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Zeitmanagement zählt zu den am häufigsten diskutierten Themen im heutigen Geschäftsleben. Und so kann es durchaus sein, dass man Ihnen schon sehr viele Ratschläge gegeben hat, wie die rein technischen Aspekte dieser Herausforderung zu behandeln sind. Doch die Grundlagen, die diese Informationen stützen und in den folgenden Abschnitten aufgeführt sind, sind es wert, darüber nachzudenken.
Schaffen Sie sich ein Zeitmanagementsystem
Niemand insbesondere niemand, der ein sehr arbeitsames Leben führt, kann erwarten seine Zeit ohne die Hilfe eines externen Werkzeugs oder Systems zu organisieren (um nicht alles im Kopf behalten zu müssen). Es gibt zahllose Software-Pakete und Tagebücher, die eher einem Kalender gleichen und die Ihnen helfen sollen, ihre Zeit effektiver einzusetzen. Die Preise reichen von fünf Euro bis zu 200 Euro führen einen Palm Pilot, den Sie mit Ihrem PC verbinden können. Doch die meisten Experten für Zeitmanagement können Ihnen sagen, dass Ihr Erfolg weniger von der Methode oder dem System zu tun hat, sondern viel mehr mit der Überzeugung, diese Methode oder dieses System auch wirklich anzuwenden . Fürchten Sie sich nicht zu experimentieren. Wahrscheinlich ist in Ihrer aktuellen Software ohnehin schon ein Kalender eingebaut. Fangen Sie an, ihn zu benutzen. Und wenn Sie kein Geld in ein System investieren wollen, das Ihnen später vielleicht nicht gefällt, dann fangen Sie ganz einfach mit einem Klemmbrett und einem Stück Papier an. Machen Sie Listen und erstellen Sie einen groben Stundenplan. Wichtig ist, dass Sie sich an die Disziplin eines Zeitmanagements gewöhnen, bevor Sie viel Geld für eine entsprechende Software ausgeben.
Erstellen Sie einen Tagesplan
Zeitmanagement-Experten haben unterschiedliche Ansichten über die einzelnen Aspekte ihrer Ratschläge. Allerdings glauben alle an die Bedeutung, am Beginn eines jeden Tages mindestens 10 bis 15 Minuten dafür zu nutzen, die Prioritäten herauszustellen. Nutzen Sie diese Zeit nicht nur, um eine allgemeine Vorstellung von dem zu gewinnen, was Sie an diesem Tag erreichen wollen, sondern erstellen Sie auch einen groben Stundenplan. Machen Sie nicht den Fehler zu glauben, dass ein strukturierter Stundenplan ihre Optionen in irgendeiner Weise begrenzt. Ganz im Gegenteil: Die Struktur und Kontrolle, die Sie ausüben können, indem Sie einen Tagesplan entwerfen, verbessert in der Regel Ihre Fähigkeit. Alternativen und Optionen zu nutzen. Sollten Sie feststellen, dass Sie an einem bestimmten Tag zwei oder drei Stunden Zeit haben, dann sollten Sie an ihre große Liste denken, und eine Aufgabe von strategischer Bedeutung heraussuchen, zu der Sie bisher noch keine Zeit hatten. Sie können diese freie Zeit auch dazu nutzen, sich auf Aufgaben zu konzentrieren, beispielsweise Ihre Festplatte neu zu organisieren, die ihre Effektivität erhöhen.
Fassen Sie ähnliche Aufgaben zusammen
Menschen sind oft produktiver, wenn Sie über einen längeren Zeitraum hinweg im gleichen mentalen Zustand arbeiten, anders als ob sie die mentalen Einstellungen häufig verändern müssen. Tun Sie das Beste, um Aufgaben, die ähnliche Energien oder Quellen erfordern, in denselben Zeitrahmen zu stellen. Wenn Sie beispielsweise an drei oder vier Projekten arbeiten von denen jede eine Internet-Recherche erfordert, versuchen Sie die Informationen für alle Projekte im gleichen Zeitblock zu sammeln. Wenn mehrere Projekte E-Mails oder andere Korrespondenz erfordern, dann sollten Sie diese Schreibaufgaben zur gleichen Zeit durchführen.
Haften Sie Ablenkungen unter Kontrolle
Ablenkungen und Unterbrechungen sind an den meisten Arbeitsplätzen unvermeidlich, doch mit einiger Disziplin können Sie die Auswirkungen minimieren. Hier einige Gedanken, wie Sie diese oft schwer fassbaren Ziele erreichen können:
✓ Finden Sie den richtigen Raum. Immer nur wenn Sie an einer Aufgabe arbeiten, die Konzentration erfordert – beispielsweise einen Bericht verfassen – suchen Sie sich einen Ort, an dem Sie relativ ungestört arbeiten können, beispielsweise in einem Konferenzraum. (Anm.: Wenn Sie Ihren Vorgesetzten fragen, ob Sie nicht zum Strand gehen könnten, um sich besser auf Ihre Arbeit konzentrieren zu können, dann wird das wohl nicht besonders gut ankommen.)
