Konferenz mit Effizienz führen – Karriereplanung für das Management

Hier eine kleine Denkaufgabe für Sie. Denken Sie an die letzten zwei oder drei Konferenzen zurück, an denen Sie teilgenommen haben. Als Teilnehmer, und nicht als Konferenzleiter. Und dann beantworten Sie bitte die folgenden Fragen:
✓ War es wirklich notwendig, dass Sie an der Konferenz teilgenommen haben?
✓ War es für Sie einfach, Ihr Interesse wach zu halten, oder hatte der größte Teil der Diskussion nichts mit Ihrem Job zu tun?
✓ Hatten Sie Gelegenheit etwas zu sagen, wenn Sie etwas sagen wollten und hörte man Ihnen aufmerksam zu?
✓ Hatten Sie nach der Konferenz das Gefühl, sie sei den Zeitaufwand wert gewesen?
Versetzen Sie sich nun in die Situation der Mitarbeiter, die an Konferenzen teilnehmen, die Sie leiten. Fragen Sie sich, was Ihre Mitarbeiter sagen würden, stellte man ihnen die gleichen Fragen. Wenn Sie sich der Antworten nicht sicher sind, dann finden Sie nun zehn Vorschläge:
✓ Werten Sie die Konferenz auf. Gibt es keinen wichtigen Grund für eine Konferenz. dann sollten Sie sie gar nicht erst anberaumen. Jede Konferenz muss einen Zweck verfolgen, der jeden der Beteiligten betrifft und zu dem jeder beitragen kann – auch wenn es nur um das schon altmodische Brainstorming geht.
✓ Halten Sie die Konferenz an einem geeigneten Ort ab. Der Konferenzraum in der Firma ist vielleicht nicht immer der geeignete Ort für jede Konferenz. Suchen Sie einen Tagungsraum aus, der gut beleuchtet ist, viel Raum bietet und gut mit Konferenztechnik ausgestattet ist. Wenn es jedoch darum geht, mit einem Brainstorming eine Sofortlösung für ein spezielles Problem zu finden, dann sollten Sie in Erwägung ziehen, außerhalb des Firmengeländes zu tagen, um eine kreativere Umgebung zu schaffen. Für besondere Anlässe sollten Sie auch besondere Tagungsorte auswählen.
✓ Begrenzen Sie die Zahl der Teilnehmer. Wenn Sie entscheiden, wer an der Konferenz teilnehmen sollte, dann sollten Sie sich die folgenden Fragen stellen:
• Wessen Job oder besonderes Fachwissen wird durch die Tagesordnung berührt? (Bei dieser Entscheidung sollten Sie nicht zu kleinlich sein.)
• Gibt es jemanden, der mit seiner Fachkenntnis, Erfahrung oder seinem Wissen (unabhängig von seinem Rang) wichtige Anregungen geben könnte?
Allerdings sollten Sie bei der Auswahl der Konferenzteilnehmer sehr sensibel sein, denn ganz schnell könnte jemand beleidigt sein, weil er nicht eingeladen wurde. Wenn jemand aus Ihrem Team oder Ihrer .Abteilung nicht den Auswahlkriterien entspricht, aber leicht eingeschnappt sein könnte, dann erklären Sie ihm den Sinn und Zweck der Konferenz und lassen ihn entscheiden, ob er teilnehmen möchte.

✓ Legen Sie eine schriftliche Tagesordnung vor. Die Tagesordnung soll ganz grob die geplante Diskussion vorgeben und ist sehr hilfreich, wenn drei oder mehr Themen diskutiert werden sollen. Achten Sie bei der Tagesordnung auf die Schwerpunkte und beginnen Sie mit dem wichtigsten Thema. Damit stellen Sie sicher, dass den weniger wichtigen Themen nicht zu viel Zeit gewidmet wird.
✓ Beginnen und beenden Sie die Konferenz pünktlich. Wenn es nicht einen sehr guten Grund gibt, anders zu verfahren (vielleicht ein Stromausfall), sollten Sie die Konferenz pünktlich beginnen. Wenn Teilnehmer eine Viertelstunde später kommen und die Konferenz hat noch nicht begonnen, dann gibt es für sie bei weiteren Konferenzen keinen Grund rechtzeitig zu erscheinen. Ebenso wichtig ist, die Konferenz auch zur geplanten Zeit zu beenden. Wenn wichtige Themen noch nicht behandelt wurden, dann sollten die Teilnehmer mehrheitlich darüber entscheiden, ob die Konferenz mit den Teilnehmern, die noch
bleiben können, fortgesetzt werden soll oder für alle Teilnehmer ein neuer Termin anberaumt werden soll.
✓ Ermutigen Sie zur aktiven Teilnahme. Nicht jeder ist so beredt und kann sich auf Konferenzen gut ausdrücken. Nun liegt es an Ihnen als Konferenzleiter, die Diskussion zu führen und auch die zu Worte kommen zu lassen, die ansonsten geschwiegen hätten.
✓ Achten Sie darauf dass alle zum Thema sprechen. Es ist schon schwierig, ein sehr kreatives Team immer an der Tagesordnung zu halten. Falls neue Ideen aufkommen, die erheblichen Diskussionsbedarf haben, dann können Sie diesen Funkt in einer weiteren Konferenz behandeln. Natürlich sollen Sie keinesfalls Kreativität im Keim ersticken, aber Sie wollen schließlich alle Punkte behandeln, die auf der Tagesordnung stehen.
✓ Machen Sie sich Notizen. Bestimmen Sie jemanden, der während der Konferenz ein Protokoll führt. Besonders wichtig sind die Punkte, bei denen es zu einer Entscheidung kam. Protokolle sind eine Erinnerung an das, was erledigt werden muss, aber auch eine Zusammenfassung dessen, was diskutiert wurde für diejenigen, die an der Konferenz nicht teilnehmen konnten.
✓ Verfolgen Sie den Erfolg. Sagen Sie Ihren Mitarbeitern, dass Sie ein Feedback wünschen, wie Konferenzen noch effektiver gestaltet werden könnten. Akzeptieren Sie bereitwillig die Möglichkeit, dass das. was früher funktionierte, unter veränderten Bedingungen nicht klappt.
✓ Achten Sie auf Gruppenprozesse. Beobachten Sie genau, wie die Gruppe reagiert und vorankommt. Ist jemand irritiert, wie die Diskussion eine bestimmte Richtung nimmt, sollten Sie mit diesem Mitarbeiter eine vertrauliche Unterredung führen, um mit ihm seine Bedenken zu besprechen. Sind Sie aber mit der Gruppendynamik insgesamt nicht zufrieden, dann sollten Sie überlegen, ob ein außenstehender Moderator als Konferenzleiter eingeladen werden soll. Möglicherweise bringt er neue Ideen mit und kann Konflikte leichter ausräumen.