Driver, Supporter und Beobachter identifizieren – Projektstrukturplan

Nachdem Sie sämtliche an Ihrem Projekt beteiligten Personen erfasst haben, entscheiden Sie. unter welche Kategorie sie fallen und oh, wie und wann Sie sie einbeziehen wollen.
✓ Driver: Personen, die bei den Ergebnissen, die Ihr Projekt erzielen soll, ein Mitspracherecht haben. Dies sind die Personen, für die Sie Ihr Projekt durchführen.
✓ Supporter: Personen, die Ihnen bei der Durchführung des Projekts helfen. Zu den Sup- portern gehören sowohl jene, die Ihrem Projekt die Mittel zuteilen, als auch jene, die die eigentliche Arbeit machen.
✓ Beobachter: Personen, die ein Interesse an den Tätigkeiten und Ergebnissen Ihres Projekts haben. Beobachter haben kein Mitspracherecht bezüglich der Ergebnisse Ihres Projekts und sie sind nicht aktiv an der Durchführung beteiligt. Allerdings könnten sie irgendwann in der Zukunft einmal von Ihrem Projekt beeinflusst werden.

Wenn Sie die Audiences so gruppieren, können Sie leichter entscheiden, welche Informationen Sie von wem einfordern wollen und welche Sie an wen weitergeben wollen und wer in Entscheidungen eingebunden werden muss. Eine EDV-Abteilung bekommt den Auftrag, das Layout und die Inhalte eines monatlich an alle Außendienstmitarbeiterveröffentlichten Umsatzberichts zu überarbeiten. Der Leiter der Vertriebsabteilung ist Auftraggeber für dieses Projekt und genehmigt wurde es vom Leiter der EDV-Abteilung. Wenn Sie in diesem Projekt Projektmanager wären, könnten Sie das Projekt-Audience folgendermaßen gruppieren:

✓ Driver: Der Leiter der Verkaufsabteilung ist bei diesem Projekt der Driver, weil er konkrete Gründe dafür hat, dass er den Bericht überarbeiten lassen möchte: auch der Leiter der EDV-Abteilung ist ein möglicher Driver, weil er sich vielleicht durch dieses Projekt neue Erkenntnisse erhofft. Einzelne Vertriebsmitarbeiter können alle Driver sein, weil sie den überarbeiteten Bericht als Unterstützung für ihre Arbeit verwenden können.

✓ Supporter: Der Systemanalytiker, der den Bericht entwerfen soll, der Mitarbeiter der Schulungsabteilung, der die Anwender einarbeiten soll, und der Abteilungsleiter der Finanzabteilung, der die notwendigen Gelder für den Druck der überarbeiteten Handbücher für das Programm zur Verfügung stellen muss – sie alle sind in diesem Projekt Supporter.
✓ Beobachten Der Leiter des Kundendienstes, der wissen möchte, wie sich dieses Projekt auf die Chancen auswirkt, im nächsten Jahr ein Fehlererkennungsprogramm entwickeln zu lassen, ist ein potenzieller Beobachter.

Achten Sie auf Supporter, die sich wie Driver verhalten. In dem vorangegangenen Beispiel könnte der Analytiker, der für die Überarbeitung zuständig ist, versuchen, zusätzliche Daten in den Bericht einzuschmuggeln, die er für wichtig hält. Es sind aber die Driver, die entscheiden, ob zusätzliche Daten in den Bericht aufgenommen werden sollen oder nicht. Der Analytiker bestimmt lediglich, ob es möglich ist und was es kostet. Denken Sie immer daran, dass ein und dieselbe Person gleichzeitig Driver und Supporter sein kann. Der Leiter der Verkaufsabteilung gehört für das Projekt Umsatzbericht zu den Drivern. Er ist aber gleichzeitig Supporter, wenn er Mittel aus dem Budget der Verkaufsabteilung zur Verfügung stellen muss, um den Bericht überarbeiten zu lassen. Dieser Abschnitt hilft Ihnen festzulegen, wann Sie Driver, Supporter und Beobachter einbeziehen müssen und wie Sie sie regelmäßig auf dem Laufenden halten.

Entscheiden, Wann Sie Wen einbeziehen wollen
Von der ersten Idee bis zum Ende durchläuft ein Projekt die folgenden fünf Phasen (in Artikel 1 finden Sie nähere Informationen zu diesen fünf Phasen):
✓ Konzeptphase
✓ Abgrenzungsphase
✓ Startphase
✓ Durchführungsphase
✓ Abschlussphase
Je nachdem, welche Rolle sie spielen, sollten Sie Driver. Supporter und Beobachter in jeder dieser Phasen mit einbeziehen.

