Aufschreiben bei der Arbeit stört gar nicht – Karriereplanung Strategien

Wenn Geschäftsleute die Wahl haben, entweder über glühende Kohlen zu laufen oder einen ganzen Tag lang schreiben zu müssen, dann würden die meisten die Kohlen bevorzugen. Der Grund: Für die meisten Geschäftsleute ist Schreiben eine schmerzliche und schwierige Angelegenheit.

Die Grundlagen
Haben Sie beim Verfassen von Schriftsätzen oder Briefen aus irgendeinem Grund wenig Vertrauen in Ihre Grammatik oder die richtige Wortwahl, dann sollten Sie sich ein wenig Zeit nehmen, um die Grundfertigkeiten zu wiederholen. Kaufen Sie sich einige Übungsbücher zur Grammatik und üben sie damit täglich 15 Minuten (zwei Wochen reichen aus).Lassen Sie sich nicht einschüchtern. Denken Sie daran, dass Grammatik nicht mit Raketentechnik zu vergleichen ist; schließlich müssen es die Schulkinder im alter von sechs Jahren auch lernen. Schon bald werden Sie die Schreibsicherheit, was Grammatik und Rechtschreibung anbelangt wiedergewonnen haben. Dann können Sie sich auf den wichtigen Teil des Schreibens konzentrieren: Ihre Gedanken klar und präzise zu vermitteln.

Lassen Sie sich beim Schreiben nicht stören
Wenn Sie beim Schreiben alle fünf Minuten unterbrochen oder gestört werden, dann kann es sehr schwierig sein, zusammenhängende Gedanken zu Papier zu bringen. Schreiben erfordert viel Konzentration. Richten Sie deshalb während des Tagesverlaufs einen Zeitraum ein, innerhalb dessen Sie nicht gestört werden dürfen (vergessen Sie nicht, Ihr Telefon umzustellen), damit Sie sich voll konzentrieren können. Falls möglich, verfassen Sie Schriftsätze dann, wenn Sie sich in einem energetischen Hoch befinden.

Fragen und Antworten: Das bestehen Sie mit Leichtigkeit
Bei den meisten Präsentationen bleibt am Ende noch Zeit für Fragen und Antworten. Hier einige Ratschläge, wie Sie diesen wichtigen und dennoch oft stiefmütterlichen Teil einer Präsentation überstehen:
✓ Sagen Sie den Zuhörern schon am Anfang der Präsentation, dass sie noch Gelegenheit haben werden, Fragen zu stellen.
✓ Wenn Sie vor vielen Zuhörern sprechen, wiederholen Sie die Fragen, damit auch alle wissen, worum es geht.
✓ Richten Sie Ihre Antwort in erster Linie an den Fragesteller, doch halten Sie auch zu den anderen Zuhörern Augenkontakt, damit das Interesse nicht verloren geht
✓ Halten sie die Antworten kurz, ohne kurz angebunden zu wirken. Wenn die Frage einer längeren Erklärung bedarf, sprechen Sie nur über die wichtigsten Punkte und bieten Sie an, nach der Präsentation weitere Informationen zu geben.
✓ Verbinden sie Ihre Antworten so gut es geht, mit den Punkten, die Ihnen in der Präsentation am wichtigsten waren.
✓ Sind Sie sich einer Antwort nicht sicher, dann geben Sie das zu und bieten Sie an, sich noch genauer zu informieren und die Frage dem Fragesteller schriftlich zu beantworten.
✓ An letzter Stelle, aber sehr wichtig. Ist Ihr Vortrag sehr lang, so unterbrechen Sie ihn nach wichtigen Abschnitten und lassen sofort Fragen zu. Das hat den Vorteil, dass Zuhörer nicht 20 Minuten lang warten müssen, bis sie ihre Frage stellen können und in der Zwischenzeit nicht alles verstehen. Am Ende ist der Zuhörer so frustriert, dass er Ihnen überhaupt nicht mehr zuhört und seine Frage auch am Ende des Vortrags nicht mehr stellt. Auf diesen Zuhörer dürfen Sie nicht zählen, wenn Sie nach der Präsentation eine positive Entscheidung herbeiführen wollen.)

Beginnen Sie mit dem Ziel
Bevor Sie überhaupt den Stift zur Hand nehmen (oder die Textverarbeitung aufrufen) um einen Geschäftsbrief oder ein Dokument zu verfassen, müssen Sie schon über Ihr Ziel nachgedacht haben. Was wollen Sie mit Ihrem Schriftsatz erreichen? Wollen Sie, dass andere ihr Verhalten ändern oder etwas tun, was Sie empfehlen? Ihr Ziel ist der wichtigste Faktor, der nicht nur den Inhalt, sondern auch den Ton des Schriftsatzes bestimmt.

