Persönlicher Planer als Manager – Notwendigkeit oder doch nicht Teil I

Ah und zu muss man sich doch wundern. Was hat es mit diesen Tagesplanern, die jeder zur Zeit mit sich herumzuschleppen scheint, auf sich? Manager scheinen im Sturm von Time- Systems-Planern, Tagesplanern, Ablaufplanern und Ähnlichem erobert worden zu sein. Und diejenigen, die es schick finden, mit den neuesten elektronischen Geräten herumzuprotzen, finden ein breites Spektrum elektronischer Werkzeuge. Elektronische Organizer, PDAs und andere Geräte erlauben es, nicht nur Termine. Telefonnummern usw. zu verfolgen, sondern man kann mit ihnen auch telefonieren und Nachrichten empfangen. Sie bieten sogar einfache Textverarbeitungen und Kalkulationsfunktionen. Sie sehen sich Lichtjahre vom zuverlässigen alten Terminkalender, mit dem man früher versucht hat, seiner Planung Herr zu werden, entfernt. Tagesplaner oder elektronische Notebooks versprechen viel mehr. Sie sagen Ihnen das Datum und können Ordnung in Ihren persönlichen und geschäftlichen Alltag bringen. Zumindest sollten die Dinger so funktionieren.

Die ganze Sache hat lediglich einen Haken. Damit Tagesplaner auch Wirkung zeigen. müssen Sie die Dinger benutzen. Gewissenhaft. Und das ist bei weitem nicht so einfach, wie Sie vielleicht denken. Wie die nachfolgenden Abschnitte zeigen werden, sind die Planer nicht nur in Sachen Popularität, sondern auch in der Komplexität enorm gewachsen. Während verschiedene Funktionen mit einem dieser Planer wesentlich einfacher als beim normalen Terminkalender sind, fordern sie gleichzeitig jeden Tag einen gewissen Pflegeaufwand. Und das erfordert hei vielbeschäftigten Managern, die sowieso schon unter chronischem Zeitmangel leiden, eine erhebliche Disziplin.
ln den folgenden Abschnitten werden wir einige Schlüsselfunktionen sowie Vor- und Nachteile jeder Hauptgruppe von Tagesplanern beleuchten.

Der gute alte Terminkalender
Die in früheren Jahren größte Stütze eines jeden Managers, der Terminkalender, ist inzwischen von wesentlich umfangreicheren Planungssystemen ersetzt worden. Diese sind äußerst hilfreich, um die grundlegenden Informationen zu erfassen. Geplante Besprechungen, freie Tage der Mitarbeiter, Deadlines von Projekten, Termine und dergleichen mehr können schnell, einfach und effizient festgehalten werden. Was? Freitagmorgen um neun sind Sie verhindert? Keine Schweißausbrüche, macht nichts, schnell wegradieren und einen neuen Termin eintragen. Während altmodische Terminkalender vielleicht nicht sexy sind, einfach in der Handhabung sind sie auf jeden Fall.
Der große Vorteil ist, dass es Terminkalender in jeder Größe und Form gibt. Brauchen Sie einen, den Sie in Ihrer Tasche herumschleppen können? Kein Problem. Sie können beinahe alles zwischen Miniatur-, über Brieftaschen-bis hin zum Aktentaschenformat bekommen. Das unglaubliche .Angebot lässt keine Wünsche offen. Auch Kalender, die Sie in Ihrem Büro an die Wand hängen können, Übergrößen und allerlei Schnickschnack sind erhältlich. Jeder Büroartikelladen kann Ihnen heutzutage eine fast unüberschaubare Auswahl an Terminkalendern anbieten, mit denen Sie sich jeden Wunsch erfüllen können. Die Vorteile des Terminkalenders sind:
• Die Batterien werden niemals leer.
• Sie können auf Ihrem Kalender die Tage bis zur Rente abzählen.
• Moderne Terminkalender reflektieren die Persönlichkeit und das Selbstbild des Eigentümers. Kalender etwa, besetzt mit Fotos von Teddybären. Goldfischen oder berühmten Diktatoren. sagen einiges über den Besitzer aus,

