Vorgangsdauer schätzen und die wichtigen Einflussfaktoren kennen – Projektmanagement Methoden

Eine Vorgangsdauer-Schätzung ist Ihre realistische Einschätzung darüber, wie lange es tatsächlich dauert, einen bestimmten Vorgang durchzuführen. Dieser Wert soll nicht angeben, wie lange der Vorgang Ihrer Meinung nach dauern sollte oder wie lange er nach Meinung anderer dauern müsste, sondern wie lange es, realistisch betrachtet, dauern wird, den Vorgang durchzuführen. Unrealistisch kurze Vorgangszeiten können sogar dazu führen, dass ein Projekt länger als nötig dauert, denn:
✓ Wenn man nicht die Gründe dafür ermittelt, warum ein bestimmter Vorgang eine bestimmte Zeit in Anspruch nimmt, ist es für Sie schwierig, Lösungen zu finden, wie man diese Zeitspanne reduzieren kann.
✓ Wenn die Beteiligten der Meinung sind. Zeitvorgaben seien total unrealistisch, dann werden sie sich nicht einmal bemühen, die Vorgaben einzuhalten. Wenn in einem Vorgang Verzögerungen eintreten, werden die Menschen sie als unvermeidlich hinnehmen und nicht versuchen, Möglichkeiten zu finden, sie zu umgehen.

Lesen Sie das Beispiel zur Einschätzung von Vorgangsdauern in dem Kasten Schätzen ist nicht gleich verhandeln oder feilschen. In diesem Abschnitt beschäftigen wir uns näher damit, was Sie für eine genaue Schätzung der Aktivitätendauer benötigen, welche Einflussfaktoren, die wichtigsten Ressourcen und Erfahrungswerte, und Ihre persönlichen Fähigkeiten, Dinge einzuschätzen.

Die wichtigsten Einflussfaktoren kennen
Die Einflussfaktoren eines Vorgangs bestimmen, wie lange er dauert. Deshalb ist es so wichtig. dass Sie zunächst die unterschiedlichen Aspekte und ihre Auswirkung auf den gesamten Vorgang bestimmen, um die Dauer möglichst genau einzuschätzen. Wenn Sie die Vorgangszeiten für die einzelnen Vorgänge schätzen, beschreiben Sie zunächst folgende Komponenten jedes einzelnen Vorgangs:
✓ Vorgänge, die von Menschen ausgeführt werden: Dies sind körperliche oder mentale Tätigkeiten, die von Menschen geleistet werden. Das kann beispielsweise das Schreiben eines Berichts, die Zusammensetzung von Bauteilen oder die Ideenfindung für eine Werbekampagne sein.
✓ Vorgänge, die nicht von Menschen ausgeführt werden: Hierzu gehört zum Beispiel der Testlauf einer Software auf einem Computer, das Kopieren eines Berichtsauf einem Hochgeschwindigkeits-Kopierer.
✓ Prozesse: Dies können physikalische oder chemische Reaktionen sein. Zum Beispiel das Durchhärten von Beton, das Trocknen von Farbe oder chemische Reaktionen in einem Labor.
✓ Verzögerungen: Zeit, die verstreicht, ohne dass Ressourcen irgendwelche Arbeiten leisten. Verzögerungen entstehen meistens durch fehlende Ressourcen, zum Beispiel die Notwendigkeit, Konferenzräume zwei Wochen im Voraus reservieren zu lassen.

Merkmale Von Ressourcen
Wenn Sie die unterschiedlichen Arten von Ressourcen kennen, die für einen Vorgang notwendig sind, können Sie die Schätzung der Vorgangsdauer verbessern. Beispielsweise kopieren nicht alle Kopiergeräte gleich schnell. Wenn Sie die Eigenschaften des jeweiligen Gerätes gut kennen, können Sie Ihre Zeitschätzung verbessern. Folgende Alten von Ressourcen können zur Durchführung von Projektarbeit notwendig sein:
✓ Personal
✓ Anlagen
✓ Betriebsmittel
✓ Rohstoffe
✓ Informationen
✓ Budgets

Stellen Sie für jede benötigte Ressource Folgendes fest:
✓ Kapazität: Produktivität pro Zeiteinheit
✓ Verfügbarkeit: An welchem Tag ist die Ressource verfügbar?
Ein Kopiergerät, das beispielsweise 1.000 Kopien pro Minute schafft, kann einen Druckauftrag in der Hälfte der Zeit einer Maschine erledigen, die 500 Kopien pro Minute schafft. Und ein großer Druckauftrag kann halb so lange dauern, wenn Sie an einem Tag vier Stunden lang Zugriff auf die Druckmaschine haben anstatt 2 Stunden an zwei Tagen, (In Artikel 7 finden Sie weitere Informationen zur Einschätzung von Anforderungen eines Projekts an Ressourcen, die nicht das Personal betreffen.)