Ordnen Sie Ihre Gedanken
Völlig gleichgültig, oh Sie einen formellen Schriftsatz oder einfach nur einige Ideen aufzeichnen, nehmen Sie sich etwas Zeit, bevor Sie schreiben, notieren Sie die wichtigsten Punkte, die Sie schreiben wollen, ihrer Priorität nach. Das wird dann besonders wichtig, wenn Sie komplexere Zusammenhänge aufschreiben, beispielsweise einen Bericht, einen Vorschlag oder ein in die Einzelheiten gehendes Memo. Dadurch, dass Sie die wichtigsten Gedanken skizzieren, ist es wahrscheinlich, dass Sie Ihre Schreibphobie überwinden und das endgültige Schriftstück besser durchdacht ist.

Schreiben Sie für den Leser
Denken Sie immer daran, dass die Menschen, die Ihr Schriftstück lesen, Ihre Meinung zu diesem Thema teilen oder auch nicht. Leser werden meistens sehr ungeduldig, wenn sie Sätze mehrmals lesen müssen, um herauszufinden, was Sie meinen. Benutzen Sie klare und folgerichtige Sätze und nehmen Sie einen logischen Weg von einem Punkt zum nächsten. Gehen Sie nie davon aus, nur weil Sie zufällig wissen, was ein bestimmter Terminus bedeutet, dass auch der Leser die gleichen Schlüsse zieht. Hier einige Dinge, die Sie beachten sollten, wenn Sie schreiben:
✓ Wie vertraut sind die Leser mit dem Thema?
1/ Wie vertraut sind sie mit den Fachausdrücken die Sie benutzen?
Interessieren sie sich für das Thema oder müssen Sie dieses Interesse erst bewirken?
✓ Welche Verhaltensweisen oder Vorurteile könnten die Interpretation der Leser beeinflussen und auch die Antwort auf Ihr Schriftstück? Müssen Sie gegen diese Verhaltensweisen oder gegen diese Vorstellungen in Ihrem Schriftsatz angehen?

Schreiben Sie noch einmal, um Klarheit zu erzielen
Die meisten professionellen Autoren wissen genau, wie schwierig es sein kann, ein fertiges Produkt abzuliefern. Sie wissen genau, dass sie das gleiche Dokument mehrmals schreiben müssen, um es zu korrigieren und zu verbessern.

Das Schreiben wird Ihnen wesentlich mehr Spaß machen – und Sie erhalten bessere Ergebnisse – wenn Sie dem Beispiel der Profis folgen. Wenn Sie Ihren ersten Entwurf aufschreiben, konzentrieren Sie sich hauptsächlich darauf, Ihre Gedanken zu vermitteln. Machen Sie sich (wenigstens für den Augenblick) um die Rechtschreibung, die Interpunktion oder gar die Wortwahl keine Gedanken. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welches Wort Sie verwenden wollen, dann lassen Sie eine Lücke, so dass Sie später das richtige Wort einsetzen können. In Ihrem zweiten Entwurf verbessern Sie Ihre Fehler und gehen auf die Bedenken oder Fragen der Leser ein. Jeder neue Entwurf soll besser sein als der vorhergehende, und langfristig werden Sie auf diese Weise viel Energie sparen.

Kommen Sie auf den Punkt
Lassen Sie die Leser so früh wie möglich wissen – im ersten oder im zweiten Satz – um welches Thema es in diesem Dokument geht, und weshalb es für sie relevant ist. (Tun Sie so, als hätten Sie nur 10 Sekunden Zeit, um die Aufmerksamkeit der Leser zu wecken. Setzen Sie die wichtigste Information an den Beginn, so dass die Leser wissen, weshalb sie weiter lesen sollen.) Auch wenn Sie nicht der Meinung sind, dies sei eine besonders kreative Art und Weise, ein Schriftstück zu beginnen, ist es dennoch eine bewährte Methode auf die Information zu verweisen, wenn Sie schreiben Anbei finden Sie eine Kopie des neuesten Berichts über die Kundenzufriedenheit, in dem auch spezielle Hinweise zu Ihrer Abteilung enthalten sind. Abhängig von der Situation und der Beziehung, die Sie zum Leser haben, sollten Sie diese Aussage mit einer kurzen persönlichen Botschaft versehen oder mit einem Satz, der eine Beziehung zum Leser herstellt (Im Verlauf der Konferenz in der letzten Woche baten Sie mich um Empfehlungen, wie der Arbeitsfluss Ihrer Abteilung verbessert werden könnte.).

