Die sechs Schritte des Delegierens im Management – detailliertere Information

Delegieren geschieht nicht einfach von allein. Genauso wie jede andere Aufgabe, die Sie ausführen, müssen Sie daran arbeiten. Die sechs Schritte, um erfolgreich delegieren zu können, sind folgende:
1. Vermitteln Sie die Aufgabe. Beschreiben Sie genau, was Sie haben möchten, bis wann Sie es haben möchten und welche Ergebnisse Sie am Ende erwarten.
2. Stellen Sie die Aufgabe in einen Zusammenhang. Erklären Sie, warum die Aufgabe erledigt werden muss, wie wichtig sie für den gesamten Ablauf ist, und erläutern Sie die möglichen Komplikationen, die während der Ausführung auftreten können.
3. Definieren Sie Standards. Vereinbaren Sie bestimmte Standards, an denen das Ergebnis der Arbeit gemessen werden kann. Diese Standards sollten realistisch und erreichbar sein.
4. Gewähren Sie Kompetenzen. Sie müssen Ihren Mitarbeitern die Kompetenzen gewähren, die zur Ausführung der Aufgabe benötigt werden. Ohne diese Kompetenzen scheitern sie immer wieder an irgendwelchen Hindernissen oder Auseinandersetzungen mit Kollegen.
5. Gewähren Sie Unterstützung. Stellen Sie fest, welche Unterstützung Ihre Mitarbeiter für die Erfüllung der Aufgabe brauchen werden, und gewähren Sie diese auch. Für den erfolgreichen Abschluss einer Aufgabe werden möglicherweise Geld, Schulung. Beratung und andere Hilfsmittel benötigt.
6. Vergewissern Sie sich der Zusage. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Mitarbeiter die Aufgabe auch wirklich angenommen haben. Lassen Sie sich bestätigen, dass Ihre Mitarbeiter Ihre Erwartungen verstanden haben und sich verpflichten, die Aufgabe erfolgreich zu erledigen.

Ohne Zweifel: Wenn Sie richtig delegieren, haben sowohl die Arbeitnehmer als auch die Führungskräfte Vorteile. Warum delegieren Sie also nicht mehr Arbeit an Ihre Mitarbeiter? Viel leicht sind Sie sich nicht sicher, was Sie delegieren sollen? Es gibt Aufgaben, die Sie auf jeden Fall an Ihre Mitarbeiter delegieren sollten, und andere, die Sie nach Möglichkeit selbst erledigen sollten.

Was können Sie delegieren und was nicht?
Theoretisch können Sie Ihre ganze Arbeit delegieren. Die Frage ist nur, warum das Unternehmen Sie dann weiterhin bezahlen sollte? Natürlich gibt es Aufgaben, die Sie immer delegieren sollten, andere nie. Dafür gibt es einen guten Grund: Sie sind der Manager! Wenn Sie beginnen zu delegieren, sollten Sie mit Aufgaben anfangen, die keinerlei Bedrohung für das Unternehmen darstellen, wenn sie nicht rechtzeitig erledigt werden oder das Budget überziehen. Mit steigendem Selbstvertrauen und wachsender Erfahrung Ihre – Mitarbeiter können Sie auch höher qualifizierte Aufgaben delegieren. Schätzen Sie die Fachkenntnisse der Mitarbeiter sorgfältig ein und geben Sie ihnen Aufgaben, die auf diesem Niveau oder nur wenig darüber liegen. Legen Sie einen Zeitplan fest und verfolgen Sie dann die Mitarbeiter auf ihrem Weg. Wenn Sie einmal auf den Geschmack gekommen sind, werden Sie entdecken, dass Sie beim Delegieren nichts zu befürchten haben.

Das müssen Sie auf jeden Fall delegieren
Bestimmte Aufgaben eignen sich ausgezeichnet dazu, delegiert zu werden. Als Manager sollten Sie jede Chance nutzen, folgende Aufgabentypen an Ihre Mitarbeiter zu delegieren:

Die Einzelheiten
Ohne Zweifel, der Teufel steckt im Detail. Es gibt für Manager keine größere Zeitverschwendung, als sich in Details zu verlieren. Sie kennen das, es beginnt mit dem wiederholten Kontrollieren von Seiten voller Zahlenmaterial, setzt sich fort über das erneute Hochfahren eines abgestürzten Computers und endet mit der persönlichen Kontrolle der Tätigkeitsnachweise der Mitarbeiter. Es gibt eine Redewendung, die besagt, dass 20 Prozent des Ergebnisses aus 80 Prozent der Arbeit resultiert, und deswegen sind Sie zum Manager ernannt worden. Sie können es sich nicht länger leisten, ständig hinter all diesen technischen Aufgaben her zu rennen, die Sie früher einmal erledigt haben. Jetzt, da Sie ein Manager geworden sind, ist es Ihre Aufgabe, eine Gruppe von Angestellten auf ein gemeinsames Ziel hin zu dirigieren und nicht länger nur persönliche Aufgaben auszuführen. Überlassen Sie die Einzelheiten Ihren Mitarbeitern. Konzentrieren Sie sich auf die Aufgaben, die sich am ehesten auszahlen und die Sie in die Lage versetzen, die Ergebnisse Ihrer Mitarbeiter am effektivsten zu steigern.

Sammeln von Informationen
Endloses Surfen im Internet auf der Suche nach Informationen über Konkurrenten, stundenlanges Studieren von Themen in der Wirtschaftswoche oder das wochenlange Vergraben hinter Stapeln von Büchern in der Stadtbücherei erweisen sich keinesfalls als effektiver Gebrauch der Ihnen als Manager zur Verfügung stehenden Zeit. Trotz dieser Tatsache tappen die meisten Manager in diese Falle. Das Wühlen durch Unmengen von Zeitschriften, Zeitungen. Berichten, Büchern und ähnlichen interessanten Dingen macht nicht nur Spaß, es liefert ihnen auch einen Grund, die schwierigen Aufgaben nach hinten zu verschieben. Sie werden dafür bezahlt, einen Gesamtüberblick zu bekommen, um eine Fülle von Informationen zu sammeln und in einen sinnvollen Zusammenhang zu bringen. Sie können das viel effektiver, wenn jemand anderes diese Informationen für Sie sammelt. Dadurch bekommen Sie die notwendige Zeit, diese Informationen zu studieren, zu analysieren und daraus Problemlösungen zu entwickeln.

Routinearbeiten
Ein großartige Methode, Routinejobs zu erledigen, ist, sie einfach an Ihre Mitarbeiter zu delegieren. Bitte schön, damit sollten Sie für die nächsten Jahre etwas zu tun haben? Viele Aufgaben innerhalb Ihres Unternehmens wiederholen sich ständig, zum Beispiel wöchentliche Produktionsberichte, die vierzehntägige Kosten-Nutzen-Analyse oder das Abzeichnen der monatlichen Telefonrechnung. Ihre Zeit ist viel zu kostbar, um sie für derartige Routineaufgaben, die Sie früher vielleicht einmal erledigt haben, zu verschwenden. Wenn Sie sich selbst bei Routinearbeiten erwischen, dann schauen Sie sich diese Aufgaben genau an. Wie oft muss diese Arbeit erledigt werden? Ist diese Aufgabe so lange im Voraus planbar, dass sie erfolgreich von einem Mitarbeiter erledigt werden kann? Was müssen Sie unternehmen, um Ihre Mitarbeiter für diese Aufgabe zu schulen? Wenn Sie das alles ausgeklügelt haben, stellen Sie einen Plan auf und teilen die Aufgaben Ihren Mitarbeitern zu.

Stellvertreter
Müssen Sie wirklich jederzeit überall sein: Nicht nur, dass es unmöglich ist, immer überall zu sein, Sie sollten es auch gar nicht sein. Ihre Mitarbeiter haben jeden Tag unzählige Gelegenheiten, für Sie einzuspringen. Vorführungen. Konferenzschaltungen. Kundenbesuche und Besprechungen sind nur einige Beispiele, in einigen Fällen, wie zum Beispiel der Präsentation des Budgets, sollten Sie natürlich selbst anwesend sein. In anderen Fällen jedoch ist es relativ egal, ob Sie oder jemand, der Sie vertritt, anwesend ist. Das nächste Mal, wenn Sie eine Einladung zu einer Besprechung erhalten, schicken Sie einfach einen Ihrer Mitarbeiter. Das bringt Ihnen verschiedene Vorteile. Sie bekommen nicht nur ein oder zwei Stunden zusätzliche Zeit in Ihren Zeitplan. Ihr Mitarbeiter kann die Besprechung für Sie protokollieren und Ihnen anschließend die wichtigsten Ergebnisse präsentieren. Gibt es keine Ergebnisse, haben Sie wenigstens den Vorteil, nicht wieder zwei Stunden Ihrer kostbaren Zeit verplempert zu haben. Auf jeden Fall aber hat Ihr Mitarbeiter eine Chance, erneut Verantwortung zu übernehmen, und Sie haben die Chance, Ihre Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben in Ihrem Job zu verwenden.

