Was versuchen Sie mit Ihrem Projekt zu erreichen – Projektmanagement Grundlagen

Ziele sind Resultate, die durch die in Ihrem Projekt erbrachten Leistungen produziert werden. Ziele können zum Beispiel die Entwicklung eines neuen Produkts oder einer Dienstleistung sein oder die Auswirkungen, die die Anwendung dieses Produkts oder dieser Dienstleistung hat. Je klarer Sie die Ziele Ihres Projekts definieren können, desto größer die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Projekt erfolgreich ist.

Um Ihre Ziele klar und konkret zu verdeutlichen, nutzen Sie folgende Elemente:
✓ Zielvereinbarung: eine kurze, ausformulierte Beschreibung dessen, was Sie erreichen möchten
✓ Maßstäbe: ein oder mehrere Indikatoren, die zur Bewertung dessen, was erreicht wurde, herangezogen werden
✓ Leistungsziele: der Wert, den ein Bewertungskriterium haben muss, damit es als erfüllt gilt Ihnen wird das Projekt übertragen, die Struktur eines existierenden monatlichen Umsatzberichtes zu verändern. Ihre Ziele könnten Sie dann so wie in Tabelle 2.1 dargestellt festlegen.

Tabelle 2.1: Darstellung eines Projektzieles

Manche versuchen, das Festlegen von konkreten Leistungszielen für einen bestimmten Maßstab dadurch zu umgehen, dass sie Bandbreiten festlegen, in denen das Ergebnis liegen darf. Damit weicht man dem eigentlichen Problem aber nur aus. Angenommen, Sie wären Außendienstmitarbeiter und Ihr Vorgesetzter würde Ihnen sagen. Sie wären dann erfolgreich, wenn Sie zwischen 20 und 25 Millionen Euro pro Jahr Umsatz machen würden. In Ihren Augen sind Sie bereits dann erfolgreich, wenn Sie die 20 Millionen Euro erreicht haben. Für Ihren Vorgesetzten sind Sie aber erst dann erfolgreich, wenn Sie die 25 Millionen Euro erreichen. Es schien zwar so. als hätten Sie und Ihr Vorgesetzter sich auf ein Ziel geeinigt, aber das war nicht der Fall.

Klare und konkrete Zielvorgaben
Wenn Sie die Ziele Ihres Projekts formulieren, müssen Sie dies klar und deutlich tun. Je klarer und konkreter Ihre Projektziele sind, desto großer die Wahrscheinlichkeit. dass Sie sie auch erreichen. Hier ein paar Tipps, wie Sie klare Zielvorgaben entwickeln können:
✓ Weniger ist mehr. Bei der Beschreibung einer Zielvorgabe sollten Sie sich kurz fassen. Wenn Sie eine ganze Seite brauchen, um ein einziges Ziel zu beschreiben. werden die meisten es nicht einmal lesen. Und selbst wenn sie es tun, ist

Ihre Zielvorgabe wahrscheinlich nicht klar definiert, sondern lässt Interpretationsspiel raum offen.
✓ Benutzen Sie keine Fachausdrücke oder Abkürzungen. Heutzutage findet man am Arbeitsplatz endlos viele Fachbegriffe und Abkürzungen. Jede Branche (zum Beispiel Telekommunikation. Finanzen, Pharmaindustrie und Versicherungswesen) hat ihr eigenes Vokabular und jedes Unternehmen innerhalb dieser Branchen ebenfalls. Innerhalb der Unternehmen haben die unterschiedlichen Abteilungen (zum Beispiel Buchhaltung, Rechtsabteilung und lT-Abtei- lung) wiederum ihren Jargon. Es kommt sogar vor. dass in ein und derselben Firma eine Abkürzung mehrere Bedeutungen hat!

