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Die Fähigkeit effektiv zu kommunizieren, zählt zu den Grundfertigkeiten, und dennoch haben viele Leute große Schwierigkeiten damit. Man muss seine Gedanken klar und präzise vor Leuten ausdrücken können, die möglicherweise nur wenige Kenntnisse ihres Spezialgebietes haben, oder in Büros auf der anderen Seite der Welt arbeiten. Kommunikationsfähigkeiten im Allgemeinen – und das Verfassen von Schriftstücken insbesondere – sind nicht mehr nur einfach ein Vorteil, um im Geschäftsleben voran zu kommen. Kommunikationsfähigkeiten sind zu einer Notwendigkeit geworden. Und da heutzutage so viele geschäftliche Operationen und Projekte auf der Basis von Gruppenarbeit abteilungsübergreifend gelöst werden, muss man auch überzeugend kommunizieren, um die Gedanken und Handlungen von Menschen beeinflussen zu können, ohne den höheren Rang herauszukehren oder Ultimaten zu stellen. Dieser Artikel handelt von den wichtigsten Kommunikationsfertigkeiten, die Sie benötigen, um in der heutigen Geschäftswelt Erfolg zu haben, völlig unabhängig von Ihrem Beruf. Sie erfahren, was effektive Kommunikation wirklich bedeutet {und das ist weit mehr, als lediglich zu sagen, was Sie gerade denken). Außerdem erhalten Sie bewährte Ratschläge zu einem Thema, das die meisten Kommunikationsexperten für die größte Schwäche vieler Menschen halten: die Fähigkeit zu zuhören. Außerdem mache ich Vorschläge, wie Sie eine Schreibphobie überwinden können, sofort anwendbare Tipps, wie Sie Ihre Präsentationsfertigkeiten verbessern und Kenntnisse über die wichtigste Kommunikationsfertigkeit – die Fähigkeit zu überzeugen.

Definieren Sie: gute Kommunikation
Oberflächlich betrachtet, scheint Kommunikation recht einfach zu sein. Es geht darum, eine Botschaft per gesprochenem oder geschriebenem Wort zu überbringen. Was soll daran so schwierig sein?
Das ist daran so schwierig: Kommunikation – effektive Kommunikation – ist eine bilaterale Angelegenheit. Die Tatsache, dass Sie eine Meinung ausgedrückt haben oder Informationen erklärt haben, bedeutet lediglich, dass Sie ausgedrückt oder erklärt haben, was Sie wollten. Das bedeutet aber nicht unbedingt, dass jeder Ihrer Botschaft aufmerksam gefolgt ist oder sie verstanden hat. Und außerdem bedeutet es nicht, dass der Gesprächspartner, mit dem Sie kommunizierten, auf die Art und Weise reagiert, wie Sie es sich vorstellen. Um erfolgreich zu kommunizieren, reicht es nicht aus, sich nur um das Gedanken zu machen, was Sie selbst sagen oder schreiben wollen, sondern auch darüber, wie Sie die Botschaft rüberbringen. Es stimmt zwar: Sie können nicht jede Einzelheit kontrollieren, die Einfluss darauf hat, wie andere Ihre Botschaften empfangen, interpretieren und letztlich darauf reagieren. Sind Sie ein Techniker, können Sie nichts dafür, dass viele Leute, mit denen sie kommunizieren, nicht so viel Verständnis von Technik haben und möglicherweise glauben, dass Bandbreite etwas mit der Breite von Eheringen zu tun hat. Außerdem haben Sie die Möglichkeit nicht unter Kontrolle, dass während einer Konferenz ein Kollege von dem Gedanken seiner schrecklichen Fahrt zum Arbeitsplatz abgelenkt wird. Was Sie jedoch kontrollieren können, ist Ihre Reaktion auf die Hindernisse, denen Sie sich als Kommunikator gegenüber sehen. Vor allem müssen Sie erkennen, dass erfolgreiche Kommunikation erfordert, sich auf die Bedürfnisse und die gedankliche Einstellung anderer zu konzentrieren. Das bedeutet, dass Sie zur gleichen Zeit, da Sie darüber nachdenken, was Sie selbst sagen oder schreiben wollen, auch ihr Gegenüber berücksichtigen müssen: Wer ist er? Worüber macht er sich Gedanken? Wie wird er wahrscheinlich Ihre Botschaft interpretieren? Anders gesagt: Effektive Kommunikation hat etwas mit Geisteshaltung und Verhalten zu tun, ebenso wie mit Sprach- und Schreibfertigkeiten.