Schätzen ist nicht gleich Verhandeln oder feilschen
Ihr Vorgesetzter verlangt von Ihnen, ein Projekt in sechs Monaten zu beenden. Sie erkunden alle möglichen Alternativstrategien, müssen aber feststellen. dass Sie das Projekt erst in 12 Monaten abschließen können. Nach einigem Hin und Her beschließen Sie und Ihr Chef, dass Sie das Projekt in neun Monaten fertig stellen. Wenn Sie beide gleich von Anfang an ehrlich gewesen sind, haben Sie soeben das Fehlschlagen Ihres Projekts besiegelt. Sie haben zugestimmt, das Projekt drei Monate früher zu beenden, als es Ihrer Meinung nach möglich ist. Ihr Chef hat zugestimmt, das Projektergebnis drei Monate später zu bekommen, als er es eigentlich braucht. Wenn Sie beide am Anfang nicht ehrlich gewesen sind, haben Sie jeweils etwas über den anderen gelernt. Sie haben gelernt, dass Sie, wenn Ihr Vorgesetzter Ihnen einen Endtermin nennt, 50 Prozent draufschlagen können (neun Monate sind 50 Prozent mehr als sechs Monate). Und Ihr Vorgesetzter hat gelernt, dass er, von jedem frühesten Endtermin, den Sie ihm geben, 25 Prozent abziehen kann (neun Monate sind 25 Prozent weniger als 12 Monate). Im schlimmsten Fall haben Sie aber beide einem Endtermin zugestimmt, der für keinen von Ihnen akzeptabel ist. Im besten Fall haben Sie dann voneinander gelernt, dass Sie den Informationen, die Sie sich gegenseitig geben, nicht trauen können.

Informationen überprüfen
Der erste Schritt zu einer genaueren Zeitschätzung besteht darin, bestimmte Informationen in die Überlegungen mit einzubeziehen. Die Genauigkeit der Schätzung hängt aber auch von der Genauigkeit der Informationen ab, auf deren Grundlage Sie entscheiden. Die Informationen, die Sie benötigen, stammen häufig nicht aus erster, verlässlicher Quelle. Deshalb sollten Sie unbedingt die Informationen vergleichen, die Sie aus folgenden Quellen erhalten, wenn Sie Ihre Zeitschätzung durchführen:
✓ Aufzeichnungen aus der Vergangenheit, die Aufschluss darüber geben, wie lange ähnliche Vorgänge früher gedauert haben
✓ Menschen, die ähnliche Aufgaben schon einmal durchgeführt haben
✓ Menschen, die die Aufgaben erledigen sollen
✓ Fachleute, die die Art der Aufgabe kennen, auch wenn Sie sie in dieser Form selbst noch nicht durchgeführt haben

Zeitschätzungen verbessern
Um die Genauigkeit Ihrer Zeitschätzungen zu verbessern, führen Sie folgende Schritte durch (in Artikel 4 finden Sie weitere Informationen darüber, wie Sie Ihre Projektaktivitäten am besten definieren und beschreiben):
✓ Definieren Sie klar Ihre Aufgaben und Tätigkeiten: Benutzen Sie so wenig Fachausdrücke wie möglich und beschreiben Sie den dazugehörigen Arbeitsablauf detailliert und vollständig.
✓ Unterteilen Sie die Aufgaben, bis Sie schätzen, dass die Vorgänge auf der untersten Stufe weniger als zwei Wochen dauern.
✓ Legen Sie klar und deutlich Beginn und Ende jedes Vorgangs fest.

