Eine Abschlussbewertung durchführen – Projektmanagement Methoden

Um aus guten Erfahrungen lernen zu können und Fehler zu vermeiden, sollten Sie dafür rechtzeitig die Grundlage legen, indem Sie eine Abschlussbewertung durchführen.

Eine neue Methode, den Abschluss Ihres Projekts bekanntzugeben
Wenn es sich um ein eher kleines Projekt gehandelt hat, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass alle Beteiligten wissen, wann es zu Ende ist und was die Ergebnisse waren. Wenn es sich über einen sehr langen Zeitraum erstreckt hat (sechs Monate oder länger) und viele Gruppen in Ihrem Unternehmen daran beteiligt waren, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass jemand, der ganz am Anfang einmal involviert war, die eigentlichen Ergebnisse seiner Arbeit nie zu sehen bekommt. Vor einiger Zeit sprach ich mit einem Kunden, der gerade ein einjähriges Projekt beendet hatte, in dem es darum ging, ein bestimmtes Bauteil für ein Flugzeug zu entwerfen, zu entwickeln und einzuführen. Als er sein Projekt offiziell beendet hatte, dachte er noch einmal über die vielen verschiedenen Personen aus den unterschiedlichsten Bereichen nach, die ihm während dieses Jahres geholfen hatten.

Neben den Ingenieuren, die schließlich den Einbau in das Flugzeug und die Tests durchgeführt hatten, hatten zahllose andere das Projekt in erheblichem Umfang unterstützt. Da waren beispielsweise die Mitarbeiter der Einkaufsabteilung, der Buchhaltungsabteilung, der Personalabteilung, des Versuchslabors, aus der Logistik und so weiter. Er stellte fest, dass all diese Menschen das Endergebnis ihrer Bemühungen erfahrungsgemäß nie zu sehen bekamen. Also beschloss er, etwas zu tun, was er in diesem Unternehmen noch nie zuvor getan hatte. Er stellte eine kleine Ausstellung zusammen, die die Geburt, die Entwicklung und den erfolgreichen Einsatz des Produktes zeigte. Es fehlte nichts: der erste Vertrag, die Bestellungen aus der Einkaufsabteilung, das erste Designmodell, die genehmigten endgültigen Zeichnungen der Ingenieure, Abbildungen des Teils, wie es in ein Flugzeug eingebaut wurde, Bilder von dem Piloten, der das Teil benutzte und sogar Bilder von den Mechanikern, die das Teil warten sollten. Dann schickte er an alle Beteiligten eine Nachricht, informierte sie über die Ausstellung und lud alle ein, sich diese anzusehen.

Die Reaktionen, die er erhielt, waren überwältigend. Er schätzte, dass mehr als 100 Personen gekommen waren, um sich die Ausstellung anzusehen. Er hörte, wie die Einzelnen stolz von ihrem Beitrag – groß oder klein – zum Erfolg dieses Produktes sprachen – einem Produkt, das das Leben der Menschen in der Zukunft beeinflussen wird. Den eindrucksvollsten Kommentar gab ein Techniker aus dem Testlabor ab, der sagte, es sei das erste Mal in den elf Jahren, die er für das Unternehmen tätig war, dass er die endgültige Version eines Produkts, das er getestet hatte, zu Gesicht bekam. Mein Kunde schätzte, dass er für die Zusammenstellung der Ausstellung zwar einige Stunden investiert hatte. Aber die positiven Reaktionen, die er und sein Unternehmen dafür bekamen, waren unbezahlbar.

Eine Abschlussbewertung ist eine Bewertung der Projektergebnisse, Aktivitäten und Prozesse, um
✓ Projekterfolge zu erkennen und die Beiträge einzelne Personen zu würdigen.
✓ Techniken und Methoden zu erkennen, die gut funktioniert haben, und Schritte zu entwickeln, wie man sicherstellen kann, dass diese auch in Zukunft angewandt werden.
✓ Techniken und Methoden zu erkennen, die nicht funktioniert haben, und Schritte zu entwickeln, um sicherzugehen, dass sie nicht wieder angewandt werden. In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie eine Abschlussbewertung durchführen – von der Vorbereitung über die Durchführung zur Nachbereitung.

