Überwachung der Arbeitsstunden – Projektmanagement Phasen

Wenn Sie den tatsächlichen Arbeitsaufwand mit dem geplanten Arbeitsaufwand vergleichen, können Sie folgende Sachverhalte herausfinden: Teammitglieder erledigen möglicherweise Aufgaben, die über den eigentlichen Umfang hinausgehen, oder investieren zu wenig Aufwand: die Teammitglieder sind für die Aufgabe mehr oder weniger qualifiziert als Sie angenommen haben: bei der Umsetzung der Aufgabe ist es zu unerwarteten Schwierigkeiten gekommen: der geplante Arbeitsaufwand ist vollständig investiert, bevor das Projekt beendet ist. Um die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden zu überwachen, müssen Sie die Anzahl der Stunden zusammenzählen, die tatsächlich für jede einzelne in der Projektstruktur aufgeführte Lowest Level Aktivität investiert wurde. (In Artikel 4 erkläre ich die Projektstruktur.)

Die Analyse der geleisteten Arbeitsstunden
Beurteilen Sie den Arbeitsaufwand für Ihr Projekt, indem Sie die tatsächlich geleisteten Stunden mit der geplanten Anzahl der Stunden vergleichen. In Abbildung 12.3 sehen Sie einen typischen Personaleinsatzplan, der beschreibt, wie viel Arbeitseinsatz jedes Teammitglied für jede Lowest-Level-Aktivität erbracht hat. Folgende Informationen entnehmen Sie Ihrem Projektplan:
✓ Vorgangsbezeichnung und -beschreibung
✓ die Gesamtstundenzahl, die jedes Teammitglied für die einzelnen Tätigkeiten aufwenden muss
✓ die Anzahl der Arbeitsstunden, die jedes Teammitglied pro Woche für die einzelnen Tätigkeiten aufwenden soll
Folgende Daten entnehmen Sie den Informationen, die im Berichtszeitraum gesammelt werden:
✓ die tatsächliche Stundenzahl, die jedes Teammitglied für die einzelnen Tätigkeiten aufgewendet hat
✓ die Anzahl der Gesamtstunden, die jedes einzelne Teammitglied für die einzelnen Tätigkeiten noch zu leisten hat
✓ die Differenz zwischen geplanter Stundenzahl und tatsächlich geleisteter Stundenzahl pro Tätigkeit

Erwarten Sie bitte nicht, dass die tatsächlichen Aufwendungen immer mit den geplanten übereinstimmen. (Wenn sich die geplante Stundenzahl jeden Monat mit der Anzahl der tatsächlich geleisteten Stunden deckt, dann sollten Sie vielleicht sogar prüfen, ob die Teammitglieder nicht vielleicht einfach die Stunden aus dem Plan in ihre Arbeitsblätter übertragen!) Monatliche Abweichungen von zehn Prozent nach oben oder unten sind normal.

Abbildung 12.3: Ein Personaleinsatzplan

Sehen Sie sich die Stunden der beiden Teammitglieder an, die in dem Personaleinsatzplan in Abbildung 12.3 dargestellt sind. Herr Schmidt scheint ungefähr so viel zu arbeiten, wie im Plan vorgesehen. In Woche 2 hat er mehr Stunden eingetragen als geplant, in Woche 3 weniger und in Woche 4 genauso viele wie geplant. Bei Herrn Johann sieht die Situation ganz anders aus. Jede Woche investiert er weniger Zeit in das Projekt als geplant und die Differenz wird immer größer, Es ist nicht erkennbar, ob dieser Rückstand auf ein Problem schließen lässt, aber diese fortwährende Diskrepanz sollte zumindest näher untersucht werden.

