Präsentationen und ihre Vorbereitung, besser als tausend Wörter – Manager als Beruf

Während es viele Menschen vielleicht hassen, vor einer Gruppe anderer Menschen aufzustehen und eine Rede halten zu müssen, ist gerade das eine der Aufgaben eines Managers. Es gibt natürlich Manager, die bereits den Stellenwert einer Präsentation kennen und schätzen. Managementguru Tom Peters meint dazu in einem seiner Bücher: Lassen Sie mich Folgendes zu öffentlichen Vorträgen sagen. Wenn Sie auch nur einen Funken Demut besitzen, haben Sie eine Heidenangst davor. Es gab Momente, in denen ich ein ganzes Publikum in der Hand gehalten habe. Das ist pure Macht!

Die Vorbereitungen
Wenn Sie große Redner oder Präsentatoren in Aktion erleben, entsteht leicht der Eindruck, dass sie, aufgrund ihrer besonderen Fähigkeiten, kaum Zeit für die Vorbereitung einer Präsentation benötigen. Das ist ungefähr so, als wenn Sie behaupten würden, ein Turner bei den Olympischen Spielen braucht kein Training mehr, da er seine Übung mit solcher Leichtigkeit präsentiert. Was Sie dabei nicht sehen, sind die Jahre der harten Vorbereitung, die in 90 Sekunden Erfolg gipfeln.
Vorbereitung ist der Schlüssel zu einer guten Präsentation. Nachfolgend einige Tipps, die Ihnen bei einer guten Vorbereitung helfen können:
1. Legen Sie fest, was Sie erreichen wollen: Machen Sie sich eine kurze Skizze mit den angestrebten Zielen Ihrer Präsentation. Was genau möchten Sie erreichen? Versuchen Sie, Entscheidungsträger von der Notwendigkeit eines größeren Budgets oder mehr Zeit für die Entwicklung eines funktionierenden Produktes zu überzeugen? Versuchen Sie. Ihrem Publikum etwas beizubringen oder Mitarbeiter in ein neues Verfahren einzuweisen? Verleihen Sie Mitarbeitern in einer offiziellen Zeremonie Auszeichnungen? Jede Art der Präsentation verlangt eine andere Vorgehensweise.
2. Entwickeln Sie das Herz Ihrer Präsentation: Entwerfen Sie einen Rahmen mit den wichtigsten Punkten, die Sie Ihren Zuhörer vermitteln möchten. Notieren Sie zu jedem Punkt die Argumente, die ihn untermauern. Versuchen Sie nicht, zu viel auf einmal zu erreichen, bedienen Sie sich lediglich einiger Hauptpunkte bei der Präsentation. Suchen Sie sich mögliche visuelle Mittel zur Unterstützung Ihrer verbal präsentierten Ideen.
3. Schreiben Sie eine Einleitung und die Schlussausführung: Nachdem Sie das Herz Ihrer Präsentation entwickelt haben, können Sie sich eine Einführung und eine Schlussfolgerung ausdenken. Die Einführung sollte aus drei Teilen bestehen: (1) Erzählen Sie Ihren Zuhörern, was sie mit dieser Präsentation gewinnen werden. (2) Erzählen Sie ihnen, warum diese Präsentation für sie so wichtig ist, und (3) gewinnen Sie die Aufmerksamkeit Ihres Publikums. Die Schlussausführung bildet den Abschluss Ihrer Präsentation, wirklich den absoluten Schlusspunkt. Sie sollte drei Ziele erreichen: (1) eine kur2C Zusammenfassung der wichtigsten Punkte, (2) eine kurze Erinnerung an die Einführung und (3) Begeisterung bei Ihren Zuhörern auslösen.

4. Bereiten Sie Ihre Notizen vor. Die Vorbereitung von Notizen für Ihre Präsentation ist immer eine gute Idee. Notizen sind nicht allein dazu da. den roten Kaden wiederzufinden, falls Sie ihn einmal verlieren sollten, sie helfen Ihnen auch, alle wichtigen Themen abzudecken. Notizen sollten kurz, aber spezifisch sein. Der Sinn und Zweck der Notizen ist, Ihre eigenen Gedanken an einem bestimmten Punkt auszulösen und zu leiten, sie sind kein genau ausgearbeitetes Manuskript.
5. Übung macht den Meister: Nachdem Ihre Präsentation steht, sollten Sie üben. Abhängig von Ihrer persönlichen Situation reicht es vielleicht, wenn Sie Ihre Notizen am Vorabend der Präsentation einige Male durchlesen. Sie können natürlich die Präsentation auch in Gegenwart eines Kollegen oder vor einer Videokamera proben. So erhalten Sie eine Rückmeldung über die guten und schlechten Punkte. Vergessen Sie aber vor allem eins nicht: Je mehr Präsentationen Sie abhalten, umso besser wird es laufen.
Sie können nie zu gut auf eine Präsentation vorbereitet sein. Nutzen Sie die Zeit zuvor reichlich aus, es lohnt sich spätestens ab dem Zeitpunkt, wenn Sie vor Ihrem Publikum stehen und Ihr Vortrag beginnt.

