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Um den tatsächlichen Zeitplan festzulegen, müssen Sie eine Kombination aus Vorgängen, Ressourcen und Vorgangsfolgen finden, bei der die Wahrscheinlichkeit am größten ist, dass Sie die Erwartungen der Beteiligten erfüllen, und die am wenigsten riskant ist. Dieser Abschnitt hilft Ihnen bei der Aufstellung eines Zeitplans. Außerdem werden hier ein paar Stolperfallen aufgezeigt und erklärt, wie man mit Zeitproblemen umgeht.
Einen Vorläufigen Zeitplan erstellen
Nachdem Sie die Projektvorgänge detailliert ermittelt haben, gehen Sie folgendermaßen vor. um einen ersten Entwurf Ihres Zeitplans zu erstellen:
1. Ermitteln Sie die unmittelbaren Vorgänger aller Vorgänge im Projekt. Die unmittelbaren Vorgänger bestimmen die Netzplanstruktur.
2. Schätzen Sie die Dauer der einzelnen Vorgänge. Lesen Sie dazu den Abschnitt zur Einschätzung der Vorgangsdauer weiter hinten in diesem Artikel.
3. Ermitteln Sie die Endtermine für die Zwischenergebnisse und für das gesamte Projekt, die
eingehalten werden müssen. Diese legen die Kriterien fest, die Ihr Zeitplan erfüllen muss.
4. Ermitteln Sie alle Vorgänge oder Ereignisse außerhalb Ihres Projekts, die Einfluss auf die
Durchführung Ihres Projekts haben könnten. Sobald Sie diese kennen, können Sie die
entsprechenden Abhängigkeiten zwischen ihnen und Ihren Projektvorgängen und Ereignissen
ermitteln.
5. Zeichnen Sie Ihren Netzplan. Bestimmen Sie mit Hilfe Ihres Netzplans, welche Endtermine Sie mit
Ihrem Projekt ein- halten können und welche nicht.
6. Analysieren Sie Ihren Netzplan und finden Sie heraus, welches die kritischen Pfade sind und wie
lange sie dauern sowie die Pufferzeiten der nicht-kritischen Pfade. (In dem Abschnitt Einen Netzplan
richtig interpretieren weiter oben in diesem Artikel erfahren Sie weitere Informationen über kritische
und nicht-kritische Pfade.) Diese Informationen helfen Ihnen dabei zu entscheiden, welche Vorgänge
Sie wie oft überwachen wollen. Außerdem geben sie Ihnen Hinweise darüber, wie Sie wieder in Ihren
ursprünglichen Zeitplan kommen, nachdem es zu unerwarteten Verzögerungen gekommen ist.
Wenn der so ermittelte Endzeitpunkt Ihres Projekts die Zustimmung aller Beteiligten und der Auftraggeber findet, sind Sie mit der Zeitplanung fertig. Wenn man aber von Ihnen verlangt, das Projekt früher zu beenden, als im ersten Entwurf vorgesehen, fängt die eigentliche Arbeit erst richtig an.
Lassen Sie sich nicht dazu verführen, den Zeitplan nach der Backing in-Methode zu entwickeln
Keinesfalls sollten Sie Ihren Zeitplan nach der so genannten Backing A?-Methode (terminorientierte Berechnungsmethode) entwickeln, bei der Sie sich von hinten an den heutigen Tag anschleichen. Backing in bedeutet, dass man mit dem Abgabetermin des Projekts beginnt und sich rückwärts bis zum Anfang vorarbeitet, indem man die notwendigen Vorgänge ermittelt und die Dauer abschätzt, die sich schließlich zu der Zeitspanne summiert, die Sie zur Verfügung haben. Bei dieser Methode ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie den so entwickelten Zeitplan nicht einhalten, und zwar aus folgenden Gründen:
✓ Sie übersehen Vorgänge, weil Sie sich mehr auf die Einhaltung der zeitlichen Beschränkungen konzentrieren als darauf, alle notwendigen Arbeiten zu ermitteln.
