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Stellen Sie sich vor, Sie stehen am Ende eines großen Raumes, der mit vielen verschiedenen Sofas, Sesseln und Tischen gefüllt ist. Sie wollen sich der Herausforderung stellen, den Raum zu durchqueren, ohne gegen eines der Möbelstücke zu stoßen. Aber als Sie sich auf den Weg machen wollen, geht plötzlich das Eicht aus und jetzt müssen Sie den Weg in völliger Dunkelheit machen und sich lediglich auf Ihre Erinnerung an die Anordnung der Möbel in Ihrem Kopf verlassen. Hört sich nach einer ziemlich schwierigen Aufgabe an, oder? Wie viel leichter wäre es, wenn die Lichter wenigstens alle paar Sekunden einmal angehen würden – Sie könnten genau sehen, wo Sie stehen, wohin Sie gehen müssen und wo Möbel im Weg stehen. Der Weg wäre noch immer schwierig, aber viel leichter als in völliger Dunkelheit.
Überraschenderweise ähneln viele Projekte diesem Weg durch den Raum. Man plant, wie man ein bestimmtes Projekt umsetzt – wer mach was bis wann und was kostet es – und dann teilt man diese Informationen den Teammitgliedern mit und denjenigen, die das Projekt sonst noch unterstützen. Aber sobald die Projektarbeit beginnt, bekommen die Beteiligten keine Informationen über den Fortschritt, die noch verbleibende Arbeit oder Hindernisse, die drohen können. Effektive Kommunikation ist ein Schlüssel zu erfolgreichen Projekten – das bedeutet, die richtigen Informationen an die richtigen Personen zur rechten Zeit weitergeben.
Eine informative Kommunikationspolitik hat folgende Vorteile:
✓ Aufrechterhaltung der Motivation und Unterstützung bei wichtigen Beteiligten und den Teammitgliedern
✓ eine schnelle Problemerkennung und Entscheidung
✓ eine klare Projektausrichtung
✓ Anerkennung der Zwischenerfolge
✓ produktive Arbeitsbeziehungen unter den Teammitgliedern
Wenn Sie Ihre Projektkommunikation von vornherein planen, können Sie rechtzeitig die richtigen Medien auswählen, die Sie zur Versendung von Informationen benutzen möchten. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie jeden Einzelnen in der Informationsschleife halten, sodass er über den Status des Projekts Bescheid weiß.
Das richtige Medium für Ihre Bedürfnisse
Wenn Sie überlegen, wie Sie mit Ihrem Team und den anderen Projektbeteiligten kommunizieren wollen (in Artikel 3 gehe ich detailliert auf die unterschiedlichen Beteiligten ein), ist die Entscheidung, welches das richtige Medium ist, genauso wichtig wie die Entscheidung, welche Informationen man weitergeben will. So stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten die Informationen bekommen, die sie brauchen, wenn sie sie brauchen.
Projektkommunikation kann formell oder informell geschehen.
✓ Formelle Kommunikation ist geplant und erfolgt entsprechend dem festgesetzten Zeitplan nach einem bestimmten Verfahren. Beispiele sind die wöchentlichen Teammeetings und monatlichen Fortschrittsberichte.
✓ Informelle Kommunikation erfolgt, wenn jemandem spontan einfällt, dass er einem anderen etwas mitteilen möchte. Diese informelle Kommunikation erfolgt fortwährend während der Projektumsetzung. Beispiele sind kurze Gespräche in der Kaffeeküche oder die E-Mails, die man täglich verschickt.
Man muss aber aufpassen, dass man sich nicht auf einen solchen informellen Gedankenaustausch verlässt und nur noch diesen Weg wählt, weil an diesen Gesprächen meistens nur eine kleine Anzahl der Personen teilnimmt, die aus den angesprochenen Themen einen Nutzen ziehen können. Um das Risiko von Missverständnissen zu mindern und zu verhindern, dass sich jemand verletzt fühlt, sollte man Folgendes tun:
✓ Geben Sie wichtige Informationen, die man in informellen Gesprächen ausgetauscht hat, schriftlich weiter.
✓ Vermeiden Sie informelle Gespräche, wenn nur ein Teil der Personen, die von den Themen betroffen sind, anwesend sind. Sowohl formelle als auch informelle Kommunikation kann schriftlich oder mündlich erfolgen. Im folgenden Abschnitt erfahren Sie, wann man wie kommuniziert und wie man es am effektivsten tut.
