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Nutzen
Nur wer die Schwachstellen erkennt, kann die notwendigen Konsequenzen daraus ziehen und sie beheben. In diesem Stadium des Projektes geht es darum, die eigenen Modelle zu hintertragen, die Stärken und Schwächen bezüglich der relevanten Fragestellungen zu erkennen und sich ein Bild von der aktuellen und der künftigen Umwelt des Unternehmens zu verschaffen.
Ist-Analyse
Ziel der Ist-Analyse (Diagnose) ist es, Informationen für die Planung und die Ermittlung von Schwachstellen zu generieren. Sie kann in der Form einer Sekundär- oder einer Primärerhebung erfolgen.
■ Im Rahmen der Sekundärerhebung werden vorliegende Dokumente analysiert.
■ Als Methoden der Primärerhebung sind die Selbstaufschreibung, Fragebogen, Interviews, Beobachtungen zu unterscheiden.
Beispiel
Ein EDV-Projekt: Typische Inhalte der Ist-Analyse sind – je nach geplantem Projektumfang – sowohl die gegenwärtige Aufbauorganisation (Organigramm), die gegenwärtigen operativen Prozesse und Verwaltungsprozesse, die gegenwärtige technische Infrastruktur, die gegenwärtigen Anwendungen (Software) als auch die gegenwärtige Kostenstruktur.
Soll-Beschreibung
Ziel einer Soll-Beschreibung sind die Entwicklung von Optionen, deren Bewertung und Auswahl, die Entscheidung sowie letztlich die Verschriftlichung des geplanten Zustandes. Handlungsleitend ist die Frage: Wie muss das Unternehmen, seine Aufbauorganisation und Abläufe etc. gestaltet sein, um die angestrebten Ziele und Zustände zu erreichen. Zur Ermittlung des gewünschten Soll wird häufig ein Benchmarking durchgeführt. Unter Benchmarking versteht man den kontinuierlichen Vergleich von Produkten/Leistungen, Prozessen oder Methoden des eigenen Unternehmens mit denen des besten Konkurrenten bzw. des Besten in der Branche (ggf. auch mit Organisationen/Unternehmen anderer Branchen). Ziel des Vergleiches ist es, effektive und effiziente Prozesse und Methoden auch über Branchengrenzen hinweg zu erkennen und sich anzueignen, um so Spitzenleistung in allen Funktionsbereichen zu erzielen. Die Kernfrage ist: Wie gehen andere Unternehmen vor?
Bleiben wir bei unserem EDV-Beispiel. Im Mittelpunkt der Betrachtung stehen häufig Daten:
■ Wo, wann, in welchen Zeitabständen/Mengen fallen Daten an?
■ Welche Arten von Daten fallen an?
■ Wie kann auf die Daten zugegriffen werden?
■ Wie aktuell muss die Datenerfassung sein?
Das bringt Sie weiter
Behalten Sie die Wirtschaftlichkeit im Blick. Eine zu oberflächliche Analyse birgt die Gefahr, dass mögliche Probleme nicht erkannt werden. Eine zu detaillierte Analyse kann schnell unwirtschaftlich werden.
Wählen Sie die geeignete Software aus
Nutzen
Bei sehr vielen Projekten spielen Hard- und Software eine entscheidende Rolle. Gehen Sie hier unbedingt professionell vor.
Individuell oder Standard?
Eine wesentliche Entscheidung ist die, ob Sie individuell erstellte Soft wäre oder Standardprogramme einsetzen.
■ Individualsoftware ist eine für den Anwendungsfall eigens erstellte Software. Sie bietet Ihnen eine optimale Anpassung an die konkrete Problemlösung.
■ Standardsoftware wird für die allgemeine Nutzung unterschiedlicher Anwender erstellt und meist in hoher Auflage vertrieben (und ist daher kostengünstiger). Außerdem besteht eine größere Zukunftssicherheit in Bezug auf Anpassung und Update.