Einen Projekt-Champion finden
Ein Projekt-Champion ist jemand in einer hohen Position, der sich sehr stark für Ihr Projekt einsetzt; er verteidigt Ihr Projekt in Diskussionen und Meetings und unternimmt die notwendigen Schritte, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt erfolgreich zu Ende gebracht werden kann. Sobald Sie mit Ihren Planungen beginnen, finden Sie heraus, ob es für Ihr Projekt einen Champion gibt. Wenn nicht, versuchen Sie, jemanden zu finden, der diese Rolle übernehmen kann. Ein guter Champion sollte folgende Eigenschaften haben:
✓ ausreichend Macht und Autorität, um Konflikte bezüglich Ressourcen, Zeitpläne und fachlicher
Probleme zu lösen
✓ ein ehrliches Interesse an den Ergebnissen, die Ihr Projekt liefert
✓ die Bereitschaft, auch namentlich als Verfechter des Projekts genannt zu werden

Driver
Driver sollten Sie von Anfang bis Ende einbeziehen. Es ist wichtig, sie ständig einzubinden, denn sie legen fest, was Ihr Projekt hervorbringen soll, und bewerten am Ende den Erfolg Ihres Projekts. In Tabelle 3.2 sehen Sie, wie Sie die Driver über die fünf Projektphasen einbinden.

Phase Einbindung Maßnahme
Konzept Intensiv Ermitteln Sie in dieser Phase so viele Driver wie möglich und reden Sie mit ihnen. Ihre Wünsche und ihre Einschätzung bezüglich der Machbarkeit haben großen Einfluss darauf, ob das Projekt durchgeführt werden sollte oder nicht. Wenn sich im Verlauf des Projekts weitere Driver herauskristallisieren, sprechen Sie mit ihnen die Sachverhalte durch, die zur Initiierung Ihres Projekts führten. Finden Sie heraus, welche Erwartungen diese Personen möglicherweise haben.

Phase	Einbindung	Maßnahme
Konzept	Intensiv	Ermitteln Sie in dieser Phase so viele Driver wie möglich und reden Sie mit ihnen. Ihre Wünsche und ihre Einschätzung be­züglich der Machbarkeit haben großen Einfluss darauf, ob das Projekt durchgeführt werden sollte oder nicht. Wenn sich im Verlauf des Projekts weitere Driver herauskristallisieren, spre­chen Sie mit ihnen die Sachverhalte durch, die zur Initiierung Ihres Projekts führten. Finden Sie heraus, welche Erwartungen diese Personen möglicherweise haben.
Abgrenzung	Mäßig bis intensiv	Beraten Sie sich in dieser Phase mit den Drivern, um sicherzu­gehen. dass Ihr Projekt auch wirklich alle Erwartungen erfüllen kann. Lassen Sie Ihr Projekt offiziell genehmigen, bevor Sie mit der eigentlichen Projektarbeit beginnen.

 

Phase	Einbindung	Maßnahme
Start	Mäßig	Stellen Sie dem Projektteam die Driver vor. Lassen Sie die Dri­ver erklären, welches ihre Erwartungen und Interessen sind. Dadurch betonen Sie die Bedeutung des Projekts und die Team­mitglieder bekommen eine bessere Vorstellung von dem. was vor ihnen liegt. Wenn Sie ein Treffen zwischen den Drivern und den Teammitgliedern arrangieren, vermitteln Sie den Drivern das Gefühl, das Projekt auch wirklich erfolgreich durchführen zu können.
Durchführung	Mäßig	Halten Sie die Driver über den Fortschritt auf dem Laufenden, um deren Interesse und Engagement wach zu halten. Wenn Sie auch in dieser Phase die Driver regelmäßig einbeziehen, stellen Sie sicher, dass das Projekt wirklich auf deren Erwartungen zugeschnitten ist.
Abschluss	Intensiv	Lassen Sie die Driver die Projektergebnisse beurteilen und fordern Sie Aussagen darüber, ob das Projekt die Erwartungen erfüllt hat. Nehmen Sie Empfehlungen für zukünftige ähnliche Projekte auf.

Tabelle 3.2; Die Einbindung von Drivern während der fünf Projektphasen

Supporter
Genau wie die Driver sollten Sie auch die Supporter von Anfang bis Ende in Ihr Projekt einbeziehen. Da sie diejenigen sind, die die Projektarbeit umsetzen und unterstützen, müssen sie die veränderten Anforderungen kennen, sodass sie Probleme umgehend erkennen und lösen können. Die Einbindung der Supporter verhindert, dass im Verlauf des Projekts die Motivation schwindet. In Tabelle 3.3 erfahren Sie, wie man Supporter während der fünf Projektphasen einbindet.