Ein weiterer Vorteil von Terminkalendern, der sie für die meisten Manager viel attraktiver als der letzte Schrei macht, ist bei genauerer Betrachtung verblüffend: die einfache Handhabung. Was ist einfacher, als auf einem Terminkalender, der, zudem auf einen Schlag, einen ganzen Monat zeigt, im Feld des 21. Januars einen Namen und eine Uhrzeit zu kritzeln? Küchenschaben gleich, haben Terminkalender die Stürme der Zeit überstanden. Seit den ersten Versionen – die vor Tausenden von Jahren von fleißigen und weit vorausschauenden Azteken in Stein gehauen wurden – haben Menschen, um das aktuelle Datum und das der nächsten Tage zu ermitteln, auf Terminkalender vertraut. Mit einem guten und zuverlässigen Terminkalender an ihrer .Seite brauchen Sie sich nie über leere Batterien oder Fehlermeldungen, wie Keine Festplatte gefunden oder kein Betriebssystem vorhanden, zu ärgern, wenn Sie versuchen, die Termine der kommenden Woche zu finden. Lange nachdem Ihr Notebook den Geist aufgegeben hat und Ihr Tagesplaner (zum Verstauben und als Andenken an Ihre Managementtätigkeit) im Regal gelandet ist, bleibt der Terminkalender das zuverlässige Zugpferd, das er sehen immer gewesen ist. Er hilft Ihnen, Ihre Termine im Griff zu behalten und Ihre Planung, Tag für Tag, zu überschauen.

Der moderne und funktionelle Tagesplaner
Sollten Sie Terminkalender für ineffektiv oder schlicht für altmodisch und nicht IN genug halten, könnte der Tagesplaner etwas für Sie sein. Im letzten Jahrzehnt führten in dieser Branche, die wie ein Pilz über Nacht aus dem Boden schoss. Firmen wie Franklin Covey und Day Runner. Seit der Gründung des Franklin. Instituts 1983 ist Franklin Covey zu einem Management-Planungsimperium angewachsen. Mit mehr als 125 Filialen beherrscht Franklin Covey den Markt der auf Papier basierenden, persönlichen Tagesplaner. Was ist ein Tagesplaner denn genau? Ein. Tagesplaner ist im Grunde genommen nichts anders als ein gedopter Terminkalender, und das nicht zu knapp. Wir sprechen hier vom Doping im großen Stil, dem den Olympischen Gedanken zerstörenden Doping. (Siehe Abbildung 2.1 und 2.2)

Abbildung 2.1: Dies ist Ihr Terminkalender

Abbildung 2.2: Dies ist Ihr Terminkalender, wenn er gedopt ist

April
Ein Tagesplaner kann alles sein, was immer Sie möchten. In vielen Firmen hat die Bekehrung von Managern in die Reihen der Gläubigen fast ein religiöses Ausmaß angenommen. Schulungen für Manager zum Thema Wie benutze ich einen Tagesplaner, bei denen wahre Gläubige Zeugnis ablegen, wie die richtige Handhabung von Tagesplanern sie vor persönlichen Fehlern und geschäftlicher Verdammnis gerettet hat, könnten die guten, alten Erweckungsgottesdienste in den Schatten stellen. Manager sind belohnte Strategen mit besonderen Zutrittsrechten und die Auserwählten unter ihnen tragen ihre Planer wie lederähnliche Kunststoff-Ehrenzeichen ihres Unternehmens. Bis ich meinen Planer bekam, war ich wie ein verirrtes Schaf. Mein Leben war ein unorganisiertes Chaos, bis ich die Antwort auf meine Gebete erhielt. Prioritäten wurden vergessen, Telefonnummern verlegt und – die Sünde aller Sünden – der Geburtstag der Sekretärin verstrich unbeachtet. Ich war verloren, nun aber bin ich errettet. Ich habe das Licht erblickt!
Wenn Sie einmal an die Kosten eines brauchbaren Systems denken, dann wäre es besser, diese Tagesplaner hätten einen messbaren Einfluss auf den Erfolg des Unternehmens. Um Ihnen einen Einblick ins unendliche Universum der vorhandenen Möglichkeiten und Optionen im Bereich der vielbeschäftigten Geschäftsleute zu gewähren, folgt jetzt eine kleine Führung durch die Welt der Tagesplanersysteme. Achten Sie darauf, dass Ihr Filofax folgende Möglichkeiten bietet:
1. Ringbuch: Das Ringbuch bildet die Grundlage aller Verzückungen, die zwischen seinen Deckeln verborgen sind. Nicht nur, dass die Ringbücher in verschiedensten Formaten erscheinen, angefangen vom Taschenformat bis hin zum King-Size-Format (für diese Größe brauchen Sie dann jemanden, der das Teil für Sie herumschleppt) – nein, man kann sie auch in den verschiedensten Ausführungen, aus Kunststoff. Kunstleder oder echtem Leder, bekommen. Für die Modebewussten unter uns gibt es sogar welche aus Gobelintuch und geflochtenem Kalbsleder, mit dazu passenden Scheckheften und Designer-Handtaschen.
Tres chic!

