Projektstruktur erstellen und veröffentlichen Teil II – hilfreiche Information

Projektstruktur erstellen und veröffentlichen Teil I

Unterschiedliche Darstellungsformen der Projektstruktur ( Work-Breakdown-Structure )
Um die Projektstruktur darzustellen, gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. In diesem Abschnitt stelle ich Ihnen die drei bekanntesten vor.

Das Organigramm
In Abbildung 4.5 sehen Sie, wie Sie Ihre Projektstruktur in einem Organigramm darstellen können. Diese Darstellungsform bietet einen Überblick über Ihr Projekt und die hierarchischen Beziehungen zwischen den unterschiedlichen Aufgaben (und eventuelle Tätigkeiten) auf den obersten Ebenen. Da diese Darstellungsform sehr viel Platz in Anspruch nimmt, ist sie für die Darstellung einer großen Anzahl von Tätigkeiten weniger gut geeignet.

Abbildung 4.5: Stellen Sie Ihre Projektstruktur in einem Organigramm dar.

Die eingerückte Gliederung
Eine andere Möglichkeit, Ihre Projektstruktur darzustellen, ist in Abbildung 4.6 dargestellt: die so genannte eingerückte Gliederung. Eine komplexe Projektstruktur mit vielen Einzeltätigkeiten ist leichter zu lesen und zu verstehen, wenn sie in dieser Form dargestellt wird. Bei kleinen Projekten können Sie beide Darstellungsformen wählen. Bei besonders großen Projekten können Sie auch eine Kombination aus Projektstrukturplan und abgestufter Gliederung verwenden. Die Aufgaben und möglicherweise die Tätigkeiten können Sie in einem Strukturplan festlegen und die Unterteilung der einzelnen Tätigkeiten in einer abgestuften Gliederung.

Bericht vorbereiten
1.0 Berichtsentwurf vorbereiten
2.0 Entwurf überarbeiten
3.0 Endgültigen Bericht vorbereiten
3 1 Endgültigen Bericht schreiben 32 Endgültigen Bericht ausdrucken

Abbildung 4.6: Die Darstellung der Projektstruktur in einer abgestuften Gliederung

Cluster-Darstellung
Die in Abbildung 4.7 gezeigte Cluster-Darstellung eignet sich besonders gut zur Unterstützung von Brainstorming-Prozessen. Man liest so eine Cluster-Darstellung folgendermaßen:
✓ Der Kreis in der Mitte symbolisiert das gesamte Projekt.
✓ Die Linien führen vom mittleren Kreis zu den einzelnen Aufgaben.
✓ Die Linien von den Aufgaben führen zu den Tätigkeiten, die für diese Aufgaben notwendig sind.

Abbildung 4.7: Die Projektstruktur im Rahmen einer Cluster-Darstellung

Diese freie Cluster-Darstellung erlaubt es, Ideen, die im Rahmen eines Brainstormings gesammelt werden, gut einzuarbeiten. Man kann die einzelnen Aktivitäten auch zu einem späteren Zeitpunkt umsortieren.