Ein Bild ist tausend Worte wert
Studien belegen, dass rund 85% der vom menschlichen Gehirn erfassten Informationen visuell wahrgenommen werden. Denken Sie daran, wenn Sie das nächste Mal eine Präsentation vorbereiten. Auch wenn Sie in der Lage sind, wichtige Informationen mündlich zu vermitteln, wird Ihr Publikum diese Informationen besser behalten, wenn sie ihm visuell präsentiert werden. Es ist noch nicht so lange her, dass Peter der Geschäftsleitung des ihn beschäftigenden Unternehmens einige Zahlen präsentieren sollte. Er wurde gebeten, die neuesten Ergebnisse des Geschäftsbereichs West darzustellen. Als Peter bei der Vorbereitung dieser Präsentation mit ellenlangen Zahlenkolonnen konfrontiert wurde, war ihm klar, dass er das so nie präsentieren konnte. Er musste einen Weg finden, der ihm und seinen Zuhörern die wichtigsten Zahlen vermitteln konnte, ohne dass man sich im Durcheinander der Ziffern verlor. Die Abbildung 11.1 zeigt, wie einige dieser Tabellen aussahen. Einen zusätzlichen Reiz bekam die Aufgabe dadurch, dass Peter bereits mitbekommen hatte, wie andere Manager beim Versuch, derartige Zahlenmassen zu präsentieren, über ihre Zunge gestolpert waren und dann den Faden komplett verloren hatten.

Es war keine besonders angenehme Erinnerung. Peter entschied sich für eine etwas andere Vorgehensweise. Der zuständige Mitarbeiter des Controlling bekam den Auftrag, die Zahlen in einer Grafik abzubilden. Darin sollten nicht die einzelnen Zahlen, sondern nur die Summen gezeigt werden. Anschließend wurde von dieser Grafik noch eine Folie angefertigt. Die Grafik verglich letztlich ausschließlich die Zahlen des laufenden und des vergangenen Geschäftsjahres und enthielt nur Informationen, die für die Entscheidungsträger wichtig waren. Die Abbildung 11.2 zeigt die wesentlich angenehmere grafische Darstellung der Zahlen aus der Abbildung 11.1. Peter konzentrierte sich dann bei seiner Präsentation ausschließlich darauf, die Zuhörer durch die Grafik zu führen. Nur am Rande gab er kurze Erläuterungen. Natürlich hätte Peter auch viel detailliertere Erklärungen der Zahlen geben können, das aber hätte weniger Kommunikation, viel mehr Gerede, eine Menge verschwendeter Zeit und eine völlig erschöpfte Geschäftsleitung bedeutet! Dadurch aber, dass Peter seine Präsentation kurz und prägnant gestaltete, war die Botschaft sofort und einfach zu verstehen. Jeder konnte sich auf die Ergebnisse statt auf das Präsentationsmedium konzentrieren.

Finanzstatus der Gruppe West

Abbildung 11.1: Tabellarische Übersicht des Finanzstatus

Finanzstatus der Gruppe West

Hier folgt die Nelson/Economy-Theorie des visuellen Lernens: Was Du nicht sehen kannst, glaubst Du auch nicht (und Du wirst Dich sicher nicht mehr daran erinnern!). Wie wirkt sich das nun auf Ihre Präsentationen aus? Versuchen Sie, Ihre Präsentationen weitgehend mit visuellen Mitteln zu gestalten. Die folgende Liste enthält nur einige Möglichkeiten:
– Fotos
– Karten
– Displays
– Produktmuster
– Prototypen
– Rollenspiele
– Grafiken
– Karten