✓ Ihre zeitlichen Einschätzungen basieren eher auf der Annahme, welche Zeitspanne Sie für die einzelnen Vorgänge einplanen wollen, als darauf, wie viel Zeit sie tatsächlich in Anspruch nehmen.
✓ Die so ermittelte Reihenfolge, in der die Vorgänge abgearbeitet werden sollen, ist möglicherweise nicht optimal.
Vor einiger Zeit überprüfte ich den Zeitplan, den eine Kollegin für ein Projekt aufgestellt hatte, und stellte fest, dass sie für die Überarbeitung und Genehmigung ihres Abschlussberichts eine Woche eingeplant hatte. Als ich sie fragte, ob diese Einschätzung realistisch sei, entgegnete sie, dass sie das ganz bestimmt nicht sei, dass sie diesen Zeitrahmen aber ansetzen musste, damit der gesamte Projektplan funktionierte. Mit anderen Worten, sie wählte die Zeitangaben so, dass sie zusammengerechnet den Zeitrahmen ergaben, den sie einhalten wollte, und nicht den Zeitrahmen, von dem sie glaubte, ihn realistisch einhalten zu können.
Festgelegte Zeitvorgaben einhalten
Sie müssen eine Möglichkeit finden. Ihr Projekt in weniger als der ursprünglich eingeplanten Zeit zu beenden. Sie haben jetzt folgende Möglichkeiten für alle Vorgänge auf den kritischen Pfaden:
✓ Die ursprünglichen Zeitschätzungen prüfen.
• Achten Sie darauf, ob die Tätigkeiten detailliert genug beschrieben sind.
• Falls vergangene Projekte als Grundlage für die Einschätzung der Vorgangsdauer dienten, prüfen Sie noch einmal, ob alle Aspekte Ihrer jetzigen Situation dieselben sind wie bei dem anderen Projekt, auf dem Ihre Schätzungen basieren.
• Bitten Sie andere Experten, Ihre Schätzungen zu überprüfen und zu bestätigen.
• Bitten Sie diejenigen, die die Tätigkeiten durchführen sollen. Ihre Schätzungen zu prüfen und zu bestätigen.
✓ Mehr qualifiziertes Personal einsetzen. Manchmal können erfahrenere Mitarbeiter Aufgaben schneller erledigen. Natürlich kann der Einsatz von qualifizierterem Personal mehr kosten. Außerdem sind Sie in Ihrer Firma möglicherweise nicht der einzige, der diese Leute gerne einsetzen würde, also sind sie vielleicht nicht beliebig verfügbar.
✓ Unterschiedliche Strategien zur Durchführung der Vorgänge durchdenken. Wenn Sie beispielsweise alles intern abarbeiten wollten, können Sie jetzt überlegen, ob Sie Aufträge nach außen vergeben. Oder, falls Sie geplant hatten, Aufträge nach außen zu vergeben, könnten Sie sie jetzt intern erledigen lassen.
✓ Überlegen Sie, ob Sie per Fast Tracking bestimmte Vorgänge aus dem kritischen Pfad herauslösen können, indem Sie sie parallel mit einem oder mehreren anderen Vorgängen auf dem kritischen Pfad bearbeiten. Durch Fast Tracking können Sie die noch erforderliche Zeit, die Sie für die Umsetzung der noch auf diesem Pfad liegenden Aufgaben benötigen, verkürzen und ihn so möglicherweise zu einem nicht-kritischen machen.
Als Fast Tracking (paralleles Arbeiten) bezeichnet man die Durchführung von zwei oder mehr Vorgängen gleichzeitig, um die Gesamtprojektzeit zu verringern. Auch wenn es manchmal möglich ist, ein Projekt auf diese Weise zu beschleunigen, so steigt auch das Risiko, dass bestimmte Arbeiten noch einmal gemacht werden müssen. Wenn Sie Möglichkeiten gefunden haben, die Länge von kritischen Pfaden zu verkürzen, behalten Sie die Pfade im Auge, die nicht-kritisch sind, um sicherzustellen, dass diese nicht zu kritischen Pfaden werden. Falls einer oder mehrere kritisch geworden sind, gehen Sie genauso vor, um deren Länge zu reduzieren.