Die großen Kommunikatoren
Wenn Sie im Fernsehen Talkshows verfolgen, dann haben Sie zweifellos bemerkt, dass einige Gäste wesentlich interessanter und vergnüglicher zu beobachten sind als andere. Vielleicht haben Sie darüber nachgedacht, welche Qualitäten sie von den Gästen unterscheiden, angesichts derer Sie darüber nachdenken, ob Sie nicht das Programm wechseln sollten. Natürlich spielt das Thema eine große Rolle. Wenn Sie nicht am Fußball interessiert sind, dann wird es Sie wohl kaum interessieren, wenn Oliver Kahn davon erzählt, wie es ihm erging, als er in Barcelona beim Endspiel gegen Manchester United in den letzten drei Spielminuten noch zwei Tore hinnehmen musste. Es gibt aber einige Menschen, die sich auf eine Art und Weise ausdrücken, die Ihr Interesse hervorruft und auch aufrecht erhält, völlig gleichgültig, worüber sie sprechen. Gelehrte, Linguistiker und Verhaltenswissenschaftler haben die Frage über hervorragende Kommunikation Jahre lang beobachtet. Und obgleich noch nie eine Formel aufgestellt werden konnte, wie man es in der Kommunikation zur Meisterschaft bringen kann, haben die Experten bestimmte Eigenschaften gefunden, die alle Menschen teilen, die effektiv kommunizieren können. Hier ein kurzer Blick auf diese Eigenschaften und weshalb sie so wichtig sind.
✓ Ideen artikulieren: ein beredter Mensch drückt seine Ideen zusammenhängend und logisch aus. Ob in einem Gespräch oder in einem Schriftsatz, die Schlüsselpunkte und ihre Bedeutung sind unmissverständlich, klar, direkt und einfach ausgedrückt. Diese Fähigkeit erfordert natürlich zwei besondere Talente:
• Eine disziplinierte und geordnete Denkweise, die in der Lage ist, Gedanken zu organisieren.
• Ausreichende Sprechfertigkeit, um die Gedanken so in Worte umzusetzen, dass sie leicht zu verstehen sind.
Da die Wirtschaft von der Produktbezogenheit zur Ideenbezogenheit wechselt, ist es entscheidend. Ideen und Vorstellungen wirkungsvoll artikulieren zu können.
✓ Sachkenntnis: Effektive Kommunikatoren haben eine konkrete Vorstellung von den Themen, über die sie sprechen, und sie haben bemerkenswertes Vertrauen in ihr Wissen. Nur selten trifft man effektive Kommunikatoren an, die ihre Meinung nicht verteidigen können oder nur deshalb sprechen, damit sie ihre Stimme hören können. Und das bedeutet, dass sie Glaubwürdigkeit aufbauen.
✓ Interesse ausdrücken: Gute Kommunikatoren sind begeistert von dem, was sie sagen oder schreiben. Ihr Enthusiasmus ist echt, offensichtlich und oft auch ansteckend. Sie brauchen nicht vorzugeben, interessiert zu sein und begeistert von dem, was sie Ihnen zu sagen haben. Ganz im Gegenteil, das Interesse und die Begeisterung treiben Ihren Wunsch zur Kommunikation an. Außerdem nährt es auch den Wunsch des Publikums, zuzuhören.
✓ Konzentration auf andere: Viele Menschen können nur sehr kurze Zeit aufmerksam sein und sind so lange nicht aufmerksam, bis Sie durch den Kommunikationsvorgang persönlich betroffen sind. Deshalb stellen die besten Kommunikatoren ihre Botschaften auf die Bedürfnisse der Zuhörer ab, ohne aber die Integrität der Botschaft in Frage zu stellen.

Diese vier Eigenschaften – Beredsamkeit, Sachkenntnis, Begeisterung und eine an den Zuhörern orientierte Art und Weise der Überlieferung – sind die Eckpfeiler für den Erfolg mit jedem Medium der Kommunikation, von einfachen E-Mail bis zu ausgefeilten Präsentationen.

Das Phänomen, das man oft mit Machenschaften am Arbeitsplatz beschreiben könnte, beobachten wir in fast jedem Unternehmen und das ist nicht verwunderlich. Ganz gleich wie gut die Menschen in einem Unternehmen sich leiden mögen und respektieren und wie sehr sie mit ihrem Unternehmen die gegebenen Ziele verfolgen, es kommt immer zu verschiedenen Ansichten. Die Arbeiter könnten nicht damit einverstanden sein, wie die Dinge erledigt werden sollen, wer sie erledigen sollte, wem die Anerkennung gebührt, wenn eine Sache gut läuft und wer die Prügel bezieht, wenn etwas nicht klappt. Glücklicherweise sind die meisten Büros in der Lage, die negativen Auswirkungen der Ma-chenschaften einigermaßen unter Kontrolle zu halten. Sicherlich, in einigen Betrieben wird das deutlicher als in anderen. Selbst an den heutigen Arbeitsplätzen, an denen nur noch Leistung zählt, verdanken verschiedene Leute ihren beruflichen Erfolg nicht ihren Fertigkeit, nicht ihren Talenten oder ihrer Arbeitsethik, sondern sie wissen genau, wie man schmutzige Politik am Arbeitsplatz spielt. Tatsächlich können solche Personen innerhalb des Betriebs in Positionen kommen, in denen sie viel Macht auf Ihre Abteilung, auf andere Abteilungen ausüben können. Sie müssen unbedingt die verdeckten politischen Strömungen beachten, die innerhalb einer jeden Firma zu beobachten sind. Doch sollten Sie sich keinesfalls an diesem manipulativen Spielchen beteiligen. Sie können Ihren Job machen und Sie werden erfolgreich sein. Außer, dass Sie die Fertigkeiten, die von Ihnen verlangt werden, beherrschen, sollten Sie effektiv mit dem umgehen, was man im Allgemeinen mit einer ungeschriebenen Arbeitsplatzbeschreibung bezeichnet. Mit anderen Worten: Sie müssen in der Lage sein, gleichzeitig mit anderen zusammenzuarbeiten und sich auf Ihren Job zu konzentrieren. Sie müssen in der Lage sein, mit anderen offen zu kommunizieren ohne sie zu attackieren oder sie zu befremden. Sie müssen wissen, wann Sie etwas zu sagen haben, und wann Sie besser den Mund halten. Sie müssen wissen, was Sie tun müssen, damit man Ihnen einen Verdienst zurechnet, ohne die Anstrengungen und Leistungen anderer zu verdecken. Sie müssen an Ihrem Arbeitsplatz diplomatisch vorgehen. Dieser Artikel bietet Ihnen Erkenntnisse, wie man am besten mit solchen unbequemen Machenschaften umgeht, die es auch in Ihrer Firma geben kann. Außerdem finden Sie eine Einführung in einen heute oft vernachlässigten aber sehr wichtigen Bereich: Die Etikette im Büro. Sie erhalten Ratschläge, die Sie für die Machenschaften im Büro fit machen, ohne dass Sie in die Machenschaften so sehr eingebunden werden, dass ihre Arbeit leidet und Ihre Begeisterung für den Job verloren geht.

