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Wenn mehrere Projekte ähnliche Aktivitäten umfassen oder Personen mit ähnlichem Fachwissen oder ähnliche Ressourcen erforderlich sind, können Sie Zeit und Geld sparen und gleichzeitig die Qualität Ihrer gesamten Arbeit verbessern. Ein bisschen vorausschauende Planung und laufende Koordination ist alles, was Sie dazu benötigen. Dieser Abschnitt kann Ihnen dabei helfen.
Ähnliche Aktivitäten planen
Wenn mehrere Projekte die gleichen Aktivitäten umfassen, könnte eine koordinierte Planung sinnvoll sein. Sie könnten beispielsweise gemeinsame Sitzungen mit den Vertretern aller Projektteams abhalten, um die Bestandteile der Aktivitäten detailliert festzulegen und die benötigte Zeit und Ressourcen einzuschätzen. Wenn möglich, entwickeln Sie für diese Aktivitäten einen gemeinsamen Plan, den alle dann wiederum in ihre eigenen Pläne einarbeiten können. Zumindest sollten die Teams prüfen, ob es möglich ist, Teile eines anderen Plans für dieselbe Aktivität zu nutzen. Wenn Sie die Pläne für gemeinsame Aktivitäten koordinieren,
✓ verbessern Sie die Qualität des Plans für das laufende Projekt, weil Sie von einer größeren Zahl erfahrener Mitarbeiter kreativen Input erhalten.
✓ reduzieren Sie die Zeit für die Erstellung der Pläne.
✓ gewinnen Sie Wissen, das die Qualität zukünftiger Projekte mit ähnlichen Aktivitäten verbessert und die Dauer der Planung verkürzt.
Grenzerlöse nutzen
Grenzerlöse sind Vorteile, die man hat. wenn man in größeren Dimensionen denkt und arbeitet. Sie bezahlen zum Beispiel für einen Artikel weniger, wenn Sie davon 1.000 Stück kaufen, als wenn Sie nur 100 kaufen. Wenn 10 Unternehmen jeweils 100 kaufen wollen, kann man den Artikel zu einem günstigeren Preis kaufen, wenn alle gemeinsam einen Auftrag über 1.000 Stück erteilen, als wenn sie jeweils 10 einzelne Aufträge über 100 Stück vergeben. Im Extremfall können mehrere Projekte gemeinsam eine Ressource erwerben, die sie sich alleine nie hätten leisten können. Wenn Sie in einem bestimmten Fall feststellen, dass es möglich ist, etwas gemeinsam zu unternehmen, machen Sie Folgendes:
1. Benennen Sie die Projekte, die diese Ressource möglicherweise nutzen.
2. Ermitteln Sie die Kostendifferenz zwischen der separaten Nutzung der Ressource und der Nutzung in einem koordinierten Plan (siehe folgendes Beispiel).
3. Ermitteln Sie die Zeiten, zu denen die einzelnen Projekte die jeweilige Ressource benötigen.
4. Planen Sie die .Aktivitäten zeitlich so, dass Sie die Nutzung der Ressource in der kürzest- möglichen Zeit maximieren.
5. Übertragen Sie jemandem die Verantwortung dafür, die Ressource zu beschaffen und ihre Nutzung zu koordinieren.
Drei Projekte benötigen das Fachwissen einer Person, die im Moment noch nicht im Team arbeitet. Jedes Projekt benötigt diese Person ungefähr einen Monat lang, in einem Zeitraum von drei Monaten (jedes Projekt hätte also über die drei Monate hinweg eine durchschnittliche Auslastung dieser Person von 33 Prozent). Ein Projekt alleine hätte es schwer, einen Berater oder befristeten Mitarbeiter zu finden, der über drei Monate hinweg in Teilzeit arbeitet. Wenn aber die drei Projekte ihre Zeitpläne abstimmen, können sie die Ressource drei Monate lang voll beschäftigen (indem die Person über einen Zeitraum von drei Monaten in jedem der drei Projekte einen Monat lang arbeitet).