Für die Entwicklung bzw. Inbetriebnahme von EDV-Systemen sind leasten- und Pflichtenhefte ein effektives und effizientes Hilfsmittel:
■ Ein Lastenheft (Anforderungen, Requirenten! Specification) beinhaltet die Anforderungen an die Software (Umfang von Leistungen und Lieferung), so wie Sie der Auftraggeber sieht. Das Lastenheft beinhaltet somit das Fachkonzept der Software (die Beschreibung der Funktionalität aus Sicht des Anwenders): Was soll durch die Software erledigt, unterstützt etc. werden? Wofür ist die Nutzung der Software vorgesehen?
■ Pflichtenheft: Das Pflichtenheft gibt an. was womit realisiert werden soll. Hier wird direkt auf das Lastenheft Bezug genommen.
Lastenheft
Ein Lastenheft enthält:
■ wichtige Informationen über das Unternehmen,
■ Zweck und Ziel der einzusetzenden Software,
■ Anwendungsbereich der Software (auch: Zielgruppen),
■ Hauptfunktionen der Software,
■ Hauptdaten der Software,
■ Mengen und Häufigkeiten für einzelne Prozesse etc.,
■ Anforderungen (z.B. bezüglich Genauigkeit, Zuverlässigkeit, Benutzungsfreundlichkeit, Effizienz).
Anwendungsfall
Die Anforderungen an eine Software werden häufig mittels Anwendungsfällen (Use Cases) beschrieben. Use Cases beschreiben immer genau einen Ablauf oder einen Prozess. Use Cases sind aber nicht mit Geschäftsprozessen zu verwechseln und unterscheiden sich von diesen.
Bezüglich der Auswahl von Software sind sowohl operative als auch strategische Kriterien relevant.
Operative Kriterien
Als operative Kriterien werden im Allgemeinen unterschieden:
■ Funktionalität: Sind alle Funktionen, die notwendig bzw. gewünscht sind, in der Software enthalten und auch ausführbar?
■ Zuverlässigkeit: Ist die Software zuverlässig? Arbeitet Sie korrekt? Werden Testmuster, die vorher festgelegt werden, korrekt abgearbeitet?
■ Benutzbarkeit (Usability): Ist die Software einfach und intuitiv zu benutzen? Ist das Programm einfach zu bedienen? Lässt sie sich leicht erlernen? Werden Fehleingaben durch Plausibilitätsprüfungen verhindert? Und wie wird auf Fehleingaben reagiert?
■ Effizienz: Ist die Software effizient? Sind die Systemanforderungen angemessen? Wie schnell reagiert das Programm bei Angaben? Welche Speicherkapazität wird benötigt?
■ Änderbarkeit: Ist die Software einfach zu ändern? Wie einfach können Verbesserungen vorgenommen lind Fehler beseitigt werden?
■ Übertragbarkeit: Wie einfach ist es, die Software auf eine andere Umgebung (anderes System) zu portieren?
Strategische Kriterien
Im Allgemeinen werden folgende strategische Kriterien unterschieden:
■ Marktstellung des Softwarehauses: Handelt es sich um ein ausreichend großes Softwarehaus? Sind genügend Mitarbeiter mit der Pflege der Software betraut? Ist gesichert, dass die Software auch in Zukunft gepflegt wird und technologische Anpassungen genutzt werden.
■ Dichte des Beraternetzes: Gibt es genügend Berater, die bei der Softwarepflege ggf. behilflich sein können?
■ Gefährden Hinzuprogrammierungen die Releasefähigkeit (sodass Hinzuprogrammierungen bei Updates bestehen bleiben)?
Tipps
Noch einige Aspekte, die Sie bei der Auswahl einer Software beachten sollten:
■ Gelingt ein intuitiver Zugang zur Software?
■ Haben Sie die relevanten fachlichen Inhalte in der Software erkannt?
■ Gibt es eine ausreichend klare Dokumentation und eine gute Hilfe?
■ Ist Ihnen stets klar, was die Software von Ihnen erwartet?
■ Ist die Software netzwerkfähig?
■ Reichen die Schnittstellen aus? Sind sie gut beschrieben und funktionieren sie korrekt?
