Verantwortungsvoll handeln, wenn Änderungen notwendig sind – Projektmanagement Phasen

Egal, wie sorgfältig Sie geplant haben, es wird immer etwas passieren, was Sie nicht vorhersehen konnten. Vielleicht erfordert eine Tätigkeit mehr Engagement als gedacht. Kundenwünsche und Anforderungen verändern sich oder es wird eine neue Methode entwickelt. Wenn solche Dinge passieren, müssen Sie Ihren Plan möglicherweise überarbeiten, um sich auf diese neuen Bedingungen einstellen zu können. Auch wenn Veränderungen notwendig und wünschenswert sind, so haben sie auch meistens Nachteile. Außerdem sind unterschiedliche Beteiligte möglicherweise unterschiedlicher Ansicht darüber, welche Veränderungen wichtig sind und wie man sie in die Pläneeinbezieht. Dieser Abschnitt soll Ihnen helfen. Änderungen in Ihrem Projekt richtig zu managen. Er zeigt Ihnen ein paar nützliche Tipps, die Sie befolgen können, wenn sich ein Bedarf für Änderungen abzeichnet und sie diesem nachkommen wollen. Der Abschnitt beschäftigt sich auch mit schleichender Ausdehnung und wie Sie sie vermeiden können.

Auf Änderungserfordernisse reagieren
Bei großen Projekten gibt es formelle Änderungskontrollsysteme, die festlegen, wie man reagiert, wenn sich die Notwendigkeit einer Änderung ergibt. Unabhängig davon, ob Sie auf Änderungserfordernisse formell oder informell reagieren, befolgen Sie immer folgende Schritte:
1. Wenn Sie einen Antrag auf Änderung eines Teils Ihres Projektplans bekommen, klären Sie genau, was man von Ihnen erwartet.
2. Bitten Sie, wenn möglich, darum, dass man diesen Antrag schriftlich formuliert, oder bestätigen Sie die Anfrage, indem Sie schriftlich zusammenfassen, was der Antragssteller Ihrer Meinung nach erwartet. In einem formalen Change Management System müssen alle Änderungen schriftlich in Form eines Änderungsantrags eingereicht werden.

3. Ermitteln Sie, welche Auswirkungen diese Änderungen auf das gesamte Projekt haben. Überlegen Sie auch, was passieren würde, wenn Sie dem Antrag nicht stattgeben.
4. Entscheiden Sie, ob Sie die Änderungen vornehmen wollen. Wenn diese Änderungen auch andere betreffen, beziehen Sie sie ebenfalls in den Entscheidungsprozess mit ein.
5. Wenn Sie beschließen, keine Änderung vorzunehmen, informieren Sie denjenigen, der um die Änderung gebeten hatte.
6. Wenn Sie sich dafür entscheiden, die Änderungen vorzunehmen, schreiben Sie auf, was notwendig ist, um die Änderungen durchzuführen. In einem formalen Change Management System werden sämtliche Aspekte einer Änderung in einem schriftlichen Änderungsauftrag festgehalten.
7. Aktualisieren Sie Ihren Plan, damit auch mögliche Veränderungen im Zeitplan, bei den angestrebten Ergebnissen oder Ressourcenbudgets eingebaut werden können.
8. Informieren Sie alle Teammitglieder und die wichtigsten Beteiligten über die Änderungen und welche Auswirkungen sie wahrscheinlich auf das Projekt haben.

Um sicherzustellen, dass die Veränderungen reibungslos durchgesetzt werden können, beachten Sie folgende Regeln:
✓ Benutzen Sie das Thema Veränderungen nicht als Ausrede für schlechte Planung. Seien Sie bei der Erstellung Ihres Projektplans so genau und detailliert wie möglich: das spart Ihnen in der Zukunft Zeit und Geld.
✓ Vergessen Sie nicht, dass Veränderungen immer auch etwas kosten. Ignorieren Sie die Kosten nicht, nur weil Sie der Meinung sind, dass die Änderungen unvermeidlich sind; ermitteln Sie die Kosten, damit Sie sich darauf einstellen können, und. wenn möglich, halten Sie sie so niedrig wie möglich.
✓ Schätzen Sie die Auswirkungen der Veränderungen auf das gesamte Projekt ab. Beleuchten Sie es von allen Seiten; eine Änderung zu einem sehr frühen Zeitpunkt kann ein Projekt von Anfang bis Ende beeinflussen.

Achtung! Schleichende Ausdehnung
Unter schleichender Ausdehnung versteht man die allmähliche Ausdehnung der Projektarbeit ohne vorherige offizielle Genehmigung der Änderungen und der mit ihnen verbundenen Kosten und Auswirkungen. Zu einer solchen schleichenden Ausdehnung der Projektarbeit kann es aus folgenden Gründen kommen:
✓ Die ursprüngliche Beschreibung des Projektumfangs, der Ziele und der anstehenden Arbeit war unklar.
✓ Eine Grundbereitschaft, geringfügige Änderungen ohne formale Überprüfung und Genehmigung einzuführen.
✓ Sie lassen es zu, dass andere Personen als die, die die Arbeit erledigen, die mit den Veränderungen im Zusammenhang steht, entscheiden, ob die Änderungen vorgenommen werden oder nicht.

✓ Das Gefühl, nie Nein zu einem Kunden oder Auftraggeber sagen zu dürfen.
✓ Persönlicher Stolz, der Ihnen das Gefühl vermittelt, alles schaffen zu können. Eine schleichende Ausdehnung der Projektarbeit verhindern Sie folgendermaßen:
✓ Benennen Sie sämtliche Projektziele in Ihrem Projektplan genau und beschreiben Sie sie ausführlich.
✓ Schätzen Sie immer die Auswirkungen einer beantragten Änderung auf Projektprodukte, Zeitpläne und Ressourcen ab.
✓ Sagen Sie ehrlich, ob Sie der Meinung sind, dass Sie die geforderten Änderungen durchsetzen können.
✓ Entwickeln Sie eine positive, vertrauensvolle Beziehung zu Ihren Kunden, sodass sie Ihre Bedenken bezüglich einer Änderung bereitwilliger anhören.