Phase	Einbindung	Maßnahme
Konzept	Mäßig	Lassen Sie von wichtigen Supportern beurteilen, oh die Erwartungen der Driver erfüllt werden können. Wenn später im Verlauf des Pro­jekts weitere wichtige Supporter identifiziert werden, lassen Sie sich von diesen ebenfalls die Machbarkeit bestätigen.
Abgrenzung	Intensiv	Supporter leisten den größten Beitrag für den Projektplan. Da sie die gesamte Arbeit erledigen oder ermöglichen, lassen Sie technische Details. Zeitpläne und Ressourcenpläne von Supportern ausarbeiten. Sorgen Sie außerdem dafür, dass sie sich auch offiziell zu sämtlichen aufgestellten Plänen bekennen.
Start	Intensiv	Machen Sie alle Supporter mit der geplanten Projektarbeit vertraut. Klären Sie. wie die Supporter Zusammenarbeiten sollen, um die gewünschten Projektergebnisse zu erzielen. Sorgen Sie dafür, dass die Supporter Kommunikationswege, Konfliktlosungsmethoden und Entscheidungsprozesse festlegen.
Phase	Einbindung	Maßnahme
Durchführung	Intensiv	Schon laut Definition sind Supporter diejenigen, die in dieser Phase die Arbeit machen. Halten Sie sie ständig über den Projektfortschritt auf dem Laufenden und ermutigen Sie sie. mögliche Engpässe zu identifizieren, und entwickeln Sie mit ihnen gemeinsam Lösungsmöglichkeiten für diese Probleme.
Abschluss	Intensiv	Sorgen Sie dafür, dass die Supporter ihre jeweiligen Tätigkeiten zum Abschluss bringen. Informieren Sie sie darüber, welche Ergebnisse erzielt wurden, und würdigen Sie ihre Rolle bei diesen Erfolgen. No­tieren Sie mögliche Vorschläge, wie man zukünftige Projekte noch besser durchführen könnte.

Tabelle 3.3: Die Einbindung von Supportern während der fünf Projektphasen

Beobachter
Legen Sie fest, welchem Beobachter Sie Informationen über Ihr Projekt zukommen lassen wollen. Beziehen Sie sie während der gesamten Projektdauer kontinuierlich, aber so wenig wie möglich ein, denn sie werden Ihnen weder sagen, was gemacht werden sollte, noch werden sie Ihnen dabei helfen. In Tabelle 3.4 erfahren Sie, wie Sie Beobachter einbinden.

 

Phase	Einbindung	Maßnahme
Konzept	Minimal	Informieren Sie die Beobachter darüber, dass es Ihr Projekt gibt und was dabei herauskommen soll.
Abgrenzung	Minimal	Informieren Sie die Beobachter über geplante Ergebnisse und Zeitpläne.
Start	Minimal	Sagen Sie den Beobachtern, dass Ihr Projekt begonnen hat, und teilen Sie ihnen die Termine für Zwischenergebnisse und Meilensteine mit.
Durchführung	Minimal	Informieren Sie die Beobachter über wichtige Zwischenergebnisse.
Abschluss	Minimal	Wenn das Projekt abgeschlossen ist, informieren Sie die Beobachter über die Projektprodukte und Ergebnisse.

Tabelle 3.4: Die Einbindung von Beobachtern während der fünf Projektphasen

Unterschiedliche Methoden der Einbindung
Für den Projekterfolg ist es ganz wichtig, dass Sie Driver. Supporter und Beobachter über den Projektstand informieren. Mit der richtigen Methode können Sie das Interesse an Ihrem Projekt aufrechterhalten und die Beteiligten dazu ermutigen. Ihre Arbeit aktiv zu unterstützen. Folgende Methoden helfen Ihnen, Ihre Projektbeteiligten während der gesamten Projektdauer auf dem Laufenden zu halten:
✓ Gespräche unter vier Augen: Offizielle und informelle Gespräche mit einem oder zwei anderen Gesprächspartnern. Gespräche unter vier (oder sechs) Augen sind vor allem dann nützlich, wenn man besondere Probleme mit einer kleinen Gruppe von Personen besprechen und klären möchte.
✓ Gruppen-Meetings: Geplante Sitzungen, an denen einige oder alle Teammitglieder und eventuell andere Beteiligte teilnehmen. Kleinere Meetings sind sinnvoll, um Brainstormings zu bestimmten Projektthemen abzuhalten, die Rollenverteilung festzulegen und zu bestätigen sowie um gegenseitiges Vertrauen und Respekt aufzubauen. Größere Meetings sind nützlich, um Informationen zu präsentieren, die von allgemeinem Interesse sind.

