Präsentationen in Ihrem neuen Job – Karriereplanung Strategien

Je weiter Sie in Ihrer Karriere vorankommen, umso wahrscheinlicher wird es sein, dass man Sie auffordert, das Ergebnis einer Arbeitsgruppe vorzutragen, entweder für externe Kunden oder für Manager aus Ihrer eigenen Firma. Die gute Nachricht ist, dass die grundlegenden Regeln der Kommunikation sich nicht deshalb ändern, weil Sie nun zahlreiche Zuhörer haben. Doch müssen Sie möglicherweise gewisse Ängste überwinden – und die meisten Menschen haben diese Ängste – wenn Sie vor einer größeren Gruppe sprechen sollen. Außerdem könnte es sein, dass sich alle Mitglieder aus Ihrer Gruppe an der Präsentation beteiligen sollen. Viele große Unternehmen bieten ihren Managern Seminare zur Präsentation an. Wenn Sie diese Gelegenheit nicht haben, sollten Sie darüber nachdenken, dem örtlichen Rotary Club oder dem Lions Club beizutreten, wo Sie oft Gelegenheit haben werden, guten Rednern zuzuhören oder selbst zu sprechen. Dort haben Sie meist Gelegenheit mit Kommunikationsprofis zu sprechen, die Ihnen hilfreiches Feedback und Vorschläge bieten können. Und mit der Hilfe von Video- Aufzeichnungen können Sie bestimmte Aspekte in Ihrer Präsentation – beispielsweise Haltung, Gesten oder Stimmlage – kritisch betrachten und möglicherweise auch verbessern. In der Zwischenzeit möchte ich Ihnen in den folgenden Abschnitten eine Zusammenfassung der Grundregeln geben, die in den meisten Kommunikationsseminaren angesprochen werden.

Wie Sie mit der Angst umgehen
Wenn Sie nicht jahrelange Erfahrung mit Reden vor großen Gruppen haben, dann kann die Aussicht auf eine Präsentation sehr nervig sein. Selbst wenn Sie die Menschen unter Ihren Zuhörern kennen und mögen, könnten Sie leicht nervös werden. Das ist eine völlig normale Situation. Die meisten Menschen haben ein ähnliches Gefühl. Allerdings gibt es hierfür keine narrensichere Lösung. Wenn Sie von Natur aus introvertiert sind, dann werden Sie sich vor einer Gruppe von Menschen nie so zwanglos fühlen wie jemand, der extrovertiert ist. Das bedeutet allerdings nicht, dass sie keine effektiven Präsentationen abliefern können. Sie müssen nur eine Möglichkeit finden, die ersten Präsentationen heil zu überstehen, um Selbstvertrauen zu gewinnen und diese wichtige Fähigkeit weiter zu entwickeln.

Hier einige Tipps wie Sie damit beginnen können:
✓ Sachkunde muss sein. Stellen Sie sicher, dass Sie das, was Sie vortragen werden, in- und auswendig kennen. Je mehr Vertrauen Sie in Ihre Präsentation haben, umso weniger brauchen Sie sich darüber Gedanken zu machen, etwas Dummes zu sagen, weswegen so viele Menschen es vermeiden, in der Öffentlichkeit zu sprechen.
✓ Lassen Sie Nervosität zu (Lampenfieber). Anstatt zu versuchen, Ihre Angst völlig zu unterdrücken, sollten Sie die Schmetterlinge im Bauch als Teil des Spiels akzeptieren und versuchen, die durch Nervosität freigesetzte Energie in Ihrer Präsentation zu nutzen.
✓ Üben, üben, üben. Nutzen Sie jede mögliche Gelegenheit, um Ihre Präsentationsfertigkeiten zu trainieren und Selbstvertrauen aufzubauen, wenn Sie vor kleineren Gruppen, vor denen Sie sich locker fühlen, eine kleine Rede halten (Beispielsweise vor Ihrer Familie oder guten Freunden. Vielleicht sollten Sie die Dias aus Ihrem letzten Urlaub kommentieren.).
✓ Behalten Sie die Übersicht. Denken Sie daran, dass die Nervosität, die Sie fühlen, von den Zuhörern nie so stark wahrgenommen wird, wie sie von Ihnen empfunden wird.
Und außerdem: Niemand erwartet von Ihnen, dass Sie wie Hans Joachim Kulenkampff, Harald Schmidt oder Thomas Gottschalk auftreten.

