Vorbereitung der Trennung

Personalabbau ist schon lange nicht mehr auf Unternehmen in der Krise beschränkt, sondern wird als Mittel gesehen, um die Profitabilität auch in wirtschaftlich guten Zeiten zu steigern. Die finanziellen Ziele der Personalreduktion werden allerdings oft nicht erreicht (Andrzejewski, 2008). Ein Grund dafür sind Mängel in der Professionalität des Trennungsmanagements.

So können unerwünschte Folgen unprofessioneller Trennungen erhöhte Aufwendungen für Rechtsstreitigkeiten, Produktivitätsrückgang aufgrund von Unruhe bei den Verbleibenden und Abwanderung von Leistungsträgern aufgrund des so verursachten schlechten Images und Betriebsklimas sein. Von einem fairen Trennungsmanagement hängt wiederum der Erfolg von Outplacementmaßnahmen ab, da bei Misstrauen gegenüber dem entlassenden Unternehmen von dieser Seite angebotene Unterstützungsmaßnahmen abgelehnt werden und eine rechtliche Auseinandersetzung bevorzugt wird.

Da die Vorbereitung der Trennung nicht direkt das Thema dieser Finanz-Webseite ist, sondern dem Outplacement vorausgeht, wird hier nur ein Überblick der beachtenswerten Aspekte gegeben. Andrzejewski (2008) bietet eine umfassende und praxisnahe Darstellung eines professionellen Kündigungsmanagements inklusive Trennungsgespräch. Unternehmen, die bislang keine Erfahrung mit Personalabbau haben, sollten möglichst frühzeitig Trennungsexperten einbeziehen, die sie hinsichtlich der Planung und Organisation dieses Projekts, aber auch bezüglich der inhaltlichen Gestaltung beraten. Für eine enge Abstimmung und eine einheitliche Kommunikation ist es empfehlenswert, ein Gremium bestehend aus Vertretern von Personalabteilung, Geschäftsleitung, Betriebsrat und ggf. externen Beratern einzusetzen, das das gesamte Projekt begleitet. Andrzejewski beschreibt den vielschichtigen Prozess der Trennung und Neuausrichtung der Organisation in fünf Phasen. Im Phasenmodell in der Abbildung sind die wichtigsten Themen genannt, die in der jeweiligen Phase bearbeitet werden müssen.

Die Kündigungsgespräche sind der dritten Phase zugeordnet. Sie werden geführt, nachdem die Neuausrichtung des Unternehmens geplant und der Personalabbau mit der Arbeitnehmervertretung ausgehandelt wurde und die Trennungskonditionen für die betroffenen Personen feststehen. Beim Kündigungsgespräch handelt es sich um eine der schwierigsten Situationen für Führungskräfte. Deshalb müssen sowohl die Gespräche von Seiten des Personalmanagements als auch die Führungskräfte auf die Gesprächsführung optimal vorbereitet werden.

Checkliste zur Vorbereitung der Kündigungsgespräche durch das Personalmanagement.

Inhalte des Aufhebungsangebots

–           Mögliche alternative Arbeitsplätze im Unternehmen

–           Angebot aus dem Abfindungssozialplan oder einem Transfersozialplan (lt. §§ 254 ff. SGB III)

–           Klärung der Förderungswürdigkeit durch die Arbeitsagentur (Transferkurzarbeitergeld)

–           Beantragung der Zuschüsse zu Sozialplanmaßnahmen bei der Arbeitsagentur

–           Kündigungstermin

–           Einhaltung der Kündigungsfrist, um Sperrzeiten für die Zahlung von Arbeitslosengeld zu vermeiden

–           Hinderungsgründe für eine Kündigung prüfen bzw. ausschließen

Wirtschaftliche Aspekte

–           Abfindungshöhe und -auszahlungsmodus

–           Steuerliche Aspekte der Abfindung und Freibeträge nach Steuerentlastungsgesetz sowie Möglichkeiten der Optimierung

–           Sonderzahlung (Boni, Tantieme) mit Höhe und Auszahlungsmodus

–           Weitere Zuwendungen (z. B. Darlehen)

–           Sozialleistungen

–           Pensionsansprüche

Organisatorische Aspekte

–           Unverfallbare sonstige Ansprüche

–           Kfz-Regelung bzw. Bereitstellung des Fahrzeugs bis Vertragsende, Übernahme der Kosten bzw. Übernahme des Fahrzeugs

–           Erklärung bzgl. des Wegfalls des Arbeitsplatzes formulieren im Hinblick auf Arbeitslosengeld, Ruhenstatbestand, Sperrfristen

