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In einer herkömmlichen Unternehmensstruktur überträgt ein Vorgesetzter Ihnen eine Aufgabe, füllt Ihre Beurteilungsbogen aus, unterschreibt Ihre Gehaltserhöhungen und Beförderungen. Allerdings wenden sich immer mehr Unternehmen von dieser traditionellen Hierarchie ab und bilden Strukturen, in denen auch andere Personen als Ihr funktionaler Vorgesetzter Ihre Arbeit bestimmen. Der große Vorteil dieser Organisationsform? Solche modernen Arbeitsbeziehungen begünstigen eine schnelle und effektive Reaktion auf die unterschiedlichen Projekte, die in einem Unternehmen normalerweise durchgeführt werden.
Um in einem solchen projektorientierten Unternehmen erfolgreich zu sein, muss man
✓ die Personen kennen, die das Arbeitsumfeld festlegen und beeinflussen
✓ deren jeweilige Rolle verstehen
✓ wissen, wie man mit ihnen effektiv zusammenarbeitet, um ein erfolgreiches Projekt durchzuführen
In diesem Artikel lernen Sie, wie Sie das Umfeld Ihres Unternehmens definieren und die Rollenverteilungen erkennen. Außerdem erkläre ich Ihnen, wie Sie den Projekterfolg sicherstellen können, indem Sie sich auf eine Matrixorganisationsstruktur konzentrieren.
Im Laufe der Jahre haben sich Projekte von organisatorischen Nebenprodukten zu wichtigen Werkzeugen zur Erfüllung von Arbeitsaufträgen und zur Entwicklung wichtiger Fähigkeiten gemausert. Auch die Methoden der Organisation und Durchführung von Projekten haben sich geändert. In diesem Abschnitt konzentrieren wir uns auf die Organisationsform, die besonders für projektorientierte Arbeit geeignet ist, die Matrixform, die heute in vielen Unternehmen verbreitet ist. Am Ende des Abschnitts stelle ich Ihnen noch zwei weitere Organisationsformen vor, die hin und wieder verwendet werden.
Die Matrixorganisation
Immer mehr Projekte betreffen mehrere funktionale Bereiche eines Unternehmens. Um ein Projekt erfolgreich zu Ende zu bringen, ist es notwendig, dass diese unterschiedlichen Bereiche gemeinsam versuchen, die gewünschten Ergebnisse zu erzielen, die die individuellen und kollektiven Bedürfnisse der Auftraggeber befriedigen. Die Matrixstruktur erleichtert die Teilnahme von Personen aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen, deren Fachwissen in verschiedenen Projekten benötigt wird. Um die Genauigkeit Ihrer Verantwortungsmatrix In Abbildung 9.1 erkennen Sie, dass in einer Matrixorganisation die Mitarbeiter aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen den Projekten zugeordnet werden. Projektmanager bestimmen die Durchführung der Projektaktivitäten während die direkten Vorgesetzten der Projektmitarbeiter die Verwaltungsaufgaben erledigen (zum Beispiel die offizielle Anerkennung der Leistung einzelner Mitarbeiter durch die Genehmigung von Beförderungen. Gehaltserhöhungen oder Urlaubsgewährung). Da einzelne Teammitglieder einem bestimmten Projekt möglicherweise mit weniger als 100 Prozent ihrer Arbeitskraft zugeordnet werden, arbeiten sie möglicherweise an mehreren Projekten gleichzeitig. Matrixorganisationen können in schwach. stark oder ausgewogen eingestuft werden, je nachdem, wie viel Autorität die Projektmanager über ihre Teams haben.
Abbildung 9.1: Eine Matrixorganisation
✓ Schwache Matrix: Projektmanager haben nur wenig oder überhaupt keine direkte Entscheidungsbefugnis über ihre Teammitglieder und sind eher Projektkoordinatoren als Projektmanager.
✓ Starke Matrix: Unternehmen mit einer stark ausgeprägten Matrixorganisation wählen Projektmanager für neue Projekte aus einem Pool von Personen aus, die nichts anderes tun. als Projekte zu managen. Von diesen Personen wird nie verlangt, dass sie sich wie Teammitglieder verhalten. Häufig bilden diese Mitarbeiter eine eigene Abteilung, die einem Leiter des Projektmanagements berichten. Neben der Durchführung von Projektarbeit haben diese Projektmanager ein bestimmtes Maß an Entscheidungsgewalt über ihre Teammitglieder, zum Beispiel das Recht, sich an Leistungsbewertungen zu beteiligen.