Das sollten Sie im Büro nie Versuchen
Hier sind sechs bombensichere Möglichkeiten, Ihre Gesprächspartner davon zu überzeugen, dass Sie nicht im Geringsten daran interessiert sind, was sie zu sagen haben:
✓ Beenden Sie die Sätze für sie (Sie werden Ihnen für diese Hilfe dankbar sein!).
✓ Denken Sie über Ihre Antwort nach, bevor Ihr Gesprächspartner zu Ende gesprochen hat. (Wahrscheinlich ist Ihre Antwort ohnehin wesentlich interessanter als seine Aussage.)
✓ Probieren Sie einmal aus. wie viele andere Betätigungen Sie neben einem Telefongespräch ausführen können (prüfen Sie Ihre Kontoauszüge, lösen Sie ein Kreuzworträtsel, lesen Sie die Sportnachrichten in der Zeitung und so weiter).
✓ Wenn Sie mit Ihrem Gesprächspartner in einem Restaurant zu Abend essen, sollten Sie sich immer so setzen, dass Sie die Tür im Auge behalten können und sehen, wer kommt und wer geht. Sinnvoll ist es natürlich auch zu beobachten, was die anderen Gäste serviert bekommen.
✓ Trommeln Sie mit Ihren Fingern auf den Tisch, rollen Sie mit den Augen und schauen Sie so oft wie möglich auf Ihre Armbanduhr.
✓ Wenn Sie in Ihrem im Büro eine Besprechung haben, dann sollten Sie nebenbei einmal im Internet nachsehen, welche Wettervorhersage für das kommende Wochenende getroffen wurde.

Bereiten Sie sich auf die Veranstaltung Vor
Das letzte, was Sie brauchen können, wenn Sie eine Präsentation durchführen, ist eine Über-raschung! Um sicher zu gehen, sollten Sie alle Aspekte der Veranstaltung schon lange im Voraus untersuchen. Hier eine Liste von Fragen, mit denen Sie beginnen können:
✓ Was ist der Sinn des Gespräches?
✓ Wer wird unter den Zuhörern sein und was werden die Zuhörer erwarten?
✓ Wie viel Zeit habe ich?
✓ Wo wird die Präsentation stattfinden?
Welche audiovisuelle Ausrüstung ist vorhanden (wenn überhaupt)?
Ist noch Zeit für Fragen und Antworten?
✓ Wie wird die Sitzordnung sein: eine Anordnung wie in Konferenzen oder als Auditorium?
Am Tag der Präsentation sollten Sie ebenfalls überflüssige Überraschungen vermeiden. Hier einige weitere Tipps:
✓ Wenn Sie sich auf elektronisch gespeicherte Informationen verlassen, dann sollten Sie unbedingt eine Diskette mit einem Back up bereithalten.
✓ Erstellen Sie einen Notfall-Plan. Wenn Sie beispielsweise einen Computer benutzen, halten Sie auch eine Reihe normaler Overhead-Folien bereit, nur für den Fall, dass etwas schief läuft.
✓ Kommen Sie so rechtzeitig, dass Sie die Audio- und Videoausrüstung überprüfen können. Außerdem sollten Sie die Beleuchtung, die Heizung und die Klimaanlage überprüfen. Nehmen Sie sich die Zeit. Ihre Präsentation vor Ihrem geistigen Auge ablaufen zu lassen.

Denken Sie strategisch
Sobald Sie eine allgemeine Vorstellung des Ereignisses haben, und wissen, was von Ihnen erwartet wird, richten Sie Ihre Aufmerksamkeit auf die strategischen Aspekte der Präsentation. Vergessen Sie nicht, dass Ihr Ziel in vielen Präsentationen nicht darauf begrenzt ist, Informationen zu vermitteln – es könnte sein, dass Sie auch Zuhörer davon überzeugen müssen, zu handeln. Bevor Sie also beginnen, den Inhalt der Präsentation vorzubereiten, konzentrieren Sie sich auf die folgenden Fragen:
✓ Was sollen die Zuhörer tun, nachdem sie meine Präsentation verfolgt haben?
✓ Mit welchen Gedanken sollen die Zuhörer nach Hause gehen, um wie gewünscht zu reagieren?
✓ Welche Vorstellungen oder Einstellungen könnten unter den Zuhörern bereits bestehen, die es erschweren, meine Botschaft zu vermitteln?
✓ Wie viel wissen die Zuhörer über den Gegenstand meiner Repräsentation?
✓ Welche Beziehung habe ich zu den Leuten, die unter den Zuhörern sein werden? Kennen sie mich gut oder sehen und hören sie mich zum ersten Mal? Wie wichtig ist es für mich, meine Glaubwürdigkeit unter Beweis zu stellen?