Die reinen Fakten: Schriftliche Berichte
In einem schriftlichen Bericht haben Sie die Möglichkeit, Daten und Fakten besser zu vermitteln und die Worte sorgfältig zu wählen, um Missverständnisse zu vermeiden. Außerdem haben Sie nicht nur einen Beleg über die Informationen, die Sie weitergegeben haben, sondern können diese Informationen einem größeren Publikum zugänglich machen. Schriftliche Berichte haben aber auch ihre Nachteile. Sie erlauben es den Beteiligten nicht. Fragen zum Inhalt, zur Bedeutung und zu dem was er impliziert zu stellen. Bei schriftlichen Berichten können Sie nicht wissen, oh die Empfänger Ihre Nachricht so empfangen und interpretiert haben, wie Sie sie gemeint haben. Bei einem schriftlichen Bericht bekommen Sie keine Hinweise auf nonverbale Signale, aus denen Sie schließen können, wie die Empfänger auf Ihren Bericht reagieren, und sie lassen keine interaktive Diskussion oder ein Brainstorming zu. Und das Schlimmste: Sie wissen nie, ob der Empfänger den Bericht überhaupt gelesen hat!
Folgende Punkte sollten Sie bedenken, um die Chance, dass die Empfänger Ihren schriftlichen Bericht lesen und verstehen, zu erhöhen:
✓ Regelmäßig versandte Berichte in immer dem gleichen Format erstellen. Dadurch ist es für den Empfänger leichter, nach bestimmten Informationen zu suchen.
✓ Seien Sie zielorientiert. Es ist besser, mehrere kurze Berichte zu besonderen Themen zu verfassen, als mehrere Themen in einem langen Bericht abzuhandeln. So ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass der Leser die wichtigen Informationen zu jedem einzelnen Thema richtig versteht.
✓ Verwenden Sie so wenig Fachausdrücke und Fremdwörter wie möglich. Wenn jemand mit den Fachausdrücken in Ihrem Bericht nicht vertraut ist, entgeht ihm zumindest ein Teil Ihrer Botschaft.
✓ Nutzen Sie schriftliche Berichte, um Fakten zu veröffentlichen, und geben Sie immer einen Ansprechpartner an, den man kontaktieren kann, wenn man zu bestimmten Themen weitere Informationen wünscht. Schriftliche Berichte beschränken sich auf die harten Fakten und lassen wenig Raum für subjektive Interpretationen, und sie können später jederzeit als Referenz genutzt werden. Eine Kontaktperson kann mögliche Fragen, die der Empfänger haben könnte, beantworten und auch etwas dazu sagen, warum diese Information verbreitet wurde.
✓ Beschreiben Sie klar und deutlich, welche Maßnahmen aufgrund der in dem Bericht enthaltenen Informationen getroffen werden sollen, und wer sie treffen soll. Je genauer Sie erklären, was Sie von dem Leser jetzt erwarten, desto eher wird er das auch tun.
✓ Wichtige Schlüsselinformationen können Sie besonders kenntlich machen, indem Sie moderne Formatierungsmöglichkeiten nutzen. Sie können die wichtigsten Passagen in einer anderen Farbe oder auf farbigem Papier ausdrucken oder wichtige Abschnitte in einem Deckblatt-Memo zusammenfassen. Dieser zusätzliche Aufwand erhöht die Wahrscheinlichkeit. dass die Beteiligten den Bericht sehen und lesen.
✓ Nachdem Sie den Bericht verschickt haben, besprechen Sie mit den Empfängern ein oder zwei wichtige Punkte, die in dem Bericht angesprochen werden. Auf diese Weise können Sie recht schnell feststellen, ob jemand Ihren Bericht gelesen hat oder nicht.
✓ Ihre Berichte sollten, wenn möglich, nicht länger als eine Seite sein. Falls sie länger sind, erstellen Sie am Anfang des Berichts eine kurze (höchstens eine Seite lange) Zusammenfassung des Inhalts (weitere Informationen finden Sie im Kasten Fasse dich kurz!).
Weitere Informationen dazu, wie man diese Form der Kommunikation verfasst, finden Sie in dem Abschnitt einen schriftlichen Projektfortschritts- oder Statusbericht erstellen weiter hinten in diesem Artikel.