Die Qualität Ihrer Projektstruktur verbessern
Sie können die Wahrscheinlichkeit eines Projekterfolgs erhöhen, wenn die Projektstruktur genau und vollständig ist und wenn die Menschen, die die Aufgaben erledigen sollen, sie verstehen und mit ihr einverstanden sind. Die nachfolgenden Tipps zeigen Ihnen Möglichkeiten auf. wie sie die Genauigkeit und Akzeptanz Ihrer Projektstruktur verbessern können.
✓ Beziehen Sie die Personen, die später die eigentliche Arbeit erledigen sollen, in die Entwicklung der Projektstruktur mit ein. Beziehen Sie sie, wenn möglich, schon bei den allerersten groben Planungen mit ein. Wenn diese Personen erst zu dem Projekt stoßen, nachdem die Pläne fertig sind, bitten Sie sie, sich die Projektstruktur anzusehen, gegebenenfalls zu überarbeiten und Kommentare abzugeben, bevor sie mit der eigentlichen Arbeit beginnen. Das Cluster-Diagramm ist nicht dazu geeignet, Ihre Projektstruktur Außenstehenden vorzustellen, die das Projekt nicht kennen. Setzen Sie die Cluster-Darstellung ein. um die Work-Breakdown-Structure Ihres Projekts zu entwickeln, aber dann sollten Sie sie in einen herkömmlichen Projektstrukturplan oder eine abgestufte Gliederung übertragen, wenn Sie sie anderen vorstellen wollen.
✓ Holen Sie sich Informationen aus anderen Projektstrukturen von ähnlichen Projekten und integrieren Sie sie so weit wie möglich. Schauen Sie sich Pläne an, reden Sie mit Leuten, die in ähnlichen Projekten wie dem Ihren gearbeitet haben. Beziehen Sie die so gewonnenen Informationen in die Projektstruktur mit ein.
✓ Aktualisieren Sie Ihre Projektstruktur regelmäßig. Wenn Sie im Verlauf des Projekts Tätigkeiten hinzufügen, streichen oder ändern, vergessen Sie nicht, dieses auch in Ihrem Projektstrukturplan zu tun. (Lesen Sie hierzu auch den Abschnitt Festlegen, welche Informationen Sie über Ihre Tätigkeiten benötigen weiter hinten in diesem Artikel.)
✓ Bei unsicheren Tätigkeiten legen Sie Annahmen fest. Wenn Sie nicht sicher sind, ob eine bestimmte Tätigkeit durchgeführt werden muss, machen Sie eine Annahme und entwerfen Sie Ihre Projektstruktur auf der Grundlage dieser Annahme. Vergessen Sie nicht, zu vermerken, dass es sich hierbei um eine Annahme handelt. Wenn sich Ihre Annahme im Verlauf des Projekts als falsch erweist, ändern Sie den Plan, sodass er die tatsächlichen Gegebenheiten widerspiegelt

Denken Sie immer daran, dass Ihre Projektstruktur lediglich die Teiltätigkeiten einer Aufgabe darstellt; sie erlaubt keine Aussage darüber, in welcher Reihenfolge Tätigkeiten durchgeführt werden müssen. Natürlich können Sie Tätigkeiten je nach der wahrscheinlichen Reihenfolge von links nach rechts oder von oben nach unten aufschreiben. Bei umfangreichen Projekten ist es jedoch oftmals schwierig, die einzelnen Abhängigkeiten zwischen Tätigkeiten in der Projektstruktur darzustellen. Der Sinn der Work-Breakdown-Structure ist in erster Linie, sicherzustellen, dass alle notwendigen Tätigkeiten erfasst werden. Wie man den Projektzeitplan entwickelt und die Tätigkeiten in eine bestimmte Reihenfolge bringt, erfahren Sie in Artikel 5.

Mit Vorlagen arbeiten
Fine Work-Breakdown-Structure-Vorlage (WBS-Vorlage) ist ein vorgefertigter Projektstrukturplan, der die Tätigkeiten enthält, die in solchen Projekten wie dem Ihren erledigt werden müssen. Diese Vorlagen enthalten die kumulierten Erfahrungen der Beteiligten, die schon in vielen ähnlichen Projekten gearbeitet haben. Je mehr Projekterfahrung die Beteiligten haben, desto mehr Aufgaben können sie in die Vorlagen einbringen. die vorher übersehen wurden, und desto mehr Aufgaben können gestrichen werden, die nicht notwendig waren. Mit Vorlagen kann man Zeit sparen und die Genauigkeit der Pläne verbessern. Auch wenn Vorlagen Zeit sparen und die Genauigkeit verbessern können, behindern Sie nicht die aktive Beteiligung der Projektmitarbeiter an der Entwicklung der Projektstruktur, indem Sie eine Vorlage verwenden, die schon zu endgültig daherkommt. Mangelnde Beteiligung kann dazu führen, dass Aufgaben übersehen werden und sich die Mitarbeiter nicht genug für das Projekt einsetzen. In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie man eine Projektstruktur-Vorlage entwickelt und ihre Genauigkeit und Vollständigkeit ständig optimiert.