Ratschläge zur Diplomatie am Arbeitsplatz zu geben, ist ein wenig wie Familienberatung. Ver-allgemeinerungen sind sehr riskant. Was in Ihrer Arbeitsumgebung richtig ist, muss nicht unbedingt auch auf andere Arbeitsplätze zutreffen. Der gute Rat für einen Arbeitsplatz könnte Sie an einem anderen Arbeitsplatz in größte Schwierigkeiten bringen. Die Richtlinien in den folgenden Abschnitten sind sehr allgemein gehalten – und das ist so gewollt. Diese Informationen sind nicht dazu gedacht. Sie zu einem besseren politischen Spieler zu machen, sondern Ihre Fähigkeiten zu verbessern, in dem gegebenen Umfeld gute Leistungen zu erbringen.

Lernen Sie ihre Kollegen und Kolleginnen kennen
Eine der besten und wirksamsten Möglichkeiten, Probleme mit Ihren Kollegen und Kolleginnen zu vermeiden (und falls notwendig, deren Hilfe zu bekommen) ist es, so viel wie möglich herauszufinden über den Druck, den sie am Arbeitsplatz empfinden. Wenn Sie das nicht wissen, laufen Sie Gefahr die Schwierigkeiten zu unterschätzen, die eine scheinbar kleine Bitte um Hilfe mit sich bringt. Die beste Möglichkeit, dies in Erfahrung zu bringen ist Beobachtung. Wenn Sie es oft mit Kollegen in der Buchhaltung zu tun haben, sollten Sie darauf achten, wie sie arbeiten. Versuchen Sie ein Gefühl dafür zu bekommen, welche Arbeiten reine Routine sind und welche Arbeiten schwieriger sind. Je besser Sie verstehen, was die anderen tun, umso tiefgreifender wird Ihnen auch bewusst, was es bedeutet, sie um etwas zu bitten und wie Sie deren Arbeit erleichtern können.

Sie sind Glied einer Befehlskette
Auch wenn die meisten Unternehmen nicht mehr so strukturiert und bürokratisch ausgerichtet sind wie früher, gibt es immer noch eine Linie, in der Anweisungen befolgt werden müssen. Das ist zwar nicht mehr offensichtlich, doch Sie tun gut daran sich hier einzuordnen. Wann immer Sie in Schwierigkeiten kommen, sollten Sie zuerst mit Ihrem Vorgesetzten sprechen. Allerdings kann auch Ihr Vorgesetzter das Problem sein. Doch auch in diesem Fall sollten Sie versuchen, anstehende Probleme mit ihm zu bereinigen, und nicht gleich eine Stufe höher gehen. (Dreht es sich aber um sexuelle Belästigung, ist wahrscheinlich die Personalabteilung oder der Personalchef selbst die beste Adresse.)

Beachten Sie das Protokoll
In diplomatischen Kreisen bezieht sich das Protokoll auf das Verhalten das zwischen Menschen in offiziellen Funktionen üblich ist. Das Protokoll schreibt vor. wie Sie Königin Elisabeth II. zu begrüßen haben, welches Geschenk Sie einem Stammesfürsten auf Borneo mitzubringen haben, in den meisten geschäftlichen Situationen kann man Protokoll am besten mit der Straßenverkehrsordnung vergleichen. Gibt es in Ihrer Firma eine Linienstruktur, dann ist Ihr direkter Vorgesetzter der einzige, dem Sie berichten und dem gegenüber Sie verantwortlich sind. Wollen Sie eine Innovation einführen, dann ist möglicherweise nicht nur Ihr direkter Vorgesetzter zu konsultieren, sondern Sie brauchen auch den Segen eines anderen Managers, der als Experte auf diesem speziellen Feld gilt.

Protokolle sind nicht notwendigerweise schriftlich niedergelegt; in der Regel entstehen Protokolle aus der Tradition. Hier noch einige Fakten zum Protokoll, die Sie berücksichtigen sollten:
✓ Machen Sie beim Teamwork mit. Wenn Sie bemerken, dass einer Ihrer Kollegen von einem Projekt geradezu verschüttet wird, sollten Sie ihm Hilfe anbieten. Natürlich sollte die Hilfe nicht so weit gehen, dass Ihre eigene Arbeit darunter leidet. Doch im Allgemeinen sollten Sie zur Teamarbeit bereit sein.
✓ Kritisieren Sie nicht öffentlich. Wenn Sie mit einer Sache, die Ihr Chef in einer Konferenz vertritt, nicht einverstanden sind, dann sollten Sie ihn um eine kurze Unterredung bitten, in der Sie um weitere Erläuterungen bitten, oder, wenn es angebracht ist, auch Ihre Bedenken anmelden.
Das Thema kann noch so geringfügig erscheinen, doch kann es Sie in allergrößte Schwierigkeiten bringen, wenn Sie die ungeschriebenen Gesetze nicht kennen. Wenn Sie gerade neu in eine Firma eingetreten sind, dürfen Sie nicht den Fehler begehen und annehmen, dass das Protokoll Ihrer letzten Firma auch hier Gültigkeit besitzt. Setzen Sie sich mit Alteingesessenen zusammen und versuchen Sie ein Gefühl dafür zu bekommen, wie die Dinge hier laufen.

