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Eine tausend Kilometer lange Reise beginnt mit dem ersten Schritt. /Chinesisches Sprichwort/
Sie haben wahrscheinlich eine ganz gute Geschäftsidee. Aber wie setzen Sie diese Idee in die Realität um? Sie beginnen, indem Sie erstmal die Geschäftsaktivitäten, mit denen Sie sich in Ihrem Unternehmen beschäftigen wollen, sowie die Ziele, die Sie erreichen wollen, und die Mittel, mit denen Sie Ihren Erfolg messen werden, definieren. In diesem Artikel sollen Sie lernen, einen Überblick über Ihr Unternehmen und seine Aktivitäten zu bekommen und diesen Überblick als Aufgabenbeschreibung zu formulieren. Wir geben eine Einführung in Ziele und Meilensteine und zeigen, wie man mit Hilfe von diesen die Ergebnisse, die Sie erreichen wollen, misst. Wir klären die Begriffe Effektivität und Effizienz sowie Management durch Zielvereinbarungen (Management by Objectives) und helfen Ihnen dabei, Ihre eigenen Ziele und Meilensteine festzulegen.
Die Aufgabenbeschreibung formulieren
Klar, man springt bei dem Gedanken an eine Aufgabenbeschreibung nicht gerade vor Begeisterung vom Stuhl. Meist hängen solche Beschreibungen am Schwarzen Brett in der Cafeteria und vergilben, weil keiner sie zur Kenntnis nimmt, außer den Leuten, die sie geschrieben haben. Aber das muss nicht so sein. In der Aufgabenbeschreibung wollen Sie den Leuten in und außerhalb Ihres Unter-nehmens darlegen, welchen Zweck und welche Aufgaben das Unternehmen erfüllen soll. Es wird festgelegt, wer Sie sind und was Sie tun. Damit eine Aufgabenbeschreibung nützlich ist, muss Folgendes beachtet werden:
✓ Es müssen die Geschäftsaktivitäten angegeben werden, einschließlich der Märkte, die bedient werden, der abgedeckten geographischen Gebiete und der Produkte oder Dienstleistungen, die angeboten werden.
✓ Es werden die Dinge hervorgehoben, die das Unternehmen gegenüber allen anderen Unternehmen da draußen auszeichnen.
✓ Es werden die Hauptziele, die in den nächsten Jahren realisiert werden sollen, genannt.
✓ Dies alles sollte in klarer, knapper, informativer und interessanter Art und Weise gesagt werden.
Vorbereitung
Wir wissen, dass das Formulieren der Aufgabenbeschreibung als unmögliche Aufgabe erscheinen kann, sozusagen der Mount Everest unter den Aufgaben der Unternehmensplanung. Etwas Vorbereitung kann jedoch den ganzen Vorgang vereinfachen. Stellen Sie sich die folgenden grundsätzlichen Fragen, bevor Sie mit dem Formulieren beginnen. Es ist okay, wenn die Antworten zu diesem Zeitpunkt noch ziemlich allgemein sind, weil Sie jetzt ja auch nur an den grundsätzlichen, allgemeinen Dingen interessiert sind. (Wenn Sie hierbei Hilfe brauchen, blättern Sie zu Artikel 5 und 6, wo es um die Kunden geht.)
✓ Welche Kunden oder Kundengruppen will Ihr Unternehmen bedienen?
✓ Welche Produkte oder Dienstleistungen will Ihr Unternehmen anbieten?
✓ Welche Bedürfnisse werden befriedigt?
✓ Wie unterscheiden sich die Produkte Ihres Unternehmens von der Konkurrenz?
✓ Welchen zusätzlichen Wert oder welche Vorzüge haben die Kunden, wenn Sie Ihr Unternehmen wählen?
✓ Wie schnell ändern sich diese Antworten?
Mit anderen Worten: Eine gut formulierte Aufgabenbeschreibung beantwortet die folgende grundsätzliche Frage:
Worum geht es bei Ihrem Unternehmen?
Brauchen Sie mehr Hilfe? Das ist nicht erstaunlich. Für die Erstellung einer Aufgabenbeschreibung, die etwas taugt, sind Personen nötig, die mit allen Aspekten des Unternehmens vertraut sind. Gehen Sie wie folgt vor:
1. Stellen Sie eine kleine Gruppe von Leuten zusammen, deren Verantwortungsbereiche die wichtigsten Funktionen und Aktivitäten in Ihrem Unternehmen abdecken.