Auf Erfahrungen aufbauen
Sie sollen jedes Vierteljahr das Budget für Ihre Abteilung festlegen. Nachdem Sie schon viele solcher Budgets festgelegt haben, kennen Sie fast alle Tätigkeiten, die notwendig sind, um die notwendigen Informationen zu bekommen, den Budgetplan zu entwerfen, die notwendigen Genehmigungen einzuholen und die Endversion auszudrucken. Jedes Mal, wenn Sie wieder ein Budget erstellt haben, überarbeiten Sie Ihre WBS-Vorlage, fügen neu gewonnene Informationen hinzu und entfernen solche, die nur für diesen Budgetentwurf galten. Beim nächsten Mal, wenn Sie die Erstellung des vierteljährlichen Budgetplans vorbereiten, beginnen Sie Ihre Work-Breakdown-Structure mit einer WBS-Vorlage, die Sie aus den letzten Projekten entwickelt haben. Dann fügen Sie solche Tätigkeiten, die nur für dieses Budget notwendig sind, hinzu und löschen die, die hier nicht notwendig sind. Wenn man auf früheren Erfahrungen aufbaut, kann man die Projektstruktur schneller entwickeln und sicherer sein, dass man wirklich alle wichtigen Aufgaben berücksichtigt hat.

Wie man WBS-Vorlagen modifiziert
Je genauer und vollständiger Ihre Vorlagen sind, desto mehr Zeit können Sie bei zukünftigen Projekten sparen. In diesem Abschnitt mache ich mehrere Vorschläge, wie man die Qualität der Vorlagen immer weiter verbessern kann. Wenn Sie mit WBS-Vorlagen arbeiten, bedenken Sie Folgendes:
✓ Erstellen Sie Vorlagen sowohl für regelmäßig wiederkehrende Tätigkeiten als auch für komplette Projekte. Fine wertvolle Hilfe können Vorlagen zum Beispiel bei der Planung der jährlichen Mitarbeiterblutspende oder bei der Beantragung der Freigabe eines neuen Medikaments bei den entsprechenden Behörden sein. Aber auch Vorlagen für einzelne Tätigkeiten, die Bestandteil dieser Projekte sind, beispielsweise die Verleihung einer Anerkennungsmedaille oder das Ausdrucken eines bestimmten Formulars, können sehr hilfreich sein. Vorlagen für einzelne Tätigkeiten können in die jeweilige Projektstruktur des Gesamtprojekts eingearbeitet werden.
✓ Entwickeln und modifizieren Sie Ihre WBS-Vorlagen auf der Grundlage von Projekten, die auch in die Praxis umgesetzt wurden, nicht auf der Grundlage hübscher Pläne. Es kommt häufig vor, dass man am Anfang eines Projekts eine detaillierte Work-Breakdown-Structure erarbeitet, sie aber im Verlauf des Projekts nicht um die Tätigkeiten ergänzt, die man am Anfang übersehen hatte. Wenn Sie Ihre WBS-Vorlage auf der Grundlage dieses ursprünglichen Plans überarbeiten, sind darin nicht die Informationen enthalten, die Sie bei der eigentlichen Projektdurchführung gesammelt haben.

✓ Benutzen Sie Vorlagen als Ausgangs- nicht als Endpunkt. Erklären Sie sowohl Ihren Teammitgliedern als auch Außenstehenden, dass die WBS-Vorlage nur der Ausgangspunkt für die Struktur (Work-Breakdown-Structure) Ihres Projekts ist. nicht die Endversion. Jedes Projekt unterscheidet sich in bestimmten Punkten von vorherigen, ähnlichen Projekten. Wenn eine Vorlage nicht sorgfältig überprüft wird, kann es passieren, dass man Tätigkeiten vergisst, die in vorangegangenen Projekten nicht notwendig waren, für dieses Projekt aber erforderlich sind.
✓ Vorlagen müssen ständig aktualisiert werden, damit sie wirklich die Erfahrungen widerspiegeln, die Sie in den unterschiedlichen Projekten gesammelt haben. Die Abschlussbewertung ist eine hervorragende Möglichkeit. Ihre ursprüngliche Work-Breakdown-Structure zu überprüfen und zu kritisieren. In Artikel 15 finden Sie Informationen darüber, wie man eine Abschlussbewertung durchführt. Am Ende jedes Projekts sollten Sie sich die Zeit nehmen, Ihre WBS-Vorlage zu überarbeiten, um die gemachten Erfahrungen festzuhalten.