Das Abschlussmeeting schon während des gesamten Projekts einplanen
Ihr Projekt durchläuft fünf Stadien (Konzept-, Abgrenzungs-, Start-, Durchführungs- und Abschlussphase) von der Idee bis zur fertigen Umsetzung (in Artikel 1 finden Sie die Definitionen zu jeder Phase). In jeder dieser Phasen sollten Sie bestimmte Maßnahmen ergreifen, um die Grundlage für die Post-Projektevaluation zu legen:
✓ Konzeptphase:
• Stellen Sie fest, welchen Nutzen die Driver in Ihrem Projekt realisiert sehen wollten, als sie Sie mit der Durchführung betraut haben. (In Artikel 3 finden Sie die Definition für Driver und andere Arten von Projektbeteiligten.)
• Wenn Ihr Projekt eine bestehende Situation ändern soll, legen Sie Maßstäbe fest, die die Situation rar dem Projekt beschreiben, um sie mit den Maßstäben nach Projektende zu vergleichen.

✓ Abgrenzungsphase:
• Berücksichtigen Sie mögliche weitere Projekt-Driver, die Sie in der Konzeptphase noch nicht identifiziert hatten. Die Erwartungen Ihrer Driver dienen als Anhaltspunkt für die Festlegung der Kriterien für den Projekterfolg, deshalb müssen Sie wissen, um wen es sich handelt.
• Entwickeln Sie klare und detaillierte Beschreibungen sämtlicher Projektziele.
• Nehmen Sie die Aktivität Eine Projekt-Abschlussbewertung durchführen mit in Ihre Projektstruktur auf und halten Sie genügend Zeit und Ressourcen bereit, um diese auch durchzuführen (in Artikel 4 erfahren Sie mehr über die Projektstruktur).

✓ Startphase:
• Teilen Sie allen Teammitgliedern mit, dass es eine Projekt-Abschlussbewertung geben wird.
• Ermutigen Sie die Teammitglieder dazu, Themen, Probleme und Erfolge handschriftlich oder in einem auf dem PC geführten Logbuch zu vermerken, die sich während des Projekts ergeben haben. Schauen Sie sich diese Aufzeichnungen an. wenn Sie die Themen für das Abschlussmeeting zusammenstellen.

✓ Durchführungsphase:
• Bewahren Sie Daten über Kosten. Arbeitsstundenkosten und Zeitplanberichte aus dem gesamten Projekt auf. (In Artikel 12 erfahren Sie, wie man den Ressourcenaufwand und Zeitplanabgleich erfasst.)
• Ermutigen Sie die Teammitglieder dazu, weiterhin Einträge in Ihre Projekt-Logbücher zu machen.
✓ Abschlussphase:
• Wenn das Projektziel darin bestand, eine bestimmte Situation zu ändern, messen Sie die vorher festgelegten Nachher-Kriterien.
• Besorgen Sie sich die Berichte zu den endgültigen Kosten, den Arbeitsstunden und den Zeitplan-Abgleich.
• Führen Sie ein Meeting zur Projekt-Abschlussbewertung (Post-Projektevaluation) durch.
• Verteilen Sie das Protokoll dieses Meetings.

Bühne frei für das Meeting zur Projekt-Abschlussbewertung
Eine Projekt-Abschlussbewertung ist nur so gut wie die Informationen, auf denen sie basiert, bezüglich der Ergebnisse, Ausgaben und Leistungen. Die Informationen müssen vollständig, detailliert und genau sein. Bereiten Sie sich auf das Meeting zur Projekt-Abschlussbewertung vor, indem Sie folgende Informationen sammeln:
✓ Ergebnisse
✓ Einhaltung des Zeitplans
✓ Ressourcenaufwand

Probleme, die während des Projekts aufgetaucht sind
✓ Änderungen, die während des Projekts bezüglich der Ziele, der Zeitpläne oder der Budgets
vorgenommen wurden
✓ unvorhergesehene Ereignisse oder Veränderungen im Umfeld während des Projekts
✓ Zufriedenheit des Auftraggebers mit den Projektergebnissen
✓ Zufriedenheit der Unternehmensleitung mit den Projektergebnissen Sammeln Sie diese Informationen aus folgenden Quellen:
✓ Fortschrittsberichte Projekt-Logbücher
✓ Finanzberichte
✓ Zeitplan-Berichte
✓ Memos, Korrespondenz und Protokolle der Meetings
✓ Kundenmeinungen
✓ Meinung der Unternehmensleitung
✓ Meinung der Teammitglieder

