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Es kommt die Zeit, da jeder Manager dieser Wahrheit ins Auge schauen sollte: Sie können kein guter Manager sein, wenn Sie nicht organisiert sind. Es funktioniert einfach nicht. Nehmen Sie sich einmal Ihr Büro vor. Wie sieht es aus? Nein, wir meinen nicht die Möbel oder das Bild, das Sie bei der Urkundenübergabe für den besten Verbesserungsvorschlag des Monats zeigt (Erinnern Sie sich noch? Die Kantine wurde näher an Ihr Büro platziert, so dass Sie weniger Zeit mit Hin- und Herlaufen verschwendeten.!). Nein, betrachten Sie Ihre Schreibtischoberfläche und die Ablagen der Bücher, Akten und des anderen Materials einmal etwas genauer. Sieht es so aus, als sei gerade ein Wirbelsturm durch Ihr Büro gezogen, dann haben Sie ein großes Problem. Trotz der Stimmen, die da ständig behaupten, Chaos sei ein Zeichen von Genialität – dies trifft absolut nicht zu! Glücklicherweise ist der Mangel an Organisation ein Problem, das Sie lösen können. Wie? Einfach weiterlesen.
Es sind nicht nur die kleinen Dinge, die zählen. Beim Organisieren zählt alles, ob groß, ob klein und alles dazwischen. Es könnte einen erheblichen Unterschied in der Effektivität Ihres Managements ausmachen. Arbeiten Sie organisiert, wissen Sie immer ganz genau, wo sich das. was Sie gerade für Ihre Arbeit brauchen, befindet, und Sie vergeuden keine Zeit mit Suchen. Statt sich durch einen Wust von Klebezetteln zu wühl en, können Sie all diese Informationen auf Anhieb an einem Platz finden: in einem Zeitplaner oder Terminkalender. Sie können den Rückstand von 40 E-Mails und einen überfüllten Anrufbeantworter aufarbeiten oder Sie entscheiden sich dafür, die Informationen, die in Ihrem Büro kursieren, zu leiten. Wir befinden uns inmitten des Informationszeitalters und, falls Sie es noch nicht bemerkt haben sollten, es ist überall um uns herum. In früheren Zeiten konnten Manager noch die Art und Menge der Informationen, die auf sie zukamen, lenken und auf ihre Sekretärinnen bauen. Inzwischen wird dies durch die immer kleiner werdenden Sekretariate (in Folge des Downsizings und auch durch den immer persönlicher werdenden Informationsaustausch zwischen Managern) immer schwieriger. Geschäftsleute werden heutzutage mittels moderner Technologien mit immer mehr Informationen von einer wachsenden Zahl Menschen beschossen.
Außerdem werden sie mit einer immensen Flut elektronischer Post aus aller Welt. Konferenzschaltungen via Satellit, Voice-Mail und Handys überschüttet, so dass sie 24 Stunden am Tag erreichbar sind, ob sie es wollen oder nicht. Ihr Erfolg als Manager hängt davon ab, oh Sie Ihre Arbeit oder ob die Arbeit Sie im Griff hat. Welche der beiden Möglichkeiten wählen Sie? Okay, es ist Zeit, einmal wirklich ehrlich zu sein. Was sehen Sie auf Ihrem Schreibtisch? Spiegelt Ihr Schreibtisch eine(n) Manager(in) wider, der seine oder ihre Arbeit beherrscht? Damit Sie einen möglichst genauen Blick bekommen, müssen Sie die rosarote Brille einen Augenblick lang abnehmen, wenigstens einige Minuten. Sie müssen sich einen Augenblick von der Vorstellung, dass die Unordnung in Ihrem Büro von einem erfolgreichen und vielbeschäftigten Manager zeugt, lösen. Sehen Sie sich außerstande, die Situation realistisch einzuschätzen. dann bitten Sie einen vertrauten Mitarbeiter, es für Sie zu tun, notfalls bestechen Sie ihn mit einem ausgiebigen Mittagessen. Viel zu viele Menschen sehen sich auf ihrem Schreibtisch einem unorganisierten Chaos aus Berichten. Notizen, Papierfetzen und hoch aufgetürmten Stapeln von Unterlagen, die ständig umzufallen drohen, gegenüber. Was würde geschehen, wenn diese Stapel Sie tatsächlich einmal unter sich begraben würden? Wie lange brauchten die Suchtruppen, um Sie in diesem Chaos wiederzufinden und zu retten?
Packen Sie’s an – es liegt ganz bei Ihnen!