Zukünftige Aufgaben
Als Manager sollten Sie für Gelegenheiten, die Ihre Mitarbeiter auf zukünftige Aufgaben vorbereiten können, stets offen sein. So konnte zum Beispiel die Entwicklung eines neuen Budgetierungssystems für Ihren Bereich eine zentrale Aufgabe sein. Indem Sie einige Ihrer Mitarbeiter daran beteiligen – sie zum Beispiel Marktforschung – oder Entwicklungsdaten sammeln lassen – geben Sie ihnen die Chance, einmal mitzubekommen, was alles in ein solches Budget einfließt. Glauben Sie jetzt aber nicht, dass der einzige Weg, Ihre Mitarbeiter auszubilden, über ein teures Seminar führt, das von jemandem mit teurer Seidenkrawatte und glänzenden Broschüren abgehalten wird, der aber nichts von Ihrem Unternehmen versteht. Suchen Sie Gelegenheiten. Mitarbeiter innerhalb Ihres Unternehmens auszubilden. Schätzungen sagen aus, dass ca. 90 Prozent aller Entwicklungen innerhalb eines Unternehmens stattfinden. Nicht nur. dass diese Ausbildung nichts kostet: Indem Sie Ihren Mitarbeitern neue Aufgaben zukommen lassen, stärken Sie deren Selbstvertrauen und ebnen ihren Weg innerhalb des Unternehmens.

Das sollten Sie nicht delegieren
Es gibt Aufgaben, die wesentliche Bestandteile Ihrer Tätigkeit als Manager sind. Wenn Sie diese Aufgaben delegieren, führen Sie die elementarsten Pflichten eines Managers nicht aus.

Langzeitvisionen und Ziele
Als Manager sitzen Sie in einer besonderen Position. Ihr Sitz in den oberen Regionen des Unternehmens verschafft Ihnen einen einzigartigen Ausblick über dessen Bedürfnisse. Wie in Geldanlageartikel 1 bereits besprochen, ist es eine der zentralen Funktionen des Managements, Visionen zu entwickeln. Während Ihnen Mitarbeiter in jedem Bereich des Unternehmens mit Ideen und Tipps helfen können, eine Perspektive zu entwickeln, ist es Ihre alleinige Aufgabe, eine Langzeitvision für das Unternehmen zu entwerfen. Ganz einfach, weil nicht jeder Angestellte mit entscheiden kann, in welche Richtung sich das Unternehmen bewegen sollte. Ein Unternehmen ist wesentlich effektiver, wenn jeder die gleiche Richtung einschlägt.

Leistungsbeurteilung, Disziplin und Ratschläge
ln modernen Unternehmen ist es oft sehr schwierig, eine persönliche Beziehung zwischen Managern und Mitarbeitern aufzubauen. Die meisten Manager sind schon froh, wenn sie zwischen Tür und Angel einmal ein kurzes Guten Morgen oder Schönen Abend noch zugerufen bekommen. Volle Terminpläne führen dazu, dass Sie mit einigen Mitarbeitern über Tage hinweg kein einziges Wort wechseln. Ach hallo, haben wir uns nicht schon einmal gesehen? Sie kommen mir so bekannt vor.
Es gibt aber Augenblicke, in denen Sie sich einfach Zeit für Ihre Mitarbeiter nehmen müssen. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter korrigieren und beraten, ist dies eine Art Feedback, das nur Sie allein geben können. Sie fixieren die Ziele Ihrer Mitarbeiter und legen die Maßstäbe fest, anhand derer die Fortschritte gemessen werden. Demnach sind auch Sie derjenige, der entscheidet, ob Ihre Mitarbeiter die gesteckten Ziele erreicht oder verfehlt haben. Sie können diese Aufgaben einfach nicht delegieren – dabei würden alle verlieren.

Politisch sensible Situationen
Es gibt Situationen, die politisch schlicht zu brisant sind, um sie einem Mitarbeiter überlassen zu können. Angenommen, Sie stellen bei der Überprüfung der Spesenabrechnungen des Unternehmens fest, dass einer der höchsten Manager private Reisen über die Firma abgerechnet hat. Können Sie die Meldung an den Vorstand einem Ihrer Mitarbeiter übertragen? Ile Susi, ich möchte, dass Sie dies dem Vorstand in der nächsten Sitzung verklickern. Ich wäre nicht gerne in der Nähe, wenn diese Bombe hochgeht. Nein! Derartige Situationen verlangen größtes Einfühlungs- und Einschätzungsvermögen, es wäre einem Mitarbeiter gegenüber einfach unfair, ihn dem auf diese hoch explosive Mitteilung folgenden Beschuss auszusetzen. Es kann manchmal schwierig sein, eine Führungsposition innezuhaben. Sie werden aber bezahlt, um schwierige Entscheidungen zu treffen und die Aufregung, die Sie damit auslösen können, auszuhalten.

