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Wie bewegen wir die Teams zum Arbeiten – Manager als Beruf

Was in aller Welt macht ein Abschnitt über Besprechungen in einem Geldanlageartikel zum Thema Teamarbeit? Die Antwort dürfte auf der Hand liegen: Besprechungen bieten die Plattform, auf der die Mitglieder eines Teams ihre Arbeit erledigen und miteinander kommunizieren. Und mit der Einführung von Teams in der modernen Wirtschaft zahlen sich die Grundlagen der Gesprächsführung in einer Besprechung aus.

Effektive Besprechungen zahlen sich aus
Teambildung ist eindeutig ein Zeichen der Zeit. Wenn Unternehmen ihre hierarchischen Strukturen vereinfachen und die Mitarbeiter der unteren Ebenen mit mehr Kompetenzen ausstatten, sind Teams das sichtbare und meist unumgängliche Ergebnis. Das ist eine gute Nachricht für die zur Bourgeoisie strebende Klientel von Unternehmensberatern, die Schulungen und Seminare zum Thema Teams. Aufbau und Einführung in das Unternehmen, anbieten. Tata. Tata. Tata! Überlegen Sie einmal, wie die herausragenden Unternehmen in Besprechungen auf diese neue, teamorientierte Wirtschaft reagieren. Während ein Großteil der Top 500 – Unternehmen sich in der Vergangenheit immer noch bemühte, die Belegschaft zu verkleinern und weiter auf der Stelle trat, machte sich General Electric daran, neue Wege für ein Wachstum zu finden. Zwischen 1983 und 1994 stiegen die Einnahmen von 27.9 Milliarden US $ auf 60,5 Milliarden US $. während gleichzeitig die Gewinne von 2,3 auf 5,2 Milliarden US $ anstiegen. Dieser Erfolg wurde nicht einfach erzielt, er erforderte gewaltige Veränderungen innerhalb GEs, sowohl was die Arbeitsweise als auch die Haltung der Manager und der Belegschaft betraf.
– Jack Welsh, damaliger CEO von General Electric, entschied, dass das Unternehmen, um erfolgreich arbeiten zu können, von den alten autokratischen Besprechungen und Weisungen des oberen Managements abrücken musste. Welsh Losung bestand in der Einführung von Besprechungen, in denen Manager und Mitarbeiter in einem Saal zusammenkamen und die Mitarbeiter die Führung alles fragen konnten, während die Manager auf alle Fragen eine Antwort geben mussten. Diese Besprechungen wurden Work out Meetings genannt.

✓ Die wichtigsten Geschäftsstrategien des Unternehmens werden in regelmäßigen Besprechungen der Geschäftsleitung getroffen. Jeder einzelne Teilnehmer vertritt dort eines der zu CK gehörenden Unternehmen. In diesen Besprechungen werden die Teilnehmer ermutigt. neue Wege zu beschreiten, offen für Alternativen und neue Ideen zu sein. GEs Ankäufe in Mexiko. Indien und China sind direkte Ergebnisse dieser Besprechungen.

✓ In Bayamön, Puerto Rico, wo in einem Werk Blitzableiter hergestellt werden, sind die Mitarbeiter in Teams organisiert, die für eigene Bereiche, wie etwa Versand oder Montage, verantwortlich sind. Statt jedoch das Versandteam nur mit Mitarbeitern aus dem Versand zu besetzen, besteht dieses Team aus Mitarbeitern des gesamten Werkes. Dadurch sind die Mitarbeiter jeder Abteilung in der Lage, zu überprüfen und zu melden, wie Änderungen und Anpassungen der Verfahren sich auf diese Bereiche auswirken werden. Arbeiter führen diese Besprechungen selbstständig durch und Berater, GEs Bezeichnung für Angestellte. kommen nur auf ausdrücklichen Wunsch zum Einsatz.

Die Ergebnisse des Bayamdn-Experiments haben eindeutig und überzeugend bewiesen, dass GEs Vorgehensweise sehr erfolgreich ist. Bereits ein Jahr nach dem Start des Experiments hatten die Arbeitnehmer des Werkes eine um 20% höhere Produktivität als die des vergleichbaren Werkes auf der anderen Seite der Grenze in den USA. Und als ob das nicht schon gereicht hätte, stellte die Führung im darauf folgenden Jahr eine weitere Zunahme um 20% fest,

Besprechungen, die Ergebnisse wie die gerade geschilderten hervorbringen, sind keine Zufallsprodukte. Viel zu viele Besprechungen in Unternehmen werden noch schlecht geleitet. Statt zur Effektivität und Produktivität der Mitarbeiter beizutragen. sind sie eher ein Hemmschuh. Wie oft haben Sie sich bereits anhören müssen, wie sich jemand über die nächste, nutzlose Besprechung beschwert hat’ Während sich heute die Devise »Weniger ist mehr« in der Wirtschaft durchsetzt, scheint die Anzahl von Besprechungen immer mehr an Bedeutung zu gewinnen.