✓ Ausgewogene Matrix: Hierbei handelt es sich um eine Mischform aus einer starken und einer schwachen Matrixorganisation. Mitarbeiter werden einem Projekt als Leiter oder als Teammitglied zugeordnet, je nachdem, wie es das Projekt erfordert und unabhängig davon, welche Stellenbeschreibung der Mitarbeiter hat. Und obwohl der Projektmanager möglicherweise ein gewisses Maß an Entscheidungsbefugnis gegenüber seinen Teammitgliedern hat (zum Beispiel Urlaubsanträge genehmigen darf), besteht seine Aufgabe hauptsächlich darin, das Projekt zu führen, zu koordinieren und zu moderieren.
Vorteile einer Matrixorganisation
Um die Genauigkeit Ihrer Verantwortungsmatrix Eine Matrixorganisation hat viele Vorteile, unter anderem folgende:
✓ Teams können in kurzer Zeit zusammengestellt werden. Ihnen steht ein größerer Pool von Ressourcen zur Verfügung, aus dem Sie Ihre Teammitglieder rekrutieren können, sodass Sie nicht warten müssen, bis eine bestimmte kleine Gruppe von Mitarbeitern ihre aktuellen Projekte beendet hat, bevor sie an Ihrem Projekt mitarbeiten kann. Außerdem braucht man bei dieser Struktur keine langwierigen Einstellungsverfahren zu durchlaufen, um neue, externe Mitarbeiter zu gewinnen.
✓ Knapp vorhandene Fachkenntnisse können, je nach Bedarf, auf unterschiedliche Projekte verteilt werden. 1 läufig wird für ein bestimmtes Projekt nur ein kleiner Anteil der Fachkenntnisse einer Person benötigt. Ihr Projekt alleine würde diese Person nicht voll auslasten, aber er oder sie könnte gleichzeitig an mehreren Projekten mitarbeiten.
✓ Es ist einfacher, die Zustimmung der Mitarbeiter in den Funktionaleinheiten zu bekommen. Einheiten, die an einem bestimmten Projekt mitarbeiten sollen oder von den Resultaten betroffen sind, unterstützen das Projekt eher, wenn sie wissen, dass ihre Probleme und Einwände vom Projektteam berücksichtigt werden.
Nachteile einer Matrixorganisation:
Neben allen Vorteilen bringt diese Form der Organisation auch einige Probleme mit sich, die der Projektmanager nicht außer Acht lassen darf:
✓ Die Teammitglieder unterstehen zwei oder mehr unterschiedlichen Vorgesetzten. Jedes Teammitglied empfängt von mindestens zwei Personen Weisungen – einem Projektmanager (der die Projektarbeit und das Team koordiniert) und einem funktionalen Manager (der die Zuordnung der Teammitglieder zu den Projekten koordiniert, ihre Beförderungs- und Urlaubsanträge bewilligt). Wenn das Teammitglied außerdem auch noch in mehreren Projekten mitarbeitet, untersteht es sogar mehr als einem Projektmanager. Hinzu kommt, dass einige dieser Personen hierarchisch möglicherweise auf gleicher Stufe wie das Teammitglied stehen. Dann ist es noch schwieriger, Arbeitszeitkonflikte zu lösen.
✓ Teammitglieder kennen die Arbeitsweise und das Fachwissen der anderen Teammitglieder nicht. Da bestimmte Teammitglieder vielleicht noch nie vorher intensiv zusammengearbeitet haben, braucht es vielleicht einige Zeit, bis sie sich auf die Arbeitsstile und das Verhalten der anderen eingestellt haben.
✓ Mangelnde Konzentration auf Ihr Projekt und Ihre Ziele, weil die einzelnen Teammitglieder noch andere Aufgaben haben. Ein hoch qualifizierter Einkäufer, der der Einkaufsabteilung zugeteilt ist, ist möglicherweise für die Beschaffung sämtlicher Anlagen für alle Projekte zuständig. In einem solchen Fall hat der Betreffende vielleicht nicht so ein großes Interesse daran, dass die einzelnen Projekte ihre Ziele erreichen, sondern er möchte, dass die Waren und Dienstleistungen in Übereinstimmung mit der Gesamtpolitik des Unternehmens beschafft werden.
