Mehrere Projekte gleichzeitig menagieren – das Multi-Projektumfeld im Projektmanagement

Eine Reise von Tausenden von Kilometern beginnt mit einem ersten Schritt. Auch die kompliziertesten Projekte, die gleichzeitig gemanagt werden müssen, beginnen mit effektiver Planung und der Steuerung jedes einzelnen Projekts. Doch wenn mehrere Projekte ineinander greifen, ergeben sich Chancen, aber auch Risiken. Die Risiken rechtzeitig vorherzuahnen und sich mit ihnen auseinander zu setzen, kann die Chancen auf den Projekterfolg erhöhen. Und die Chancen zu nutzen, kann zu besseren Produkten in weniger Zeit und mit weniger Ressourcenaufwand fuhren. Die Werkzeuge, die Sie benutzen, um diese Risiken und Chancen zu identifizieren und zu analy-sieren, sind dieselben, die Sie benutzen, um ein einzelnes Projekt zu planen und zu steuern. In diesem Artikel erfahren Sie alles über die besonderen Aspekte in einem Multi-Projektumfeld und was Sie tun können, um trotzdem erfolgreich zu sein.

Ein Mutti-Projektumfeld definieren
Ein Multi-Projektumfeld ist mehr als einfach eine Situation, in der mehrere Projekte gleichzeitig bearbeitet werden. Zusätzlich haben einige oder alle der Projekte noch gemeinsame Elemente. Zum Beispiel:
✓ teilweise dieselben Teammitglieder
✓ Nutzung derselben Leistungen anderer Abteilungen
✓ denselben Auftraggeber oder Sponsor
✓ teilweise dieselben Beteiligten
✓ teilweise dieselben Aktivitäten
✓ teilweise die gleichen Ressourcen (zum Beispiel Personal)
✓ sie sind Bestandteil einer großen, übergreifenden Maßnahme
Mit anderen Worten: Sie resultieren entweder in einem Produkt oder einer Leistung, die notwendig ist, um ein übergeordnetes Unternehmensziel zu erreichen, oder sie gehören zu einer von mehreren Phasen, die notwendig sind, um ein Endergebnis zu erzielen.

Wenn Sie den größten kumulierten Nutzen aus diesen verbundenen Projekten ziehen mochten, müssen Sie Folgendes tun:
✓ Bei der Projektauswahl berücksichtigen, welchen Nutzen ein Projekt für sich gesehen bringt, und welchen Nutzen es für andere, abhängige Projekte bringt.
✓ Bei jedem einzelnen Projektplan die Anforderungen, Abhängigkeiten und Beschränkungen berücksichtigen, die sich aus anderen Projekten ergeben. Ressourcenkonflikte lösen, indem Sie klare und konsistente Prioritäten festlegen, die den Nettonutzen (den Überschuss aus dem Nutzen abzüglich der Kosten) aller Projekte widerspiegeln.
✓ Die Verpflichtungen zur Zuordnung von Ressourcen zu den einzelnen Projekten klar und vollständig dokumentieren.
✓ Sicherstellen, dass jedes Projektteam zielgerichtet arbeitet, mit Elan dabei ist und bereit ist. effektiv und effizient zu arbeiten.
✓ Die Projektumsetzung aller Projekte zügig und nacheinander überwachen und dokumentieren und sich umgehend allen Problemen zuwenden.

Projekt-Portfoliomanagement ist der koordinierte Prozess der Auswahl, Planung, Organisation, Umsetzung und Steuerung von Gruppen von Projekten, um das Geschäftsziel eines Unternehmens zu erreichen. Wenn Sie Projekte als Gruppe und nicht als losgelöste Projekte betrachten, stellen Sie sicher, dass Sie:
✓ alle notwendigen Arbeiten erledigen, um die gewünschten Ziele zu erreichen
✓ die notwendigen Ressourcen für die genehmigten Projekte zur Verfügung stellen
✓ Prioritäten innerhalb der Projekte und der Projekte untereinander festlegen und einhalten

Projekt-Portfoliomanagement erfordert:
✓ einen gut funktionierenden Planungs- und Budgetierungsprozess
✓ effektive Projektmanagement Prozesse, Abläufe und Praktiken
✓ genaue und rechtzeitige Dokumentation der Arbeitsstunden und Finanzressourcen, die für einzelne Projekte investiert werden
✓ eine zentrale Koordinierungsstelle und eine Übersicht zur Planung, Steuerung und Unterstützung der Projekte
Der letzte Abschnitt dieses Kapitels liefert Vorschläge, wie Sie mit besonderen Problemen und Situationen umgehen, die bei der Planung, dem Beginn und der Umsetzung mehrerer Projekte gleichzeitig auftreten können, (In Artikel 1 erfahren Sie. wie man Projektnutzen und -kosten ermittelt und vergleichend analysiert, um die Projektauswahl zu erleichtern.)

