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Wenn man ein Projekt startet, möchte man am liebsten sofort loslegen, um den meist sehr knappen Zeitplan einhalten zu können. Natürlich möchte man gerne, dass alles gut durchgeplant ist, bevor man beginnt, aber häufig weiß man gar nicht genau,, wo man anfangen soll und man steht immer unter dem Druck, möglichst schnell Ergebnisse produzieren zu müssen. Beantworten Sie die folgenden Fragen in diesem Artikel, um sicherzugehen, dass Sie sämtliche Arbeiten, die im Rahmen Ihres Projekts erforderlich sind, identifiziert haben.
Warum Wurde Ihr Projekt auf den Weg
Sobald Sie ein neues Projekt übertragen bekommen, verschaffen Sie sich ein klares und voll-ständiges Bild davon, warum das Projekt initiiert wurde. Finden Sie Folgendes heraus:
✓ Welche Umstände haben zu dem Projekt geführt?
✓ Wer hatte die ursprüngliche Idee?
✓ Wer möchte sonst noch davon profitieren?
✓ Was würde passieren, wenn das Projekt nicht durchgeführt würde?
Eine genaue Vorstellung von dem Projektziel verbessert die Planung, wirkt auf die Teammitglieder motivierend und führt zu besserer Leistung. In Artikel 2 und 3 gehen wir genauer auf den Zweck eines Projekts ein.
Wen müssen Sie einbeziehen?
Wenn Sie möglichst früh wissen, wen Sie einbeziehen müssen, können Sie die Beteiligung der Personen zur richtigen Zeit vorausplanen. Wenn Sie die betreffenden Personen rechtzeitig einbinden, stellen Sie sicher, dass deren Input dann verfügbar ist, wenn er benötigt wird. Außerdem zeigen Sie ihnen auf diese Weise, dass Sie sie wertschätzen und ihre Mitarbeit respektieren. Sie können die am Projekterfolg Beteiligten wie folgt unterteilen;
✓ Driver; Leute, die auf Projektergebnisse warten
✓ Supporter: Leute, die Ihnen bei der erfolgreichen Durchführung helfen
✓ Beobachter: Leute, die sich für Ihr Projekt interessieren
Wenn Sie eine vollständige Liste der Personen aufgestellt haben, können Sie entscheiden, wen Sie einbeziehen wollen und wann und wie Sie diese Personen einbinden möchten. (In den Artikel 3, 9 und 10 finden Sie weitere Informationen zum Thema Projektbeteiligte.)
Welche Ergebnisse wollen Sie liefern?
Legen Sie genau fest, welche Ergebnisse Ihr Projekt hervorbringen soll. Achten Sie darauf, dass Sie möglichst früh jedes Produkt, jede Dienstleistung oder jede Auswirkung, die das Produkt generieren soll, beschreiben. Sorgen Sie dafür, dass die Ergebnisse messbar sind und dass Sie Leistungsziele festlegen. Holen Sie sich die Bestätigung, dass die Driver in Ihrem Projekt der Meinung sind, dass die angestrebten Ergebnisse ihre Bedürfnisse und Erwartungen befriedigen würden. In Artikel 2 finden Sie eine ausführliche Erläuterung, wie man Projektziele abgrenzt.
Weiche Beschränkungen müssen Sie beachten?
Informieren Sie sich über sämtliche Informationen, Abläufe und Richtlinien, die Sie in dem beschränken, was Sie mit Ihrem Projekt erreichen können und wie Sie es erreichen können. Unterscheiden Sie zwischen folgenden Faktoren:
✓ Einschränkungen: Beschränkungen, die Ihnen von Personen außerhalb Ihres Projekts auferlegt werden
✓ Voraussetzungen: Beschränkungen, die Sie und Ihre Teammitglieder aufstellen
Wenn Sie die Beschränkungen kennen, können Sie das Projekt so planen, dass deren Auswirkungen so gering wie möglich sind. In Artikel 2 finden Sie weitere Informationen über Projektbeschränkungen und wie Sie sie überwinden.
Von Welchen Annahmen gehen Sie aus?
Sobald Sie beginnen, über Ihr Projekt nachzudenken, dokumentieren Sie sämtliche Annahmen hinsichtlich der wichtigsten Aspekte, denn jede dieser Annahmen kann zu einem oder mehreren Projektrisiken führen, die Sie möglicherweise im Voraus einplanen sollten. Ergänzen Sie diese Liste mit den Annahmen laufend, während Sie die einzelnen Teile Ihres Plans weiter ausarbeiten. Aktualisieren Sie den Plan sobald sich eine Annahme ändert oder Sie den tatsächlichen Wert herausfinden. In Artikel 2 finden Sie weitere Informationen zum Thema Annahmen.