Wer also trägt die Schuld für dieses unorganisierte Chaos? Wir wissen, dass es sehr einfach ist, andere für mangelnde Organisation verantwortlich zu machen. Vielleicht sagen Sie: Es ist der Fehler meiner Chefin, sie gibt mir einfach viel zu viel zu tun und ich habe nicht genügend Zeit, alles zu erledigen. Oder vielleicht auch: Ich bin einfach kein organisierter Mensch. Außerdem: Wer Ordnung halt, ist nur zu faul zum Suchen! Oder: Wenn ich meinen Schreibtisch zu aufgeräumt halte, glaubt mein Chef, ich hätte nicht genug zu tun! Passen Sie mal auf: Sollte Ihr Unternehmen ein unorganisiertes Chaos sein, dann können Sie sich nicht länger durchs heben schleichen und andere dafür verantwortlich machen. Ab einem gewissen Punkt, zumindest wenn Sie erfolgreich sein wollen, müssen Sie sich zusammenraffen und versprechen. Ihre Sachen zu ordnen. Stehen Sie auf und legen Sie einen Eid ab. Hier und jetzt. Rechte Hand hoch und sprechen Sie uns nach:
ich verspreche mit diesem Tag, stets meine Angelegenheiten in Angriff zu nehmen, jede Chance zu nutzen, die Dinge, die ich nicht unbedingt selbst erledigen muss, weiterzuleiten, alle Termine. Besprechungen und Aufgaben sofort in meinem Kalender einzutragen. Ich verspreche ehrlich und aufrichtig, immer und jederzeit ein ordentliches und aufgeräumtes Büro zu haben, in dem alles an seinem Platz liegt. Ich werde Klebezettel nur noch in äußersten Notfallen verwenden. Und alles Überflüssige landet im Papierkorb. Und alles Überflüssige landet im Papierkorb. Herzlichen Glückwunsch, Sie haben gerade einen Eid geschworen, der Ihnen hilft. Ihr Geschäftsleben ordentlich zu gestalten. Und jetzt? Abhängig vom Niveau der Unordnung, ob mittleres oder großes Chaos, haben Sie eine schwere Aufgabe vor sich. Ist Ihre Situation he sonders schlimm (Sie wissen schon, vorgestern hatte sich Ihre Sekretärin drei Stunden lang in der Unordnung verlaufen), dann sollten Sie Schritt für Schritt vorgehen. Um den Stein ins Rollen zu bringen, fangen Sie mit ein paar leichten Dingen an, Dinge, die Sie schnell und einfach erledigen können, die aber gleichzeitig eine sichtbare Verbesserung bringen.
• Suchen Sie Ihren Kalender oder Tagesplaner! Sind alle geplanten Besprechungen und Termine sorgfältig notiert? Haben Sie überhaupt einen Terminkalender? Wenn nicht, dann gehen Sie nicht über LOS, ziehen Sie nicht: 2.000 Euro ein und gehen Sie gleich weiter zum nächsten Abschnitt.
• Benutzen Sie Ihre Planungsinstrumente! Sammeln Sie alle Zettelchen und Notizen mit Terminen vom Schreibtisch, aus der Aktentasche, aus Jacke und Hose, und übertragen Sie jeden Termin sofort und sorgfältig. Sie nehmen sich ab sofort vor, Ihren Terminkalender stets bei sich zu haben und Termine nicht erst auf Zettelchen, sondern sofort im Terminkalender einzutragen. Auf diese Weise schließen Sie aus. dass Termine verloren gehen oder vielleicht noch schlimmer, völlig durcheinander gebracht werden.
• Ordnen Sie Ihren Arbeitsplatz. Versuchen Sie einmal, einen der vielen Papierstapel auf Ihrem Schreibtisch anzugehen. Welche Themengebiete können Sie ablegen? Welche können Sie an andere Stellen Ihres Unternehmens oder an Untergebene weiterleiten? Und den Rest sollten Sie dann erneut aussortieren. Wird das irgendjemand vermissen, wenn ich das jetzt wegschmeiße? Lautet die Antwort auf diese Frage Nein, dann entsorgen Sie es umgehend. Versuchen Sie, jedes Blatt nur einmal in die Hand zu nehmen.
Von nun an sollte es keinen Rückfall mehr geben Ihr Kid verpflichtet Sie, ab heute der Versuchung zu widerstehen, Termine auf dem Handrücken zu vermerken. Und Sie werden der Versuchung widerstehen, Klebezettel für Termine zu missbrauchen und sie über Ihr gesamtes Büro und an sich selbst zu verteilen. Sie werden jeden Termin sofort in Ihren Terminkalender eintragen, nicht erst zwei Tage nach der Besprechung. Und zum guten Schluss werden Sie sich auch davor hüten, jeden in Ihrem Büro verfügbaren Platz als Ablage für erledigte Dokumente und Akten zu benutzen. Glauben Sie uns ruhig, wenn wir Ihnen sagen, dass die Belohnung für Ordnung in Ihrem Büro sehr vielschichtig ist. Nicht nur, dass alle wichtigen Geschäftsinformationen auf .Anhieb greifbar sind; Sie werden mit der Gewissheit, dass Sie Ihre Aufgabe beherrschen und nicht umgekehrt, auch besser schlafen können. Wer weiß, vielleicht finden Sie während des Aufräumens hier und da noch ein paar verlorene Groschen oder Scheinehen, vielleicht ein paar vergessene Pappbecher mit einer mittlerweile klebrigen, braunen, grün überwucherten Masse, die einst Kaffee war. Einfach herrlich.
