Fahrplans zum Erfolg und auf die kritische Faktoren beachten – effektives Projektmanagement

Setzen Sie gekonnt um
Nutzen
Erfahren Sie, wie Sie Projekte mithilfe eines Fahrplans zum Erfolg führen können.

Fahrplan
Stellen Sie einen Fahrplan für die Umsetzung Ihres Projektes auf:
■ Legen Sie alle durchzuführenden Aktivitäten in Form von Arbeitspaketen fest.
Die Arbeitspakete erhalten jeweils einen Namen und beinhalten eine Aufgabenbeschreibung, den Namen des Verantwortlichen, den frühesten sowie den spätesten Startzeitpunkt, den frühesten sowie den spätesten Endzeitpunkt und legen die Informationspflichten fest.
■ Halten Sie besondere Haltepunkte – die Meilensteine – im Projektplan fest.
■ Ermitteln Sie frühzeitig die für die einzelnen Projektphasen benötigten personellen Ressourcen.
Verhindern Sie so, dass das Projekt aufgrund unzureichender Ressourcen unter Termindruck gerät.

Muster
Legen Sie eilte Datei mit dem nachfolgenden Muster an und pflegen Sie sie regelmäßig:
Fahrplan
(1) Termine Termin I Termin 2 ….
(2) Meilensteine
Meilenstein 1 (Datum, Gegenstand)
Meilenstein 2 (Datum, Gegenstand) ….
(3) Teilprojekte Teilprojekt 1: Gegenstand Verantwortlich: N.N.

Das bringt Sie weiter
■ Denken Sie bei aller Planungsstringenz daran: Es soll SPASS machen!
■ Wesentlich für den Erfolg sind ein schnelles, pragmatisches, anpackendes Vorgehen, das bei Misserfolgen auch 7.11 Korrekturen fähig ist und das die Teammitglieder selbst verstehen und auch mittragen können.
■ Nutzen Sie Software zur Projektplanung wie Microsoft-Project oder Open-Source-Software (z. B. GanttProject unter: ganttpro- ject.biz/).

Beachten Sie unbedingt die kritischen Faktoren
Nutzen
Erfahren Sie, worauf Sie besonders achten müssen, damit das Projekt gelingt.

Wie ein Spürhund
Eine der wichtigsten Aufgaben des Projektleiters ist es, auf die Gegebenheiten zu achten, die das Projekt behindern oder gar zum Scheitern bringen können. Ein guter Projektleiter hat deshalb etwas von einem liebenswerten Spürhund. Er spürt die überall lauernden Projektgefahren auf und ist bemüht, Lösungsansätze so schnell wie möglich zu finden. Gute Projektmitarbeiter zeichnen sich dadurch aus, dass sie nicht die Augen vor gegebenenfalls auftretenden Problemen verschließen, sondern dass sie Schwierigkeiten thematisieren und konsequent nach Lösungswegen suchen. Stärken Sie daher das Selbstvertrauen Ihrer Mitarbeiter, damit sie alle auftretenden Probleme umgehend thematisieren und Sie gemeinsam nach Lösungen suchen können.

Notfallplan
Sie sollten auf jeden Fall einen Notfallplan aufstellen, der detaillierte Informationen dazu enthält, welche Maßnahmen ergriffen werden, wenn etwas unplanmäßig verläuft (z.B. wenn kurzfristig keine Rechnungen mehr fakturiert werden können und somit die Liquidität des Unternehmens gefährdet ist). Wenn Sie mit einer Software (oder Updates und Hinzuprogrammierungen) arbeiten, müssen Sie diese unbedingt vorher testen. Insbesondere die Schnittstellen sind in diesen Test einzubeziehen.
Ein kritischer Punkt ist häufig auch die ausreichende Schulung der Mitarbeiter. Erstellen Sie einen präzisen Schulungsplan, etwa nach folgendem Muster:

Überprüfen Sie regelmäßig, ob Sie alle Risikofaktoren bedacht haben, Das bringt und besprechen Sie dies mit erfahrenen Projektmitarbeitern Sie weiter .