Präsentationswerkzeuge. visuelle Hilfen und dergleichen dienen verschiedenen Zwecken. Erstens vermitteln sie die Informationen wesentlich schneller, als wenn diese nur verbal weitergegeben werden. Zweitens behält man über Bilder transportierte Information wesentlich besser und länger. Und drittens, Bilder bieten Ihren Zuhörern eine willkommene Abwechslung zu den verbal gelieferten Informationen. Überlegen Sie. ob Sie folgende Hilfsmittel nicht möglichst oft einsetzen wollen:
1. Handouts: Versorgen Sie Ihre Zuhörer mit Handouts aller Informationen, die Sie vermitteln möchten.
Werden Sie aber kein Opfer Ihrer eigenen Handouts. Widerstehen Sie der Versuchung. die dort abgedruckten Texte nur vorzulesen. Es gibt für Zuhörer nichts Langweiligeres als stundenlanges Anhören eines bereits auf Papier vorliegenden Textes. Sagen Sie einfach: Nein!
2. PowerPoint-Präsentationen: Kür die modernen Präsentationsmeister sind PowerPoint Präsentationen das Aufregendste seit der Erfindung der Seifenspender. Sie können so jede Information in ansprechenden Bildern darstellen. Der Vorteil ist. dass solche Präsentationen schnell und einfach zu produzieren sind und jederzeit angepasst werden können. Vergessen Sie aber nicht, vor der Präsentation einen Laptop und einen Beamer zu organisieren.
3. Flip-Charts: Wenn Sie eine Präsentation vor einer kleineren Gruppe hallen, sind Flip- Charts ein geeignetes Mittel. Flip-Charts sind diese großen Papierseiten, die von einem Ständer herunterhängen. Sie können Ihre ganze Präsentation schon im Voraus zu Papier bringen und, wie bei Folien, die Blätter einfach Umschlägen. Zusätzliche Bemerkungen sind kein Problem, etwas Abwechslung erreichen Sie mit Hilfe verschiedener Farben oder Textmarker. Wahnsinn!
4. Tafel und Kreide: Im kleinen Kreis reicht auch eine einfache Tafel zur visuellen Darstellung von Informationen. Während Ihres Vortrags können Sie die Hauptpunkte auf die Tafel schreiben und. um dem Ganzen Nachdruck zu verleihen, unterstreichen, umkreisen oder Ähnliches. Machen Sie einen Fehler, kein Problem: einmal mit dem Schwamm drübergehen und korrigieren.

Wenn Sie bei einer Präsentation visuelle Unterstützung einsetzen, sollten Sie unbedingt auf folgende Punkte achten. Versuchen Sie erstens nicht, zu viele Informationen in ein Bild zu packen. Benutzen Sie eine lesbare Schriftgröße, möglichst wenig Zahlen und setzen Sie Farben zur Differenzierung ein. Sorgen Sie dafür, dass alle Unterlagen rechtzeitig vor dem Vortrag bereitliegen. Beginnen Sie nie einen Vortrag, indem Sie sich minutenlang durch Ihre PowerPoint-Präsentation klicken. Das wird Ihr Publikum nicht besonders beeindrucken und auch Ihr Selbstvertrauen nicht gerade vergrößern. Und vor allem, vergessen Sie nie. dass Sie im Mittelpunkt der Aufmerksamkeit stehen – nicht die visuellen Hilfsmittel, die den Vortrag unterstützen sollen, nicht umgekehrt!

Ihre Präsentation
Das Warten ist vorbei. Ihr Publikum ist eingetroffen und wartet gespannt auf die Weisheiten.
die Sie in wenigen Minuten in den Raum werten werden. Spätestens dann zahlen sich alle
Stunden sorgfältiger Vorbereitung aus. Beachten Sie folgende Schritte, wenn Sie mit Ihrem
Vortrag beginnen:
A. Entspannen Sie sich: Warum sollten Sie aufgeregt sein? Sie haben sich sorgfältig auf Ihren Vortrag vorbereitet. Ihre Notizen sind in Ordnung, die visuellen Hilfsmittel liegen sortiert bereit und Ihr Publikum ist offensichtlich interessiert an dem, was Sie zu berichten haben. Atmen Sie während der letzten Sekunden noch einmal kräftig durch und starten Sie ruhig.
B. Begrüßen Sie Ihr Publikum: Das ist einer der Vorteile, wenn Sie frühzeitig eingetroffen sind. Sie können die einzelnen Zuhörer persönlich begrüßen. Sie stellen so nicht nur eine gewisse Harmonie her. Sie wecken auch gleich Interesse beim Publikum. Außerdem haben Sie den Vorteil, jeden schon einmal gesehen zu haben und können so etwas unbekümmerter vor der Gruppe auftreten.
C. Hören Sie Ihrer Vorstellung sorgfältig zu: Vergewissern Sie sich, dass alle Tatsachen zu treffen, und greifen Sie Bemerkungen zu Ihrer Person gegebenenfalls in Ihrem eigenen Vortrag noch einmal auf. Bezeichnet derjenige, der Sie vorstellt, Sie nicht nur als brillanten Manager, sondern auch als ausgezeichneten Schifahrer, so können Sie diese Tatsache beispielsweise zum Anlass nehmen, eine kleine Anekdote über Ihre Schieskapaden an den Anfang Ihres Vortrages zu setzen.
D. Warten Sie auf die Aufmerksamkeit Ihres Publikums: Als Präsentator müssen Sie sich der vollen Aufmerksamkeit Ihres Publikums sicher sein. Eine wirksame Technik ist es. einfach nur dazustehen und zu warten, bis alle Aufmerksamkeit auf Sie gerichtet ist. Sollte das nicht funktionieren, gibt es immer noch die altbewährte Methode der Drohung und Einschüchterung!
E. Beginnen Sie Ihre Präsentation: Ziehen Sie den Vortrag von Anfang bis Ende durch und genießen Sie die Zeit dazwischen. Erinnern Sie sich an Tom Peters Zitat bezüglich Reden, am Anfang dieses Geldanlageartikels. Es ist eine gute Gelegenheit zu glänzen, machen Sie das Beste daraus!