Kommentieren Sie nur ganz diskret
Selbst wenn Sie dazu gedrängt werden und man Ihnen versichert, Ihre Antwort werde vertraulich behandelt: Sagen Sie nie etwas über jemanden, das Sie ihm nicht auch persönlich sagen würden. Und selbst dann sollten Sie sich sehr diskret ausdrücken. Besonders vorsichtig sollten Sie sein, wenn Sie E-Mails schreiben und versenden. Das geschriebene Wort ist verbindlich und Sie wissen nie, oh Ihre Message nicht an andere weitergereicht wird. Verschicken Sie nie ein E-Mail wenn Sie aufgeregt oder verärgert sind. (Sie können zwar schreiben, doch verschicken Sie das Mail frühestens in 24 Stunden, wenn sich der erste Arger gelegt hat und Sie es noch einmal gelesen haben.) Sie können dann wesentlich objektiver urteilen. Selbst der geringste Hinweis auf einen Skandal oder eine kleine Unsauberkeit kann Gerüchte auslösen. Ganz gleich, wie edel und unschuldig Ihre Motive sein mögen: Überlegen Sie zweimal, ehe Sie etwas tun, was von Ihren Mitarbeitern, Kollegen oder Vorgesetzten missverstanden werden könnte. Hier ein Beispiel: Sie streifen durch Ihren Buchladen und finden ein Buch, von dem Sie glauben, einer Ihrer Mitarbeiter würde sich darüber freuen und davon profitieren. Wenn Sie Ihre Angestellten öfter mit Büchern oder kleinen Geschenken erfreuen, dann ist das in Ordnung. Sie können das Buch verschenken, ohne sich Gedanken über die Reaktionen der anderen Mitarbeiter zu machen. Wenn es aber noch nie zuvor eine solche Geste gab, könnten Ihre Überlegungen dazu führen, dass sie als Begünstigungen verstanden werden und nicht nur Ihnen, sondern auch dem Beschenkten daraus Schwierigkeiten entstehen.

Suchen Sie Unterstützung für neue Initiativen
Neue Initiativen haben es so an sich, dass damit auch das Thema Eigentum angesprochen wird – Streitereien darüber wer oder welche Abteilung zuletzt über bestimmte Initiativen entscheidet. Nehmen wir beispielsweise an, in Ihrem Verantwortungsbereich liegt die Marktforschung, und Sie versuchen, die Software, die die Zahlen verarbeitet, zu verbessern. Sie haben ein neues Software-Paket im Sinn, doch die Veränderung, für die Sie sich einsetzen. erfordert gleichzeitig zusätzliche Schulungen für das IT-Personal, das bisher für die Auswertung der Zahlen verantwortlich war. Das bedeutet, dass Sie sich das Leben einfacher machen, es für die IT- Leute aber komplizierter machen. Es könnte durchaus sein, dass sie sich Ihrem Vorschlag widersetzen und Sie daran erinnern, dass die Auswahl von Software eine Angelegenheit der EDV-Abteilung sei und Sie davon doch keine Ahnung hätten. Das Ergebnis: Stillstand. Das wichtigste, das bei Eigentumsfragen zu beachten ist, selbst wenn Sie bekommen, was Sie wollen, dass Sie sich des Sieges nicht lange erfreuen werden. Die schlechten Gefühle, die bei jeder Meinungsverschiedenheit aufkomrnen, können künftige Vereinbarungen mit dem Verlierer beeinträchtigen. Besser ist es, sich zu überlegen, in wessen Gebiet man eindringt, ganz gleich, ob man eine neue Idee hat oder eine neue Initiative anführen will. Mit dem fraglichen Mitarbeiter sollte man möglichst früh Kontakt aufnehmen und ihn zur Unterstützung der Idee gewinnen. Ein guter Mentor kann Ihnen helfen, selbst durch schwieriges Gewässer zu steuern. (Im Artikel 15 erfahren Sie mehr über Mentoren.) Jede Initiative, die Sie starten, muss von denen, die tagtäglich damit konfrontiert werden, positiv aufgenommen werden.

Das erste, was Sie tun müssen, um Ihren Chef besser managen zu können, ist die Elemente der Beziehung zu erkennen, bei denen die Kontrolle in Ihrer Hand liegt. Was Sie natürlich nicht kontrollieren können, ist die Persönlichkeit Ihres Chefs – beispielsweise, dass er regelmäßig Wutausbrüche bekommt, wenn etwas wirklich ernsthaftes geschieht, er beispielsweise bei der Einwahl zu seinem Internet-Provider ständig ein Besetztzeichen hört. Weiterhin haben Sie keine Kontrolle über die Anforderungen, die Ihr Chef stellt. Weiterhin können Sie wenig tun, um die persönlichen Beziehungen Ihres Chefs zu seinem Vorgesetzten zu beeinflussen.

Doch hier sind einige Dinge, die Sie kontrollieren können:
✓ Ihr eigenes Verhalten: Wenn Sie die Beziehung mit einer positiven Grundhaltung angehen, dann wird es leichter für Sie werden, mit aufkommenden Problemen umzugehen.
✓ Ihr Einsatz: Versuchen Sie, Ihren Job bestmöglich auszuführen, auch wenn bestimmte Umstände es Ihnen nicht gerade leicht machen. Der Stolz und die Professionalität, die Sie damit erreichen, werden Ihnen helfen, auch harte Zeiten durchzustehen.
✓ Ihre Bemühungen: Trachten Sie danach, die Erwartungen Ihres Chefs besser zu verstehen und auch die Kriterien, nach denen er Ihre Arbeitsleistung beurteilt.
✓ Ihre Reaktionen: Wenn Sie und Ihr Chef unterschiedlicher Meinung sind, verschlimmern Sie den Disput oder suchen Sie einen Kompromiss?