Benutzen Sie möglichst wenige Kaugummifaktoren. Ein Kaugummifaktor ist ein Zeitpuffer, den Sie zu Ihrer Zeitschätzung hinzugeben, nur um sicher zu sein. Von einem Kaugummifaktor würde man beispielsweise sprechen, wenn Sie zu jeder Ihrer Zeitschätzungen 50 Prozent aufschlagen würden. Kaugummifaktoren beeinträchtigen Ihre Planung aus folgenden Gründen:
• Man neigt dazu, Aufgaben so in die Länge zu ziehen, dass sie die vorgegebene Zeit ausfüllen: Wenn Sie einen Vorgang in zwei Wochen durchführen können, aber einen Kaugummifaktor von 50 Prozent aufschlagen und somit von einer Vorgangsdauer von drei Wochen ausgehen, ist die Wahrscheinlichkeit, in weniger als drei Wochen fertig zu werden, praktisch gleich Null.
• Manche Menschen setzen Kaugummifaktoren ein, weil sie keine Lust haben, die einzelnen Vorgänge detailliert genug zu beschreiben und Alternativpläne zu entwickeln.
• Andere verlieren das Vertrauen in die Genauigkeit und Durchführbarkeit Ihres Plans, weil sie wissen, dass Sie nur mit Zahlen herumjonglieren anstatt die einzelnen Tätigkeiten sorgfältig zu durchdenken.

So sehr Sie sich auch bemühen, manchmal ist es schwer einzuschätzen, wie lange ein Vorgang dauert. Was ist zum Beispiel bei Vorgängen der Fall, die Sie noch nie durchgeführt haben, Vorgänge, deren Durchführung weit in der Zukunft liegen, und Vorgänge, die sich schon früher als schwer einschätzbar erwiesen haben. In diesen Fällen gilt:
✓ Machen Sie Ihre Schätzungen so genau wie möglich, indem Sie sich an die oben vorgestellten Methoden und Regeln halten.
✓ Überwachen Sie den Projektverlauf sorgfältig, damit Sie sofort erkennen, wenn Sie Ihre ursprünglichen Schätzungen revidieren müssen.
✓ Nehmen Sie eventuelle Änderungen in Ihren Zeitplan auf, sobald Sie Kenntnis von ihnen erhalten.

Den Zeitplan Veröffentlichen
Ihr Netzplan enthält nicht Ihren Zeitplan: er enthält lediglich die Informationen, die Sie benötigen. um den Zeitplan zu entwickeln. Sobald Sie die einzelnen Termine ermittelt haben, können Sie Ihren Zeitplan folgendermaßen darstellen:
✓ Schlüsselereignisübersicht (Key-Event-List): Eine Tabelle, in der Schlüsselereignisse und die Termine, wann diese Ereignisse erreicht sein sollen, aufgeführt werden.
✓ Vorgangsübersicht: Eine Tabelle, in der alle Vorgänge und die Termine, wann diese Vorgänge begonnen und beendet werden sollen, aufgeführt werden.
✓ Kombinierte Schlüsselereignis-Vorgangsübersicht: Eine Tabelle, die sowohl die Ereignis als auch die Vorgangszeiten enthält.
✓ Gantt-Diagramm: Eine Zeitschiene, auf der dargestellt wird, wann welcher Vorgang beginnt, durchgeführt wird und endet.
✓ Kombiniertes Meilenstein/Gantt-Diagramm: Eine Zeitschiene, auf der dargestellt wird, wann welcher Vorgang beginnt, durchgeführt wird und endet und wann ausgewählte Ereignisse erreicht sein werden.

Der 45 Minuten lange Zeitplan für Ihr Picknick am See ist in Abbildung 5.10 und Abbildung 5.11 jeweils in einer Schlüsselereignis-Vorgangsübersicht und einem kombinierten Meilenstein-/Gantt-Diagramm dargestellt (wobei die Dreiecke die Meilensteine darstellen). Jedes der Formate ist in bestimmten Fällen sinnvoll. Wenn Sie sich für eines der oben vorgestellten Formate entscheiden, bedenken Sie Folgendes:
✓ Eine Schlüsselereignisübersicht und eine Vorgangsübersicht sind besser geeignet, wenn man bestimmte Termine darstellen möchte.
✓ Ein Gantt-Diagramm bietet ein klareres Bild über die relativen Zeiten der Vorgänge und mögliche Überschneidungen.

Abbildung 5.10: Ihr Picknick-am-See-Zeitplan als Schlüsselereignis-ZVorgangsübersicht

Abbildung 5 .11: Ihr Picknick-am-See-Zeitplan als kombiniertes Meilenstein-/Gantt-Diagramm