✓ Formulieren Sie Ihre Zielvorgaben SMART, nämlich so:
• Spezifisch: Definieren Sie Ihr Ziel klar und detailliert, sodass Fehlinterpretationen ausgeschlossen werden.
• Messbar: Legen Sie konkret fest, mit welchen Maßstäben und Indikatoren festgestellt wird, ob Sie Ihre Zielvorgabe erreicht haben.
• Aggressiv: Setzen Sie Ziele, die eine Herausforderung darstellen und die die Beteiligten dazu ermuntern, sich über das bequeme Maß hinaus anzustrengen.
• Realistisch: Setzen Sie Ziele, die dem Projektteam realistisch erscheinen.
• Timing: Sensibilisieren Sie das Zeitgefühl Ihrer Teammitglieder. Setzen Sie einen Termin fest, bis zu dem die Zielvorgabe erreicht werden soll.

✓ Machen Sie Ihre Zielvorgaben kontrollierbar. Sie müssen dafür sorgen, dass alle Beteiligten überzeugt davon sind, Einfluss darauf zu haben, ob sie ein Ziel erreichen oder nicht. Wenn man der Meinung ist, dass man keinen Einfluss darauf hat. ob ein Ziel erreicht wird, strengt man sich nicht genug an und würde wahrscheinlich nicht einmal den Versuch unternehmen, die Zielvorgabe zu erreichen. In diesem Fall handelt es sich nicht um eine Zielvorgabe, sondern um eine Wunschvorstellung.
✓ Alle Zielvorgaben ermitteln. Zeit und Ressourcen sind immer knapp und wenn Sie ein Ziel nicht festlegen, werden (und sollten) Sie auch nichts dazu tun, es zu erreichen.
✓ Achten Sie darauf, dass sowohl Driver als auch Supporter die von Ihnen gesetzten Ziele akzeptieren. Wenn Driver sich für Ihre Ziele einsetzen. können Sie zuversichtlich sein, dass Ihr Projekt wirklich als erfolgreich angesehen wird, wenn Sie diese Vorgaben erreichen. Wenn Supporter sich für Ihre Ziele einsetzen, ist die Wahrscheinlichkeit am größten, dass die Beteiligten sich alle Mühe geben, diese Ziele zu erreichen.

Wenn ein Driver mit Ihren Zielen nicht übereinstimmt, überarbeiten Sie das Projekt so lange, bis er mit Ihnen übereinstimmt. Schließlich sind die Bedürfnisse des Drivers der Grund für Ihr Projekt! Wenn Supporter mit Ihren Zielen nicht übereinstimmen, stellen Sie fest, was ihre Bedenken sind und dann entwickeln Sie Vorgehensweisen, von denen auch die Supporter glauben, dass sie funktionieren könnten.

Unterschiedliche Arten Von Zielen
Wenn Sie ein neues Projekt beginnen, sagt Ihnen der Initiator meistens, welches die wichtigsten Ergebnisse sind, die er erreichen möchte. Es kann allerdings sein, dass er möchte, dass das Projekt auch andere Probleme löst, die er vergessen hat zu erwähnen. Und andere (noch nicht identifizierte) Personen haben vielleicht ihrerseits bestimmte Vorstellungen von den Ergebnissen Ihres Projekts.
Sie müssen so früh wie möglich alle Projektziele ermitteln, damit Sie diese einplanen und ausreichend Zeit und Ressourcen dafür vorsehen können. Wenn Sie versuchen, alle Projektziele zu ermitteln, bedenken Sie, dass es in Projekten drei verschiedene Arten von Zielen gibt:
✓ ein Produkt oder eine Dienstleistung
✓ die Auswirkungen eines Produkts oder einer Dienstleistung
✓ einen allgemeinen unternehmerischen Nutzen, der ursprünglich nicht der Grund für das Projekt war
Ihre IT-Abteilung ist dabei, ein neues Softwarepaket zu kaufen und zu installieren, das dazu dienen soll, die Ersatzteile-Datenbank des Unternehmens zu durchsuchen und zu analysieren.

Folgende Ziele kann das Projekt in den drei Kategorien haben:
✓ Produkt oder Dienstleistung: Das neue Softwarepaket soll vollständig installiert und in die Ersatzteile-Datenbank integriert werden.
✓ Die Auswirkungen eines Produkts oder einer Dienstleistung: Mit Hilfe der neuen Software werden die Lagerkosten aufgrund von zeitnaher Bestellung reduziert.
✓ Ein allgemeiner unternehmerischer Nutzen: Die neue Software kann auch für andere Datenbanken des Unternehmens genutzt werden.