Wie Sie wahrscheinlich erwarten, variiert das Maß, in dem Sie eine Situation kontrollieren können, von Fall zu Fall. Die Vorschläge im nächsten Abschnitt jedoch werden Sie in die Lage versetzen, nahezu jede Chef-Mitarbeiter-Beziehung in Ihrem Sinn zu beeinflussen.‘ Machen Sie einen guten Anfang Es ist entscheidend, dass Sie und Ihr Chef von Anfang an im Gleichschritt marschieren. Ein großer Teil dieser Herausforderung liegt in der Chemie: Wie einfach und gut lassen sich zwei Persönlichkeiten aufeinander abstimmen? Zu den Faktoren, die für eine gute Chemie sorgen, zählen Ähnlichkeiten in der Herkunft, ähnliche Werthaltungen und ein ähnlicher Humor (Sie können über die gleichen Witze lachen). Außerdem schadet es nicht, wenn Sie Anhänger des gleichen Fußballvereins sind oder das gleiche Hobby pflegen (Oh, ich wusste gar nicht, dass Sie auch eine Ameisen-Farm haben. Welch ein Zufall!). Doch selbst wenn die Chemie zwischen Ihnen und Ihrem Chef stimmt, müssen Sie dennoch gleich zu Beginn der Zusammenarbeit sicherstellen, dass Sie auch in den Folgend aufgeführten Belangen übereinstimmen:
✓ Ihr Verantwortungsbereich: Was erwartet er von Ihnen und wie fügt sich Ihr Job. auf der Grundlage der strategischen Ziele des Unternehmens, in das Gesamtbild ein?
✓ Werte und Standards: Auf welcher Basis wird Ihre Arbeitsleistung gemessen? Stellt Ihr Chef, außer den in der Firma üblichen noch weitergehenden Anforderungen?
✓ Arbeitsabläufe: Welche Prozesse beschleunigen und gestalten den Arbeitsfluss effizienter – insbesondere bei Projekten, bei denen Sie mit Ihrem Chef Zusammenarbeiten?
✓ Grundregeln und Abläufe: Welche formellen Regeln beeinflussen die Arbeitsleistung? Werden Sie ermutigt, Verbesserungsvorschläge zu machen oder erwartet man von Ihnen alles genau nach Vorschrift zu machen?

Unterschätzen Sie nicht die Bedeutung, in den oben genannten Punkten Übereinstimmung zu erzielen, ganz gleich, wie banal sie scheinen mögen. Einverständnis in diesen grundsätzlichen Angelegenheiten kann viele Probleme weitestgehend im Keim ersticken, wenn Vorgesetzter und Untergebener es gut miteinander können.

Kontrollieren Sie die Fortschritte
Es ist Chefsache, die Erwartungen an einen Job zu determinieren und Ihre Arbeitsleistung zu bewerten, doch können Sie nicht immer mit eindeutiger Kommunikation rechnen. Und obwohl sie Beide zu Beginn Ihrer Zusammenarbeit die Ziele besprochen haben, kann es durchaus sein, dass Sie von Zeit zu Zeit eine Auffrischung benötigen. Hierbei sollten Sie die Initiative ergreifen und ihren Manager direkt um spezielle Richtlinien bitten und um ein Feedback in diesen Angelegenheiten. Doch ist die Aufgabe nicht gelöst, wenn sie nur einfache Fragen stellen. Wenn sie wissen, was von Ihnen erwartet wird, benötigen Sie das Vertrauen in ihre Fähigkeiten, um diesen Erwartungen auch gerecht werden zu können. Und wenn Sie sich aus irgendeinem Grund nicht sicher sind, dann sollten Sie darüber noch einmal nachdenken und mit Ihrem Chef sprechen, welche zusätzlichen Hilfen oder Hilfsmittel Sie benötigen. Es ist keine gute Idee, wenn Sie versuchen, vor Ihrem Chef irgendwelche Fehler verbergen zu wollen, wenn Sie die in Sie gesetzten Erwartungen nicht erfüllt haben. Wesentlich besser ist es. die Wahrheit zu sagen und zu erkennen geben, dass Sie bereit, sind, die erforderlichen Schritte zu unternehmen, so bald wie möglich auf dem Stand der Dinge zu sein

Betrachten Sie das große Bild
Immer, wenn Sie eine neue Aufgabe oder ein neues Projekt übertragen bekommen, sollten Sie nicht nur wissen, was man von Ihnen erwartet, sondern auch, weshalb (aus der Sicht Ihres Chefs) die Aufgabe auf bestimmte Art und Weise gelöst werden soll, und wie sie in die strategischen Ziele des Unternehmens oder Ihrer Abteilung eingegliedert ist. Diese Information brauchen Sie nicht sofort, (Sie sollten vielleicht im Rahmen der nächsten Mitarbeiterbesprechung danach fragen). Wichtig ist aber, sich schon sehr früh als ein Mitarbeiter zu etablieren, der mehr tut, als nur Anordnungen auszuführen. Sie sollten ein richtiger Problem-Löser werden – also jemand, der aktiv daran arbeitet, die Arbeit des Chefs zu erleichtern. Je mehr Sie über den Aufgabenbereich Ihres Vorgesetzten wissen, umso mehr können Sie ihm behilflich sein – und umso wertvoller werden Sie als Mitarbeiter. Dieses Wissen erlangen Sie, wenn Sie die richtigen Fragen stellen und aus der Alltagsarbeit lernen.

