Geld Anlegen 24h Ihr Geld Richtig und Sicher Anlegen
E-Mail Software für Projektmanagement nutzen – hilfreiche Information
Bevor es E-Mail gab. erzählten mir meine Seminarteilnehmer ständig, dass die beiden frustrierendsten Faktoren in einem Projekt die vielen unproduktiven Meetings waren und das telefonische Haschmich-Spiel, wenn man versuchte, jemanden zu erreichen. Da ist es nicht verwunderlich, dass sich alle auf das Medium E-Mail gestürzt haben, sobald es verfügbar war. Weil E-Mails so verbreitet sind, möchte ich in diesem Geldanlage-Portal nicht zu ausführlich darauf eingehen. In diesem Abschnitt beschäftigen wir uns kurz mit den Vor- und Nachteilen, die richtige Anwendung innerhalb des Projektteams und Möglichkeiten, wie Sie sie zu Ihrem Vorteil nutzen können.
E-Mails sind eine schnelle und bequeme Möglichkeit einseitiger schriftlicher Kommunikation. In dieser Hinsicht bieten sie folgende Vorteile:
✓ Sender und Empfänger müssen nicht gleichzeitig anwesend sein. Sie können eine E-Mail schreiben, wann Sie wollen, und der Empfänger kann sie dann lesen, wann es ihm passt.
✓ Sender und Empfänger müssen sich nicht am selben Ort befinden. Sie können von Flensburg eine E-Mail nach Timbuktu schicken.
✓ Ihre Nachricht wird schnell verschickt. Die Auslieferung Ihrer Nachricht ist nicht abhängig von Austragungszeiten, Arbeitszeiten oder Wetterbedingungen.
✓ E-Mails dienen als schriftlicher Beleg. Der Empfänger kann Ihre Nachricht mehrmals lesen, um Unklarheiten zu klären, oder die Nachricht kann als Erinnerung dafür dienen, dass diese Information bereits weitergegeben wurde.
✓ Sie können E-Mails auf der Festplatte, auf Disketten, Zips oder CDs speichern und brauchen sie nicht auszudrucken. Das spart Platz und Geld und vereinfacht den Zugriff.
Leider haben E-Mails folgende Nachteile:
✓ Der Empfänger liest sie möglicherweise nicht. Ich treffe viele Leute, die zwischen 50 und 100 E-Mails pro Tag bekommen! Diese Personen geben gerne zu, dass sie die ersten paar Zeilen überfliegen und dann entscheiden, ob eine Mail es wert ist, gelesen zu werden. Einige lesen lediglich, von wem die Mail stammt, und entscheiden dann, ob sie weiterlesen wollen oder nicht.
✓ Zwischen Sender und Empfänger findet keine Kommunikation in Echtzeit statt. Der Empfänger hat vielleicht Probleme, die Nachricht richtig zu interpretieren, weil er oder sie keine Fragen stellen kann, Widersprüche nicht geklärt werden können oder bestimmte Dinge nicht richtig hervorgehoben werden. Man kann versuchen, diese Fragen durch weitere Mails zu klären, aber manchmal verlieren die Leute das Interesse daran.
✓ Die Kommunikation ist auf den Austausch von Worten beschränkt. Andere Hinweise auf die Gefühle und Einstellungen der Gesprächspartner (beispielsweise Mimik und Gestik oder Tonfall) bekommt man nicht.
✓ Die Inhalte oder Intention der Mails können missverstanden werden. Das Vokabular, mit dem man in E-Mails bestimmte Dinge ausdrückt, wird immer größer. (Lesen Sie dazu beispielsweise den Kasten In E-Mails zwischen den Zeilen lesen.) Wenn jemand diese Dinge informell auffasst, vermittelt Ihre E-Mail möglicherweise die falsche Botschaft.
In E-Mails zwischen den Zeiten lesen
Ein Sprichwort sagt: Es kommt nicht darauf an, was man sagt, sondern wie man es sagt. Bei einem Gespräch von Angesicht zu Angesicht achten die Beteiligten häufig eher auf den Tonfall, den Gesichtsausdruck und die Körpersprache als auf die Worte. Da E-Mails keine nonverbalen Hinweise geben, hat man ein neues Vokabular erfunden, mit dessen Hilfe Sie nonverbale Botschaften an ihre Empfänger schicken. Leider kann eine falsche Verwendung dieses Vokabulars dazu führen, dass die falsche Botschaft übermittelt wird und Missverständnisse und Ärger entstehen. Vor einiger Zeit erzählte mir jemand, er hätte einmal eine E-Mail an einen Kollegen verschickt, und weil er einen bestimmten Punkt ganz besonders betonen wollte, hatte er diesen Abschnitt fett geschrieben. Die Person, an die er die Mail geschickt hatte, hat nie darauf geantwortet, und wenn sie sich über den Weg liefen, schien der Betreffende meinen Bekannten zu ignorieren.