Welche Arbeiten müssen erledigt werden?
Legen Sie genau fest, welche Aufgaben erledigt werden müssen, damit Sie jeweils Verant-wortlichkeiten verteilen. Ressourcenbedarfe schätzen und bestimmten Mitgliedern bestimmte Aufgaben übertragen und den Projektfortschritt laufend nachvollziehen können. Legen Sie für jeden Vorgang folgende Faktoren fest.
✓ Welche Arbeiten dafür erledigt werden müssen: die Abläufe und welche Schritte dafür durchlaufen werden müssen
✓ Inputs: alle Personen, Anlagen. Produktionsmittel, Rohstoffe, Finanzmittel und Informationen, die notwendig sind, um die Aufgabe zu erledigen
✓ Ergebnisse, die Sie produzieren: Produkte. Dienstleistungen oder Situationen, die bei der Durchführung einer Aufgabe produziert werden Abhängigkeiten: Tätigkeiten, die Sie erledigen müssen, bevor Sie die betrachtete Tätigkeit beginnen können; Tätigkeiten, die Sie erst beginnen können, wenn die betrachtete erledigt ist
✓ Dauer: die tatsächliche Zeit, die für die Durchführung einer Tätigkeit notwendig ist In Artikel 4 wird beschrieben, wie Sie die erforderlichen Projekttätigkeiten testlegen.
Wann beginnen und beenden Sie eine Tätigkeit?
Entwickeln Sie einen detaillierten Zeitplan, in dem die einzelnen Tätigkeiten klar definiert und regelmäßige Meilensteine festgelegt werden. Mit diesen Informationen können Sie Teammitgliedern genau vorgeben, wann sie ihre Aufgabe erledigen sollen. Diese Informationen helfen Ihnen auch bei der laufenden Überwachung und Steuerung der in Arbeit befindlichen Aufgaben. Berücksichtigen Sie Folgendes, wenn Sie Ihren Zeitplan erstellen;
✓ Dauer; die tatsächliche Kalenderzeit, wann eine einzelne Aufgabe erledigt werden muss
✓ Abhängigkeiten: Was müssen Sie beenden, bevor Sie Ihre Tätigkeit beginnen können?
Ressourcenverfügbarkeit: Wann brauchen Sie bestimmte Ressourcen und wann sind diese Ressourcen verfügbar? In Artikel 5 finden Sie weitere Informationen zur Erstellung eines Projektzeitplans.
Wer soll die eigentliche Projektarbeit durchführen?
Wenn Sie wissen, wer welche Aufgabe ausführt und wie viel Anstrengung dafür notwendig ist. können Sie die Verfügbarkeit der Teammitglieder planen und das gesamte Projektbüdget exakter schätzen. Für jeden, der an Ihrem Projekt mitarbeiten soll, müssen Sie Folgendes festlegen;
✓ Geben Sie jede Person mit Namen, Positionsbeschreibung oder Titel an oder legen Sie fest, welche Kenntnisse und Fähigkeiten zur Durchführung dieser Arbeit notwendig sind.
✓ Wenn mehr als eine Person an dieser Tätigkeit arbeiten soll, legen Sie fest, welche Rolle jeder Einzelne hat und wie die Beteiligten ihre Arbeit koordinieren sollen.
✓ Legen Sie fest, wie groß der Arbeitsaufwand ist, den jeder Einzelne investieren soll.
✓ Wenn jemand nicht Vollzeit an der Tätigkeit arbeitet, legen Sie den genauen Zeitpunkt fest, zu dem die Person ihren Teil der Arbeit erledigen soll. Um diese Informationen zusammenzutragen, sprechen Sie mit denjenigen, die diese Arbeiten erledigen sollen. Artikel 6 hilft Ihnen bei der Einschätzung des Personalbedarfs.
Welche weiteren Ressourcen benötigen Sie?
Legen Sie genau fest, welche Anlagen, Dienstleistungen, Materialien und Finanzmittel Sie benötigen, damit die Projektarbeit durchgeführt werden kann. Geben Sie an, wie viel der einzelnen Ressourcen Sie wann benötigen. In Artikel 7 finden Sie weitere Informationen darüber, wie man nicht-personelle Ressourcen bestimmt.
Was kann schief gehen?
Bestimmen Sie, welche Teile Ihres Projekts vielleicht nicht planmäßig ablaufen könnten. Suchen Sie die Risiken heraus, von denen Sie glauben, dass sie den Erfolg Ihres Projekts am stärksten bedrohen, und machen Sie Pläne, um diese negativen Auswirkungen zu minimieren. In Artikel 8 finden Sie weitere Informationen darüber, wie man Projektrisiken begegnet.
