Fragebogen bestätigen Sie, dass Sie alle Angaben nach bestem Wissen und Gewissen gemacht haben.

Personalfragebogen