–           Wettbewerbsverbot klären

Termine und Fristen

–           Restlaufzeit des Arbeitsvertrags (Kündigungsfrist) prüfen

–           Fristen, Bedenkzeiten einplanen

–           Anstehende Termine (innen und außen) planen

–           Freistellungstermin festlegen

–           Resturlaub klären

–           Auszahlung der Restgehälter bei Erwerb eines neuen Arbeitsplatzes vor Vertragsende

–           Angebot einer Outplacementberatung mit Regelung zeitlicher Flexibilität

Unterlagen

–           Interne Trennungsbegründung

–           Sprachregelung für die Trennung nach innen und außen

–           Zwischenzeugnis, Zeugnis

–           Referenzgeber im Unternehmen

Outplacementberatung

–           Angebot einer Outplacementberatung und/oder Übernahme in eine Beschäftigungsgesellschaft

–           Information zu Inhalten und Vorgehensweisen sowie Erfolgschancen

–           Termin mit persönlichem Berater

–           (Förderungswürdige) Qualifizierungsmaßnahmen, Fortbildungsmöglichkeiten und Umschulungsangebote

–           Unterstützung durch Netzwerk im Unternehmen

Die Checkliste in der Tabelle oben nennt die wichtigsten Punkte zur Vorbereitung der Führungskräfte auf die Kündigungsgespräche. Es ist sinnvoll, dass die Personalentwicklungsabteilung einen Workshop für die Führungskräfte auf der Grundlage dieser Checkliste konzipiert oder externe Trennungsspezialisten für diese Aufgabe engagiert. Zweckmäßig ist außerdem, dass ein Arbeitsrechtler bei diesem Workshop anwesend ist, da die Führungskräfte erfahrungsgemäß im juristischen Bereich den größten Klärungsbedarf haben. Obgleich die psychologische Seite der Gesprächsführung in solchen Veranstaltungen häufig von den Führungskräften als unproblematisch und gut beherrscht empfunden wird, zeigt die Praxis, dass viele Trennungsgespräche durch einen Mangel an Empathie für die Betroffenen geführt werden und so eine stärkere Kränkung bewirken als notwendig wäre. Daher empfiehlt es sich, Zeit auf die Klärung des Vorgehens bei unterschiedlichen Reaktionen und die Diskussion hilfreicher Formulierungen zu verwenden, um die Sicherheit und Professionalität in der Gesprächsführung zu erhöhen. Ein gut geführtes Trennungsgespräch hat bedeutenden Einfluss auf die Annahme von Outplacementangeboten.

Checkliste zur Vorbereitung des Trennungsgesprächs für Führungskräfte.

Leitfragen                                                                 Empfehlungen

Was wird angesprochen?                         -Trennungsentscheidung und -begründung

-Vertragliche Einzelheiten

-Trennungskonditionen

-Wertschätzung für die Person und weiteres Vorgehen bzgl. der Tätigkeit

-Sprachregelung für die Trennung (falls bereits sinnvoll)

-Termine und nächste Schritte für die gekündigte Person

Was ist für die Gesprächsführung

zu beachten?                                               -Gut vorbereitet

-Klar und deutlich

-Offen und wahrhaftig

-Gesprächseröffnung: kein Small Talk

-Gut argumentieren und Einwände antizipieren

-Umgang mit verschiedenartigen Reaktionen vorbereiten

Wer führt das Gespräch?                            -Der (bisherige) Vorgesetzte unter vier Augen mit Ankündigung eines weiteren Gesprächs

Wann findet das Gespräch statt?               -Mit kurzfristiger Ankündigung (Vfe-2 Tage), tagsüber, nicht freitags, so früh wie möglich nach der Entscheidung

-Nach guter Vorbereitung der Informationspolitik und der Trennungskonditionen

-Wenn Folgetermine angeboten werden können

Wo findet das Gespräch statt?                   -Im Büro des Vorgesetzten am runden Tisch ohne Einblick für andere

-Getränke bereitstellen (und Taschentücher, weil damit zu rechnen ist, dass Betroffene in Tränen ausbrechen)

Wie lange dauert es?                                  -Trennungsnachricht in den ersten fünf Sätzen aussprechen

-Gesprächsdauer: zwischen 10 und 20 Minuten

-Folgetermin vereinbaren

-Zum Auffanggespräch mit Outplacementberatern überleiten

-Zwischen Gesprächsterminen eigene Erholungszeit einplanen