Ein Ziel ist etwas anderes als ein Nebeneffekt, der zufällig entsteht. Stellen Sie sich vor. einer der Initiatoren ist erst dann ganz zufrieden, wenn die Software für die Ersatzeile-Verwaltung auch für die Produktverwaltung installiert und in das vorhandene System integriert wurde, ln diesem Fall muss die Installation der Software in der Produktverwaltung ein Ziel sein, deshalb müssen Sie dafür Zeit und Ressourcen einplanen. Wenn Ihre Auftraggeber allerdings zufrieden sind, egal, ob die Software auch in der zweiten Datenbank installiert ist, dann wäre es ein Nebeneffekt, diese Software in dieser Datenbank zu installieren und deshalb sollten Sie dafür keine Zeit oder Ressourcen einsetzen.
Um alle Projektziele zu ermitteln, müssen Sie sämtliche Driver identifizieren, die Erwartungen an Ihr Projekt stellen könnten. In Artikel 3 finden Sie Informationen über die verschiedenen Arten von Zielgruppen und darüber, wie man sie alle ermittelt.

Mit Widerständen gegen klar definierte Zielvorgaben rechnen
Nicht jeder springt vor Freude an die Decke, wenn er sich dazu verpflichten muss, konkrete Zielvorgaben einzuhalten. Leider ist es ohne klare Ziele schwieriger herauszufinden, ob man die wahren Erwartungen der Driver kennt und ob man sie erfüllt. Mit anderen Worten, ohne klare Ziele steigt das Risiko, dass das Projekt erfolglos bleibt. Hier ein paar Ausreden, um Zielvorgaben nicht zu konkret formulieren zu müssen, und ein paar Vorschläge, wie Sie auf diese Ausreden reagieren können.
✓ Ausrede 1: Übermäßige Konkretisierung beeinträchtigt die Kreativität.
Antwort: Kreativität muss gefördert werden; die Frage ist, wo und wann. Sie brauchen Leute, die kreativ daran arbeiten. Zielvorgaben einzuhalten, und nicht solche, die kreativ versuchen. Zielvorgaben zu formulieren. Sie möchten mit Bestimmtheit wissen, was andere von Ihrem Projekt erwarten, und nicht, was sie möglicherweise erwarten. Je klarer und deutlicher Sie deren tatsächliche Wünsche formulieren können, desto leichter ist es, festzustellen, ob und wie Sie diese Wünsche erfüllen können.
✓ Ausrede 2: Ihr Projekt umfasst auch Forschung und neue Entwicklungen, und man kann heute
noch gar nicht sagen, was man in der Zukunft erreichen kann. Antwort: Ziele sind Vorgaben, keine
Garantien. Natürlich sind einige Projekte unsicherer als andere. Wenn man noch nie vorher etwas
Ähnliches gemacht hat. kann man nicht mit Sicherheit sagen, ob etwas möglich ist oder, falls es
möglich ist. wie lange es dauern wird und was es kosten wird. Trotzdem ist es ganz wichtig, von
Beginn an festzulegen, was man gerne erreichen würde und was man für möglich hält, auch wenn
man diese Zielvorgaben im Verlauf des Projekts ändern muss.

✓ Ausrede 3: Was ist, wenn sich Interessen oder Bedürfnisse ändern. Antwort: Ziele sind Vorgaben, die auf dem basieren, was man heute weiß und erwartet. Wenn sich in der Zukunft etwas ändert, muss man sich das eine oder andere Ziel noch einmal ansehen und prüfen, ob es immer noch relevant und erreichbar ist oder ob es angepasst werden muss.
✓ Ausrede 4: Der Auftraggeber weiß nicht genau, was er mit seinem Projekt erreichen will. Antwort: Er soll wiederkommen, wenn er es weiß. Wenn Sie jetzt mit dem Projekt beginnen. ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie Zeit und Ressourcen auf Projektziele verwenden, die ihn später vielleicht gar nicht mehr interessieren.
✓Ausrede 5: Konkrete Zielvorgaben helfen zwar, zu erkennen, wann man erfolgreich war, aber sie
zeigen auch, wann nicht. Antwort: Hmm, stimmt genau!