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Autorität bezeichnet das Recht, Entscheidungen zu treffen, die andere befolgen müssen. Eine Meinung dazu zu haben, wie eine bestimmte Aufgabe in einem Projekt durchzuführen ist, ist etwas anderes, als die Autorität zu haben, entscheiden zu können, wie sie durchgeführt wird. Wenn man die Autorität eines Beteiligten falsch einschätzt, führt das zu Zeitverschwendung und Frustration. Wenn Sie die Projektbeteiligten ermitteln, prüfen Sie. ob die Personen, die Sie identifiziert haben, auch wirklich die Autorität besitzen, die ihnen zugewiesene Aufgabe zu lösen. Wenn nicht, finden Sie heraus, wer diese Autorität besitzt und wie man diese Person in das Projekt einbezieht. (Lesen Sie hierzu auch den Kasten Kopfzerbrechen vermeiden – Einbindung der Personen, die auch entscheiden dürfen.) In Ihren eigenen Projekten sollten Sie folgendermaßen Vorgehen, um herauszufinden, wer welchen Entscheidungsspielraum hat:
1. Den Aufgaben- und Entscheidungsbereich jedes Einzelnen klären. Legen Sie für jeden einzelnen Beteiligten fest, was genau seine Aufgabe ist und welche Rolle er bei dieser Aufgabe spielt. Wird derjenige einfach nur an der Erledigung mitarbeiten? Soll er Zeitpläne, Budgets oder Vorgehensweisen genehmigen?
2. Fragen Sie jeden, welche Autorität er oder sie hinsichtlich der anstehenden Entscheidungen und
Aufgaben hat. Fragen Sie jeden nach seiner Autorität hinsichtlich einer bestimmten Aufgabe und
nicht hinsichtlich sämtlicher Entscheidungen in einem Bereich. Es ist einfacher, wenn jemand weiß,
dass er über Anschaffungen von bis zu 10.000 Euro selbst entscheiden darf, als wenn ihm nur gesagt
wird, dass er sämtliche Anschaffungen genehmigen darf, egal welche und in welcher Höhe. Klären
Sie, welche Entscheidungen die betreffende Person selbst treffen darf. Bei Entscheidungen, die von
jemand anders getroffen werden müssen, finden Sie heraus, wer diese Person ist. (Fragen Sie und
gehen Sie nicht einfach von bestimmten Voraussetzungen aus!)
3. Fragen Sie die Beteiligten, woher sie wissen, welche Autorität sie haben.
Gibt es schriftliche Vereinbarungen. Richtlinien oder Verfahren, die diese Autorität bestätigen? Hat der Vorgesetzte dieser Person es ihr in einem Gespräch mitgeteilt? Nimmt die betreffende Person diesen Entscheidungsspielraum lediglich als gegeben an? Wenn die Person über keine Informationen verfügt, die diese Annahme bestätigen, bitten Sie sie, in den oben genannten Dokumenten nach Informationen zu suchen.
4. Blicken Sie in die Vergangenheit. Haben Sie oder andere mit dieser Person bereits zusammengearbeitet? Hat der Betreffende Entscheidungen gefällt, die eigentlich über seinen Entscheidungsbereich hinausgingen? Wenn ja, fragen Sie ihn, warum er der Meinung ist, dass er dieses Mal nicht so überrollt wird.
5. Hat sich kürzlich etwas geändert? Ist die Person neu im Unternehmen? In der derzeitigen Projektgruppe? In ihrer aktuellen Position? Arbeitet die Person erst seit kurzem für einen neuen Vor-gesetzten? Wenn einer dieser Fälle zutrifft, bitten Sie die betreffende Person, sich gezielt Dokumente zu verschaffen, die belegen, dass sie diese Entscheidungsgewalt hat. Das ist für jeden von Vorteil.
Überprüfen Sie diese Informationen noch einmal, falls sich die Entscheidungssituation ändert. Angenommen, Sie gehen zunächst davon aus, dass die einzelnen Anschaffungen für Ihr Projekt nicht über 5.000 Euro liegen. Herr Thomas, der Vertreter der Finanzabteilung, versichert Ihnen, dass er die Autorität hat, solche Anschaffungen zu genehmigen, ohne sie mit seinem Vorgesetzten abzustimmen. Sie stellen nun fest, dass Sie ein Gerät kaufen müssen, das 10.000 Euro kostet. Fragen Sie Herrn Thomas, ob er persönlich diesen Kauf genehmigen kann, und wenn nicht, finden Sie heraus, wessen Genehmigung notwendig ist.