✓ Kürzen Sie Unterbrechungen ab. Sagen Sie den Familienmitgliedern und Freunden, dass sie Sie nicht anrufen sollten (außer im Notfall, natürlich), wenn sie genau wissen, dass Sie sehr viel zu tun haben. (Denken Sie nicht einmal daran, sie zu einem unangemeldeten Besuch zu ermuntern, wenn sie gerade in der Nähe sind.)
✓ Schützen Sie sich vor Telefonanrufen. Wenn Sie nicht gerade einen Job haben, bei dem jeder bei Ihnen eingehende Anruf, von entscheidender Bedeutung sein kann (oder die guten Sitten es gebieten), dann sollten Sie die Anrufe, die bei Ihnen eingehen, während Sie sehr viel zu tun haben, auf ihren Anrufbeantworter umleiten. An bestimmten Tageszeiten sollten Sie die Nachrichten abhören und die Anrufe beantworten.
✓ Verschieben Sie Anfragen. Wenn Menschen zu Ihnen kommen, die einen wichtigen Wunsch haben, während Sie gerade versuchen, Ihre Konzentration aufrecht zu erhalten, dann bitten Sie, ob man über dieses Thema zu einem anderen Zeitpunkt sprechen könne (wichtige Ausnahme: Wenn es darum geht, Ihren Namen und Ihre Adresse zu kontrollieren. und Ihre Kontonummer zu erbitten, um Ihren Lottogewinn überweisen zu können, dann sollten Sie selbstverständlich sofort antworten.)
Routineaufgaben Vereinheitlichen
Stellen Sie sich einen Augenblick lang vor, wie es wäre, müssten Sie jedes Mal, wenn Sie in Ihr Auto steigen, überlegen: Gut .fangen wir an. Ich glaube zuerst sollte ich den Zündschlüssel einstecken. Gut, und was dann? Ach ja! Ich sollte den Zündschlüssel umdrehen. Aber welches Pedal sollte ich treten? Das rechte, das linke, oder das in der Mitte? Natürlich passiert das nicht, wenn Sie ein erfahrener Autofahrer sind. Und das ist deshalb so, weil die einzelnen Schritte zunächst einmal bewusst und durchdacht durchgeführt werden mussten, und nunmehr automatisiert sind. Sie brauchen inzwischen nicht mehr darüber nachzudenken, wie Sie Ihr Auto starten. Und nun überlegen Sie einmal, wie Sie die Routineaufgaben in ihren Job erledigen. Wie viel Zeit verbringen Sie – vielmehr, verschwenden Sie – wenn Sie solche Routineaufgaben durchführen wie Dateien in Ihrem Computer abzulegen oder Ihre Korrespondenz einzuordnen? Wie viel Zeit verschwenden Sie, wenn Sie die Telefonnummern von Menschen heraussuchen müssen, die Sie zwei- oder dreimal in der Woche anrufen? Nehmen Sie sich einmal die Zeit und notieren die Aufgaben, die Sie an einem typischen Arbeitstag mehrfach durchführen. Stück für Stück sollten Sie ein Schema einrichten, mit dem Sie diese Aufgaben so effizient und einfach durchführen, als ob Sie Ihr Auto starten würden.
Konzentrieren Sie sich auf die folgenden Bereiche:
✓ Wo ist was? Wissen Sie genau, wohin Sie gehen müssen, wenn Sie Briefumschläge, Kugel-schreiber. Papier für den Drucker oder Heftklammern brauchen?
✓ Am Computer in Stromlinienform. Haben Sie schon einmal mit Makros experimentiert, womit man bestimmte Phrasen oder Funktionen Knopfdruck einleiten kann? (Wenn Sie Hilfen brauchen
✓ Datenorganisation: Haben Sie ein logisches System eingerichtet, in das Sie Ihre Daten ablegen. Als Richtlinie könnten Sie nehmen: Finden Sie eine bestimmte Datei nicht innerhalb von 30 Sekunden, dann sollten Sie die Ablage neu organisieren.
✓ Kurzwahl: Haben Sie sich schon einmal die Zeit genommen, Ihr Telefon so zu programmieren, dass Sie die Nummern, die Sie häufig anwählen, per Kurzwahl erreichen. Oder Sie richten auf Ihrem einen Computer ein Organizerprogramm ein, das nicht nur Telefonnummern speichert, sondern auch weitere Fakten zur entsprechenden Person liefert: Geburtstag. Hobbys. Namen der Kinder, Name der Partnerin ..