Haften Sie die Länge Ihrer Aktennotizen unter Kontrolle
Ein ungeschriebenes Gesetz in vielen Unternehmen ist, dass keine Aktennotiz jemals länger als zwei Seiten sein darf – und idealerweise nicht länger als eine Seite. Deshalb müssen Sie aus jedem Wort, das Sie verwenden das Beste machen und bei der Anzahl der Gedanken, die Sie präsentieren, ebenso diszipliniert sein.

Hier sind einige weitere Richtlinien:
✓ Wenn es nötig ist, schreiben Sie eine Zusammenfassung. Sind Sie davon überzeugt, dass Sie Ihrem Thema nicht gerecht werden, wenn Sie es auf ein oder zwei Seiten drängen, dann beginnen Sie mit einer Zusammenfassung – einer kurzen Notiz warum Sie schreiben – weshalb das Memo wichtig ist und nennen Sie die wichtigsten Punkte, die folgen werden.
✓ Widmen Sie jedem Thema ein eigenes Dokument. Lesen Sie den Entwurf oder die kurzen Aufzeichnungen über die Ideen, die Sie entwickelt haben, bevor Sie zu schreiben beginnen. Sind die wichtigsten Themen miteinander verbunden oder wäre es besser, zwei oder mehrere Memos zu verfassen, um alle Themen hinreichend anzusprechen?
✓ Liefern Sie nicht zu viele Informationen. Wenn Sie sehr oft an die selbe Person schreiben, sollten Sie um ein Feedback bitten, damit Sie besser entscheiden können, was notwendig ist und was nicht.
✓ Überarbeiten Sie den Text mehrmals. Versuchen Sie (und das ist ein ständiger Prozess) bestimmte Ausdrucksmuster, die fünf oder sechs Wörter verlangen, durch ein einziges Wort zu ersetzen. Ein Beispiel: Anstatt zu schreiben für den Fall, dass wir entscheiden… schreiben Sie lieber Wenn wir entscheiden ….

Schreiben Sie gutes Deutsch
In der Geschäftskorrespondenz können Sie nicht so locker und unterhaltend sein, wie Sie sich mit Ihren Kollegen im Nachbarbüro unterhalten. Sie müssen aber auch nicht ins andere Extrem verfallen. Es ist nicht notwendig in einem überformalen Stil zu schreiben, in dem Sie lange Wörter und lange und verschachtelte Sätze bilden. Es wäre nicht angenehm, wenn Sie ein bestimmtes Wort oder einen bestimmten Begriff verwenden würden, wenn Sie mit jemandem unter vier Augen sprechen würden, und deshalb sollten Sie es auch in der geschriebenen Kommunikation nicht tun. Und wiederum bedeutet das nicht, dass das. was Sie in einem Gespräch sagen, auch in einer Aktennotiz seine Berechtigung hat. Es bedeutet lediglich, dass der Unterschied zwischen gesprochenem und geschriebenem Deutsch nicht so drastisch ist, wie manche Menschen es Sie glauben machen wollen.

Korrekturlesen – der Qualität willen
Unabhängig davon, wie sorgfältig Sie glauben, Ihre Aktennotiz verfasst zu haben, Ihre E-Mail oder Ihren Bericht, nehmen Sie sich immer die Zeit, es noch einmal Korrektur zu lesen. Drucken Sie das Schriftstück aus und lesen Sie das Dokument Wort für Wort durch. Vielleicht sollten Sie es sogar laut vorlesen.

Nutzen Sie den Vorteil der Korrektureinrichtung Ihres Textverarbeitungsprogramms, wenn Sie mit einem Computer schreiben. Es kann Fehler erkennen, die Sie andernfalls übersehen würden. Doch sollten Sie sich darauf nicht hundertprozentig verlassen. Die Rechtschreibkorrektur sagt Ihnen nicht, ob sie ein Wort ausgelassen haben oder ob Sie einen falschen Begriff verwendet haben. Fehler in der Rechtschreibung, der Interpunktion oder in der Wort wähl können bei den Lesern die Frage aufwerfen, ob Sie sich immer der Qualität verpflichtet fühlen, und einen bleibenden schlechten Eindruck hinterlassen.