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Einladung und Formalien nach Ihrer Bewerbung – hilfreiche Information

Dem Vorstellungsgespräch geht eine mündliche oder schriftliche Einladung des Arbeitgebers voraus – und hier kann sich der erste Anlass zu folgenschweren Ungeschicktheiten ergeben. Dazu sollten Sie Folgendes wissen. Der schriftlich oder telefonisch angebotene Termin ist manchmal durch aufwendige interne Abstimmung zustande gekommen, weil man an einem Tag mehrere Bewerber kennen lernen und vergleichen möchte und/oder, weil mehrere Mitarbeiter des Unternehmens an dem Gespräch teilnehmen. Meistens werden noch ein bis zwei Ersatztermine bei der Planung vorgesehen, falls der Bewerber dienstlich nicht abkömmlich oder vielleicht im Urlaub ist.
Als Grundregel muss für Sie als Bewerber gelten:
■ Nehmen Sie ein Terminangebot zum Vorstellungsgespräch immer an.

Wenn Sie sich bewerben, dann müssen Sie damit rechnen, in einem Zeitraum von ca. zwei bis maximal sechs Wochen nach dem Absenden Ihrer Bewerbung eingeladen zu werden. Wenn Sie verhindert sind, z. B. durch Urlaub, Messebesuche usw., dann teilen Sie das dem Arbeitgeber bitte bereits im Anschreiben klar und deutlich mit. Es macht keinen guten Eindruck, wenn Sie nach dem Absenden Ihrer Bewerbung Ihren großen Urlaub antreten und dann nicht auf das Terminangebot reagieren können. Die zweite Grundregel lautet also:
■ Stellen Sie sich auf ein Terminangebot zu den üblichen Bürozeiten ein.

Hierauf kann aufgrund der praktischen Erfahrungen der Personalbüros nicht oft genug hingewiesen werden. Es ehrt Sie und spricht durchaus für Ihr Pflichtbewusstsein, wenn Sie Ihre Verhinderung mit der Arbeit an einem wichtigen Projekt begründen. Aber wie gesagt, wenn Sie ernsthaft an einem beruflichen Wechsel interessiert sind, dann müssen Sie das auch durch Annahme eines Einladungstermins unter Beweis stellen. Es zeugt in aller Regel auch von Unhöflichkeit, wenn man versucht, dem Arbeitgeber Termine vorzuschreiben. Das folgende Beispiel verdeutlicht dies:

Ein junger Bewerber, 30 Jahre alt, Bewerbungsposition Verkaufssachbearbeiter, wurde von einem Unternehmen sehr gut eingeschätzt, deshalb bot man ihm einen Vorstellungstermin (um den er übrigens im Anschreiben uneingeschränkt auch gebeten hatte!) an, und zwar mit rund 10-tägiger Vorlaufzeit für Dienstag, den 28. März 2002, 10.30 Uhr. Der Bewerber rief bei dem Unternehmen an, und es entspann sich folgender Dialog:
*Bewerber (B): Guten Tag, hier ist Neumann, ich wollte gern den Termin am 28.3.2002 bestätigen.
*Personalsekretärin (P): Ja, um welche Position geht es denn bitte.
*B: Im Verkauf.
*P: Entschuldigen Sie bitte, aber wir haben im Verkauf zwei Positionen ausgeschrieben, die des Verkaufsleiters und die eines Sachbearbeiters; für welche haben Sie sich denn beworben?
*B: Für den Sachbearbeiter, aber an der anderen bin ich auch interessiert, das wusste ich gar nicht, was muss man denn da für Voraussetzungen mitbringen?
*P: Lassen Sie uns bitte erst mal beim Termin bleiben, ich habe inzwischen die Vorlage vor mir, 28. März, 10.30 Uhr, passt Ihnen der Termin?
*B: Eigentlich nicht, weil ich ja tagsüber arbeite, am liebsten wäre mir ein Termin vor 9.00 Uhr oder nach 18.00 Uhr.
*P: Das wird sicher kaum gehen, Sie werden drei Gesprächspartner haben, die kann ich nicht so schnell auf einen neuen, gemeinsamen Termin bringen. Vielleicht könnten Sie sich einen Tag frei nehmen.
*B: Um Gottes willen, wo denken Sie hin, im März haben wir immer Sonderpräsentationen, da kriege ich unmöglich frei. Aber warten Sie mal, vielleicht ginge 12.30 Uhr, da habe ich eine halbe Stunde Mittagspause, das könnte irgendwie gehen.
*P: Ich denke, dass wir für das Gespräch gut eine Stunde brauchen, bei guten Bewerbern manchmal auch länger.
*B: Waaas? Eine ganze Stunde?
*P: Ja, das ist bei uns so üblich, wir nehmen uns sehr viel Zeit für Bewerbungsgespräche. Also soll ich den Termin jetzt festhalten oder ihn erst mal streichen?
*B: Dann streichen Sie mal, ich melde mich wieder, so Anfang April.

