Die administrativen Aufgaben erledigen – Projektmanagement Methoden

So, wie Sie bestimmten Personen die Genehmigung gegeben haben. Zeit, Aufwand und Ressourcen für die Arbeit an einem Projekt zu investieren, müssen Sie diese Genehmigungen jetzt wieder zurücknehmen, um sicherzustellen, dass nicht weiterhin Zeit, Aufwand oder Ressourcen für dieses Projekt investiert werden.

Beenden Sie das Projekt offiziell, indem Sie:
✓ Holen Sie sich sämtliche erforderlichen Genehmigungen ein. Lassen Sie sich schriftlich bestätigen, dass alle Leistungstests bestanden wurden, dass die Vorgaben und Normen eingehalten wurden. Achten Sie auch darauf, dass Sie die Bestätigung bekommen, dass der Kunde oder Klient das Produkt akzeptiert hat. Mit diesem Schritt bestätigen Sie, dass für dieses Projekt keine weiteren Tätigkeiten erforderlich sind.
✓ Begleichen Sie eventuell offen stehende Rechnungen. Falls Sie Anschaffungen für das Projekt getätigt haben, klären Sie mögliche Streitigkeiten mit Lieferanten oder Auftragnehmern und bezahlen Sie eventuell noch offen stehende Rechnungen. Wenn Sie Arbeitsstunden und Kosten über für diesen Zweck eingerichtete Projektkonten abgerechnet haben, sorgen Sie für die notwendigen Umbuchungen, falls Arbeitsstunden oder Ausgaben falsch zugeordnet wurden.
✓ Schließen Sie die Projektkonten. Holen Sie sich die offizielle Bestätigung ein. dass keine Kosten mehr von den Projektkonten bezahlt werden können.

Den Beteiligten das Ende leicht machen
Helfen Sie den Teammitgliedern, ihre Projektaufgaben zu erledigen und sich dann den nächsten Aufgaben zu widmen. Indem Sie diese Übergangsphase sorgfältig und wie vereinbart umsetzen. Helfen Sie den Beteiligten, ihre Energie auf die Beendigung ihrer Aufgaben in Ihrem Projekt zu konzentrieren, anstatt sich zu fragen, wo und wann sie die nächste Aufgabe übernehmen müssen.

Machen Sie vor allem Folgendes:
✓ Loben und dokumentieren Sie den Einsatz der Teammitglieder. Machen Sie deutlich, dass Sie deren Unterstützung zu würdigen wissen, und lassen Sie sie wissen, wie Sie die Qualität ihrer Arbeit einschätzen. Nehmen Sie sich auch die Zeit, um den Vorgesetzten der Teammitglieder dafür zu danken, dass sie Ihnen ihre Mitarbeiter zur Verfügung gestellt haben, und sagen Sie ihnen, wie Sie die Leistung ihrer Mitarbeiter einschätzen. Positives Feedback sollten Sie öffentlich geben; konstruktive Kritik und Verbesserungsvorschläge sollten Sie im Zweiergespräch äußern. In beiden Fällen sollten Sie Ihre Meinung zunächst persönlich äußern und dann im Anschluss an das Gespräch noch einmal schriftlich.
✓ Helfen Sie Ihren Teammitgliedem bei der Umstellung auf neue Aufgaben. Helfen Sie Ihnen gegebenenfalls dabei, neue Aufgaben zu finden. Helfen Sie ihnen dabei, ihren Rückzug aus dem Projekt auch zeitlich zu planen und gleichzeitig sicherzustellen, dass sie die noch ausstehenden Projektverpflichtungen einhalten. Vielleicht sollten Sie ein Abschlussmeeting oder feierliches Abschlussessen veranstalten, um die Projektarbeit offiziell zum Abschluss zu bringen und die Projektbeziehungen zu lösen.

✓ Geben Sie im Unternehmen bekannt, dass Ihr Projekt zu Ende ist. Es gibt drei gute Gründe für diese Bekanntmachung:
• Um die Kollegen darauf hinzuweisen, dass die Projektergebnisse jetzt verfügbar sind.
• Um den Personen, die Ihr Projekt in irgendeiner Form unterstützt haben, mitzuteilen, dass ihre Unterstützung zum Erfolg geführt hat.
• Um den Beteiligten mitzuteilen, dass sie jetzt keine weiteren Kosten oder Zeitaufwände auf die Projektkonten buchen dürfen.
✓ Nehmen Sie sich die Zeit, um die Teammitglieder und andere, die das Projekt unterstützt haben, über die wahren Ergebnisse ihrer Arbeit zu informieren. Nichts liefert eine bessere Motivation um sich auf die nächste Aufgabe zu stürzen und weiterhin gute Arbeit abzuliefern.

In dem Kasten Eine neue Methode, den Abschluss Ihres Projekts bekanntzugeben in diesem Artikel erfahren Sie, wie jemand auf ungewöhnliche Weise Projektbeteiligte darüber informiert hat, dass sein Projekt beendet war.