Gutes Zeitmanagement im Job bringt Sie weiter – Karriereplan für Mitarbeiter

Jegliche Initiative, mit der Sie Ihre Effektivität am Arbeitsplatz verbessern wollen, verpflichtet Sie schließlich dazu, sich darauf zu konzentrieren, wie effizient Sie Ihre Zeit einteilen. Ganz einfach: Sie müssen sicher sein, dass Sie nicht nur hart sondern auch smart arbeiten – die besten Ergebnisse zu erzielen, die in einer gewissen Zeit und mit einem bestimmten Aufwand zu erzielen sind. Das absolute Ziel des Zeitmanagements ist es nicht, mehr in kürzerer Zeit zu erreichen. Das absolute Ziel ist Ausgewogenheit. Harmonie und Zufriedenheit mit dem Beruf. Natürlich wollen Sie so produktiv wie nur möglich sein, doch sollten Sie sich nicht darauf konzentrieren, nur die Aufgabe zu lösen, sonst verlieren Sie Ihr langfristiges Ziel aus den Augen. Und außerdem sollten Sie sich nicht einen so starken Druck auferlegen, dass Sie Ihre persönlichen Prioritäten im Heben vernachlässigen und riskieren, dem Burnout-Syndrom zum Opfer zu fallen.

Die beste Möglichkeit mehr Kontrolle über ihre Zeit zu haben ist, ein eigenes Zeitmanagement-Audit durchzuführen, (keine Angst, diese Aufgabe hört sich schrecklicher an als Sie es tatsächlich ist.) Solch ein Audit ist nichts anderes als ein in die Einzelheiten gehendes Tagebuch, in dem Sie notieren, was Sie tun. Führen Sie dieses Tagebuch mindestens eine Woche lang. Sie brauchen dabei nicht ins Extrem zu gehen, beispielsweise eine Hilfskraft dafür abzustellen. die Ihnen ständig folgt und jedes Augenzwinkern notiert. Sie brauchen nur ein Notizbuch (oder einen elektronischen Organizer) in ihrem Büro zu haben. Stündlich nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit und schreiben auf, was Sie in der letzten Stunde getan haben. Je detaillierter Sie sind, umso besser. Doch machen Sie sich nicht verrückt, wenn Ihnen einige Sekunden fehlen. Wichtig ist, dass Sie letztlich herausfinden, wie viel Zeit Sie Routineangelegenheiten opfern, beispielsweise telefonieren oder Aktenablage machen.

Haben Sie dieses Tagebuch mindestens fünf Tage lang geführt (die besten Ergebnisse erzielen Sie, wenn es ganz typische Arbeitstage sind), dann analysieren Sie die Muster Ihrer Zeit Verwendung. Um es ein wenig leichter zu machen, teilen Sie die verschiedenen Aktivitäten, die Sie notiert haben, in Kategorien ein, beispielsweise Kundengespräche, persönliche Angelegenheiten. Konferenzen. Aktennotizen schreiben und so weiter. Machen Sie sich keine Gedanken darüber, dass Sie anfangs vielleicht zu viele Kategorien eingerichtet haben. Später können Sie das noch korrigieren. Die Schlüsselfrage aber ist: Gibt es eine logische Verbindung zwischen der Bedeutung einer Aktivität und dem Zeitraum, den Sie dafür aufwenden?

Diese Übung hilft Ihnen. Erkenntnisse zu gewinnen wie viel Zeit sie für eine Sache verschwenden, die nicht die Ergebnisse zeitigen, die Sie sich wünschen. Hier einige weitere Fragen, über die Sie bei dieser Übung nachdenken sollten:
✓ Wie sehen die Ergebnisse aus? Ganz allgemein, haben Sie die Ziele erreicht, die Sie sich für jeden Tag gesteckt haben? Falls nicht, welche Änderungen können Sie vornehmen, damit Sie Ihre Ziele erreichen?
✓ Wie können Sie Veränderungen vornehmer,? Gibt es eine Möglichkeit, weniger Zeit für weniger wichtige Aufgaben aufzuwenden, ohne Ihre Produktivität zu mindern?
✓ Gibt es irgendwelche zeitliche Zwänge? Wie oft wenn überhaupt – stehen Sie unter extremem Zeitdruck?
✓ Wer übt die Kontrolle aus? Haben Sie – meistens – die Kontrolle über die zeitliche Disposition oder sind Sie in einem Zeitraster gefangen?
✓ Welches sind Ihre Prioritäten? Haben Sie ausreichend Zeit für die Aufgaben, die Ihnen am wichtigsten sind, die für Ihren Job, Ihre Karriere von Bedeutung sind?

Widerstehen Sie der Versuchung, in Aktion zu treten, bevor Sie diese Übung beendet haben. Die Zeit in Aktion zu treten kommt noch, doch zuerst brauchen Sie etwas Zeit um die Situation gründlich zu überdenken und einzuschätzen. Außerdem sollten Sie sich im Augenblick keine ernsthaften Gedanken machen über Urteile, wie gut Sie mit Ihrer Zeit umgehen können. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf die Aufgaben und Prioritäten, die den größten Teil Ihrer Zeit beanspruchen. Stellen Sie sicher, dass diese Aufgaben Sie in die richtige Richtung bringen. Falls dies nicht der Fall sein sollte, dann müssen Sie Ihre Prioritäten anpassen oder Ihren strategischen Karriereplan neu überdenken