Wenn Ihr Unternehmen wirklich ganz klein ist, bitten Sie Freunde, denen Sie vertrauen, oder frühere Arbeitskollegen an der Gruppe teilzunehmen
2. Bitten Sie die Teilnehmer, sich für das Treffen vorzubereiten, indem sie die weiter oben in diesem Geldanlage-Portal aufgelisteten Fragen beantworten.
3. Erklären Sie zunächst, warum man überhaupt eine Aufgabenbeschreibung formulieren und was eine Aufgabenbeschreibung beinhalten sollte.
4. Setzen Sie mehrere Meetings an, in denen die Teilnehmer ihre eigenen Perspektiven präsentieren, machen Sie Brainstormings, und versuchen Sie einen Konsens zu bilden.
5. Erstellen, revidieren und überprüfen Sie die Aufgabenbeschreibung so oft, wie nötig, bis jeder in der Gruppe mit der endgültigen Aufgabenbeschreibung zufrieden ist.
Ihr Geschäft in Worte fassen (50 oder Weniger)
Die .Aufgabenbeschreibung für Ihr Unternehmen sollte ein bezwingendes Bild dessen zeichnen, worum es in Ihrem Unternehmen geht. Wir beginnen mit dem ersten Versuch einer Aufgabenbeschreibung: Unser Krimskrams bietet den Leuten, wo auch immer sie sich befinden, einzigartigen Wert. Nun, diese Aufgabenbeschreibung ist für den Anfang gar nicht schlecht. Sie sagt etwas darüber aus. wo die Leute herkommen. und etwas über die Einzigartigkeit des Produkts. Aber das reicht bei weitem noch nicht. Um die Aktivitäten, Ziele und Fähigkeiten des Unternehmens klarer und mit mehr Pfeffer rüberzubringen, schlagen wir Folgendes vor: Wir bieten den qualitativ hochwertigsten Krimskrams mit unübertroffenem Wert für die gesamte Krimskrams-Branche, sodass unsere Kunden auf ihren eigenen Gebieten führend sein können.
In dieser Beschreibung wird gesagt, was das Unternehmen tut (bietet den qualitativ hochwertigsten Krimskrams), wen es bedient (für die gesamte Krimskrams-Branche) und was es von der Konkurrenz unterscheidet (mit unübertroffenem Wert, sodass die Kunden auf ihren eigenen Gebieten führend sein können). Mit dieser Energie ist die Aufgabenbeschreibung sehr viel eindringlicher als die vorherige Version. Wie gehen Unternehmen vor, um ihre Aufgaben klar und präzise mit 50 Wörtern oder weniger zu beschreiben? Die folgenden Beispiele bieten nützliche Anhaltspunkte: Otis-Aufzüge (führender Hersteller von Aufzügen): Unsere Aufgabe ist es, allen Kunden eine Möglichkeit zu bieten, Personen oder Gegenstände über kurze Distanzen nach oben, unten oder seitwärts zu transportieren mit größerer Zuverlässigkeit als alle anderen entsprechenden Unternehmen weltweit.
Keystrokes Word Processing (lokales amerikanisches Unternehmen für Bürodienstleistungen): Unsere Aufgabe ist es, schnell und zuverlässig Dienste im Bereich Textverarbeitung und Computer-Grafik anzubieten. Wir wollen uns unter den lokal ansässigen Unternehmen den Ruf erwerben, dass wir für kleine und große Aufträge die Experten erster Wahl für Textverarbeitung sind. Amerikanisches Rotes Kreuz (Hilfsorganisation): Die Aufgabe des Amerikanischen Roten Kreuzes ist es, die Qualität menschlichen Lebens zu verbessern, die Selbständigkeit und die Sorge um andere zu fördern sowie Menschen zu helfen. Notfälle zu verhindern, sich darauf vorzubereiten und damit fertigzuwerden.
(Quelle: Geschäftsberichte der Unternehmen)
✓ In der Aufgabenbeschreibung ist angegeben, was ein Unternehmen ist und was es tut.
✓ Bringen Sie zur Formulierung Ihrer Aufgabenbeschreibung Leute aus allen Bereichen Ihres Unternehmens zusammen.
✓ Ihre Aufgabenbeschreibung sollte klar, präzise, informativ und interessant sein.