Die maßgeschneiderte Präsentation
Die gleiche Botschaft, die in genau der gleichen Art und Weise von der gleichen Person an zwei verschiedene Gruppen vermittelt wird, kann völlig unterschiedliche Reaktionen auslösen, abhängig von der Zusammensetzung des Publikums. Wenn Sie also Ihre Präsentation zusammenstellen, müssen Sie den Hintergrund, die Interessen und die Ziele der Zuhörer in Ihre Überlegungen einbeziehen. Wenn beispielsweise unter den Zuhörern auch Kollegen sind, die sich in Ihrem Spezialgebiet nicht so gut auskennen, dann sollten Sie auf alle Fälle Fach Terminologie und Abkürzungen vermeiden, die sie möglicherweise nicht kennen. Wenn Sie Ihre Präsentation vor der Geschäftsleitung abhalten, dann sollten Sie so gut wie möglich erklären, wie Ihre Vorstellungen zum Geschäftserfolg des Unternehmens beitragen oder ihn beeinflussen.

Legen Sie los!
Innerhalb der ersten 30 Sekunden Ihrer Einleitung sollten die Zuhörer zwei Dinge erfahren:
✓ Was Sie sagen werden
✓ Weshalb es für sie so wichtig ist

Wenn möglich, sollten Sie Ihre Präsentation mit einer Anekdote oder mit Hintergrundinformationen beginnen, die das Eis brechen und Rapport herstellen. Doch sollten Sie keine plumpen Witze erzählen oder die Einführung zu sehr in die Länge ziehen. Nicht falsch ist es, wenn Sie die Präsentation mit der Vorstellung Ihrer Person beginnen, wenn Sie Ihre Absicht darlegen und die Zuhörer wissen lassen, was sie Ihrer Meinung nach aus der Präsentation mit nach Hause nehmen sollten.

Bauen Sie eine persönliche Beziehung auf
Die beste und einfachste Möglichkeit Rapport zu ihren Zuhörern herzustellen, ist es. dass Sie sich ganz natürlich geben, solange Sie Enthusiasmus und Energie ausstrahlen. Versuchen Sie sich vorzustellen, dass Sie sich mit den Leuten unterhalten, und keine Rede halten.
Hier einige weitere Tipps :
✓ Bewegen Sie sich auf der Bühne, auf dem Podium oder vor den Zuhörern ganz locker und gelöst.
✓ Lächeln Sie.
✓ Stellen Sie während der Präsentation mit möglichst vielen Zuhörern Augen Kontakt her.
✓ Lächeln Sie.
✓ Wenn es angebracht und relevant ist, dann sollten Sie Beispiele aus Ihrer Erfahrung erzählen um wichtige Punkte zu verstärken und den Zuhörern Ihre Botschaft eindringlicher zu vermitteln.
✓ Lächeln Sie.
✓ Die wichtigsten Punkte Ihrer Präsentation sollten Sie an den Zuhörern aus- richten. Wenn Sie wichtige Gesichtspunkte und Informationen darstellen, lassen Sie Ihre Zuhörer wissen, weshalb diese Aspekte für sie von Vorteil sind. Anstatt zu sagen Die neue Software wird Ihre Produktivität erhöhen. sollten Sie sagen Mit dieser neuen Software können Sie in der gleichen Zeit doppelt so viele Rechnungen ausstellen.
✓ Lächeln Sie.

Konzentrieren Sie sich auf unfeine Schlüsselpunkte
Der Erfolg Ihrer Präsentation ist nicht abhängig von der Menge der Informationen, sondern von Ihrer Fähigkeit, die Information zu zwei oder drei Punkten zusammenzufassen, an die man sich leicht erinnern kann. Stellen Sie sich die Frage: An welche zwei oder drei Vorstellungen sollen sich die Zuhörer nach der Präsentation noch erinnern können? Der größte Teil der Informationen sollte sich auf diese Punkte beziehen.

Hatten Sie die Visuellen Hilfsmittel einfach
Dank der Vielseitigkeit und der Stärke der Präsentations-Software brauchen Sie keinen externen Spezialisten mehr zu engagieren, um visuelle Hilfen herzustellen, die Eindruck machen und Interesse wecken. Achten Sie aber darauf, dass Sie nicht übertreiben. Nur weil die Software-Pakete Ihnen die Auswahl von 700 verschiedenen Schriftarten anbieten und doppelt so viele Grafiksymbole, heißt das noch lange nicht, dass Sie alle in einer Präsentation verwenden müssen. Wenn Sie Ihre eigenen Bilder herstellen, achten Sie darauf, dass sie einfach sind. Benutzen Sie ein oder zwei Schriftarten und stopfen Sie ein Bild nicht mit zu vielen Wörtern oder Abbildungen voll. Wenn Sie sich auf diesem Gebiet Ihrer Sache nicht sicher sind, dann sollten Sie jemanden aus Ihrer Firma fragen, der Ahnung von grafischem Design hat.

