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Nutzen
Ein phasenorientiertes Vorgehen unterstützt Sie dabei, die Schritte richtig zu planen und nacheinander durchzuführen.
Vorbereitung
Bereiten Sie das Projekt gut vor:
■ Stellen Sie im Rahmen einer Projektanalyse fest, welche Fragestellungen/Probleme zu beachten sind und welche Vorgehensweisen Ihnen bekannt sind.
■ Planen Sie die Ziele des Projektes.
■ Beachten Sie die Interessen der Anspruchsgruppen. Anspruchsgruppen sind alle Gruppen, die ein Interesse an dem durchzuführenden Projekt haben, also etwa Unternehmenseigner, Mitarbeiter etc.
■ Legen Sie die Struktur des Projektes fest.
■ Führen Sie eine Machbarkeitsstudie durch.
■ Nehmen Sie ggf. Änderungen in der bis dahin vorgesehenen Projektplanung vor und starten Sie dann durch.
■ Kommunizieren Sie das Projekt, seine Ziele, erwartete Ergebnisse und die Vorgehensweise.
■ Stellen Sie die notwendigen Informationen/Ressourcen zur Verfügung.
Planung
Planen Sie das Projekt professionell:
■ Legen Sie die Organisationsstruktur des Projektes fest.
■ Planen Sie die Aufgabenpakete. Legen Sie die Meilensteine fest.
■ Nehmen Sie eine Terminplanung vor.
■ Stellen Sie einen Kostenplan auf. Planen Sie alle weiteren Ressourcen.
■ Vereinbaren Sie die Kommunikationsstrategien und -maßnahmen.
■ Legen Sie die erwartete Qualität fest.
■ Vereinbaren Sie. wie das Risikomanagement aussehen soll.
Durchführung
Führen Sie das Projekt konsequent durch:
■ Erkennen Sie Probleme in der Organisation und Teamführung.
■ Überprüfen Sie die Erledigung der Aufgabenpakete.
■ Checken Sie die Einhaltung der Meilensteine.
■ Prüfen Sie die Einhaltung der Termine.
■ Kontrollieren Sie die Kosten.
■ Überprüfen Sie, ob die Ressourcen ausreichen.
■ Stellen Sie fest, ob offen und transparent kommuniziert wird.
■ Prüfen Sie regelmäßig, ob die erwartete Qualität eingehalten wird.
■ Beobachten Sie Risiken. Gehen Sie professionell damit um.
Evaluation
■ Präsentieren Sie die Ergebnisse.
■ Reflektieren Sie das Projekt.
■ Loben Sie die Mitarbeiter und entlasten Sie die Verantwortlichen.
Das bringt Sie weiter
Achten Sie darauf, dass Sie einen Schritt nach dem anderen durchführen. Scheuen Sie sich aber nicht vor Korrekturen.
Klare Ziele und ein strukturiertes Vorgehen helfen
Nutzen
Nur mit einem klaren Ziel und einer guten Struktur kann Ihr Projekt zu einem Erfolg werden.
Projektziel
Die eindeutige Definition eines Projektziels ist unabdingbare Voraussetzung für den Projekterfolg. Die Definition des Projektziels kann durch eine kleine Gruppe von Mitarbeitern und Beratern vorbereitet werden, die sich im Rahmen einer Vorstudie mit der Situation der Organisation und den zu erwartenden Fragestellungen beschäftigt.
Beispiel
Eine EDV-Analyse soll folgende Ziele verfolgen:
■ für die Zukunft gewappnet sein,
■ stärkere Unterstützung der operativen Arbeit vor Ort,
■ rationellere und effizientere Gestaltung der Arbeitsabläufe,
■ regelmäßige Versorgung mit zeitnaher Führungsinformation,
■ Einheitlichkeit,
■ guter Service,
■ besondere Sicherheit.
Projektorganisation
Ebenso wichtig ist eine klare Projektorganisation, wie sie in der Grafik beispielhaft dargestellt ist. Legen Sie die Organisationsstruktur des Projektes fest, innerhalb derer alle wichtigen Angelegenheiten geregelt werden. Beziehen Sie nicht nur Fachleute, sondern auch Mitarbeiter aus alten betroffenen Bereichen mit ein.
Beispiel
Das vorliegende Projekt wurde in mehrere Teilprojekte untergliedert:
Alle wichtigen Entscheidungen über den Projektumfang, die Rahmenbedingungen des Projektes und Grundsatzfragen, werden im Lenkungsausschuss getroffen. Die Mitglieder des Lenkungsausschusses sind letztverantwortlich dafür, dass im Unternehmen die notwendigen Ressourcen bereitgestellt werden. Der Lenkungsausschuss verabschiedet das Gesamtkonzept. Die Projektleitung ist verantwortlich für die Führung, Organisation und Koordination der Teilprojekte und die Berichterstattung gegenüber der Geschäftsleitung. Sie überprüft die Einhaltung der gesetzten Ziele, steuert und überwacht Termine, Kosten und Qualitäten und ergreift ggf. notwendige Maßnahmen bzw. informiert die Geschäftsleitung. Der Projektleiter ist Dienstleister für die Teilprojekte. Es ist unabdingbar, dass der Projektleiter neben persönlicher Kompetenz, Führungs- und sozialer Kompetenz sowie einem breiten Fachwissen auch über eine profunde Kenntnis der Unternehmensstruktur verfügt. Es ist davon abzuraten, einen Projektleiter aus dem Fachbereich zu beauftragen.
Die Teilprojektleiter sind für die Planung und Steuerung ihrer Teilprojekte verantwortlich. Auch bei ihnen sind persönliche Kompetenz, Führungs- und soziale Kompetenz sowie breites Fachwissen wesentlich. Sie verfolgen die Ziele der Teilprojekte, überwachen Aufgaben, Meilensteine und Budgets. Die Teilprojektleiter tauschen sich regelmäßig innerhalb einer Teilprojektleiterrunde aus, sodass sie alle auf dem gleichen Informationsstand sind und Schnittstellenprobleme sowie andere auftretende Fragen rechtzeitig lösen können. Die Weiterleitung von Informationen ist eine Bring- und keine Holschuld. Die Mitarbeiter sind zuständig, die Arbeitspakete (Aufgaben), die sie übernommen haben, gewissenhaft und termingerecht umzusetzen.
Strukturiertes Vorgehen
Geben Sie sich eine Ordnung. Legen Sie Wesentliches in einer Projektgeschäftsordnung fest und kommunizieren Sie Details mittels eines Projekthandbuchs. Wesentliche Inhalte des Projekthandbuchs sind:
■ Ziel des Projekts,
■ geplantes Vorgehen,
■ Projektorganisation,
■ Organigramm des Projekts,
■ Anschriften- und Telefonliste,
■ Verfahrensregelungen,
■ Budget,
■ Methoden des Projektcontrollings,
■ Terminplanung,
■ Verfahren zur Herbeiführung von Entscheidungen,
■ Vereinbarung zur Dokumentation der Ergebnisse,
■ Verfahren zur Archivierung der wesentlichen Dokumente,
■ Urlaubsregelung,
■ Sonstiges.
Das bringt Sie weiter
Schreiben Sie die Projektziele auf Zettel und platzieren Sie diese – deutlich sichtbar – in Ihrem Arbeitszimmer, in Ihrem Timer etc. Es ist wichtig, dass Sie diese Ziele stets vor Augen haben und immer daran erinnern werden, wohin Sie gelangen möchten.
