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Die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Projekt erfolgreich zum Abschluss gebracht werden kann, ist dann am größten, wenn es Ihnen gelingt, die wichtigsten Projektbeteiligten dazu zu bewegen, Sie voll zu unterstützen. Damit diese Personen wissen, wann und wie sie Ihrem Projekt am besten helfen können, müssen Sie ihnen immer wieder die Vision Ihres Projekts und die bereits erreichten Ergebnisse vor Augen führen. In diesem Abschnitt beschäftigen wir uns intensiver mit drei verschiedenen Arten von Meetings, die Sie im Laufe Ihres Projekts durchführen können.
Regelmäßig stattfindende Teammeetings
Regelmäßig durchgeführte Teammeetings geben den Beteiligten die Möglichkeit, sich gegenseitig über den Stand der Dinge und mögliche Probleme zu informieren und produktive, vertrauensvolle zwischenmenschliche Beziehungen zu pflegen. Diese Meetings bieten auch eine Gelegenheit, sich noch einmal über den Fokus des Projekts zu verständigen und alle Beteiligten über Aktivitäten innerhalb und außerhalb des Projekts zu informieren, die sich auf ihre Arbeit und damit auf den Gesamterfolg des Projekts auswirken könnten. Wenn man bedenkt, dass die meisten an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten, ist es besonders wichtig, im Rahmen solcher Meetings den Zusammenhalt im Team zu stärken und die Zusammenarbeit zu verbessern. Besprechen Sie mit den Teammitgliedern, welcher Zeitplan möglichst vielen passt. Wenn jemand nicht persönlich teilnehmen kann, versuchen Sie ihn im Rahmen einer Konferenzschaltung einzubeziehen, (In nächsten Artikel finden Sie weitere Informationen über Technologien, die Sie im Projektmanagement einsetzen können.)
Neben den allgemeinen Hinweisen zur Durchführung eines erfolgreichen Meetings, die ich bereits oben aufgeführt habe, sollten Sie sich bei der Planung und Durchführung von Teammeetings an folgende Grundsätze halten:
✓ Auch wenn die Meetings regelmäßig stattfinden, bereiten Sie jedes Mal eine neue Tagesordnung vor, verteilen Sie sie im Voraus und bitten Sie um Kommentare und Vorschläge.
✓ Verteilen Sie vor dem Meeting an alle den Statusbericht der letzten Leistungsperiode (lesen Sie den vorangegangenen Abschnitt Einen schriftlichen Projektfortschritts- oder Statusbericht erstellen, um herauszufinden, was alles in diesem Bericht stehen sollte).
✓ Verteilen Sie andere Hintergrundinformationen. die mit den Themen in Zusammenhang stehen, die auf dem Meeting besprochen werden sollen.
✓ Schränken Sie Diskussionen ein. die zu sehr in die Tiefe gehen; diese sollten Sie in einem anderen Kreis führen. Beginnen und beenden Sie das Meeting pünktlich (ja, ich sag es noch einmal!).
✓ Schreiben Sie ein kurzes Protokoll und verteilen Sie es an die Teilnehmer.
Eine Projekt-Informationstafel benutzen
Damit Ihr schriftlicher Statusbericht möglichst effektiv ist, sollten Sie eine größtmögliche Menge an Informationen auf so wenig Platz wie möglich veröffentlichen. Eine Projekt- Informationstafel zeigt die wichtigsten Indikatoren für die Projektumsetzung in einem Format, das einem Schaltpult ähnelt. Durch dieses Format kann man den Fortschritt des gesamten Projekts darstellen und besondere Probleme markieren, die mehr Aufmerksamkeit erfordern. Wenn Sie für Ihr Projekt so eine Informationstafel entwickeln, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Wählen Sie die wichtigsten Informationskategorien aus.
2. Wählen Sie für jede Informationskategorie besondere Indikatoren aus.
3. Wählen Sie das Format für jeden Indikator aus.
Typische Informationskategorien, die wichtige Aspekte der Projektumsetzung widerspiegeln sind:
✓ Ergebnisse: Die gewünschten Produkte oder Projektergebnisse, die Ihr Team bis zu dem jeweiligen Datum hervorgebracht hat
✓ Abgleich der Leistung mit dem Zeitplan: Daten, an denen Ihr Team Meilensteine erreicht hat, sowie die Anfangs- und Endzeitpunkte bestimmter Aufgaben im Vergleich zum Zeitplan
✓ Abgleich der Leistung mit den Ressourcenbudgets: Arbeitsstunden, Finanzen und andere Ressourcen, die das Team verbraucht hat, im Vergleich zu den geplanten Budgets
✓ Risikomanagement: aktueller Status der Faktoren, die die Projektumsetzung unerwartet gefährden könnten
Wählen Sie zusammen mit den Drivern und Supportern für jede Kategorie bestimmte Indikatoren aus. Ein Projekt, in dem es darum geht, ein Handbuch für eine bestimmte Anlage zu erstellen, könnte beispielsweise folgende Indikatoren haben:
✓ Ergebnisse: Die Anzahl der Handbuch-Artikel oder die Anzahl der für die Endversion eingeholten Freigaben
✓ Abgleich der Leistung mit dem Zeitplan: die Anzahl der Meilensteintermine, die erreicht wurden, und die Anzahl der Meilensteine, die nicht fristgerecht eingehalten wurden
✓ Abgleich der Leistung mit den Ressourcenbudgets: das Verhältnis der tatsächlich ausgegebenen Mittel zu den für alle fertig gestellten Aufgaben geplanten Mitteln
✓ Risikomanagement: die Anzahl der ursprünglich eingeplanten Risiken, die noch immer eintreten könnten und die Anzahl der neuen Risiken, die Sie im Projektverlauf identifiziert haben Sie können die Indikatoren in einer Tabelle, einem Balkendiagramm, einer Tortengrafik oder einer Tachometeranzeige darstellen. In der nachstehenden Abbildung sehen Sie die verschiedenen Anzeigemöglichkeiten auf einer Informationstafel.
