Projektstruktur erstellen und veröffentlichen Teil I – hilfreiche Information

Man kann eine Projektstruktur auf unterschiedliche Art und Weise entwickeln und bekannt machen. Jede dieser Vorgehensweisen ist in bestimmten Situationen effektiv. In diesem Abschnitt stelle ich Ihnen einige dieser unterschiedlichen Methoden vor und liefere ein paar Beispiele und Tipps für ihre Anwendung.

Unterschiedliche Wege, eine Aufgabe zu unterteilen
Man kann eine Aufgabe folgendermaßen unterteilen:
✓ Produktkomponenten: Grundriss. Unterrichtsmaterial, Screendesign oder Werbe material
✓ Funktionen: Design. Produkteinführung, Überarbeitung, Test
✓ Geografische Bereiche: Region 1 oder Nordwest
✓ Organisatorische Einheiten: Marketing. Arbeitsvorbereitung, Fertigung
Am geläufigsten sind die Unterteilungen nach Produktkomponenten und Funktionen.
Wenn Sie sich für ein Unterteilungsprinzip entschieden haben, bleiben Sie bei diesem Prinzip, um Überschneidungen innerhalb der Kategorien zu vermeiden. Stellen Sie sich vor, Sie sollen die Aufgabe Bericht erstellen weiter unterteilen. Sie könnten sie nach Funktionen folgendermaßen unterteilen: Entwurf schreiben, Entwurf überarbeiten lassen und endgültige Fassung des Berichts schreiben. Oder Sie wählen die Unterteilung Teil 1. Teil 2 und Teil3.
Versuchen Sie aber nicht, eine Aufgabe mal nach der einen Methode und mal nach der anderen zu unterteilen, zum Beispiel so: Teil 1, Teil 2, Entwurf überarbeiten lassen und Endgültige Fassung schreiben. Fine solche Unterteilung schafft nur Verwirrung. Die Aufgabe Die endgültige Fassung von Teil 2 schreiben könnte sowohl in die Kategorie Teil 2 als auch in die Kategorie Endgültige Fassung schreiben gehören.

Wenn Sie sich für ein Unterteilungsprinzip entscheiden, bedenken Sie folgende Faktoren:
✓ Welche übergeordneten Meilensteine sind am wichtigsten, wenn ein Fortschrittsbericht abgegeben werden soll? Ist es besser zu berichten, dass sämtliche Arbeiten an Teil 1 fertig sind, oder dass sämtliche Arbeiten für den Gesamten Entwurf des Berichts getan sind?
✓ Wie wird die Verantwortung verteilt? Ist eine Person für den Entwurf, die Überarbeitung und Fertigstellung von Teil 1 verantwortlich oder ist eine Person für den Entwurf aller Teile 1, 2 und 3 zuständig?
✓ Wie wird die Arbeit tatsächlich durchgeführt? Wird der Entwurf, die Überarbeitung und die Fertigstellung von Teil 1 tatsächlich getrennt von denselben Tätigkeiten für Teil 2 behandelt oder wird der Entwurf, die Überarbeitung und die Fertigstellung aller Artikel gleichzeitig erledigt?

Die Projektstruktur (Work-Breakdown-Structure) entwickeln
Wie Sie Ihre Projektstruktur entwickeln, hängt davon ab, wie vertraut Sie und Ihr Team
mit Ihrem Projekt sind, oh in der Vergangenheit ähnliche Projekte von Ihnen erfolgreich
durchgeführt wurden und wie viele neue Methoden und Vorgehensweisen eingesetzt werden.

