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Zu dem Zeitpunkt, wo Sie bereit sind, Ihr Projekt öffentlich zu machen, haben Sie die wichtigsten Projektbeteiligten (Teammitglieder, Driver und Supporter) darüber informiert, dass Ihr Projekt genehmigt wurde und wann es beginnt. Um die anderen interessierten Kollegen über Ihr Projekt zu informieren (in Artikel 3 erfahren Sie mehr darüber, wie man Beobachter identifiziert), können Sie eine oder mehrere der folgenden Vorgehensweisen wählen:
✓ eine E-Mail an ausgewählte Personen oder Abteilungen in Ihrem Unternehmen
✓ eine Veröffentlichung im Firmen-Rundbrief
✓ ein Anschlag an einem gut zugänglichen schwarzen Brett
✓ ein offizielles Kick-off-Meeting (wenn es sich um ein großes Projekt handelt oder wenn es große Auswirkungen auf das Unternehmen hat)
Stellen Sie in allen diesen Fällen dar, welchen Zweck Ihr Projekt hat, wie groß der Umfang ist. welche Ergebnisse erzielt werden sollen und welche wichtigen Termine anstehen. Ihre Absicht besteht darin, den Kollegen mitzuteilen, dass es Ihr Projekt gibt. Lassen Sie sie wissen, wie sie Sie direkt erreichen können für den Fall, dass sie Fragen haben oder detailliertere Informationen wünschen.
Die Grundlage für eine Abschlussbewertung
Eine Abschlussbewertung ist ein Meeting, in dem Sie:
✓ die in Ihrem Projekt gesammelten Erfahrungen auswerten
✓ den Beteiligten für ihre Leistung danken
✓ Verfahren festlegen, um sicherzustellen, dass gute Vorgehensweisen auch in zukünftigen Projekten beibehalten werden
✓ Pläne aufstellen, um in zukünftigen Projekten auftauchende Probleme besser bewältigen zu können. (In Artikel 15 finden Sie detaillierte Informationen darüber, wie man eine Abschlussbewertung plant und durchführt.) Sobald Ihr Projekt beginnt, sollten Sie schon für diese Abschlussbewertung vorplanen, damit wirklich alle relevanten Informationen und Beobachtungen über das Projekt erfasst und am
Ende diskutiert werden können, und zwar folgendermaßen:
✓ Sagen Sie allen Teammitgliedern, dass es nach Beendigung des Projekts eine Abschlussbewertung geben wird.
✓ Ermutigen Sie Ihre Teammitglieder dazu. Probleme, Ideen und Vorschläge im Verlauf des Projekts aufzuschreiben. Wenn Sie für die Nachbereitungssitzung eine Agenda erstellen, bitten Sie die Kollegen, diese Notizen durchzusehen, um Themen zu identifizieren, über die Sie dann sprechen möchten.
✓ Klären Sie, welche Kriterien Sie bei der Projektbeurteilung anlegen werden.
✓ Wenn das Projekt eine Situation ändern oder verbessern soll, sorgen Sie dafür, dass diese Situation ausführlich beschrieben wird, bevor Sie mit der Projektarbeit beginnen, damit man die Veränderungen dieser Indikatoren von Anfang bis Ende beobachten und bewerten kann.
✓ Führen Sie ein Projekt-Logbuch (eine beschreibende Aufzählung aller Problembereiche und Vorfälle) und ermuntern Sie Ihre Teammitglieder, dasselbe zu tun.