✓ Informelle schriftliche Korrespondenz: Notizen, Memos, Briefe und E-Mails. Informelle Korrespondenz hilft Ihnen bei informellen Diskussionen und bei der Veröffentlichung wichtiger Informationen. Schriftliche Freigaben: Schriftliche Freigaben (zum Beispiel ein technisches Verfahren für die Projektarbeit oder eine förmliche Vereinbarung über ein Produkt, einen Zeitplan oder Ressourceneinsatz) dienen als Vorlage für Entscheidungen und zum Abgleich von Ergebnissen. Sie müssen Driver. Supporter und Beobachter so einbinden, dass sie Ihrem Projekt
✓ Binden Sie die Beteiligten auch dann schon sehr früh mit ein, wenn sie erst später für das Projekt wichtig werden. Geben Sie Ihrem Audience die Möglichkeit, sich an der Planungsphase zu beteiligen, auch, wenn sie erst zu einem späteren Zeitpunkt mit ihrer Arbeit beginnen. Manchmal können diese Personen Ihnen bereits im Planungsstadium Informationen geben, die ihnen ihre Arbeit später erleichtern. Zumindest können die Betreffenden schon einmal Zeit für die Arbeiten einplanen, die sie für Sie erledigen sollen.

✓ Wenn Sie Bedenken bezüglich der rechtlichen Situation haben, informieren Sie sich bei Ihrer Rechtsabteilung oder einem Anwalt. Nehmen wir an, Sie wollen eine Ausschreibung für eine bestimmte Anlage erstellen, die Sie für Ihr Projekt benötigen. Sie würden gerne wissen, ob potenzielle Anbieter diese Anlage gewöhnlich am Lager haben und wie lang die Lieferzeiten sind. Sie fürchten jedoch, dass diese Gespräche dazu führen könnten, dass potenzielle Ausschreibungsteilnehmer, die Sie nicht befragt haben, verärgert sind, dass sie nicht bereits im Vorfeld über die Ausschreibung informiert wurden. Anstatt diese wichtigen Beteiligten einfach zu ignorieren, sollten Sie in Ihrer Einkaufs- oder Rechtsabteilung fragen, wie man die gewünschten Informationen bekommt, ohne die Neutralität der Ausschreibung zu gefährden.
✓ Gemeinsam mit allen beteiligten Gruppen einen Plan entwickeln, wie man sowohl deren als auch Ihre Erwartungen und Interessen erfüllen kann. Stellen Sie fest, welche Informationen diese Beteiligten wünschen und oh sie der Meinung sind, dass diese Informationen notwendig sind. Legen Sie auch fest, wann Sie diese Informationen weitergeben wollen. Und Sie müssen klären, was genau Sie von diesen Beteiligten wollen, in welcher Form Sie es brauchen und wann.

✓ Stellen Sie sicher, dass Sie das WHID (Was hab’ ich davon) jedes einzelnen Beteiligten kennen. Klären Sie. welches Interesse die Beteiligten daran haben, dass Ihr Projekt erfolgreich zu Ende geführt wird. Erinnern Sie sie immer wieder daran, wie sie von Ihrem Projekt profitieren, und informieren Sie sie laufend darüber, welchen Fortschritt das Projekt in dieser Hinsicht schon gemacht hat. Weitere Informationen über den Nutzen eines Projekts für unterschiedliche Beteiligtengruppen finden Sie in Artikel 14.

Kopfzerbrechen Vermeiden – Einbindung der Personen, die auch entscheiden dürfen
Einer meiner Kunden nahm an einem Meeting teil, bei dem eine Entscheidung darüber gelallt werden sollte, in welcher Farbe die Büroräume gestrichen werden sollten. Alle Personen, die an der Renovierung beteiligt sein würden, nahmen an dieser Sitzung teil. Nach intensiven Diskussionen einigten sich alle Anwesenden darauf, die Büroräume hellgrau zu streichen. Eine Woche später informierte ein Teammitglied aus dem Facility Management die anderen darüber, dass ihr Vorgesetzter beschlossen hatte, dass die Farbe, für die sich die Gruppe entschieden hatte, zu teuer war und dass sie sich auf eine andere Farbe einigen sollten. Die gesamte Sitzung, die eine Woche zuvor stattgefunden hatte, war völlig umsonst gewesen. Jeder auf dem Meeting war davon ausgegangen, dass die anderen Anwesenden die Autorität hatten, die Entscheidung der Gruppe durchzusetzen.

Hätten Sie vorher erkannt, dass die Vertreterin des Facility Managements diese Autorität nicht hatte, hätten Sie Folgendes tun können:
✓ Sie hätten die Vertreterin des Facility Managements fragen können, nach welchen Kriterien eine Farbe ausgesucht werden sollte.
✓ Sie hätten weitere Vorschläge machen können, die die Vertreterin des Facility Managements ihrem Vorgesetzten zur Auswahl hätte vorlegen können.
✓ Sie hätten die Person einladen können, die die Entscheidungsgewalt hatte.