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Die Daten aus der Finanzplanung werden für die Antragsformulare der Bank, aber auch für andere Zwecke für die einzelnen Geschäftsjahre benötigt. Angenommen, Ihr Geschäftsjahr entspricht dem Kalenderjahr, dann ist es sinnvoll, die Kalkulationen im Businessplan jeweils pro Kalenderjahr vorzunehmen. Mit anderen Worten: Wenn Sie Ihr Unternehmen zum ersten September eines Jahres starten, hat das erste Jahr eben nur vier Monate. Das zweite Jahr beginnt dann mit dem Januar des Folgejahres.
Denken Sie in Ihrer Investitionsplanung auch daran, die Kosten für Steuerberatungen, anwaltliche Beratungen, Gründercoachings und andere Dienstleistungen aufzunehmen. Planen Sie außerdem nicht nur im ersten Jahr Investitionen ein. Wenn Sie schon wissen, dass weitere Anschaffungen anstehen, beziehen Sie diese mit ein. Falls noch nichts Genaueres hierzu bekannt ist, tragen Sie für jedes Jahr fiktive Investitionen ein – beispielsweise in der Zeile „Ersatzinvestitionen“ oder „Sonstige Investitionen“.
Tipp – Sorgen Sie für ausreichend Puffer
Schätzen Sie Ihre Kosten lieber etwas höher ein als zu niedrig. Schaffen Sie bei der Planung finanzielle Puffer für „sonstige Investitionen“ und „sonstige Betriebsmittel“, also für Ausgaben, die nicht genau absehbar sind. Nichts ist so sicher wie die Tatsache, dass solche unerwarteten Dinge auf Sie zukommen werden. Insbesondere der ganze „Kleinkram“ wird oft unterschätzt – das fängt bei den Büromaterialien mit teuren Zubehörteilen für Drucker an und hört bei den kleinen Gegenständen auf, die im Einzelhandel oder in der Gastronomie beispielsweise für die Reinigung der Räume gebraucht werden.
Machen Sie deutlich, ob Ihre Investitionen mit oder ohne Umsatzsteuer in die Planung eingegangen sind, und stellen Sie sicher, dass keine Positionen fehlen. Bei Vorhaben, für die der Standort wichtig ist, werden beispielsweise häufig die Kautionen oder Maklerprovisionen vergessen. Diese sind aber meist erheblich und treiben den Kapitalbedarf in die Höhe. Denken Sie auch bei anderen Mietsachen daran. Es kann durchaus hilfreich sein, wenn Sie sich in Bezug auf die Vollständigkeit Ihrer Angaben beraten lassen.
Kalkulieren Sie bei den Personalkosten Nebenkosten für die Sozialversicherungen, für Mitgliedsbeiträge, beispielsweise für Innungen, für Fortbildungsmaßnahmen und für Steigerungen des Gehalts oder Lohns ein. Sie möchten Ihrem fleißigen Mitarbeiter schließlich Ihre Anerkennung zeigen und ihm/ihr im Lauf der Zeit etwas mehr Gehalt oder andere Leistungen bieten. Dass die Beträge über vier Jahre hinweg gleich bleiben, ist unrealistisch. Weiterhin zeigt sich in vielen Businessplänen, dass die Vertriebskosten unterschätzt werden. Rechnen Sie auch ruhig Provisionen für Kooperations- oder Vertriebspartner ein. Eventuell brauchen Sie sogar Mitarbeiter für den Vertrieb; informieren Sie sich im Vorfeld darüber, wie die Honorierung in Ihrer Branche üblicherweise erfolgt.
Bei der Umsatzplanung sollten Sie von einer längeren Anlaufphase ausgehen. Unterschätzen Sie auf keinen Fall den Aufwand für Administration, Vertrieb und Sonstiges während dieser Zeit. Es gibt Studien, die zeigen, dass Gründer zu Beginn 70 Prozent ihrer Zeit für diese Aufgaben brauchen. Wenn Sie also beispielsweise als Berater arbeiten wollen, können Sie am Anfang meist nicht mehr als drei Stunden pro Tag einplanen, die tatsächlich Umsätze bringen. Das Gleiche gilt für Mitarbeiter, die neu bei Ihnen anfangen – sie brauchen erst einmal eine Einarbeitungszeit.
Rechnen Sie insgesamt auch mit einem gewissen Maß an Schwund: Waren verschwinden, verderben oder müssen als Ladenhüter weit unter dem geplanten Preis verkauft werden. Mitarbeiter werden auch einmal krank, oder Sie selbst sind vorübergehend verhindert. Kunden zahlen ihre Rechnungen nicht pünktlich oder gar nicht. Kalkulieren Sie bei Ihrer Umsatzplanung stets Abschläge für solche unvorhersehbaren Ereignisse ein. Beim Einkauf von Waren und Material können Sie im Lauf der Jahre dagegen mit leichten Verbesserungen rechnen.
Oft taucht in Beratungsgesprächen die Frage auf, wie hoch der Betrag für die privaten Lebenshaltungskosten in einer Finanzplanung für die Bank sein muss. Es gibt dafür keine Faustformel – wenn Sie im Haus Ihrer Eltern wohnen und keine Miete zahlen, haben Sie eben geringere Lebenshaltungskosten als ein Familienvater mit mehreren Kindern und einer großen Mietwohnung. Sie müssen Ihre privaten Lebenshaltungskosten und Einkünfte in einem Formular „Selbstauskunft“ ohnehin offenlegen und auch nachweisen (zumindest größere Positionen wie die Miete). Die Berechnung Ihrer privaten Ausgaben hat zwar nichts im Businessplan zu suchen, eine kleine Nebenrechnung ist nichtsdestotrotz sinnvoll. Wie viel Geld brauchen Sie zum Leben? Diese Frage müssen Sie sich im Vorfeld beantworten. Sofern diese ‚Rechnung dann mit Ihren Angaben in der Selbstauskunft übereinstimmt und alle Ausgaben durch Ihre Einkünfte gedeckt sind, ist alles in Ordnung.