Hier eine Liste der für Ihren Chef wichtigsten Aspekte, die auch Sie kennen sollten:
✓ Der Verantwortungsbereich: Wenn Sie die verschiedenen Aspekte des Jobs Ihres Vorgesetzten kennen, dann können Sie sich auch vorstellen, wie Ihr Job in seine Verantwortung eingebettet ist, und wie er diese beeinflussen kann.
✓ Die Anzahl der Mitarbeiter die ihm direkt berichten: Je mehr Mitarbeiter Ihrem Chef unterstellt sind, umso unabhängiger werden Sie voraussichtlich arbeiten müssen.
✓ Der Chef Ihres Chefs: Wenn Sie den Vorgesetzten Ihres Chefs genauer kennen, dann können Sie sich besser vorstellen, weshalb bestimmte Aufgaben auf ganz bestimmte Art und Weise gelöst werden müssen.
✓ Die beruflichen Ambitionen und Lebensziele Ihres Chefs: Die persönlichen Prioritäten und Ziele können die Rangordnung seiner Prioritäten beeinflussen.
✓ Die Karriere Ihres Vorgesetzten in dieser Firma: Wenn Sie darüber Bescheid wissen, dann können Sie die Erfahrung und die besonderen Kenntnisse Ihres Chefs besser einschätzen.
✓ Technisches Wissen und Branchenkenntnisse: Der Umfang des Fachwissens (außer den Fähigkeiten als Manager) hat eine große Bedeutung für die Kommunikation. Beispielsweise dürfen Sie nicht so viele Fachbegriffe anwenden, wenn Sie E-Mails oder Aktennotizen schreiben, oder aber Sie müssen Ihre Fachkenntnisse wesentlich erweitern, um zu verstehen, was er von Ihnen erwartet.
✓ Externer Druck: Wenn Sie die persönlichen Probleme Ihres Vorgesetzten kennen. dann können Sie ihm in schwierigen Zeiten mehr Unterstützung anbieten.

Eine völlige Veränderung Ihrer Arbeitsbedingungen erfordert gründliches Nachdenken, ganz unabhängig davon, was Sie in Ihrer Laufbahn noch erreichen wollen. Vor allen Dingen müssen Sie sicherstellen, dass alle Entscheidungen, die das Wo und das Wann der Arbeit betreffen, mit Ihrem strategischen Karriereplan übereinstimmen. Was immer Sie auch tun, stellen Sie sicher, dass Sie die negativen Seiten der Arbeitsbedingungen ebenso akzeptieren können wie die positiven Seiten. Um Ihnen bei Ihrer Entscheidungsfindung zu helfen, beantworten Sie in den nächsten Abschnitten vier Fragen, bevor Sie tatsächlich Veränderungen an Ihren Arbeitsbedingungen vornehmen.

Wie Wird meine Arbeitsleistung beeinflusst?
Alle Veränderungen Ihrer Arbeitsbedingungen werden wahrscheinlich auch Ihre Arbeitsleistung beeinflussen – zumindest am Anfang. Und deshalb ist die Schlüsselfrage nicht, ob Ihre Arbeitsleistung von den Veränderungen beeinflusst wird, sondern wie sie beeinflusst wird. Und wenn Sie diese Frage beantwortet haben, müssen Sie herausfinden, wie Sie sich auf die anstehenden Veränderungen vorbereiten und verhindern können, dass ihre Leistung nachlässt. Allzu oft geraten Menschen geradezu in einen Freudentaumel, wenn sie daran denken, ihren Arbeitsrhythmus umzustellen. Sie vergessen dabei die praktischen Folgen daraus zu bedenken, bis sie, nach dem Wechsel, bis Oberkante Unterlippe in Problemen stecken. Mit der nun folgenden Übung können Sie sich entsprechend vorbereiten:
1. Holen Sie sich ein Blatt Papier und unterteilen es senkrecht in drei Spalten.
2. Auf der linken Seite führen Sie all die verschiedenen Funktionen und Aufgaben auf, die Ihnen augenblicklich in Ihrem Job obliegen.
3. In der mittleren Spalte notieren Sie, wie Sie diese Aufgaben lösen. (Vergessen Sie nicht zu notieren, welche Geräte, wie Fotokopierer, Ihnen dabei zur Verfügung stehen.)
4. In der rechten Spalte notieren Sie bitte, wie Sie die Aufgaben unter veränderten Bedingungen lösen würden. (Wenn Sie beispielsweise zwei oder drei läge zuhause arbeiten, dann sollten Sie sich fragen, ob die Arbeit darunter leidet, weil Ihnen der persönliche Kontakt zu Ihren Kollegen fehlt.)
Lassen Sie sich mit dieser Übung Zeit, und wenn Sie sich nicht ganz sicher sind dann wählen Sie besser die vorsichtige Variante.

Wird es die Menschen, mit denen ich arbeite und deren Vorgesetzter ich bin, beeinflussen?
Das Maß, in dem Ihre neuen Arbeitsbedingungen die Arbeitsleistung anderer Menschen beeinflussen, hängt im Wesentlichen von zwei Faktoren ab:
✓ Von der Anzahl der Menschen, mit denen Sie zu tun haben.
✓ Wie abhängig diese Menschen von Ihrer physischen Präsenz im Büro sind.