Fasse dich kurz!
Hüten Sie sich vor dem ja, aber .„-Syndrom, das eigentlich nur ausdrückt, dass Sie der Meinung sind, dass sich eine Idee zwar ganz toll anhört, dass Ihre Situation aber eine ganz besondere Herangehensweise erfordert. Vor einigen Jahren erzählte ich den Teilnehmern eines meiner Seminare ebenfalls, dass man Projektberichte auf eine Seite oder weniger beschränken sollte. Die meisten stimmten mir zu. dass das sicher sinnvoll sei, aber ein Teilnehmer fand diesen Gedanken völlig abwegig. Er erklärte, dass sein Projekt so wichtig und so komplex sei, dass er seinem Vorgesetzten jeden Monat einen Bericht schicke, der mindestens zehn Seiten lang sei, und dass sein Vorgesetzter jedes einzelne Wort lesen würde. Ich hatte einige Wochen später die Gelegenheit, in einem ganz anderen Zusammenhang mit dem Vorgesetzten dieses Teilnehmers zu sprechen. Im Verlauf unseres Gesprächs erwähnte er zufällig, wie unzufrieden er mit einem seiner Mitarbeiter sei, der der Meinung war, dass sein Projekt so wichtig sei, dass er jeden Monat einen Statusbericht schickte, der mindestens zehn Seiten lang war. Er sagte, dass er meistens nur den ersten Absatz las und nur selten die Zeit hatte, alles sorgfältig durchzulesen. Er sagte, er hoffte sehr, dass dieser Mitarbeiter in meinem Seminar gut zugehört hätte, als ich davon sprach, dass Projektberichte nicht länger als eine Seite sein sollten!
Nur so kommt man weiter: Effiziente Meetings
Kaum ein Wort verursacht so viel Frust wie das Wort Meeting. Die Meinungen über Meetings reichen von im Zeitalter einer technologie- und computerorientierten Gesellschaft die letzte Möglichkeit zu persönlichen, zwischenmenschlichen Kontakten bis die größte Zeitverschwendung aller Zeiten. Sicher haben Sie auch schon an Meetings teilgenommen, wo Sie am liebsten nur noch mit dem Kopf gegen die Wand gelaufen wären. Schon mal an einem Meeting teilgenommen, das nicht pünktlich angefangen hat? Oder wie war das noch mit dem Meeting, für das es keine Tagesordnung gab oder wo man sich nicht an die verteilte Tagesordnung gehalten hat? Oder die Meetings, auf denen Probleme diskutiert wurden, von denen Sie dachten, die wären schon auf früheren Meetings gelöst worden? Meetings müssen aber nicht unbedingt schmerzvolle Angelegenheiten sein. Sie können dann durchaus sinnvoll und nützlich sein, wenn sie sorgfältig geplant und durchgeführt werden. Wenn man sie richtig nutzt, kann man in Meetings mehr über die Erfahrungen, das Hintergrundwissen und die Arbeitsmethoden der Teammitglieder erfahren; man kann Brainstormings veranstalten, Probleme analysieren und Entscheidungen treffen. Außerdem bieten sie ein Forum, um Hintergrundinformationen und Interpretationsmöglichkeiten von bestimmten Botschaften zu erfahren.
Sie können Ihre Meetings effizienter gestalten, wenn Sie die Vorschläge in dem nachfolgenden Abschnitt befolgen.
Ein erfolgreiches Meeting planen
Um ein gutes Meeting durchführen zu können, müssen Sie es gut durchplanen. Bedenken Sie dabei folgende Punkte:
✓ Den Zweck des Meetings klarmachen. Dieser Schritt hilft Ihnen dabei, die richtigen Personen einzuladen, und ermöglicht es den Teilnehmern, sich auf das Meeting vorzubereiten.
✓ Entscheiden, wer teilnehmen soll und warum. Wenn Sie Informationen benötigen, stellen Sie fest, wer sie besitzt. Wenn Sie auf dem Meeting Entscheidungen fällen wollen, stellen Sie fest, wer die dazu erforderliche Autorität besitzt, und sorgen Sie dafür, dass diese Person an dem Meeting teilnimmt.
✓ Laden Sie rechtzeitig im Voraus dazu ein. So erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass die Personen, die Sie dabei haben möchten, auch wirklich kommen können.