Entscheiden Sie sich – je nach den Merkmalen Ihres Projekts – für eine der beiden folgenden Vorgehensweisen:
✓ Top-down: Beginnen Sie auf der oberen Ebene und erarbeiten Sie systematisch für alle Tätigkeiten
immer detailliertere Stufen.
Diese Methode ist hilfreich, wenn man bereits vorher eine ziemlich genaue Vorstellung von den zu erledigenden Arbeiten hat. Dadurch wird sichergestellt, dass man jede Kategorie in jeder Ebene berücksichtigt und so wird das Risiko minimiert, Aufgaben in dieser Kategorie zu übersehen.
✓ Brainstorming: Schreiben Sie alle notwendigen Tätigkeiten, die Ihnen einfallen, auf und dann
gruppieren Sie sie in unterschiedlichen Kategorien.

Brainstorming ist dann hilfreich, wenn die Verantwortlichen keine genaue Vorstellung von den zu erledigenden Aufgaben haben. Diese Methode ermutigt die Beteiligten, alle möglichen Aufgaben zu prüfen, die eventuell erledigt werden müssen, ohne dass sie sie schon in eine endgültige Projektstruktur einbinden müssen. Wenn Sie entschieden haben, dass ein vorgeschlagener Arbeitsschritt notwendiger Bestandteil des Projekts ist, können Sie die damit in Zusammenhang stehenden Aufgaben ebenfalls berücksichtigen. In beiden Fällen eignet sich die Verwendung einer Pinnwand mit Metaplan-Kärtchen oder Klebezetteln. Schreiben Sie die Tätigkeiten in der Reihenfolge, wie sie Ihnen einfallen, auf. und heften Sie sie an die Wand. Fügen Sie weitere hinzu, entfernen sie welche und gruppieren Sie sie um, während Sie den Projektverlauf durchplanen. Diese Methode erlaubt eine offene Diskussion über Ideen und hilft allen, genau zu verstehen, welche Tätigkeiten im Einzelnen erforderlich sind.

Top – down – Methode
Bei Projekten, die Ihnen und den anderen Teammitgliedern vertraut sind, benutzen Sie die Top-down-Methode. Gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Legen Sie fest, welche Aufgaben für das gesamte Projekt erledigt werden müssen.
2. Legen Sie fest, welche Tätigkeiten erforderlich sind, um die Aufgaben zu erledigen.
3. Legen Sie – wo notwendig – die Teiltätigkeiten fest, die für die Durchführung der Tätigkeiten
notwendig sind.
4. Fahren Sie so fort, bis Sie das gesamte Projekt ausreichend unterteilt haben.

Brainstorming-Methode
Die Brainstorming-Methode sollten Sie für Projekte einsetzen. bei denen neue Methoden und Vorgehensweisen eingesetzt werden sollen, oder bei solchen, die Sie und Ihr Team noch nie durchgeführt haben.
1. Notieren Sie in einer Liste alle Aufgaben, die für dieses Projekt erledigt werden müssen:
Achten Sie noch nicht auf Überschneidungen oder den Detaillierungsgrad.
Diskutieren Sie nicht über die Formulierung oder andere Details.
Beurteilen Sie nicht, ob eine Aufgabe angemessen ist oder nicht.
2. Arbeiten Sie die Liste noch einmal durch und ordnen Sie die Aufgaben in ein paar Hauptkategorien
mit gemeinsamen Merkmalen.
Diese Kategorien sind dann die Kategorien auf der 1. Ebene.
3. Wenn notwendig, ordnen Sie die Tätigkeiten unter bestimmten Aufgaben in eine kleine Anzahl an
Untertätigkeiten.
Diese Kategorien sind dann die Kategorien auf der 2. Ebene.
4. Schauen Sie sich die einzelnen Kategorien, die Sie festgelegt haben, noch einmal an und
stellen Sie mit dem Top-down-Verfahren fest, ob Sie weitere notwendige Tätigkeiten übersehen haben.
5. Machen Sie so weiter, bis Sie alle Projektarbeiten klar und vollständig erfasst haben.