Fassen Sie zusammen
Die ersten 30 Sekunden Ihrer Präsentation sind der wichtigste Teil, die letzte Minute ist fast so wichtig. Organisieren Sie Ihren Vortrag so, dass Sie den formellen Teil Ihrer Präsentation mindestens 10 Minuten vor der geplanten Zeit beenden. Das gibt Ihnen die Möglichkeit, etwas Zeit auf die Zusammenfassung der wichtigsten Punkte zu verwenden und die Zuhörer zu Fragen zu ermuntern. Die Zuhörer werden mehr Informationen aus Ihrer Präsentation behalten können, weil sie nicht nervös auf ihre Uhr sehen, während Sie sich beeilen, Ihren Vortrag zum Ende zu bringen.

Machen sie das Beste aus Overhead-Folien
Erstellen Sie die Overhead-Folien für Ihre Präsentationen selbst? Großartig! Sie müssen nicht Michelangelo sein, um eine vernünftige Folie zu erstellen, doch brauchen Sie einige Grundfertigkeiten und ein gutes Auge. Bedenken Sie die folgenden Punkte, wenn Sie mit der gebräuchlichsten Präsentations-Software arbeiten:
✓ Erstellen Sie eine Master-Folie mit dem Hintergrund und den Grundfarben. Damit schaffen Sie für jede Folie ein gemeinsames Layout.
✓ Verlassen Sie sich auf kurze Headlines und Bullets. Vermeiden Sie lange Texte. Das Publikumsoll die Folie nicht lesen; es soll Ihnen zuhören.
✓ Begrenzen Sie die Zahl der Fonts (Schriftarten) auf zwei oder maximal drei. Eine Schriftart reservieren Sie für die Headlines, die andere für die Texte. Das sollten Sie auf jeder Folie durchhalten.
✓ Die Schriftgröße sollte groß genug sein, damit sie vom Publikum gelesen werden kann. In der Regel sollte die Schriftgröße 24 Punkt ausmachen.
✓ Haben Sie kein Vertrauen in Ihre Gestaltungskünste, lassen Sie sich von einem Grafikdesigner helfen.

Präsentieren Sie stilvoll
Wie Sie sich selbst präsentieren, ist ebenso wichtig wie die Darstellung der Informationen. Ihre Gesten, Ihr Gesichtsausdruck. Ihre Stimme – alles beeinflusst die Wirkung Ihrer Botschaft und das Interesse der Zuhörer. Die beste Möglichkeit, Ihren Präsentationsstil zu verbessern ist Praxis, Praxis und noch mehr Praxis. Vielleicht sollten Sie sich überlegen, einen Kurs zu besuchen, bei dem Sie sich selbst auf einem Video betrachten können, so dass Sie zu diesen Punkten ein Feedback haben und wissen, ob Sie an Ihrem Präsentationsstil noch arbeiten müssen.
Wenn Sie sich keinen Coach und kein Seminar leisten können, dann sollten Sie sich von einem Freund oder einem Mitglied Ihrer Familie per Videokamera aufzeichnen lassen. Hier sind nun ein paar Fragen, die Sie sich stellen sollten, wenn Sie sich die Aufzeichnung ansehen:
✓ Positur: Hielten Sie während der Präsentation eine gute Positur aufrecht? (Oder traten Sie ständig von einem Fuß auf den anderen?)
✓ Äugen Kontakt: Hatten Sie mit den meisten Leuten unter Ihren Zuhörern Augenkontakt (oder starrten Sie während Ihres Vortrags immer nur auf einen imaginären Punkt an der Decke, hatten Sie die ganze Zeit die Augen niedergeschlagen oder hatten Sie nur mit ein oder zwei Zuhörern Augenkontakt?)
✓ Handbewegungen: Sahen Ihre Handbewegungen ganz natürlich und locker aus, ohne dass Sie ständig in der Luft herumfuchtelten oder gar mit dem Finger auf Zuhörer zeigten?
✓ Ihre Stimme: Drückte Ihre Stimme Sicherheit, Kraft und Begeisterung aus? Veränderten Sie die Tonlage oder hörte sich Ihre Stimme eher monoton an?
✓ Gesichtsausdruck: Lächelten Sie und sahen Sie entspannt aus?