Nach einigen Tagen suchte mein Bekannter seinen Kollegen auf und fragte ihn, ob es ein Problem gäbe. Der Kollege teilte ihm mit, dass er sauer darüber wäre, dass mein Bekannter ihn in seiner Mail angeschrieen hätte. Mein Bekannter war völlig verwirrt und fragte, wie man jemanden mit einer E-Mail anschreien kann. Offensichtlich ist es so, dass fett geschriebene Sätze so zu interpretieren sind, als würde man den Empfänger anschreien. Zum Glück konnte mein Bekannter aus diesem Missverständnis lernen und sein Verhalten korrigieren. Aber man fragt sich doch, wie oft solche Missverständnisse ungeklärt bleiben.
E-Mails richtig einsetzen
E-Mails sind eine effektive Komponente guter Kommunikationssysteme. In folgenden Bereichen kann man E-Mails sehr gut einsetzen. Beispielsweise kann man sie nutzen, um mündliche Vereinbarungen und Gespräche zu bestätigen. In diesen Fällen sollte die Mail separat gesehen und verstanden werden, ohne dass weitere Erklärungen oder Interaktionen notwendig sind. Falls doch Erläuterungen notwendig sind, hat die Mail die Information nicht klar und genau genug vermittelt. Sie können sie auch nutzen, um konkrete, objektive Fakten zu übermitteln, die keine oder kaum eine Erklärung erfordern. Einfache Mitteilungen sollten Sie in einfacher Sprache vermitteln. Informieren Sie den Empfänger darüber, wie er Sie erreicht, falls er noch Fragen hat. In folgenden Situationen sollten Sie sich allerdings nicht auf E-Mails als ausschließliches Kommunikationsmittel verlassen:
✓ Um Ideen für Problemlösungen zusammenzutragen oder neue Ideen zu entwickeln. Nutzen Sie E-Mails, um zu einer Brainstorming-Sitzung einzuladen, die Themen bekannt zu machen und das notwendige Hintergrundmaterial zu verschicken, damit sich die Teilnehmer auf die Sitzung vorbereiten können. Sie können per E-Mail die Ergebnisse einer Brainstorming-Sitzung zusammenfassen und darüber informieren, welche Maßnahmen getroffen wurden. Der eigentliche Ideenaustausch sollte allerdings in richtigen Sitzungen stattfinden. in denen die Teilnehmer auch körperlich anwesend sind.
✓ Um Teammitglieder zu motivieren und Vertrauen aufzubauen. Natürlich können Sie E-Mails nutzen, um die Beteiligten über den beruflichen Hintergrund ihrer Kollegen zu informieren, über ihre Erfahrungen und Leistungen und darüber, wie sie eingesetzt werden sollen. Allerdings sollten Sie ausreichend Gelegenheit für persönliche Treffen bieten, damit sich die Teammitglieder kennen lernen und aneinander gewöhnen.
✓ Wichtige Nachrichten bekannt machen. Vielleicht können Sie eine wichtige Nachricht per E-Mail verkünden, aber dann sollten Sie auf jeden Fall telefonisch oder in persönlichen Gesprächen nachfassen, um sicherzustellen, dass der Empfänger den Inhalt der Nachricht richtig verstanden hat.
Machen Sie das Beste aus Ihren E-Mails
Richtig eingesetzt können E-Mails ein wertvolles Werkzeug zur klaren, schnellen, bequemen und preiswerten Kommunikation sein. Um die E-Mail Kommunikation mit Ihren Teammitgliedern zu optimieren, machen Sie Folgendes:
✓ Fassen Sie sich kurz. Benutzen Sie klare, konkrete Worte und vermeiden Sie. soweit möglich, Fachausdrücke und Fremdwörter.
✓ Lesen Sie die E-Mail noch einmal durch, bevor Sie sie verschicken. Denken Sie daran, dass der Eindruck, den Sie bei anderen bezüglich Ihrer Person, Ihrer Ideen und Ihrer Meinung hinterlassen, sehr stark dadurch geprägt ist. was Sie sagen und wie Sie es sagen. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um die E-Mail noch einmal durchzulesen, bevor Sie sie verschicken.
✓ Rechnen Sie mit Missverständnissen. Versetzen Sie sich in die Lage des Empfängers. Wie könnte er Ihre Nachricht falsch interpretieren? Welche zusätzlichen Informationen benötigt er möglicherweise? Ist es klar, was man von ihm als Reaktion auf Ihre Mail erwartet? Mit anderen Worten, versuchen Sie zu vermeiden, dass fünfmal Mails hin und her geschickt werden müssen, um Fragen zu klären und Missverständnisse auszuräumen, indem Sie eine gut durchdachte E-Mail verfassen.
✓ Achten Sie darauf, dass die Mail angekommen ist. Wenn möglich, programmieren Sie Ihren Computer so. dass er Sie automatisch darüber informiert, wenn der Empfänger Ihre E-Mail geöffnet hat. Wenn das nicht möglich ist, bitten Sie den Empfänger. Ihnen eine Mail zurückzuschicken und Sie darüber zu informieren, ob er die Mail bekommen hat. oder rufen Sie an und fragen Sie ihn persönlich.
✓ Bewahren Sie von wichtigen Mails eine Kopie auf. Von wichtigen Mails sollten Sie eine Kopie aufbewahren, um belegen zu können, dass die Mail tatsächlich an alle Beteiligten verschickt wurde.