Ein Multi-Projektumfeld planen
Sie benutzen dieselben Werkzeuge. Techniken und .Abläufe, um in einem Multi-Projektumfeld einen Plan zu erstellen, wie bei einzelnen Projekten. Doch dieser Abschnitt hilft Ihnen, die besonderen Situationen zu erkennen und zu bewältigen, die in einem Multi-Projektumfeld eintreten können.

Die Projektbeteiligten ermitteln
Ein wichtiger Teil jeder Projektplanung ist die Identifikation der verschiedenen Projektbeteiligten, die das Projekt unterstützen, beeinflussen oder durch das Projekt betroffen sind. (In Artikel 3 erfahren Sie mehr zu den Projektbeteiligten.) Wenn Sie die Personen identifizieren, die von dem Projekt betroffen sind, daran interessiert sind oder benötigt werden, machen Sie Folgendes:
✓ Wenn dieselbe Person in zwei oder mehr Projekten involviert ist, achten Sie darauf, dass Sie für jedes einzelne Projekt festlegen, ob es sich um einen Driver, Supporter oder Beobachter handelt. Ein und dieselbe Person kann in einem Ihrer Projekte Driver und in einem anderen Supporter sein. Je nach der Rolle, die diese Person spielt, liefern Sie ihr unterschiedliche Informationen und erwarten auch ein unterschiedliches Maß an Unterstützung von ihr.
✓ Achten Sie darauf, dass die Liste mit den Projektbeteiligten auch die Führungskräfte und Teammitglieder aller anderen Projekte enthält, die für Ihr Projekt notwendig sind.
Dadurch sichern Sie den rechtzeitigen und korrekten Informationsaustausch zwischen den verbundenen Projekten.

Einen Projektauftrag formulieren
In Artikel 2 finden Sie weitere Informationen zum Arbeitsauftrag. Wenn Sie die Hintergründe, die geplanten Ergebnisse. Beschränkungen und Annahmen für Ihr Projekt beschreiben, machen Sie Folgendes:
✓ Wenn die Ergebnisse eines Projekts in anderen Projekten benutzt werden oder wenn ein Projekt von den Ergebnissen eines anderen abhängt, ermitteln Sie diese Projekte und beschreiben Sie, welchen Einfluss sie aufeinander haben in dem Abschnitt, wo der Hintergrund zum Projektkonzept beschrieben wird.
✓ Wenn eine Person in mehrere verbundene Projekte involviert ist:
• Beschreiben Sie in dem Abschnitt über die Strategie in dem Projektkonzept, warum die Person eingebunden ist und wie sich die Rollen, die sie in den verschiedenen Projekten spielt, unterscheiden.
• Ermitteln Sie in dem Abschnitt über die Beschränkungen alle Anforderungen und Einschränkungen, die .jedes Projekt betreffen werden, die sich daraus ergeben können, dass die betreffende Person an mehreren Projekten beteiligt ist. Beispielsweise ist es möglich, dass die Person während einer bestimmten dreiwöchigen Periode in diesem Sommer nicht an Projekt A arbeiten kann, weil sie in der gleichen Zeit an Projekt B arbeiten muss.

Die Projektstruktur entwickeln
Wenn Sie die Projektstruktur entwickeln (in Artikel 4 erfahren Sie mehr zu diesem Informationslieferanten), ermitteln Sie in ausreichendem Detaillierungsgrad alle Aktivitäten, an denen die Personen, die an mehreren Projekten beteiligt sind, arbeiten. Dieser hohe Detaillierungsgrad erlaubt es Ihnen, realistischere Einschätzungen bei der Planung des Zeit- und Arbeitsaufwands für alle Projekte zu machen.

Die Rotten der Beteiligten abgrenzen
Die genauen Rollen festlegen, die jeder Einzelne in einem Projekt übernimmt, ist besonders wichtig, wenn die Beteiligten ähnliche Arbeiten in mehreren Projekten erledigen sollen. Die Verantwortungsmatrix (Linear Responsibility Chart) ist die tabellenförmige Darstellung der jeweiligen Rollen und Verantwortlichkeiten in einem Projekt. (In Artikel 10 finden Sie weitere Informationen zur Verantwortungsmatrix.) Denken Sie daran, dass Sie alle Beteiligten während der gesamten Projektdauer in alle Projekte ständig einbeziehen, damit sie motiviert bleiben und das Ziel im Auge behalten. Erklären Sie ihnen auch, in welcher Form Sie sich den Beitrag jedes Einzelnen in den verschiedenen Projekten vorstellen, damit Sie den Arbeitsaufwand genauer einschätzen können und Klarheit darüber bekommen, wer wann verfügbar ist.

Abhängigkeiten zwischen Projekten erkennen
Die Abhängigkeiten zwischen Aktivitäten und Produkten verschiedener Projekte werden häufig nicht erkannt, wenn die Projektteams überwiegend unabhängig voneinander arbeiten. Überlegen Sie sorgfältig, wie die Arbeit in anderen Projekten mit Ihrer eigenen zusammenhängt, damit Sie all diese Verknüpfungen identifizieren und dokumentieren können, um das Risiko ungeplanter Verzögerungen so gering wie möglich zu halten.