Häufig benutzt man für Indikatoren die Darstellung in Form einer Ampel:
✓ Grün: Die Aufgabe wird planmäßig durchgeführt.
✓ Gelb: Ein oder mehrere kleinere Probleme sind aufgetaucht.
✓ Rot: Eine oder mehrere ernsthafte Situationen erfordern sofortige Aufmerksamkeit. Legen Sie für jeden Indikator die detaillierten Kriterien für Rot. Gelb oder Grün in Abstimmung mit den Projektinitiatoren und Supportern fest. Wenn Sie für Ihr Projekt eine Informationstafel erstellen, achten Sie auf Folgendes:
✓ Wählen Sie gemeinsam mit den Personen, die die Zielgruppe für Ihre Berichte darstellen, die Kategorien, Indikatoren und deren Darstellungsform aus.
✓ Zeigen Sie immer die tatsächlichen Indikatorwerte im Vergleich zu den geplanten an.
✓ Der so dazugehörige Bericht sollte nicht länger als eine Seite sein.
Spontane Meetings
Um sich mit Problemen auseinander zu setzen, die im Projektverlauf aufgetreten sind, sollten Sie spontane Meetings veranstalten. An einem solchen spontanen Meeting nehmen einige oder alle Teammitgliederteil, je nachdem, welcher Art die anstehenden Probleme sind. Die Probleme häufig unerwartet auftauchen, ist es wichtig, dass Sie Folgendes tun:
✓ Machen Sie das Problem deutlich und sagen Sie, was Sie mit dem Meeting erreichen möchten.
✓ Stellen Sie fest, wer an diesem Thema interessiert sein könnte, davon betroffen sein könnte oder daran arbeitet, und laden Sie diese Personen ein.
✓ Erklären Sie allen Teilnehmern genau den Zweck des Meetings.
✓ Sämtliche Maßnahmen, die im Meeting beschlossen werden, und wer für die Durchführung verantwortlich ist. müssen sorgfältig dokumentiert werden.
✓ Achten Sie darauf, dass Sie die Ergebnisse eines spontanen Meetings allen Teammitgliedern zugänglich machen, die durch die Ergebnisse betroffen sein könnten, die daran interessiert sein könnten und solche, deren Unterstützung Sie bei der Umsetzung benötigen.
Meetings mit der Unternehmensleitung
Den Vorsitz bei einem solchen Meeting hat meistens jemand von der Unternehmensleitung, durchgeführt wird es vom Projektmanager. Außerdem nehmen Teammitglieder und Vertreter aller Abteilungen teil. In diesem Meeting haben Sie die Gelegenheit, den Fortschritt Ihres Projekts darzulegen, die wichtigsten Erfolge aufzuzeigen und Bereiche zu zeigen, wo Sie ihre Hilfe benötigen. Das Meeting ist für Sie auch eine Gelegenheit. Möglichkeiten zu finden, wie Sie das Projekt in Einklang mit den gesamten Initiativen des Unternehmens bringen können. Nutzen Sie jede Gelegenheit, um der Unternehmensleitung in Erinnerung zu bringen, warum Ihr Projekt wichtig für sie ist. Vielleicht haben sie Ihr Projekt schon vor Monaten genehmigt und es besteht das Risiko, dass es inzwischen nur eines von vielen Dingen ist, die im täglichen Geschäft eines Unternehmens ablaufen.
Beherzigen Sie folgende Tipps, dann sind Ihre Meetings effektiv:
✓ Finden Sie heraus, welche Interessen Ihre Zuhörer haben, und erklären Sie ihnen, wie Ihr Projekt ihnen nutzen kann.
✓ Halten Sie Ihre Präsentation so kurz wie möglich; suchen Sie sich ein paar Schlüsselbotschaften heraus und konzentrieren Sie sich darauf.
✓ Stellen Sie wichtige Informationen heraus, aber seien Sie darauf vorbereitet, weiter ins Detail zu gehen, falls Sie darum gebeten werden.
✓ Geben Sie den Teilnehmern die Gelegenheit. Fragen zu stellen.
✓ Präsentieren Sie aktuelle Informationen zu den Risiken, die mit diesem Projekt verbunden sind, und erklären Sie. wie Sie damit umgehen wollen.
✓ Verteilen Sie auf dem Meeting ein Papier, auf dem die wichtigsten Punkte Ihrer Präsentation zusammengefasst sind.
✓ Verteilen Sie nach dem Meeting ein Papier, auf dem die angesprochenen Probleme und die vereinbarten Maßnahmen zusammengefasst sind.
