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Ein Merkmal unterscheidet ein Projekt von anderen Arbeitsaufträgen, nämlich dass es ein klares Ende hat, einen Zeitpunkt, an dem alle damit verbundenen Arbeiten abgeschlossen und alle Ergebnisse erzielt wurden. Wenn Sie sehr stark von Ihrem nächsten Projekt in Anspruch genommen werden, kann es manchmal passieren, dass beendete Projekte einfach so vor sich hin dümpeln und schließlich verblassen, ohne dass das Ende klar verkündet worden wäre und ohne zu erklären, welche Ergebnisse es gebracht hat und wem diese Resultate zu verdanken sind. Leider schadet dieses leise Ersterben sowohl dem Unternehmen als auch den Menschen, die die Arbeit erledigt haben.
Wenn Sie nicht bewerten, in welchem Maße die gewünschten Ergebnisse auch tatsächlich erzielt wurden, können Sie nicht feststellen, ob das Projekt gut gelaufen ist, ob es gut geplant war und ob die Aufgaben gut erledigt wurden. Außerdem haben diejenigen, die daran gearbeitet haben, nicht die Möglichkeit, sich daran zu erfreuen, etwas zum Abschluss gebracht zu haben, etwas erreicht zu haben, eine Aufgabe gut erledigt zu haben. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie das Projekt zu einem runden Abschluss bringen, indem Sie alle wichtigen Arbeiten abschließen, die letzten administrativen Aufgaben erledigen und dem Team dabei helfen, sich von dem Projekt zu lösen und sich anderen Dingen zuzuwenden. Außerdem erfahren Sie, wie Sie das Projektende bekannt geben und eine Post-Projektevaluation durchführen.
Indem Sie Ihr Projekt ganz bis zum Schluss auf Kurs halten, stellen Sie sicher, dass jeder den größtmöglichen Nutzen aus den Projektergebnissen erzielt. Auf diese Weise ist auch sichergestellt. dass sämtliche Projektergebnisse überhaupt ermittelt und mit den entstandenen Kosten abgeglichen werden können, um den Return on Investment des Unternehmens zu berechnen und das Verfahren zur richtigen Projektauswahl zu bestätigen. Um ein Projekt zu Ende zu bringen, muss man meistens eine Vielzahl kleiner Details und ausstehender Probleme bedenken. Auch unter optimalen Bedingungen kann es ziemlich frustrierend sein, all diese Detailaufgaben zu erledigen. Folgende besondere Bedingungen können das Ende eines Projekts jedoch noch weiter erschweren:
Häutig gibt es keine detaillierte Liste mit all den Aufgaben, die noch erledigt werden müssen.
✓ Einige Teammitglieder haben bereits mit der Arbeit an neuen Aufgaben begonnen. also müssen die übrigen Teammitglieder zusätzliche Aufgaben übernehmen, um das Projekt erfolgreich zum Abschluss zu bringen.
✓ Die Mitarbeiter verlieren die Lust, weil das generelle Interesse an dem Projekt abnimmt und sie sich auf neue Aufgaben freuen.
✓ Die Mitarbeiter wollen nicht, dass das Projekt zu Ende geht, weil sie nur ungern die persönlichen und beruflichen Beziehungen aufgeben, die sie im Verlauf des Projekts aufgebaut haben, oder weil sie sich nicht auf das freuen, was als Nächstes kommt.
✓ Ihr Kunde (intern oder extern) hat möglicherweise kein Interesse daran, die abschließenden Detailaufgaben für sein Projekt zu erledigen. Minimieren Sie die Risiken für diese Probleme und erhöhen Sie die Chancen auf einen Projekterfolg, indem Sie schon zu Anfang des Projekts das Ende mitplanen und all diese Details und Aufgaben erfassen und berücksichtigen und Ihr Team weiter auf Kurs halten.
Das Projektende von Anfang an mit durchplanen
Wenn Sie bis zum Ende des Projekts warten, bevor Sie an all die Details des Projektabschlusses denken, ist es vielleicht zu spät, um all die notwendigen Informationen zusammenzusuchen und Ressourcen einzuplanen. Denken Sie bereits am Anfang der Projektplanung an das Ende und zwar folgendermaßen:
✓ Legen Sie schon bei der Erstellung des Projektplans den Grundstein für das Projektende. Stellen Sie sicher, dass Sie die Projektziele vollständig und klar definieren und alle objektiven Maßstäbe und Spezifikationen berücksichtigen. Wenn Ihr Projekt einen Zustand beseitigen soll, beschreiben Sie diesen Zustand, bevor Sie mit dem Projekt beginnen, damit Sie für die Abschlussbewertung eine Vergleichsbasis haben.