Was läuft falsch in Besprechungen?
Leider sind die meisten Besprechungen reine Zeitverschwendung. Experten haben festgestellt, dass ca. 52% aller Zeit, die in Besprechungen verbracht wird (die Sie in Besprechungen verbringen!) entweder unproduktiv, wertlos oder von geringer Bedeutung ist. Wenn Sie dann noch berücksichtigen, dass ein normaler Geschäftsmann mindestens 25% und höher dotierte Manager mindestens doppelt so viel ihrer Arbeitszeit in Besprechungen verbringen, werden Sie gut geführte Besprechungen schätzen lernen und deren Wichtigkeit verstehen.

Was also läuft bei den meisten Besprechungen falsch? Warum werden so ‚viele Besprechungen »in den Sand« gesetzt und warum scheint es so. als ob Sie nie etwas daran ändern könnten? Wir nennen Ihnen einige der Gründe:

• Es gibt zu viele Besprechungen: Wann haben Sie sich selbst das letzte Mal gesagt: »Ich war lange nicht mehr in einer Besprechung, ich vermisse das schon richtig! Vermutlich noch nie! Ein wesentlich öfter von Managern gehörter Kommentar in Bezug auf Besprechungen lautet vielmehr so: Wie soll ich denn bei diesen Besprechungen noch meine Arbeit schaffen? Das Problem ist nicht nur. dass es zu viele Besprechungen gibt, die meisten von ihnen sind auch noch unwichtig, unnötig lind eine reine Zeitverschwendung.
• Die Teilnehmer sind nicht vorbereitet: Manch eine Besprechung wird zu früh einberufen, noch bevor es wirklich einen Anlass dazu gibt. Andere werden von Personen geleitet, die weder sich selbst noch die Teilnehmer auf die Tagesordnung vorbereitet haben. Das Ergebnis ist meistens eine sehr lange Anlaufphase, bei der die Teilnehmer im Dunkeln tappen und nicht wissen, worum es überhaupt geht.
• Bestimmte Personen dominieren das Verfahren: Davon werden Sie in jeder Versammlung einen oder zwei heute finden. Sie wissen schon, das sind die, die denken, alles bereits zu wissen, und die dafür sorgen, dass ihre Meinung oft und laut wahrend einer Besprechung gehört wird. Diese heute mögen sich, wenn wirklich alle Stricke reißen, zum gelegentlichen Aufheitern einer Besprechung eignen, meistens aber schüchtern sie die anderen Teilnehmer ein und begrenzen deren Sprechzeit.
• Sie dauern zu lange: Ja. ja. ja. Eine Besprechung sollte nicht langer als unbedingt notwendig dauern. Nicht kürzer, nicht länger. Trotz dieser bekannten Tatsache erlauben es sich die meisten Manager, den angesetzten Zeitrahmen voll auszuschöpfen. Kaum einer genehmigt es den Teilnehmern, die Besprechung zu beenden, nachdem das Geschäft erledigt ist. Stattdessen wird endlos weitergeredet.
• Die Besprechung hat keinen Schwerpunkt: Die Gesprächsleitung bei einer Besprechung ist keine passive Tätigkeit. Es gibt viele Dinge, die eine Besprechung abschweifen lassen, und Manager schaffen es nur selten, dieser Herausforderung zu begegnen. Das Ergebnis ist das Anschneiden persönlicher Themen, Abschweifungen, Spaltungen und Schlimmeres.

