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Das Standardinstrument für die Unternehmenssteuerung heißt „operatives Controlling“. Dabei steht die Planung und Prüfung der Ergebnisse eines Unternehmens in regelmäßigen zeitlichen Abständen im Vordergrund. Hierfür reichen in kleineren Unternehmen einfache Excel-Tabellen aus. Das operative Controlling besteht dabei aus einem sich wiederholenden Zyklus, der wie folgt abläuft.
Sie legen Ziele für Ihr Unternehmen fest
Zielformulierungen sind wichtig, um frühzeitig erkennen zu können, wenn ein Ergebnis nicht erreicht wird. Aus Ihrem Businessplan könnte beispielsweise das Ziel „Gewinn von 25.000 Euro im ersten Jahr“ hervorgehen. Ziele müssen messbar, erreichbar und eindeutig sein – ansonsten lässt sich der Stand der Dinge nicht überprüfen. Legen Sie Ihre Ziele auch gegenüber der Bank offen.
Sie planen die Daten für Ihr Unternehmen
Im Businessplan findet sich bereits die erste Planung. Nutzen Sie die hierfür ermittelten Finanzdaten als Grundlage für das operative Controlling in der ersten Phase nach dem Start Ihres Vorhabens.
Sie prüfen, ob der Plan eingehalten werden kann
Ordnen Sie die Daten, die Sie auch Ihrem Steuerberater liefern, Ihrer Planung aus dem Businessplan zu. Am Anfang ist zum Beispiel ein Vergleich der geplanten mit den tatsächlichen Startinvestitionen sinnvoll. Im weiteren Verlauf gleichen Sie die geplanten und aktuellen laufenden Kosten und Investitionen ab. Das lässt sich gut mit Excel oder anderen Softwareprodukten bewältigen. Legen Sie Ihre Ergebnisse auch der Bank vor. Wenn es nicht wie geplant für Sie läuft, wird ohnehin nachgefragt. Wenn Ihr Unternehmen gut anläuft, sammeln Sie Pluspunkte in Sachen Rating und sichern sich den guten Willen des zuständigen Bankmitarbeiters.
Ein Abgleich der Ist- mit den Soll-Werten wird meist monatlich vorgenommen. Zeichnet sich dabei eine bedenkliche Abweichung ab, die Ihre Zielerreichung gefährdet, so müssen Sie sofort reagieren und Korrekturmaßnahmen einleiten. Mit einem Tabellenkalkulationsprogramm können Sie auf den ersten Blick erkennen, wo in Ihrem Unternehmen es brennt. Legen Sie negative Entwicklungen und die Einleitung von Korrekturmaßnahmen bei Ihrer Bank offen, spätestens bei Abgabe der Jahresergebnisse.
Die Planung bezieht sich auf einen bestimmten Zeitraum – meist auf ein Jahr. Anschließend planen Sie für das darauffolgende Jahr. Aktualisieren Sie Ihre Unterlagen aus dem Businessplan spätestens nach Ablauf von zwölf Monaten. Nutzen Sie dabei die Erfahrungswerte, die Sie zuvor gesammelt haben. Beginnen Sie dann wieder mit dem ersten Schritt, indem Sie neue Ziele festlegen. So schließt sich der Kreislauf. Sie sollten auch die neue Planung bei Ihrer Bank vorlegen, denn so zeigen Sie, dass Sie Ihr Unternehmen mit professionellem Know-how steuern.
Informieren Sie sich über Helfer fürs Controlling
Für das operative Controlling gibt es noch andere Maßnahmen. Viele Unternehmer scheitern daran, dass sie nicht wissen, welche Produkte oder Dienstleistungen sie eigentlich wirklich unterstützen können. Zumindest den Taschenrechner oder verschiedene Excel-Tabellen sollten Sie regelmäßig zur Hand nehmen, um Ihr Unternehmen in die richtige Richtung zu steuern. Lassen Sie sich beraten, recherchieren Sie im Internet, oder sprechen Sie mit anderen Gründern, um herauszufinden, welche Software wie arbeitet.