Persönliche Aufgaben
Ab und zu wird Ihr Vorgesetzter Ihnen eine Aufgabe zuschieben und dabei erwarten, dass Sie sie persönlich erledigen. Er oder sie hat dafür möglicherweise gute Gründe. Vielleicht verfügen Sie über eine für Ihr Unternehmen einzigartige Perspektive oder über Fähigkeiten. Jie Sie in die Lage versetzen, diese Aufgaben zügig und problemlos erledigen zu können. Wie auch immer die Dinge liegen: Wenn Ihnen eine Aufgabe mit dem Gedanken zugewiesen. wurde, dass nur Sie, Sie und kein anderer, diese erledigt, dann dürfen Sie sie unter gar keinen Umständen Ihren Mitarbeitern überlassen. Vielleicht entscheiden Sie sich, Ihre Mitarbeiter Informationen sammeln zu lassen, doch Sie sollten bis zum Ende verantwortlich für die Ausführung bleiben.

Vertrauliche oder heikle Situationen
Als Manager haben Sie aller Wahrscheinlichkeit nach privilegierten Zugang zu Informationen, die Ihre Mitarbeiter nicht bekommen. Dazu gehören zum Beispiel Gehalts- und Lohndaten, Patentrechte und PersonaIdaten. über die die meisten Manager in irgendeiner Form verfügen können, Die Weitergabe dieser Informationen an Unbefugte könnte dem Unternehmen schweren Schaden zufügen. Gehalts- informationen sollten zum Beispiel sehr vertraulich behandelt werden. Und ein Konkurrent, der technische Daten ergattert, in deren Entwicklung viel Zeit und noch mehr Geld investiert wurde, kann niederschmetternde Folgen für das Unternehmen haben. Wenn Ihre Mitarbeiter solche Informationen nicht unbedingt benötigen, sollten Sie damit zusammen hängende Aufgaben unbedingt selbst erledigen.

Was passiert, wenn etwas schief geht
Ab und zu geht das Delegieren daneben, und zwar gründlich. Wie können Sie die Gefahr erkennen, bevor es zu spät ist, und was können Sie tun. um den Tag zu retten? Sie können die Leistungen Ihrer Mitarbeiter auf verschiedenen Wegen überprüfen:
– Das standardisierte Kontrollverfahren: Verwenden Sie ein standardisiertes Kontrollverfahren, um die delegierten Aufgaben und Fälligkeitstermine zu verfolgen. Das kann ein manuelles, aber auch ein computergesteuertes System sein.
– Persönliche Kontrolle: Ergänzen Sie Ihr Standard-Kontrollsystem um ein informelles, indem Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig aufsuchen und sich nach den erzielten Fortschritten erkundigen.
– Stichproben: Entnehmen Sie regelmäßige Stichproben der Arbeit Ihrer Mitarbeiter und kontrollieren Sie, ob sie den vereinbarten Standards entsprechen.
– Zwischenberichte: Regelmäßige Zwischenberichte der Mitarbeiter können Ihnen im Voraus als Indikator bevorstehender Probleme oder Erfolge dienen.
– Wenn Sie feststellen, dass Ihre Mitarbeiter in Schwierigkeiten geraten sind, gibt es
verschiedene Wege, die Abläufe wieder in Gang zu bringen:

Beratung: Diskutieren Sie auftretende Probleme mit Ihren Mitarbeitern und vereinbaren Sie einen Plan zur Korrektur.
– Rücknahme der Verantwortung: Wenn die Probleme trotz einer Beratung weiterhin bestehen bleiben, können Sie die Verantwortung Ihres Mitarbeiters für diese Aufgabe zurücknehmen. (Er bleibt weiterhin mit der Aufgabe betreut, arbeitet aber wesentlich enger mit Ihnen zusammen.)
– Neuzuteilung von Aufgaben: Prinzipiell die äußerste Notlösung, wenn das Delegieren danebengehen sollte. Ist jemand nicht in der Lage, die gestellte Aufgabe zu erledigen, dann weisen Sie diese Aufgabe Mitarbeitern zu. die dafür besser geeignet sind.