Daten für die Arbeitsaufwandsbewertung sammeln
Die besten Daten erhalt man, wenn alle Teammitglieder ihre Einsatzpläne richtig ausfüllen. In Abbildung 12.4 ist ein typischer Einsatzplan dargestellt. Ein Mitarbeitereinsatzplan enthält folgende Angaben:
✓ die Anzahl der Stunden, die ein Teammitglied im Laufe eines Tages für die einzelnen Tätigkeiten investiert hat
✓ Ihre Unterschrift, die besagt, dass die Informationen stimmen
✓ eine Unterschrift (üblicherweise vom Projektmanager oder von jemandem, den er damit beauftragt hat), die besagt, dass die eingetragenen Zeiten genehmigt und angemessen sind Meistens genügt es. die Anzahl der Stunden, die man für eine bestimmte Tätigkeit investiert, in halben Stunden anzugeben.

Anmerkung: Manche Mitarbeiter müssen ihre Zeiten in kleineren Intervallen als halben Stunden angeben. Rechtsanwälte beispielsweise, die leicht auf Stundensätze von mehreren hundert Euro kommen, sollten ihre Zeiten in kleineren Einheiten erfassen.

Abbildung 12.4: Ein typischer Mitarbeitereinsatzplan für eine Woche

Rin Logbuch unterteilt den lag in Intervalle und ermöglicht es Ihnen, zu erfassen, an welcher Tätigkeit Sie in den jeweiligen Intervallen gearbeitet haben. Wenn Sie beispielsweise Ihre Zeit in halbstündige Intervalle unterteilen mochten und um 8.30 Uhr morgens mit der Arbeit beginnen, dann würde das erste Intervall in Ihrem Logbuch von 8.30 bis 9 Uhr dauern, das zweite von 9 bis 9.30 Uhr und so weiter. Wenn Teammitglieder ihr Logbuch kontinuierlich führen, liefert es genauere Daten, weil sie dadurch gezwungen sind, jeden Moment ihres Tages zu belegen. Das Führen eines Logbuchs ist allerdings wesentlich zeitaufwändiger als das Ausfüllen eines normalen Einsatzplans. Normalerweise ist es nicht notwendig, genau festzuhalten, zu welcher Zeit des Tages man welche Tätigkeiten ausgeübt hat lediglich die gesamte Zeit, die man dafür aufgewendet hat. ist wichtig.

Die Genauigkeit der Daten für die Beurteilung des Arbeitsaufwands verbessern
Genau wie bei den Daten zur Erfassung des Zeitaufwands, ist auch die Genauigkeit der Daten zur Erfassung des Arbeitsaufwands für die Genauigkeit der Analyse sehr wichtig. Folgendes sollten Sie tun, um die Genauigkeit der Daten, die Sie für Ihre Personaleinsatz-Bewertung sammeln, zu verbessern:
✓ Erklären Sie Ihren Teammitgliedern, dass sie den Arbeitsaufwand erfassen, um herauszufinden, ob Sie bestimmte Bestandteile des Plans ändern müssen. Wenn Sie die Teammitglieder bitten, die Stunden, die sie in bestimmte Aufgaben investieren, zu erfassen, haben viele Angst vor möglicher Kritik. Man fürchtet. Sie könnten kritisieren, dass jemand – egal aus welchem Grund – seine geplante Stundenzahl nicht leistet oder zu wenig Stunden für das Projekt arbeitet oder zu viel Zeit mit anderen organisatorischen Aufgaben verbringt. Wenn Ihre Teammitglieder der Meinung sind, dass dies Ihre Motive sind, werden sie ihre Arbeitsstunden so auf die einzelnen Tätigkeiten verteilen, wie sie glauben, dass Sie es sich wünschen, und nicht so. wie sie tatsächlich aufgewendet werden.