✓ Informieren Sie die Personen, die teilnehmen sollen, über das Ziel des Meetings. Die meisten sind eher bereit, an einem Meeting teilzunehmen, wenn sie wissen, warum ihre Teilnahme wichtig ist.
✓ Bereiten Sie eine schriftliche Tagesordnung vor, in der die Themen und Zeiten angegeben sind. Dadurch erkennen die Eingeladenen, warum es für sie wichtig ist, an dem Meeting teilzunehmen. Die Tagesordnung ist außerdem Ihr roter Faden zur Durchführung des Meetings.
✓ Verteilen Sie die Tagesordnung und eventuell Hintergrundmaterial im Voraus. So hat jeder Zeit, Änderungen der Tagesordnung vorzuschlagen und sich auf das Meeting vorzubereiten.
✓ Meetings sollten nicht länger als eine Stunde dauern. Sie können die Teilnehmer zwar dazu zwingen, stundenlang in einem Raum zusammenzusitzen, aber Sie können sie nicht dazu zwingen, sich stundenlang auf die Diskussion zu konzentrieren. Setzen Sie, falls notwendig, mehrere Meetings an, um verschiedene oder besonders komplexe Themen zu besprechen.
Ein erfolgreiches Meeting durchführen
Wie Sie das Meeting durchführen, kann über Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Hier die wichtigsten Punkte, die Sie beachten sollten, um ein erfolgreiches Meeting durchzuführen:
✓ Beginnen Sie pünktlich, auch wenn noch jemand fehlt. Wenn die Teilnehmer merken, dass Sie warten, bis auch der Letzte eingetroffen ist. kommen irgendwann alle zu spät.
✓ Bestimmen Sie einen Zeitwächter. Diese Person erinnert die Gruppe daran, wenn die vorgesehene Zeit für einen Tagesordnungspunkt überschritten wird.
✓ Halten .Sie schriftlich fest, wer teilgenommen hat, welche Themen erörtert wurden, welche Entscheidungen getroffen und welche Aufgaben verteilt wurden. Dieser Prozess hilft den Teilnehmern, sich die Informationen noch einmal anzusehen und dient als Erinnerungshilfe für die Aufgaben, die nach dem Meeting umgesetzt werden müssen.
✓ Listen Sie die Punkte auf, die nach dem Meeting noch weiterverfolgt werden sollen, und benennen Sie Verantwortliche zu jedem einzelnen Punkt auf dieser Liste. So stellen Sie sicher, dass Sie, wenn Sie diese Themen auf einem der nächsten Meetings wieder diskutieren, die notwendigen Informationen vorliegen haben, um die Probleme zu lösen.
✓ Wenn für eine bestimmte Entscheidung nicht die richtigen Personen anwesend oder die richtigen Informationen vorhanden sind, diskutieren Sie nicht länger darüber, sondern setzen Sie diesen Punkt auf die To-do-Liste. Ein Problem zu diskutieren, ohne die notwendigen Informationen oder Beteiligten, ist Zeitverschwendung.
✓ Beenden Sie das Meeting pünktlich. Die Teilnehmer haben möglicherweise andere Termine, die beginnen, wenn Ihr Meeting endet. Wenn Sie das Meeting nicht pünktlich beenden, führt das dazu, dass diese Teilnehmer sich entweder verspäten oder Ihr Meeting vorzeitig verlassen.
Nachbereitung mit den letzten Details
Das Meeting ist vielleicht vorbei, aber es wartet noch Arbeit auf Sie. Achten Sie darauf, dass Sie noch Folgendes erledigen, um den größten Nutzen aus dem Meeting zu ziehen:
✓ Verteilen Sie umgehend das Protokoll an alle Teilnehmer. So erhalten die Teilnehmer noch einmal
eine Bestätigung der Informationen, solange diese noch frisch sind, und sie werden umgehend an die
Dinge erinnert, die noch zu erledigen sind.
✓ Überwachen Sie, dass alle Punkte auf der To-do-Liste auch wirklich abgearbeitet werden. Da jede dieser Aufgaben wiederum ein Miniprojekt darstellen, hilft die Überwachung dieser Aufgaben, die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass sie auch wirklich erledigt werden. Denken Sie über die gemachten Vorschläge nicht nur nach. Ideen zu diskutieren verbessert Ihre Meetings nicht. Handeln Sie entsprechend!
