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Gute Praktiken zu kennen, ist nicht dasselbe wie sie anzuwenden. Um Ihr Projektmanagement am Arbeitsplatz zu verbessern, müssen Sie zunächst die Situationen erkennen, in denen neue Techniken und Methoden eingesetzt werden können, und Sie müssen genau wissen, wie man sie anwendet. Sie müssen auch dazu bereit sein, anderen dabei zu helfen, wie man die neuen Methoden anwendet, und Sie müssen die uneffektiven Praktiken, die Sie bisher benutzt haben, vergessen. In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie einen Plan entwickeln, um Ihre eigenen Praktiken zu verbessern, und anderen helfen, dasselbe zu tun.
Neue Fähigkeiten und neues Wissen an Menden
Der Schlüssel zum Erfolg bei der Einführung neuer Fähigkeiten und Techniken in den normalen Arbeitsprozess ist der, sie sehr bald und sehr oft einzusetzen. Bei der Auswahl der Fälle, in denen Sie die neuen Werkzeuge anwenden, sollten Sie Folgendes berücksichtigen:
✓ Suchen Sie sich ein oder zwei Fähigkeiten und Techniken heraus, mit denen Sie beginnen wollen. Möglicherweise möchten Sie am liebsten gleich mehrere Techniken einsetzen. deshalb kann es Ihnen zunächst unangenehm sein, sich auf eine zu begrenzen. Leider hat die Erfahrung gezeigt, dass die Gefahr besteht, dass keine der Techniken dauerhaft eingeführt wird, wenn man versucht, mehrere Veränderungen gleichzeitig einzuführen. Benutzen Sie die neue Technik, bis sie Ihnen zur zweiten Natur geworden ist. Dann wählen Sie ein oder zwei neue Techniken aus und verfahren genauso.
✓ Zwingen Sie sich dazu, diese Fähigkeiten oder Techniken in jeder auftauchenden Situation einzusetzen. Ihr Ziel ist es. diese Technik zur Gewohnheit werden zu lassen, wie ein automatischer Reflex. Deshalb sollten Sie diese Wahlmöglichkeit, ob Sie sie anwenden oder nicht, gar nicht erst zulassen. Nur durch regelmäßiges Üben werden Sie perfekt. (Hört sich an wie Ihr alter Klavierlehrer, oder?)
✓ Beginnen Sie mit Aktivitäten, die einen eher kleinen Umfang haben, sodass sie nicht gleich zur Krise führen. Eine neue Technik auszuprobieren ist schon schwierig genug; führen Sie sie nicht ein, wenn alle anderen sowieso schon in Panik sind. Ihnen im Nacken sitzen und sofort Ergebnisse erwarten.
✓ Probieren Sie Ihre neuen Techniken bei einer ganz beliebigen Aufgabe aus, selbst wenn es sich offiziell gesehen gar nicht um ein richtiges Projekt handelt. Diese Techniken funktionieren bei jeder zu erledigenden Aufgabe, bei der es darum geht, in einer bestimmten Zeit mit bestimmten Ressourcen ein Ergebnis zu erzielen. Prüfen Sie auf der Suche nach Einsatzmöglichkeiten alle Gelegenheiten.
✓ Wenden Sie die neuen Techniken sowohl in neuen Projekten als auch in laufenden an. Wenn Sie ein laufendes Projekt auswählen, machen Sie einen Plan, der vom heutigen Tag bis zum Ziel reicht. Verschwenden Sie keine Zeit damit, darüber nachzugrübeln, was Sie in dem bereits vergangenen Teil des Projekts hätten machen sollen.
✓ Wenden Sie Ihre neuen Techniken an. selbst wenn es in Ihrem Unternehmen keine offiziellen Projektmanagement-Prozesse und -Abläufe gibt. Bedenken Sie, dass Sie diese Techniken anwenden, um Ihre Herangehensweise an Aufgaben zu verändern, nicht um das ganze Unternehmen zu ändern.