✓ Nehmen Sie die Tätigkeiten, die für den Projektabschluss notwendig sind,
mit in Ihren Projektplan auf. Definieren Sie in der Projektstruktur alle Tätigkeiten. die für den Abschluss des Projekts durchgeführt werden müssen und planen Sie dafür ausreichend Zeit und Ressourcen ein.
Aktualisieren Sie Ihre Pläne, Wenn Sie die Abschlussaufgaben planen
Betrachten Sie (Jen Projektabschluss als ein separates Projekt. Wenn Sie glauben, die geplanten Projektergebnisse erreicht zu haben, aktualisieren Sie Ihren ursprünglichen Plan für die Abschlussphase.
Sammeln Sie die verbliebenen Teammitglieder und listen Sie noch einmal genau auf, welche Aufgaben noch erledigt werden müssen, bevor das Projekt endgültig als beendet betrachtet werden kann, und dann ermitteln Sie noch die Arbeitsschritte und wer für sie verantwortlich ist. Dazu gehört:
✓ Beenden Sie sämtliche unerledigten Projekttätigkeiten.
✓ Holen Sie alle notwendigen Genehmigungen und Bestätigungen ein.
✓ Beurteilen Sie, in welchem Maße die erzielten Ergebnisse den Erwartungen entsprechen.
Dann können Sie für jede Aufgabe die Verantwortlichkeit und Ressourcen festlegen. Und schließlich erstellen Sie eine Projektabschluss-Checkliste, die jede Aufgabe und die verantwortliche Person auflistet.
Das Team noch einmal für den Sprint über die Ziellinie motivieren
Da die einzelnen Teammitglieder sehr bemüht sind, die Projektverpflichtungen zu erledigen, verschiebt sich deren Hauptfokus oftmals von den Gesamtzielen des Projekts hin zu der Erledigung ihrer jeweiligen individuellen Aufgaben. Hinzu kommt, dass ursprüngliche Projektbeteiligte, die anfänglich sehr an dem Projekt interessiert waren, inzwischen vielleicht mit anderen Aufgaben beschäftigt sind und andere Prioritäten haben. Doch der erfolgreiche Projektabschluss erfordert noch einmal den koordinierten Einsatz aller wichtigen Akteure. Um den Fokus und das Interesse des Teams noch einmal zu verstärken, machen Sie Folgendes:
✓ Erinnern Sie die Beteiligten an den Wert und die Wichtigkeit der durch das Projekt hervorgebrachten Produkte. Erläutern Sie regelmäßig den Nutzen, den das Unternehmen von den Endergebnissen haben wird, aber auch, welchen Nutzen jedes einzelne Teammitglied daraus ziehen wird. Man ist eher bereit, hart an dem erfolgreichen Abschluss eines Projekts zu arbeiten, wenn man erkennt, welchen Nutzen man davon hat.
✓ Trommeln Sie die Teammitglieder zusammen und appellieren Sie noch einmal an die Einsatzbereitschaft aller, um das Projekt zu einem erfolgreichen Ende zu bringen. Erläutern Sie auch noch einmal Ihr eigenes Engagement bei dieser Aufgabe und warum Sie der Meinung sind, dass das wichtig ist. Fordern Sie die Teammitglieder zu ähnlichen Aussagen auf. Es ist leichter, Hindernisse zu überwinden und schwierige Aufgaben zu erledigen, wenn die Teammitglieder sich dem Projekterfolg verschrieben haben.
✓ Überwachen Sie genau die letzten Aktivitäten und geben Sie regelmäßig an alle Teammitglieder darüber Rückmeldung. Sprechen Sie mit den Teammitgliedern regelmäßige Meilensteine und Berichtsperioden ab. Wenn Sie mit Ihren Teammitgliedern in engem Kontakt bleiben, haben alle Beteiligten immer die aktuellsten Informationen darüber, wie nahe Sie dem tatsächlichen Projektende sind. Und Sie haben die Möglichkeit, auftauchende Probleme zu erkennen und zu lösen.
✓ Bleiben Sie für die Teammitglieder erreichbar. Stehen Sie für Gespräche Ihrer Teammitglieder zur Verfügung. Sie könnten regelmäßig mit den Teammitgliedern Mittag essen, und zeigen Sie sich hin und wieder in deren Büroräumen. Indem Sie erreichbar sind, zeigen Sie Ihr Interesse an ihrer Arbeit und dass Sie sie schätzen. Auch das ist wieder eine Möglichkeit, um sich mit möglichen Problemen umgehend auseinander zu setzen.