✓ Ermutigen Sie Ihre Teammitglieder dazu, ihre tatsächlich in einer Periode geleisteten Stunden zu
erfassen. Sie sollen nicht ihre gesamten 40 Wochenstunden verteilen. Wenn die Mitarbeiter ihre
vollen 40 Wochenstunden verteilen sollen, müssen sie Überstunden machen, Stunden nicht
eintragen oder weniger Stunden arbeiten, damit am Ende der Woche 40 Stunden herauskommen.
Sie möchten aber, dass die Daten genau sind.
✓ Lassen Sie auch Kategorien wie Sonstiges oder Organisatorisches zu, in die Zeiten
eingetragen werden können, die keiner besonderen Projektaktivität zugeordnet werden können.
Wenn Sie möchten, dass die Zeiten ehrlich eingetragen werden, müssen Sie auch die richtigen
Rubriken zur Verfügung stellen.
✓ Fordern Sie die Teammitglieder auf, ihre Einsatzpläne selbst auszufüllen. Einige bitten jemand
anders, beispielsweise eine Sekretärin, die Formulare auszufüllen. Es ist schon schwer genug, für
sich selbst am Ende eines Tages oder einer Woche noch zu wissen, was man getan hat. Für einen
Außenstehenden ist es fast unmöglich, sich genau daran zu erinnern.

✓ Sammeln Sie die Pläne möglichst wöchentlich ein, mindestens aber alle zwei Wochen. Egal, wie
oft Sie die Teammitglieder bitten, ihre Zeiterfassungsbogen auszufüllen, viele werden damit warten,
bis er abgegeben werden muss. Wenn Sie diese Formulare nur einmal pro Monat einsammeln,
werden genau diese Leute davor sitzen und überlegen, was sie vor vier Wochen gemacht haben.
✓ Sammeln Sie die Formulare für eine Bewertungsperiode erst ein, wenn die Periode vorbei ist.
Manchmal sammeln Projektmanager die Erfassungsbogen für die Woche bereits am Donnerstag ein.
Einerseits nimmt dadurch die Genauigkeit der Daten automatisch ab, weil man kaum mit Sicherheit
sagen kann, was man am nächsten Tag tun wird. Darüber hinaus suggeriert dieses Vorgehen den
Teammitgliedern außerdem, dass man es mit der Genauigkeit der restlichen Daten auch nicht so
genau nehmen muss, wenn der Freitag sowieso geschätzt wird.

Das richtige Werkzeug, um die Arbeitsstundenerfassung zu erleichtern
Finden Sie zunächst heraus, ob es in Ihrem Unternehmen bereits ein Zeiterfassungssystem gibt, ob es die Daten so genau erfasst, wie Sie sie benötigen. Bei der Bewertung der vorhandenen Zeiterfassungssysteme bedenken Sie Folgendes:
✓ Zeiterfassungssysteme sind meistens so angelegt, dass sie die Anteile des Gehalts oder Lohnes eines Mitarbeiters erfassen, die auf reguläre Arbeit. Urlaub, Krankheit und Feiertage entfallen. Bei Mitarbeitern, die ihre Überstunden nicht bezahlt bekommen, sind diese Systeme ungenau, weil diese eigentlich nicht mehr als 40 Stunden pro Woche erfassen dürfen. Mit diesen Systemen ist es meistens nicht möglich, die Stunden anhand der in der Projektstruktur festgelegten Einzeltätigkeiten zu erfassen.
✓ Manche schreiben nur sehr ungern auf, wie viele Stunden sie für welche Aufgaben investiert haben, weil sie nicht wissen, wie diese Daten verwendet werden.
✓ Die Standardberichte dieses Systems stellen die Informationen möglicherweise nicht in der Form dar, wie Sie sie benötigen, um damit Ihr Projekt zu überwachen.

Falls Sie sich entschließen, ein eigenes System zur Erfassung und Archivierung der Daten zu entwickeln, können Sie entweder ein manuelles Erfassungssystem oder ein computergestütztes einrichten. Zu den manuellen Systemen gehört beispielsweise das Führen eines Tageskalenders oder Zeitplaners, in den man die geleisteten Stunden eintragt. Leider sind diese Daten häufig nicht nur unvollständig und ungenau, sondern es ist auch schwierig, diese Daten zur Auswertung zusammenzufassen und in Berichten zu verarbeiten. Ein computergestütztes System lässt sich mit folgenden Programmen installieren:
✓ Projektmanagement-Software wie Microsoft Project
✓ Datenbank-Software wie Microsoft Access
✓ Tabellenkalkulationsprogramme wie Microsoft Excel