Wenn es zu Konflikten bei den Ressourcen kommt
Wenn für mehrere Projekte dieselben Personen und Ressourcen zur selben Zeit erforderlich sind, führt das häufig dazu, dass die Ressourcen überlastet sind. Manchmal entstehen diese Überlastungen dadurch, dass die Beteiligten in einem Projekt nicht wissen, dass dieselben Ressourcen auch noch in anderen Projekten benötigt werden. In anderen Fällen entstehen diese Überbelastungen dann, wenn jeder Projektmanager hartnäckig darauf besteht, dass sein Projekt das wichtigste ist. In beiden Fällen kann eine möglichst frühe Kommunikation dazu beitragen, diese Probleme zu lösen oder diese Situation ganz zu vermeiden.

Wenn Sie die Personalressourcen in einem Multi-Projektumfeld managen, denken Sie an Folgendes:
✓ Werben Sie immer wieder dafür, dass für alle Personen, die in mehreren Projekten arbeiten, die Zeiterfassung in ein und derselben Datenbank erfolgt, damit es einfacher ist, Ressourcenkonflikte zu erkennen und zu lösen.
✓ Erstellen Sie die Aufteilung der Personalressourcen für alle Projekte gleichzeitig, damit die Projektmanager alle Konflikte schnell erkennen und sie entsprechend den gesetzten Prioritäten richtig lösen können.
✓ Berücksichtigen Sie. welche Auswirkung es auf die Produktivität eines Teammitglieds hat, wenn es zwischen Projekten hin und her springen muss.
✓ Setzen Sie. wann immer es möglich ist, Mitarbeiter möglichst dauerhaft in den einzelnen Projekten ein, anstatt sie immer wieder unterschiedlichen Projekten zuzuordnen. Bedenken Sie, dass die Produktivität und Effektivität einer Person sinkt, wenn sie immer wieder unterschiedliche Aufgaben erledigen muss.

Machen Sie bei allen anderen Ressourcen Folgendes:
✓ Beraten Sie sich mit den Mitarbeitern in anderen Projekten, die eine ähnliche Arbeit erledigen wie Sie. um herauszufinden, ob sie in einer bestimmten Phase dieselben Ressourcen benötigen wie Sie selbst. Wenn Sie herausfinden, dass das so ist. arbeiten Sie gemeinsam einen Zeitplan aus, der Ihnen beiden die Unterstützung liefert, die Sie brauchen, ohne dass sie die jeweilige Ressource mehr Stunden einsetzen als möglich ist.
✓ Wenn Sie herausfinden, dass andere Projekte eine bestimmte Ressource in derselben Periode benötigen wie Sie. prüfen Sie, ob Sie die Grenzerlöse (Kosten reduzieren durch Erhöhung der Stückzahl) nutzen können (in dem Abschnitt Grenzerlöse nutzen weiter hinten in diesem Artikel finden Sie mehr Informationen dazu).

Risiken in einem Multi-Projektumfeld bewältigen
Sich effektiv auf jede Art von Projekt vorzubereiten, erfordert, dass Sie Situationen einkalkulieren. die möglicherweise nicht nach Plan verlaufen, damit Sie darauf vorbereitet sind, sich umgehend und effektiv mit diesen Ereignissen auseinander zu setzen (in Artikel 8 finden Sie weitere Informationen zum Risikomanagement). In einem Multi-Projektumfeld gibt es allerdings bestimmte Bereiche, in denen unerwartete Ereignisse wahrscheinlicher sind als in anderen. Sie sollten immer deren möglichen Auswirkungen auf Ihre Risikoeinschätzung berücksichtigen. Ein Risikofaktor ist ein Ereignis oder Umstand, der ein oder mehrere Projektrisiken hervorruft.

Wenn Sie die möglichen Risiken in einem Multi-Projektumfeld prüfen, denken Sie an folgende mögliche Risikofaktoren:
✓ die Anzahl der Teammitglieder, die in ein und derselben Periode in mehreren Projekten arbeiten
✓ die Anzahl der unterschiedlichen Projekte, in denen Ihre Teammitglieder arbeiten
✓ die Anzahl der Projekte, die Sie für denselben Kunden erledigen
✓ die Ressourcen (außer Personal), die in derselben Periode von mehreren Projekten in Anspruch genommen werden
✓ die Anzahl der Projekte, die auf ein und dieselbe Ressource zugreifen
✓ die Anzahl der sonstigen Projekte, in die Ihre Projektbeteiligten involviert sind
✓ die Anzahl der sonstigen Projekte, die Bestandteil der Gesamtmaßnahme sind, zu der Ihr Projekt gehört
✓ die Anzahl der Abhängigkeiten zwischen Ihren Projektaktivitäten und denen in anderen Projekten