Bereiten Sie eine detaillierte Agenda für das Meeting zur Projekt-Abschlussbewertung vor, die auch angibt, wie lange und wann über ein bestimmtes Thema gesprochen werden soll. Denken Sie dabei an folgende mögliche Themen:
✓ Hinweis auf den Zweck des Meetings
✓ Bestimmte Ziele die erreicht werden sollen
✓ Highlights der Projektumsetzung
• Ergebnisse, Zeitpläne, Ressourcen
• Methoden zur Projektplanung
• Projektüberwachungssysteme und -verfahren
• Projektkommunikation
• Verfahren in der Teamarbeit und Effektivität
✓ Diskussion und Anerkennung bestimmter Leistungen
✓ Überblick über die Reaktionen der Auftraggeber und der Unternehmensleitung zu dem Projekt
✓ Diskussion von Problemen und relevanten Themen
✓ Diskussion darüber, wie man die Erfahrungen aus diesem Projekt in zukünftige Projekte übernehmen kann

Verteilen Sie den Entwurf für die Agenda, sämtliches Hintergrundmaterial und eine Teilnehmerliste spätestens eine Woche vorher an alle potenziellen Teilnehmer. Diese Vorankündigung gibt den Teilnehmern die Gelegenheit, Ergänzungen, Änderungen oder Streichungen vorzuschlagen. Überarbeiten Sie die Agenda gemäß diesen Vorschlägen und verteilen Sie die endgültige Agenda an alle Teilnehmer.

Ein Meeting zur Projekt-Abschlussbewertung durchführen
Ein erfolgreiches Meeting zur Projekt-Abschlussbewertung erfordert, dass Sie die richtigen Themen erörtern und dass die Beteiligten ihre Meinungen und Erfahrungen zu dem Projekt offen und ehrlich aussprechen. Auf einem solchen Meeting, besprechen Sie die folgenden Themen:
✓ Haben Sie die Projektziele erreicht?
✓ Haben Sie den Zeitplan eingehalten?
✓ Haben Sie das Projekt innerhalb des vorgesehenen Budgets abgeschlossen?
✓ Bezüglich aufgetauchter Probleme:
• Halten Sie sie vorhersehen und sie einplanen können? Wenn ja, wie?
• Haben Sie sie effektiv und effizient behandelt?
✓ Haben Sie die Projektmanagementsysteme und -abläufe Ihres Unternehmens effektiv eingesetzt? Um möglichst genaue Informationen und die besten Empfehlungen für zukünftige Aktivitäten zu erhalten, machen Sie Folgendes:
✓ Laden Sie die richtigen Personen ein. Laden Sie alle Personen ein, die über die gesamte Laufzeit des Projekts jemals beteiligt waren. Wenn die Liste der potenziellen Teilnehmer zu lang ist, prüfen Sie, ob es sinnvoll ist, sich zunächst mit ausgewählten Untergruppen zu treffen und dann ein Gesamtmeeting abzuhalten. wo jeder die Ergebnisse der kleineren Meetings erfährt und Sie letzte Anmerkungen und Vorschläge einholen.
✓ Erklären Sie zu Beginn des Treffens, dass es darum geht, etwas zu lernen und nicht um Schuldzuweisungen.

Als Projektmanager leiten Sie das Meeting und erklären gleich zu Beginn, dass es darum geht, sich Zeit für eine Selbstüberprüfung zu nehmen und Vorschläge zu erarbeiten, die den Erfolg zukünftiger Projekte sicherstellen. Wenn die Beteiligten beginnen, andere anzugreifen oder zu kritisieren, können Sie die Situation sofort wieder unter Kontrolle bringen, indem Sie die Teilnehmer Folgendes fragen:
• Was können Sie in der Zukunft tun. um mit solchen Situationen besser fertig zu werden?
• Was können Sie in der Zukunft tun, um solche Situationen zu vermeiden?
Wenn die Teilnehmer Ihrem Versuch widerstehen, die Diskussion wieder auf den richtigen Kurs zu bringen, können Sie erwähnen, welche Maßnahmen Sie als Projektmanager in Zukunft ergreifen können, um mit ähnlichen Situationen effektiver umzugehen, und dann bitten Sie die Teilnehmer, weitere Vorschläge zu machen.