Frühwarnsystem: strategisches Controlling
Der Begriff „strategisches Controlling“ sorgt bei manchen kleineren Unternehmern für echte Angst. Aber: Was einen so hochtrabenden Namen trägt, ist in Wahrheit gar nicht so schwierig. Im Textteil Ihres Businessplans sind Sie gefordert, alle möglichen Aspekte Ihres Geschäfts unter die Lupe zu nehmen, darunter zum Beispiel Ihre Marktposition, das Marketing, die Wettbewerber, die Technologie sowie den Standort. Die Ausführungen hierzu sind bereits Ihre erste Aktion in Sachen strategisches Controlling. Es geht darum, diese „weichen Faktoren“ ständig im Blick zu behalten. Zeigen sich Anzeichen einer Entwicklung, die Ihr Unternehmen in Gefahr bringen könnte, sollten Sie schnell Gegenmaßnahmen einleiten. Durch ständiges Beobachten der Situation erkennen Sie aber auch Chancen für Ihr Unternehmen und können diese frühzeitig nutzen.
Ein Software-Entwickler auf Erfolgskurs
Strategisches Controlling lohnt sich auch für Kleinstunternehmen, das zeigt das Beispiel von Softwareentwickler Michael W. aus Hamburg. „Ich habe einige Jahre mit der Programmiersprache Java gearbeitet. Sie wird in vielen größeren Unternehmen eingesetzt, es war also ein recht sicheres Geschäft. Zwischenzeitlich hat sich jedoch so einiges getan. Eine neuere Programmiersprache heißt „Ruby on Rails“, und ich habe zahlreiche aktuelle Berichte rund um das Geschehen in meiner Branche gelesen. Dabei stellte ich auch fest, dass in meiner Stadt mehr und mehr Unternehmen „Ruby on Rails“ einsetzen. Also habe ich mich in diese Programmiersprache eingearbeitet und profitiere heute noch von deren Boom. Meine Stundensätze sind inzwischen deutlich höher, und das lohnt sich für mich.“
Halten Sie sich immer auf dem neuesten Stand, wenn Sie Veränderungen schnell erkennen wollen. Lesen Sie Branchenzeitschriften, Websites mit Informationen rund um Ihre Branche, abonnieren Sie geeignete Newsletter oder beschäftigen Sie sich mit allgemeinen Trends – zum Beispiel, wenn es um Marketing oder Technik geht. Zudem können Sie Informationen beispielsweise bei Verbänden, bei Kammern, in Fachzeitschriften, auf Fachportalen im Internet, in Marktstudien und durch die Beobachtung Ihrer Wettbewerber erhalten.
Ist Ihr Standort ein wichtiger Faktor für Ihr Unternehmen, sollten Sie seine Entwicklung ebenfalls im Auge behalten. Fragen Sie auch Ihre Mitarbeiter, wie sie die weitere Entwicklung einschätzen. Weiterhin kann es sinnvoll sein, sich in Netzwerken oder Erfolgsteams zu engagieren. Hierbekommen Sie Informationen und können sich regelmäßig austauschen. Wenn Sie auf Informationen stoßen, die sich auf Ihr Unternehmen auswirken, so sammeln Sie diese. Heften Sie Kopien für die Bank in einem Ordner ab und übergeben Sie sie zusammen mit Ihren Jahresergebnissen. Dazu sind Sie nicht verpflichtet, es sorgt aber für gute Beziehungen zu Ihrer Bank und verbessert Ihr Rating.
Standortveränderungen
Im Stadtteil Berlin-Friedrichshain wurde vor mehreren Jahren ein Café eröffnet. Damals gehörten die meisten Anwohner Im näheren Umfeld zur alternativen Szene Berlins. Im Lauf der letzten Jahre hat der Stadtteil massive Veränderungen durchlebt: Steigende Mieten sowie ein hochwertigeres Angebot Im Einzelhandel und In der Gastronomie haben die ehemaligen Kiezbewohner in andere Stadtteile verdrängt. Die Betreiber des Cafés haben zwar die Veränderungen beobachtet, aber keine Maßnahmen eingeleitet. Sie haben die Chancen auf bessere Umsätze nicht wahrgenommen, und so blieb der Umsatz mäßig. Schließlich mussten sie aufgeben.
Unternehmen müssen auf Veränderungen reagieren – sonst droht auf längere Sicht das Aus. Im Beispiel wäre eine Verlagerung des Standorts oder die Neuausrichtung des Geschäftskonzepts notwendig gewesen. Nachdem ein längerer Überlebenskampf stattgefunden hatte, waren jedoch die Kraft- und Finanzreserven der Eigentümer aufgebraucht. Eine Reaktion zu einem früheren Zeitpunkt hätte die Rettung sein können.