Je selbständiger Ihr Job ist, umso weniger Gedanken brauchen Sie sich um diese Themen zu machen. Wenn Ihr Job jedoch weitgehend die Arbeit anderer Menschen beeinflusst und eng mit der Arbeit Ihrer Kollegen im Team verbunden ist, dann brauchen Sie gar nicht erst darüber zu brüten, ob Sie es sich leisten können, zuhause zu arbeiten. Es ist schon ironisch, aber je unabkömmlicher Sie in Ihrem augenblicklichen Arrangement sind, umso mehr Anpassungen müssten Sie vornehmen. Sind Sie beispielsweise ein Manager und Ihre wichtigste Aufgabe ist es. die Mitarbeiter Ihres Stabs auf informeller Basis zu beraten und anzuleiten, und Sie wollen einen Teil Ihrer Arbeit zuhause verrichten, dann werden Sie wahrscheinlich bestimmte Zeiten, zu denen Sie im Büro sind, ausschließlich diesen Aufgaben widmen. Die meisten menschlichen Probleme, die aus den von Ihnen vorgenommenen Veränderungen resultieren, sind lösbar – so lange Sie bereit sind, sie zu sehen und sie anzugehen.

Inwieweit Werden die Karriere-Aussichten in meiner Firma davon berührt?
Wenn alles andere unverändert bleibt, dann werden die Aussichten, dass Sie auf der Karriereleiter nach oben steigen, abhängig davon leiden,
✓ welcher Art Ihre Beschäftigung ist,
✓ welcher Art die Unternehmenskultur ist, das heißt, abhängig von den Arbeitsweisen der leitenden Angestellten in Ihrer Firma.

In bestimmten Unternehmenskulturen und in einigen Bereichen (Rechtsberatung, Wirtschaftsprüfung und Managementberatung) ist es sehr schwierig, aber nicht unmöglich, auf der Überholspur zu bleiben, wenn Sie bereit sind, sehr lange zu arbeiten und viel Zeit für den Weg zur Arbeit zu opfern. Es könnte äußerst schwierig sein, diesen Erfordernissen unter den neuen Bedingungen gerecht zu werden. Selbst in Unternehmen, die Ihre Arbeitnehmer dazu ermutigen, alternative Arbeits-bedingungen zu versuchen, ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie für eine Beförderung in Frage kommen, eher gering, wenn das neue Arrangement negative Auswirkungen hat auf:
✓ Ihre Verfügbarkeit: Wenn Sie andauernd abwesend sind und für schwierige Aufgaben nicht verfügbar sind, dann reduziert ein flexibles Zeitkonto die Wahrscheinlichkeit, dass man Sie für eine Beförderung in Erwägung zieht.
✓ Die Kommunikation-. Stellen Sie sicher, dass die Qualität – und die Häufigkeit – der Kommunikation mit den leitenden Angestellten sich mit der neuen Arbeitszeit Regelung nicht verringert.
✓ Ziele und Termine: Ihr neues Arrangement sollte Ihre Mitarbeiter oder die ganze Abteilung nicht daran hindern. Ziele zu erreichen und Termine einzuhalten.

Inwieweit ist meine Privatsphäre betroffen?
Die meisten Leute wählen alternative Zeitarrangements, weil sie sich mehr Kontrolle über ihr Privatleben wünschen, und deshalb scheint die Antwort auf diese Frage offensichtlich zu sein. Dennoch: Stellen Sie sicher, dass Sie sich der Anpassungen, die in Ihrem Privatleben erforderlich werden, bewusst sind und sie auch akzeptieren, wenn Sie mit der Umstellung Ihrer Arbeitsroutine beginnen. Für den Fall, dass das Gleitzeitmodell, das Sie sich wünschen. Sie verpflichtet am Morgen eine ganze Stunde früher aufzustehen, dann müssen Sie eventuell am Vorabend ein wenig früher ins Bett gehen und sich aus Ihrer Stammkneipe schon eine Stunde früher verabschieden. Wenn Sie die Stundenzahl insgesamt reduzieren wollen, sollten Sie auch darüber nachdenken, dass die Haushaltskasse dadurch ein wenig leiden wird. Passen Sie auf, dass Sie all Ihren Verpflichtungen nachkommen können, und auch noch etwas fürs Leben übrig bleibt. Sollten Sie auf Telearbeit umsteigen wollen, sollten Sie nicht unterschätzen dass Sie nun am Feierabend nicht mehr einfach die Bürotür hinter sich schließen können. Der Zweck der Tabelle 8.1 ist es. Ihnen ein Gesamtbild der Für und Wider der verschiedenen alternativen Arbeitszeitmodelle, die Ihre Firma Ihnen anbieten könnte, vor Augen zu führen. Denken Sie daran, dass jedes Arrangement anders ist. Die positiven und die negativen Seiten können deutlich variieren, abhängig von Ihrem Job, Ihrer Firma und natürlich abhängig von Ihnen selbst.

 

	Pro	Kontra
Teilzeitarbeit	Geringere Arbeitszeit. Erhalt des größten Teils der Sozialleistungen und Bonuszahlungen.	Weniger Verdienst. Möglicherweise gekürzte Sozialleistungen. Begrenzte Möglichkeiten an anspruchsvollen Aufgaben teilzuhaben.
Job Sharing	Geringere Arbeitszeit	Geringerer Verdienst. Möglicherweise redu­zierte Sozialleistungen. Erfordert eine außer­gewöhnlich gute Abstimmung zwischen Ihnen und Ihrem Partner. Die gesamte Arbeitsleis­tung hängt auch von den Fertigkeiten und Fähigkeiten des Partners ab.

Tabelle 8.1: Alternative Arbeitszeitregelungen auf einen Blick

	Pro	Kontra
Teilzeitarbeit	Geringere Arbeitszeit. Erhalt des größten Teils der Sozialleistungen und Bonuszahlungen.	Weniger Verdienst. Möglicherweise gekürzte Sozialleistungen. Begrenzte Möglichkeiten an anspruchsvollen Aufgaben teilzuhaben.
Job Sharing	Geringere Arbeitszeit	Geringerer Verdienst. Möglicherweise redu­zierte Sozialleistungen. Erfordert eine außer­gewöhnlich gute Abstimmung zwischen Ihnen und Ihrem Partner. Die gesamte Arbeitsleis­tung hängt auch von den Fertigkeiten und Fähigkeiten des Partners ab.