✓ Wenden Sie Ihre neuen Fähigkeiten und Techniken an, egal, ob Sie Projektmitarbeiter oder Projektmanager sind. Achten Sie lediglich darauf, dass Sie die Aufgabe, die Sie bewältigen, klar abgrenzen.
✓ Machen Sie sich keine Sorgen darum, ob Sie diese neuen Werkzeuge einsetzen dürfen. Solange Sie nicht direkt die bestehenden Abläufe und Richtlinien in Ihrem Unternehmen verletzen, sind die meisten mehr an den Ergebnissen interessiert, die Sie liefern, als an den Methoden, die Sie anwenden.
Bereiten Sie einen schriftlichen Maßnahmenplan vor, in dem Sie detailliert die einzelnen Schritte aufführen, wie und wann Sie Ihre neuen Fähigkeiten und Ihr neues Wissen einführen wollen. Da die Einführung neuer Techniken selbst schon ein Projekt ist. nehmen Sie dieselben Informationen in den Maßnahmenplan auf. die auch in Ihrem Projektplan enthalten sind. Wenn Sie den Maßnahmenplan entwickeln, achten Sie darauf, dass Sie genau die Verhaltensweisen beschreiben, die .Sie umsetzen wollen. Nehmen wir an, Sie haben sich vorgenommen, in Zukunft die Projektziele klar und eindeutig schriftlich zu formulieren. Dieses gewünschte Verhalten können Sie auf unterschiedliche Weise formulieren:
✓ Unspezifisch: Gewünschte Ziele klar beschreiben.
✓ Besser: In jeder Projekt-Zielformulierung entwickle ich ein oder mehrere Methoden, um den Umfang des Projekterfolgs zu messen. Für jede Maßnahme entwickle ich ein oder mehrere Leistungsparameter, die den Erfolg widerspiegeln.
Die Alternative liefert ein viel klareres Bild von genau dem Verhalten, das Sie praktizieren wollen. Außerdem können Sie eine oder mehrere Personen benennen, die sich bereit erklären, Ihre Leistung zu beobachten und Ihnen eine objektive und aufrichtige Rückmeldung zu gehen. Legen Sie die Termine fest, an denen Sie sich mit ihnen treffen wollen, um über ihre Einschätzung zu sprechen.
Die neuen Fähigkeiten und das neue Wissen an andere Weitergeben
Je mehr Sie sich an die neuen Fähigkeiten gewöhnen und Ihre besseren Leistungen sichtbar werden, desto eher möchten Sie diese neuen Fähigkeiten an andere weitergeben. Leider kann es passieren, dass Sie, wenn Sie den Teammitgliedern raten, diese tolle neue Technik anzuwenden, auf Skepsis und Widerstand stoßen. Denken Sie daran: Auch Sie brauchten ein wenig Zeit, um den möglichen Nutzen dieser Werkzeuge zu verstehen und zu erkennen, bevor Sie bereit waren, sie auszuprobieren. Folgende Vorschläge können Ihnen helfen, die neuen Fähigkeiten und das neue Wissen so effektiv wie möglich an andere weiterzugeben:
✓ Zeigen Sie den Menschen, dass die Techniken funktionieren und wie sie benutzt werden, anstatt sie verbal zu überzeugen. Mit anderen Worten, nutzen Sie die Techniken selbst und zeigen Sie Ihren Fortschritt und den Nutzen. Jeder ist interessiert daran. Techniken zu erlernen, von denen man glaubt, dass sie helfen, die Ziele zu erreichen.
✓ Benutzen Sie keine Fachausdrücke oder Abkürzungen. Lassen Sie das Werkzeug oder die Technik für sich selbst sprechen. Anstatt den Menschen zu erzählen. wie eine Verantwortungsmatrix hilft, die Rollen der Teammitglieder testzuschreiben, sagen Sie (falls Sie gefragt werden) einfach, dass Sie eine einfache Tabelle benutzen, die zeigt, wie jede Ressource mit den einzelnen Projektaktivitäten in Verbindung steht.
