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Ein Projekt sorgfältig zu planen und sich darauf vorzubereiten, ist der erste Schritt zum Projekterfolg. Ob das Projekt aber dann tatsächlich ein Erfolg wird, erfährt man erst, wenn man die Pläne in die Tat umsetzt. In diesem Abschnitt beschäftigen wir uns mit den drei Aktivitäten, die Sie effektiv und konsistent bei allen Aufgaben, die während des Projekts zu lösen sind, umsetzen müssen.
Die tägliche Arbeit im richtigen DetailIierungsgrad planen
Wenn Sie den Zeitplan für ein Projekt entwickeln, müssen Sie sich bei den einzelnen Aktivitäten für bestimmte Perioden entscheiden . Um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass Sie alle Aktivitäten, die für dieselbe Periode eingeplant sind, auch wirklich erledigen, müssen Sie die Aktivitäten für jeden einzelnen Tag zeitlich genau durchplanen. In einem Multi-Projektumfeld, wo mehrere voneinander unabhängige Kräfte aus verschiedenen Richtungen an den Mitarbeitern und Ressourcen der einzelnen Projekte zerren, sollten Sie folgenden Aspekten bei der Prioritätensetzung etwas mehr Aufmerksamkeit schenken, als wenn Sie nur ein einzelnes Projekt betrachten:
✓ Abhängigkeiten zwischen Lower-Level-Aktivitäten: Die Reihenfolge, in der Sie die Unteraufgaben einer Aktivität abarbeiten.
✓ Personalverfügbarkeit: Andere Verpflichtungen der Personen, die mit Ihnen an einer Aktivität arbeiten.
Verfügbarkeit anderer Ressourcen: Die Tageszeiten, in denen die Einrichtungen, die Ausrüstung oder andere Ressourcen, die Sie für Ihre Arbeit benötigen, für andere Arbeiten reserviert sind.
✓ Projektrisiken: Die Wahrscheinlichkeit, dass eine Aktivität länger dauert, mehr oder andere Ressourcen beansprucht oder nicht das gewünschte Ergebnis erzielt. Außerdem sollten Sie das kurzfristige Hin- und Herspringen zwischen Aktivitäten vermeiden, eine Gewohnheit, die die Gesamtdauer zur Erledigung einer Aufgabe verlängert.
Um die Arbeitsplanung zu erleichtern, sollten Sie täglich folgende Hilfsmittel nutzen:
✓ To-do-Liste: Eine Liste der Aufgaben, die Sie erledigen wollen, sortiert nach Wichtigkeit.
✓ Tageskalender: Eine Auflistung der Anfangs- und Endzeiten der Aufgaben auf der Liste.
Sie können diese Listen auf Ihrem Computer führen, auf Papier oder was auch immer Ihnen am angenehmsten ist. Achten Sie nur darauf, dass Sie sie täglich aktualisieren und sich sklavisch daran halten.
Fortschritt berichten
Im Laufe eines Projekts kommt es häufig vor, dass sich die Teammitglieder in den jeweiligen Prioritäten des Augenblicks verlieren und aus den Augen verlieren, wie sich die Einzelteile zusammenlügen. Ein regelmäßiger Bericht über den Projektfortschritt ist besonders in einem Multi-Projektumfeld wichtig, damit die Beteiligten immer wieder an die Teamziele erinnert werden und die Mitarbeiter in verbundenen Projekten über den Fortschritt und mögliche Änderungen auf dem Laufenden gehalten werden.
Wenn zwischen einzelnen Projekten Abhängigkeiten und Verbindungen bestehen, gehen Sie bei den Fortschrittsberichten folgendermaßen vor:
✓ Geben Sie die Informationen über den Fortschritt in den einzelnen Aktivitäten an alle Projekte weiter, die von den Ergebnissen dieser Aktivität abhängen.
✓ Holen Sie sich bei ihren Teammitgliedern alle Informationen ein. die externe Aktivitäten betreffen, die Auswirkungen auf Ihr Projekt haben könnten und verbreiten Sie diese Informationen an alle anderen.
✓ Betonen Sie gegenüber Ihren Teammitgliedern immer wieder die Ergebnisse, die Ihr Projekt liefern wird und welche Arbeiten dafür notwendig sind.
✓ Wenn Ihr Projekt Teil eines Gesamtprojekts ist, besprechen Sie auch immer wieder, wie die anderen Teilprojekte laufen und wie Ihr Projekt diese unterstützt bzw. von ihnen abhängig ist.
Veränderungsmanagement (Change Management)
In jedem Projekt ist es zeitaufwändig, die Auswirkungen von geplanten Änderungen einzuschätzen und die richtigen Leute über vorgenommene Änderungen zu informieren. Besonders aufwändig ist das in einem Multi-Projektumfeld, denn es sind mehr Personen beteiligt und es kann schwieriger sein, effektive, effiziente und schnelle Wege zu finden, diese einzubeziehen. Wenn Sie in einem Multi-Projektumfeld über mögliche Änderungen nachdenken. bedenken Sie auch die Auswirkungen auf alle Projekte, die damit in Zusammenhang stehen. Wenn Sie beschließen, etwas in Ihrem Projektplan zu ändern, teilen Sie all denen, die für verbundene Aktivitäten in anderen Projekten verantwortlich sind, diese Änderungen in einer schriftlichen Erläuterung mit.