Dieses Gespräch hat tatsächlich stattgefunden und ist kein Einzelfall. Natürlich wurde aus der Bewerbung nichts, das Unternehmen sagte ab. Abgesehen davon ist auch die Bemerkung, eventuell auch an der zweiten ausgeschriebenen Position Interesse zu haben, fehl am Platze. Wenn man Interesse hat, muss man sich gezielt bewerben. Die Tatsache, dass viele Bewerber ihre Arbeit nicht unterbrechen wollen, trifft man sehr häufig an. Doch wenn der Wille zum Berufswechsel wirklich ernst ist, dann muss man einfach dazu stehen, es kann nicht oft genug gesagt werden. Langatmige Terminklaubereien am Telefon sind peinlich, manchmal unhöflich und vor allem auf gar keinen Fall ein positives Zeichen für den Bewerber. Überlegen Sie bitte auch, dass eine Einladung immer die von Ihnen gewünschte Chance für einen Berufswechsel darstellt.

Noch unhöflicher ist es einen eventuell mühsam gefundenen Termin kurz vor dem Gespräch abzusagen; fast immer ist Ihnen dann die Absage sicher, es sei denn, Sie haben einen wirklich triftigen Grund für die Absage, z.B. Krankheit, eine plötzliche Dienstreise oder einen unaufschiebbaren Gerichtstermin. Übrigens sei bereits in diesem Zusammenhang auf eine Bewerberfalle im Vorstellungsgespräch hingewiesen. Manchmal verabschiedet sich der Personalchef mit der Bemerkung: „Müssen Sie denn heute noch arbeiten, oder haben Sie sich frei genommen?“ Wenn Sie noch zur Arbeit gehen wollen, spricht das eher für Ihr Pflichtbewusstsein. Schon mancher ist aber auf diese Frage hereingefallen und hat zu erkennen gegeben, dass er die Chance ergreift und den Rest des Tages privat nutzt. Bei den Terminierungen muss man natürlich auch die Position und vor allem auch etwaige Entfernungen in Betracht ziehen. Bei sehr
qualifizierten Positionen ist der Arbeitgeber eher geneigt, seinerseits flexibel auf Terminwünsche einzugehen, da er den Bewerber ja für sich gewinnen will.

Manchmal werden auch auf Messen, in Hotels oder auf Dienstreisen Termine vereinbart, die ein rasches Kennenlernen ermöglichen. Wenn Sie sich in andere Orte oder gar ins Ausland bewerben, dann müssen Sie immer mit mindestens einem Tag Zeitaufwand rechnen. Leicht übersehen werden oft auch einige Formalia. Wenn z.B. in dem Einladungsschreiben des Arbeitgebers steht, dass Sie den Termin bestätigen möchten, dann tun Sie das bitte auch. Bestätigen sollten Sie aus Höflichkeit auch dann, wenn es nicht ausdrücklich erbeten wurde. Erkundigen Sie sich bei der Bestätigung auch, wie Sie die Firma am besten mit dem Auto oder mit dem öffentlichen Verkehrsmittel erreichen können, soweit das nicht bekannt ist. Lesen Sie auch genau, wo Sie sich als Bewerber einfinden sollen. Wenn im Brief steht: „Wir bitten Sie, sich am 28. 3. 2002, um 10.30 Uhr, in unserem Konferenzraum B, im Westflügel unseres Hauses, Eingang Werderstraße 45, einzufinden“, dann sollten Sie nicht am Haupteingang erscheinen und nach der Personalabteilung fragen. Planen Sie bitte immer auch genügend Zeit ein, um rechtzeitig zum Termin zu erscheinen.