Acht Schlüssel für erfolgreiche Besprechungen
Zum Glück gibt es noch Hoffnung. Obwohl viele Besprechungen reine Zeitverschwendung sind, muss dies nicht länger der Fall sein. Es gibt Heilung für alle Opfer misslungener Besprechungen. Und noch eine gute Nachricht: Die Heilung ist nah, preiswert und leicht verdaulich.
• Bereiten Sie sich vor: Sie brauchen nur wenig Zeit, um sich auf eine Besprechung vorzubereiten und das Ergebnis wird sich sehen lassen können. Statt zu rätseln, warum Sie überhaupt Zusammenkommen (Weiß jemand, worum es heute eigentlich geht?), lohnt sich Ihre Vorbereitung gleich von Beginn an.
• Benutzen Sie eine Tagesordnung: Eine Tagesordnung ist wie eine Straßenkarte, sie ist ein Fahrplan der Besprechung. Mit ihrer Hilfe wissen Sie und die anderen Teilnehmer, worum es geht und was sie diskutieren wollen. Und wenn Sie eine Tagesordnung bereits vor der Besprechung verteilen, verstärken Sie den Effekt, denn auch die anderen Teilnehmer können sich vorher auf die Themen vorbereiten.
• Beginnen Sie pünktlich und hören Sie pünktlich (oder sogar früher) auf: Sie erscheinen pünktlich zu einer Besprechung, während der Vorsitzende, eine Entschuldigung über ein wichtiges Telefonat murmelnd, eine Viertelstunde später eintrudelt. Noch schlimmer ist es, wenn der Vorsitzende die geplante Endzeit übergeht und die Besprechung endlos weiterläuft, Zeigen Sie Respekt vor den Teilnehmern einer Besprechung, indem Sie pünktlich anfangen und aufhören. Oder möchten Sie, dass die Teilnehmer ständig auf ihre Uhren sehen und sich fragen, wie lange sie noch sitzen bleiben müssen?
• Weniger ist mehr: Laden Sie zu einer Besprechung nur dann ein, wenn es notwendig ist. und sorgen Sie dafür, dass es eine gute wird. Müssen Sie wirklich eine Besprechung einberufen. nur um die Erstattung der Reisekosten zu diskutieren? Würde eine kurze E-Mail an alle, die für das Enternehmen reisen, nicht völlig reichen? Oder wie ist es mit den Quartalsberichten? Muss es für jedes Problem dort eine Besprechung gehen? Reicht da nicht ein einfacher Anruf? Wann immer Sie in die Versuchung kommen, eine Besprechung abzuhalten, vergewissern Sie sich, dass Sie einen guten Grund dafür haben.
• Beteiligung statt Ausschluss: Seien Sie bei der Einladung zu einer Besprechung selektiv und laden Sie nur so viele Teilnehmer ein. wie unbedingt für diese Aufgabe notwendig sind. Schließen Sie aber keine Mitarbeiter aus, die wichtige Erfahrungen oder Einblicke zu diesem Thema mitbringen, nur weil sie im Unternehmen einen bestimmten Rang haben oder weil Ihnen ihr Lebensstil nicht gefällt.

Sie können nie sicher wissen, wer in Ihrem Unternehmen die besten Ideen hat, und Sie reduzieren nur die Chancen auf Erfolg, wenn Sie jemanden aus unsachlichen Gründen nicht einladen. Bleiben Sie beim Thema: Halten Sie in Ihren Besprechungen gnadenlos am Thema fest. Auch wenn es manchmal einen Riesenspaß machen kann, sich über alles andere als das geplante Thema zu unterhalten, haben Sie die Besprechung dennoch wegen eines bestimmten Themas einberufen. Bleiben Sie bei diesem Thema. Und wenn Sie früher fertig sind, können Sie immer noch einen Augenblick bleiben und schwätzen, so dass die anderen Teilnehmer nicht gezwungen sind, zuzuhören.
1. Nageln Sie fest: Stellen Sie sicher, dass Sie alle Aktivitäten, die aus der Besprechung resultieren. einem der Teammitglieder zuweisen. Flip-Charts, Sie wissen noch, diese großen Poster mit Ständer, sind dafür ausgezeichnet geeignet. Haben Sie je an einer Besprechung teilgenommen, um sich anschließend zu fragen: Warum? Eine Besprechung ohne Ziel, Richtung. Aufgabe oder Kontrollaktivitäten? Stellen Sie sicher, dass Ihre Besprechungen ein Ziel haben und dass Sie die passenden Leute auf die entsprechende Aufgaben festnageln.
2. Besorgen Sie sich ein Feedback: Ein Feedback kann eine sehr effektive Methode sein, den Wert Ihrer Besprechungen zu bestimmen. Sie können nicht nur herausfinden, was Sie richtig oder falsch gemacht haben, sondern auch Ideen für zukünftige Verbesserungen bekommen. Bitten Sie die Teilnehmer um ein ehrliches und offenes Feedback, mündlich oder schriftlich, und verwenden Sie es dann auch. Sie sehen sich selbst nie, wie es andere tun, es sei denn, sie zeigen es Ihnen.