2. Nach Prioritäten geordnete tägliche Aufgabenliste: Die Aufgaben liste erweist sich als das eigentliche Herzstück des Planungssystems. Hier tragen Sie alle Aufgaben eines Tages ein und setzen Prioritäten. Streichen Sie Aufgaben einfach weg. sobald sie erledigt sind. Übertragen Sie Aufträge, die Sie nicht geschafft haben, auf den nächsten Tag, oder tun Sie nur einfach so, als ob Sie diese geschafft hätten. Sie sind der Manager, die Entscheidung liegt bei Ihnen!
3. Terminplanung: Eine traditionelle Form der klassischen Tageskalender. Besprechungstermine. Verabredungen und andere wichtige (und wenn gewünscht, auch unwichtige) Ereignisse des Tages kommen hier hinein.
4. Tägliche Spesenübersicht: Legen Sie unbedingt eine tägliche Spesenübersicht an, um Ihre Mittagessen, Kilometerzahlen und andere Geschäftsausgaben nachvollziehbar zu machen. Sie wissen nie genau, wann das Finanzamt bei Ihnen vor der Tür steht!
5. Tägliche Ereignisliste: Für die Eintragung aller möglichen Ereignisse brauchen Sie Raum. Jede Menge Platz für Notizen, Gekritzel oder um den Titel, den Sie nach der von Ihnen angestrebten Beförderung führen dürfen, üben zu können. Ideal ist daher ein Planer, der für jeden Tag eine eigene Seite ZUT Verfügung stellt.

6. Adress- und Telefonverzeichnis: Namen, Telefonnummern, Adressen, Faxnummern, Postleitzahlen, alles alphabetisch geordnet und nr.it einer Handbewegung zu finden. Was damit alles möglich wird!
7. Heerscharen von Registerblättern: Ihr Managementsystem enthält in der Regel Register für die Ablage von persönlichen Finanzdaten; zentrale Informationen, wie Ihre Blutgruppe und Autowerkstatt; fertige Umrechnungstabellen von Zoll auf Zentimeter; Zeitzonen;

Telefonvorwahlen; eine Monatsübersicht, um bereits im Voraus allerhand Zeug eintragen zu können, und Zukunftsplaner (darin können Sie die Ölwechsel der nächsten sechs Jahre vormerken). Sollte Ihnen das alles noch nicht reichen, können Sie noch aus vielen anderen Möglichkeiten wählen. So gibt es zum Beispiel Aufzeichnungen über Kontakte, Menüplaner, Einkaufslisten, Kontrollregister, Besprechungsplaner, Kundenakten und persönliche Kommunikationsplaner.

Mit einem Terminplaner haben Sie nie mehr eine Ausrede, unorganisiert zu sein!
Unglücklicherweise können die größten Vorteile von Tagesplanern, nämlich ihr Fassungsvermögen, ihre Flexibilität und ihre Erweiterungsmöglichkeiten, auch zu ihren größten Nachteilen werden. Man kann unmöglich leugnen, dass sie alle lebenswichtigen Informationen an einem Platz haben. Aber um ehrlich zu sein: Mancher Tagesplaner kann seinem Benutzer zur wahren Last werden. Sowohl wegen des physischen Gewichts als auch wegen der ständigen, dringend notwendigen Pflege und Aktualisierung. Und der Himmel behüte Sie, dass Sie je Ihren Planer verlieren! Setzen Sie Ihren Planer vernünftig ein, wird er zu einem unersetzbaren Teil jeder noch so geringen Information, die Sie zum Überleben in der Geschäftswelt brauchen. Verlieren Sie ihn, sind Sie des Todes. Sie können im Gegensatz zu Computerdaten nicht einfach auf einen Knopf drücken, um die Daten auf einer Diskette oder einem Band zu sichern.

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