✓ Konzentrieren Sie sich auf die Ergebnisse, die Sie mit dem Werkzeug erzielen, und nicht darauf, wie es benutzt wird. Die Teammitglieder werden eine bestimmte Praktik übernehmen, weil sie glauben, dass sie ihnen hilft, die Ziele zu erreichen, nicht weil jemand anders ihnen gesagt hat. dass es eine gute Idee wäre. Wenn die anderen sehen, wie erfolgreich Sie Ihre Aufgaben meistern, werden sie schon fragen, ob Sie eine bestimmte Technik anwenden.
Durch das Intranet
Wenn Sie nach Möglichkeiten suchen, wie Sie Ihre Informationen an möglichst viele Menschen weitergeben können, überlegen Sie. ob es möglich und sinnvoll ist. in dem unternehmenseigenen Intranet einen Platz zu finden, wo allgemeine und unternehmensspezifische Projektmanagement-Themen und -Informationen veröffentlicht werden. Dazu gehören zum Beispiel:
✓ aktuelle Versionen der Strategien und Abläufe, die bezüglich des Projektmanagements in Ihrem Unternehmen gelten
✓ alle Ankündigungen, Memos und schriftliche Informationen, die sich mit Projektmanagement-Themen und -Maßnahmen im Unternehmen beschäftigt
✓ Beispiele guter Planungs- und Kontrolldokumente aus tatsächlich durchgeführten Projekten
✓ Fachartikel zum Thema Projektmanagement
Auf informellem Weg
Eine weitere Möglichkeit, Informationen zu verbreiten ist die, während des Mittagessens oder nach der Arbeit informelle Meetings abzuhalten, bei denen sich die Gruppe mit ausgewählten Themen beschäftigt. Sie könnten interne oder externe Redner einladen, um allgemeine Techniken und Verfahren sowie die unternehmensspezifischen Themen und Praktiken zu erörtern.
Über die Projektmanagement-Abteilung
Sie können auch anbieten, mit der Projektmanagement-Abteilung (PMA) Ihres Unternehmens zu kooperieren und ihnen zu helfen, Projektmanagement-Techniken zu optimieren. Wenn es keine solche Abteilung gibt, können Sie auch vorschlagen, eine zu schaffen. Eine PMA dient als zentrale Stelle für die auf ein Projektmanagement bezogenen Maßnahmen in einem Unternehmen. Grundsätzlich gibt es zwei Arten von PMA:
✓ Eine relativ kleine Gruppe von Menschen, die einige oder alle folgenden Tätigkeiten übernehmen:
• die Projektmanagement bezogenen Strategien, Abläufe und Formulare in einem Unternehmen entwickeln, verbreiten und pflegen
• helfen, die Projektmanagement-Fähigkeiten der Mitarbeiter durch Mentoring oder Schulungen zu verbessern
• die zentrale Datei mit sämtlichen Informationen über laufende und abgeschlossene Projekte pflegen
• Informationen konsolidieren und regelmäßige Fortschrittsberichte für die unternehmenseigenen Projekte erstellen
• eine Bibliothek mit den allgemeinen Projektmanagement relevanten Informationen pflegen
• den Teil des Intranets pflegen, der sich auf den Bereich Projektmanagement bezieht
• ausgewählte Projektmanagement-Aufgaben in laufenden Projekten übernehmen oder Kollegen bei diesen Aufgaben unterstützen
✓ Eine Unternehmenseinheit, der alle Projektmanager funktional zugeordnet sind. Neben den oben genannten Aufgaben ist diese Abteilung auch dafür verantwortlich, die Projektmanager auszuwählen und die komplexeren Maßnahmen im Unternehmen zu managen.
