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Das am häufigsten eingesetzte Kommunikationsmittel in einem Projekt ist der Statusbericht. Ein solcher Statusbericht ist eine Zusammenfassung dessen, was in der vergangenen Leistungsperiode passiert ist, er beschreibt Probleme und korrigierende Maßnahmen und gibt einen Überblick über das, was in der nächsten Periode geplant ist. In diesem Abschnitt lernen Sie, wie Sie die Empfänger eines solchen Berichts ermitteln, welche Punkte Sie aufnehmen sollten und wie Sie diesen Inhalt so verbessern, dass Ihre Teammitglieder beim Lesen nicht einschlafen.
Eine Liste (mit Namen) erstellen und doppelt überprüfen
Lin solcher Statusbericht ist eine einfache und gute Möglichkeit, alle wichtigen Beteiligten auf dem Laufenden zu halten und sie über ihre Verpflichtungen zu informieren. Entscheiden Sie, wer regelmäßig einen solchen Bericht erhalten soll, indem Sie sich folgende Fragen stellen:
✓ Wer muss über das Projekt informiert werden?
✓ Wer möchte über das Projekt informiert werden?
✓ Wer sollte Ihrer Meinung nach über das Projekt informiert werden?
Einen solchen Statusbericht sollten Sie mindestens an Ihren Vorgesetzten, das obere Management. Ihre Klienten oder Kunden, die Teammitglieder und andere Personen schicken, die Ihnen bei dem Projekt helfen oder an Ihrem Projekt interessiert sind oder von den Ergebnissen beeinflusst werden.
Wichtiges und Unwichtiges in Ihrem Bericht unterscheiden können
Das Verfassen eines Berichts gibt Ihnen die Möglichkeit, einmal einen Schritt zurück zu machen und alle Aspekte Ihres Projekts zu beleuchten, sodass Sie Erfolge sehen und Situationen erkennen, die baldigen Handlungsbedarf signalisieren. Folgende Informationen sollten in Ihrem Statusbericht nicht fehlen:
✓ Projekt-Highlights: Ihr Bericht sollte immer mit einer kurzen Auflistung (nicht mehr als eine Seite) aller Highlights beginnen.
✓ Informationen über den Projektfortschritt: Beschreiben Sie ausführlich, welche Resultate erzielt wurden, welche Tätigkeiten durchgeführt wurden, wie viele Arbeitsstunden investiert wurden und wie viel Geld ausgegeben wurde.
✓ Probleme: Stellen Sie Probleme heraus, auf die Sie während der Leistungsperiode gestoßen sind, und schlagen Sie korrigierende Maßnahmen vor.
✓ Genehmigte Planänderungen: Berichten Sie über sämtliche genehmigten Planänderungen.
✓ Status des Risikomanagements: Aktualisieren Sie Ihre Risikoeinschätzung, indem Sie über geänderte Annahmen oder Eintrittswahrscheinlichkeiten berichten und darüber, welche Auswirkungen diese Veränderungen auf die bestehenden Projektpläne haben.
✓ Pläne für die nächste Periode: Fassen Sie zusammen, welche größeren Aufgaben für die nächste Berichtsperiode geplant sind.
Reif für den Goethe-Preis, oder Wie man zumindest einen interessanten Bericht schreibt
Wenn Sie einen Bericht schreiben, vergessen Sie nicht, dass Sie ja nicht möchten, dass der als Auslage für den Vogelkäfig dienen soll. Schreiben Sie den Bericht so. dass er sich interessant liest und den richtigen Leuten mitteilt, was sie wissen wollen.
Mit folgenden Tipps können Sie die Qualität Ihres Statusberichts verbessern:
✓ Schneiden Sie Ihre Berichte auf die Interessen und Bedürfnisse Ihrer Leser zu. Veröffentlichen Sie nur die Informationen, die die Beteiligten erbitten oder benötigen. Wenn notwendig, erstellen Sie unterschiedliche Berichte für unterschiedliche Zielgruppen.
✓ Wenn Sie unterschiedliche Berichte für unterschiedliche Zielgruppen erstellen, schreiben Sie zuerst den detaillierteren Bericht und leiten Sie daraus die Informationen für die anderen Berichte ab. Auf diese Weise sind Ihre Berichte konsistent und die Wahrscheinlichkeit. dass Sie etwas doppelt machen müssen, sinkt.
✓ Egal, was Ihre Projektbeteiligten wünschen: Einen Statusbericht sollten Sie mindestens einmal pro Monat abgeben. Wenn Sie die Informationen über den Projektfortschritt weniger als einmal pro Monat überprüfen und veröffentlichen, erhöht das die Wahrscheinlichkeit, dass das Projekt durch ein nicht erkanntes Problem Schaden nimmt.
✓ Achten Sie darauf, dass sich alle Informationen über Produkte, Zeitpläne und Ressourcen auf denselben Zeitraum beziehen. Das ist möglicherweise nicht ganz einfach, wenn Sie die reinen Leistungsdaten aus unterschiedlichen Systemen Zusammentragen müssen.
Wenn Sie die Informationen über den Projektfortschritt aus einem System entnehmen. das Sie selbst entwickelt haben, können Sie vielleicht schon eine Woche nach Ende der Berichtsperiode einen Bericht generieren. Die Buchhaltung in Ihrem Unternehmen, mit der Ihre Ausgaben überwacht werden, kann Auswertungen über einen bestimmten Zeitraum vielleicht erst einen Monat nach Ende des Zeitraums generieren. Lösen Sie dieses Problem möglichst schon in der Startphase Ihres Projekts. Entscheiden Sie. aus welchen Quellen Sie die Daten übernehmen wollen, legen Sie fest, wann Sie die aktualisierten Daten aus dem jeweiligen System bekommen und auf welche Perioden sich diese Daten beziehen. Dann planen Sie Ihre integrierte Analyse und die Berichterstellung zeitlich so, dass alle Daten dieselbe Berichtsperiode beschreiben.
✓ Stellen Sie den tatsächlichen Fortschritt immer in Zusammenhang mit dem geplanten Fortschritt dar. Dadurch erkennt man schneller, wenn sich ein Problem abzeichnet.
✓ Vermeiden Sie Überraschungen. Wenn im Verlauf der Berichtsperiode etwas Wichtiges passiert, das sofortige Maßnahmen erfordert (wenn zum Beispiel ein wichtiger Projektmitarbeiter plötzlich das Projekt verlassen muss), informieren Sie alle Beteiligten sofort und arbeiten Sie an der Lösung des Problems. Erwähnen Sie den Vorfall und mögliche korrigierende Maßnahmen in dem Statusbericht, um die Maßnahmen später belegen zu können.
✓ Nutzen Sie Ihre ohnehin regelmäßig stattfindenden Teammeetings, um über Probleme zu reden, die in dem Statusbericht aufgetaucht sind. Beantworten Sie Fragen, die die Beteiligten möglicherweise zu Ihrem Bericht haben. (Aber lesen Sie den Bericht bitte nicht den Beteiligten vor. die ihn bereits vorher erhalten haben!)