Jegliche Initiative, mit der Sie Ihre Effektivität am Arbeitsplatz verbessern wollen, verpflichtet Sie schließlich dazu, sich darauf zu konzentrieren, wie effizient Sie Ihre Zeit einteilen. Ganz einfach: Sie müssen sicher sein, dass Sie nicht nur hart sondern auch smart arbeiten – die besten Ergebnisse zu erzielen, die in einer gewissen Zeit und mit einem bestimmten Aufwand zu erzielen sind. Das absolute Ziel des Zeitmanagements ist es nicht, mehr in kürzerer Zeit zu erreichen. Das absolute Ziel ist Ausgewogenheit. Harmonie und Zufriedenheit mit dem Beruf. Natürlich wollen Sie so produktiv wie nur möglich sein, doch sollten Sie sich nicht darauf konzentrieren, nur die Aufgabe zu lösen, sonst verlieren Sie Ihr langfristiges Ziel aus den Augen. Und außerdem sollten Sie sich nicht einen so starken Druck auferlegen, dass Sie Ihre persönlichen Prioritäten im Heben vernachlässigen und riskieren, dem Burnout-Syndrom zum Opfer zu fallen.

Die beste Möglichkeit mehr Kontrolle über ihre Zeit zu haben ist, ein eigenes Zeitmanagement-Audit durchzuführen, (keine Angst, diese Aufgabe hört sich schrecklicher an als Sie es tatsächlich ist.) Solch ein Audit ist nichts anderes als ein in die Einzelheiten gehendes Tagebuch, in dem Sie notieren, was Sie tun. Führen Sie dieses Tagebuch mindestens eine Woche lang. Sie brauchen dabei nicht ins Extrem zu gehen, beispielsweise eine Hilfskraft dafür abzustellen. die Ihnen ständig folgt und jedes Augenzwinkern notiert. Sie brauchen nur ein Notizbuch (oder einen elektronischen Organizer) in ihrem Büro zu haben. Stündlich nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit und schreiben auf, was Sie in der letzten Stunde getan haben. Je detaillierter Sie sind, umso besser. Doch machen Sie sich nicht verrückt, wenn Ihnen einige Sekunden fehlen. Wichtig ist, dass Sie letztlich herausfinden, wie viel Zeit Sie Routineangelegenheiten opfern, beispielsweise telefonieren oder Aktenablage machen.

Haben Sie dieses Tagebuch mindestens fünf Tage lang geführt (die besten Ergebnisse erzielen Sie, wenn es ganz typische Arbeitstage sind), dann analysieren Sie die Muster Ihrer Zeit Verwendung. Um es ein wenig leichter zu machen, teilen Sie die verschiedenen Aktivitäten, die Sie notiert haben, in Kategorien ein, beispielsweise Kundengespräche, persönliche Angelegenheiten. Konferenzen. Aktennotizen schreiben und so weiter. Machen Sie sich keine Gedanken darüber, dass Sie anfangs vielleicht zu viele Kategorien eingerichtet haben. Später können Sie das noch korrigieren. Die Schlüsselfrage aber ist: Gibt es eine logische Verbindung zwischen der Bedeutung einer Aktivität und dem Zeitraum, den Sie dafür aufwenden?

Diese Übung hilft Ihnen. Erkenntnisse zu gewinnen wie viel Zeit sie für eine Sache verschwenden, die nicht die Ergebnisse zeitigen, die Sie sich wünschen. Hier einige weitere Fragen, über die Sie bei dieser Übung nachdenken sollten:
✓ Wie sehen die Ergebnisse aus? Ganz allgemein, haben Sie die Ziele erreicht, die Sie sich für jeden Tag gesteckt haben? Falls nicht, welche Änderungen können Sie vornehmen, damit Sie Ihre Ziele erreichen?
✓ Wie können Sie Veränderungen vornehmer,? Gibt es eine Möglichkeit, weniger Zeit für weniger wichtige Aufgaben aufzuwenden, ohne Ihre Produktivität zu mindern?
✓ Gibt es irgendwelche zeitliche Zwänge? Wie oft wenn überhaupt – stehen Sie unter extremem Zeitdruck?
✓ Wer übt die Kontrolle aus? Haben Sie – meistens – die Kontrolle über die zeitliche Disposition oder sind Sie in einem Zeitraster gefangen?
✓ Welches sind Ihre Prioritäten? Haben Sie ausreichend Zeit für die Aufgaben, die Ihnen am wichtigsten sind, die für Ihren Job, Ihre Karriere von Bedeutung sind?

Widerstehen Sie der Versuchung, in Aktion zu treten, bevor Sie diese Übung beendet haben. Die Zeit in Aktion zu treten kommt noch, doch zuerst brauchen Sie etwas Zeit um die Situation gründlich zu überdenken und einzuschätzen. Außerdem sollten Sie sich im Augenblick keine ernsthaften Gedanken machen über Urteile, wie gut Sie mit Ihrer Zeit umgehen können. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf die Aufgaben und Prioritäten, die den größten Teil Ihrer Zeit beanspruchen. Stellen Sie sicher, dass diese Aufgaben Sie in die richtige Richtung bringen. Falls dies nicht der Fall sein sollte, dann müssen Sie Ihre Prioritäten anpassen oder Ihren strategischen Karriereplan neu überdenken