✓ Ermutigen Sie die Teilnehmer
• festzustellen, was andere gut gemacht haben.
• ihre persönliche Leistung zu überprüfen und herauszufinden, wie man anders an die Situation hätte herangehen sollen.
✓ Überlegen Sie, ob es sinnvoll ist, das Meeting außerhalb der Büroräume abzuhalten. Vielen Menschen fällt es leichter, bestehende Praktiken zu kritisieren und neue Ansätze zu diskutieren, wenn sie sich außerhalb ihres normalen Arbeitsumfelds befinden. Denken Sie daran, dass Sie jemanden damit beauftragen, während des Abschlussmeetings Notizen zu machen. Außerdem sollte eine Teilnehmerliste geführt und die wichtigsten Informationen hervorgehoben werden. Die Aufzeichnungen sollten die vereinbarten Maßnahmen zur Umsetzung der aus den gemachten Erfahrungen gelernten Lektionen enthalten und wer für diese Maßnahmen verantwortlich ist.

Deja vu: Denselben Fehler nicht wiederholen
Eine Teilnehmerin in einem meiner Seminare erzählte von einer sehr frustrierenden Situation an ihrem Arbeitsplatz. Vor einem Monat hatte sie an einem Projekt-Abschlussmeeting teilgenommen für ein Projekt, an dem sie ein Jahr lang beteiligt war. Das Projekt hatte die meisten der gewünschten Ergebnisse erzielt, aber dieser Erfolg ging zu Lasten von Budgetüberziehungen, Verzögerungen im Zeitplan sowie emotionaler und körperlicher Erschöpfung der Teammitglieder, die unter dem ständigen Druck einer Krisensituation arbeiten mussten. Die Teilnehmer verbrachten den größten Teil des Evaluationsmeetings damit herauszufinden, wie man zukünftige Projekte reibungsloser und effizienter durchführen könnte. Jetzt, in einem neuen Projekt, stellte sie fest, dass die Personen, die an dem besagten Abschlussmeeting teilgenommen hatten, alle dieselben Fehler wiederholten, die sie schon im vorangegangenen Projekt gemacht hatten! Sie fragte sich, ob man die Lektionen, die man gelernt hatte, einfach ignorierte. Ich fragte sie, wie die anderen Teammitglieder auf den Bericht mit den Empfehlungen aus dem Meeting reagiert hätten. Sie schien erstaunt und gab zu, dass während des Meetings keiner ein Protokoll geführt oder einen Bericht darüber erstellt hatte. Mehr als zehn Füh-rungskräfte der mittleren und oberen Ebene hatten einen ganzen Tag damit verbracht, Pläne und Verfahren zu diskutieren, die helfen sollten, die Abläufe im Unternehmen zu verbessern, aber niemand hatte diese Ideen zu Papier gebracht. Kein Wunder, dass sich nichts änderte – niemand wusste, welche Änderungen genauer vornehmen sollte oder wie.

Nach der Projekt-Abschussbewertung
Ein voller Terminkalender zieht Sie möglicherweise schon in neue Projekte, bevor Sie die vor-angegangenen Erfahrungen überhaupt analysieren und von ihnen profitieren können. Doch selbst, wenn man sich Zeit nimmt, die gemachten Erfahrungen noch einmal Revue passieren zu lassen, übernimmt man nur selten die Ratschläge in zukünftige Vorgehensweisen. Nach dem Meeting zur Projekt-Abschlussbewertung sollte der Projektmanager so schnell wie möglich einen Bericht vorbereiten und verteilen, der auf dem Protokoll des Meetings basiert und folgende Themen enthält:
✓ Praktiken, die in zukünftigen Projekten übernommen werden sollen Maßnahmen, die die Einführung dieser Praktiken fördern
✓ Praktiken, die man in zukünftigen Projekten vermeiden sollte
✓ Maßnahmen, die unternommen werden sollten, um diese Praktiken zu verhindern

Berücksichtigen Sie diesen Bericht wenn Sie zukünftige Projekte planen und achten Sie darauf, dass Sie die Lektionen, die Sie gelernt haben, auch anwenden. In dem Kasten Dejä vu: Denselben Kehler nicht wiederholen in diesem Artikel finden Sie ein gutes Beispiel dafür, warum ein schriftlicher Bericht wichtig ist.