Viele Wege führen nach Rom
In der Anfangsphase der Entwicklung einer Projektstruktur hilft es manchmal, zwei oder mehrere unterschiedliche hierarchische Darstellungsformen zu verwenden, um das Projekt zu beschreiben. Wenn Sie Ihr Projekt aus zwei verschiedenen Perspektiven betrachten, erkennen Sie vielleicht notwendige Tätigkeiten, die Sie andernfalls übersehen hätten. Angenommen, eine Gemeinde möchte ein Rehabilitationszentrum für Drogenabhängige einrichten. In Abbildung 4.2 finden Sie zwei unterschiedliche Darstellungsformen, die beide geeignet sind, um die für die Eröffnung dieses Zentrums notwendigen Aufgaben zu unterteilen.

Abbildung 4.2: Eine Projektstruktur zur Vorbereitung der Eröffnung eines Rehabilitationszentrums

In Abbildung 4.2 werden folgende Projektkomponenten als Aufgaben der ersten Kategorieebene definiert: Mitarbeiter, Gebäude, Bewohner (Betroffene, die in der Einrichtung wohnen und die Dienstleistungen in Anspruch nehmen). Schulungen. In Abbildung 4.3 sind die Funktionen als Aufgaben definiert: Planung. Einstellung. Kauf, Schulung.
In beiden Projektstrukturen sind dieselben Teiltätigkeiten definiert.

Abbildung 4.3: Eine weitere Projektstruktur zur Vorbereitung der Eröffnung eines Rehabilitationszentrums

Wenn Sie Ihr Projekt im Rahmen von Funktionen, die ausgeführt werden müssen (und nicht als Projektkomponenten, die erfüllt werden müssen), sehen, werden Sie feststellen, dass Sie folgende Tätigkeiten vergessen haben:
✓ Sie haben keinen Planungsprozess für die Einstellung der Mitarbeiter festgelegt.
✓ Sie haben keine Aufgabe festgelegt, die bestimmt, dass das notwendige Material für die Mitarbeiter eingekauft wird.
✓ Sie haben keinen Planungsprozess für die Durchführung der Fortbildungsveranstaltungen einbezogen.

Wenn Sie herausgefunden haben, welche Tätigkeiten Sie übersehen haben, können Sie sie in eine der beiden Projektstrukturen aufnehmen. Bevor Sie die Planungsphase verlassen, sollten Sie sich für eine Projektstruktur entscheiden. Nichts verwirrt die Beteiligten schneller, als wenn man versucht, noch während der Durchführungsphase dasselbe Projekt mit zwei oder mehreren verschiedenen Projektstrukturen zu beschreiben.

Die richtige Erfassung Von Informationen in der Projektstruktur ( Work Breakdown-Structure )
Mit zunehmender Größe der Projekte wird eine Projektstruktur immer komplexer. Es kann leicht passieren, dass man den Überblick verliert, wie ein bestimmter Arbeitsschritt mit den anderen Projektteilen in Zusammenhang steht. Dieses Problem kann zu Abstimmungsproblemen zwischen Aktivitäten führen, die voneinander abhängig sind, und die Personen, die die Aktivität ausführen sollen, sind sich möglicherweise der Dringlichkeit nicht bewusst.

In Abbildung 4.4 sehen Sie, wie man die Einträge in eine Projektstruktur sinnvoll nummeriert, sodass man die Zusammenhänge zwischen den Aufgaben und ihre Gesamtfunktion im Projekt leicht erkennt.
✓ Die erste Zahl bezeichnet eine Kategorie auf der ersten Ebene.
✓ Die Zahl nach der ersten Ebene bezieht sich auf eine Tätigkeit auf der zweiten Ebene.
✓ Die dritte Zahl bezeichnet eine Tätigkeit auf der dritten Ebene unter der zweiten Ebene.
✓ Die vierte Zahl bezieht sich auf ein Aufgabenpaket unter dieser dritten Ebene.

Abbildung 4.4: Ein nützliches Schema zur Identifikation der Tätigkeiten in einer Projektstruktur (Work-Breakdown-Structure)

Projektstruktur erstellen und veröffentlichen Teil II